NOTAS TÉCNICAS SOBRE EL SIT: Comunicados (I) Introducción...2 Introducción a los Códigos de Fusión... 2 Modelos de Cartas...2 Elaboración del Modelo... 2 Formato HTML (para envíos por correo electrónico)... 4 Generar Comunicados para su envío por Correo Electrónico...4 Configurar la Cuenta de Correo Electrónico... 4 Selección de los Destinatarios... 5 Comprobación y envío de Comunicados... 6 Generar Etiquetas o Listados...7 Crear un Modelo de Carta... 7 Selección individual de Contactos... 7 Selección múltiple de Contactos (sólo con el módulo CRM)... 8 Comprobación y creación de Listados... 8 Herramienta de Configuración e Impresión de Etiquetas... 9 Resumen de Códigos de fusión...11 Datos Generales...11 Datos de la Entidad y Cuenta...11 Datos de los Contactos Personales...12
Introducción 2 Comunicados (I) Introducción Le explicaremos cómo crear y enviar comunicados a sus contactos, pudiendo realizar un seguimiento sobre estos. El envío de comunicados puede realizarse, bien de forma aislada o bien dentro de una estrategia comercial o de marketing, para lo que precisará disponer del modulo CRM. Si tiene interés en probar las ventajas del módulo CRM, pero no lo tiene contratado, puede descargar una versión monousuario desde nuestra página Web: www.telegestion.com. Ejecute el SIT en versión "demo" y compruebe las opciones contenidas en este manual, bien utilizando el fichero de ejemplo que también podrá descargar desde esta Web, o bien utilizando una copia de su propio fichero de datos. Resumiendo, con el SIT podrá generar automáticamente un gran número de comunicados destinados a los Contactos de sus Cuentas, pero si quiere incorporar vistosos modelos en formato HTML de sus fichas de artículos, documentos de gestión, etcétera, o realizar una completa gestión comercial en sus comunicados, deberá disponer además del módulo CRM. Introducción a los Códigos de Fusión Una de las grandes ventajas de un sistema de gestión como el SIT, es la posibilidad que le ofrece de generar un único modelo estándar de comunicado que después podrá enviar, de forma personalizada, a cada uno de los contactos previamente seleccionados. Para ello, basta con incluir en el texto del modelo unas claves determinadas. En el momento de generar cada uno de los comunicados, el SIT sustituirá cada una de las claves por el dato correspondiente. Las claves de campo de fusión para el SIT van siempre entre los caracteres < y >. En el caso de que introduzca las claves en Modelos con formato de Web HTML, podrá sustituir los caracteres < y > por [ y ], cuando dichas claves se encuentran dentro de etiquetas HTML. Al final de esta Nota encontrará un resumen de los principales Códigos de Fusión del SIT. Modelos de Cartas Elaboración del Modelo El primer paso consiste en redactar su modelo de comunicado. Este paso previo lo puede hacer en el propio SIT, aunque también puede recurrir a programas de edición de textos o código HTML. A continuación, vamos a utilizar el siguiente ejemplo: "Estimados señores/as: Con objeto de proceder a la realización de la Declaración Anual de Operaciones con Terceras Personas que establece el Real Decreto 2027/1995, de 22 de diciembre, les comunicamos que, según los datos que obran en nuestro poder referidos al ejercicio <Ejercicio>, el volumen total de las operaciones realizadaas con Uds. asciende a: <AcumuladoFacturas>. En caso de que la cantidad indicada no sea de su conformidad, rogamos se pongan en contacto con nosotros antes del próximo 20 de marzo. Si no recibimos ninguna noticia suya entenderemos que consideran válida la misma. Asimismo, si en sus datos fiscales, observan alguna anomalía, rogamos nos lo hagan saber:
Modelos de Cartas 3 <ENTNIF> Atentamente," <ENTDescripción> <ENTDirección> <ENTCodigoPostal> - <ENTCiudad> (<ENTProvincia>) Los textos entre "<" y ">" son códigos de fusión, que el SIT sustituirá en cada caso por los valores correspondientes. A continuación, ir a [ MÓDULOS : CRM : MODELOS DE CARTAS : NUEVO]. Tiene la opción de escribir o "pegar" directamente su modelo en texto o en formato HTML: Deberá escribir un título o descripción, asignar un Responsable (por defecto, el responsable será el usuario que esté realizando esta acción) y seleccionar el Medio de Envío (carta, fax, correo electrónico, etc). Esta ventana tiene dos opciones, a las que se accede haciendo clic en las pestañas "Modelo" o "Comunicados". En la opción "Modelo", el usuario puede crear o modificar el contenido del comunicado. Si hace clic en "Comunicados", podrá visualizar todos los contactos a los que hasta ahora ha enviado este modelo de carta. Tenga en cuenta que el SIT le permite acceder a los comunicados enviados también desde de las propias Entidades y Cuentas. El medio por el que se enviará el mensaje es, por defecto, el que figura en el propio modelo. Si el modelo no tiene seleccionado un medio de envío, entonces se enviará por el medio que figura en la ficha del contacto personal.
Generar Comunicados para su envío por Correo Electrónico 4 Formato HTML (para envíos por correo electrónico) Si necesita darle un aspecto más vistoso a sus comunicados por correo electrónico, puede crear su modelo utilizando código HTML. Podrá recurrir a plantillas para que, a partir de datos contenidos en la base de datos del SIT, se generen documentos HTML personalizados que pueden enviarse mediante correo electrónico. Su funcionamiento es similar al visto en formato carta; es decir, a partir de una "Plantilla" podrá incorporar a su modelo "Códigos de fusión" que, al generar la comunicación, en este caso un archivo HTML, se sustituyan los "Códigos de fusión" por los datos a los que hace referencia los mismos. Para que un comunicado tenga formato HTML, es necesario que comience con la etiqueta <HTML>. Como el SIT no es un editor de HTML, el comunicado debe ser compuesto previamente en un programa de edición de HTML. Posteriormente, el código HTML puede ser copiado en dicho programa y pegado en el SIT, en [MÓDULOS : CRM : MODELO DE CARTAS : NUEVO]. IMPORTANTE: Las imágenes y hojas de estilo vinculadas al documento deben guardarse por separado en el servidor. El texto del mensaje, por lo tanto, ha de incluir la ruta en la que se encuentran dichos elementos. Generar Comunicados para su envío por Correo Electrónico Los pasos necesarios para el envío de sus comunicados previamente creados, son los siguientes: Configurar la Cuenta de Correo Electrónico El SIT no es una aplicación de correo electrónico, pero sí le permitirá el envío de e- mails si dispone de una cuenta para ello. Su proveedor de Internet le facilitará los datos para su configuración. Ir a [GENERALES : USUARIOS : modificar Usuario : pestaña "Datos Generales"]. Cumplimentar los siguientes datos: Mensajes por defecto: seleccione el medio por defecto por el que enviará la mayoría de sus comunicados. Correo electrónico que se mostrará en el campo "De". Servidor: nombre del servidor del correo electrónico que va a utilizar. Método autentificación: por defecto utilice "Sin autentificación", pero pudiera ser necesario utilizar algún método para autentificar. Nombre y Contraseña: corresponden con el usuario y contraseña de la cuenta de correo electrónico.
Generar Comunicados para su envío por Correo Electrónico 5 Selección de los Destinatarios Tiene múltiples opciones para seleccionar los contactos (destinatarios) a los que enviar sus documentos previamente elegidos: Para enviar el comunicado a un único contacto, bastará con ir a [CUENTAS : CLIENTE / PROVEEDOR / etc. : modificar Cuenta : Seleccionar Contacto] (también puede buscar y seleccionar el contacto desde la ventana de "Búsqueda rápida de contactos"): Efectúe un clic en "Escribir Carta". A continuación se mostrará la siguiente ventana de "Nuevo mensaje":
Generar Comunicados para su envío por Correo Electrónico 6 En lugar de escribir directamente el mensaje, puede seleccionar el modelo de carta haciendo clic en el botón "Introducir Modelo" (parte inferior izquierda). Seleccione su modelo y acepte. SIT personalizará sus comunicados y los dejará listos para su envío en la bandeja de salida de mensajes del propio SIT, o los enviará directamente. Si además dispone del módulo CRM, puede realizar una selección múltiple de destinatarios: Seleccione uno o varios Contactos en [MÓDULOS : CRM : EMPRESAS o CONTACTOS PERSONALES]. A continuación, clic en el botón "Generar comunicados en bloque" y seleccione el modelo de carta. Acepte. Seleccione uno o varios Procesos Comerciales en [MÓDULOS : CRM : PROCESOS COMERCIALES], y haga clic en el botón "Generar comunicados en bloque", tanto si se trata de un único contacto como de varios. Comprobación y envío de Comunicados SIT dispone de una ventana de Correo, que le recomendamos tenga siempre visible en su pantalla. Para mostrar esta ventana, debe ir a [AUXILIARES : CORREO] (es obligatorio que su usuario tenga la preferencia "02 : Correo Interno" en color verde. Puede modificarla en [GENERALES : USUARIOS : Modificar usuario : PREFERENCIAS]): Desde la ventana de Correo, hacer clic en Sin Enviar para ver/revisar los documentos listos para el envío. Seleccione los documentos y realice la siguiente acción:
Generar Etiquetas o Listados 7 1. Clic en el botón Enviar, para efectuar el envío por correo electrónico o SMS. Generar Etiquetas o Listados Crear un Modelo de Carta Ir a [ MÓDULOS : CRM : MODELOS DE CARTAS : NUEVO]. Deberá escribir un título o descripción (puede llamarlo "Impresión etiquetas"), asignar un Responsable (por defecto, el responsable será el usuario que esté realizando esta acción) y seleccionar el Medio de Envío: "Carta". Selección individual de Contactos Para contactos individuales: Ir a [CUENTAS : CLIENTE / PROVEEDOR / etc. : modificar Cuenta : Seleccionar Contacto] (también puede buscar y seleccionar el contacto desde la ventana de "Búsqueda rápida de contactos"): Efectúe un clic en "Escribir Carta". A continuación se mostrará la siguiente ventana de "Nuevo mensaje":
Generar Etiquetas o Listados 8 En lugar de escribir directamente el mensaje, seleccione el modelo de carta haciendo clic en el botón "Introducir Modelo" (parte inferior izquierda). Seleccione su modelo creado anteriormente y acepte. Selección múltiple de Contactos (sólo con el módulo CRM) Seleccione uno o varios Contactos en [MÓDULOS : CRM : EMPRESAS o CONTACTOS PERSONALES]. A continuación, clic en el botón "Generar comunicados en bloque" y seleccione el modelo de carta. Acepte. Seleccione uno o varios Procesos Comerciales en [MÓDULOS : CRM : PROCESOS COMERCIALES], y haga clic en el botón "Generar comunicados en bloque", tanto si se trata de un único contacto como de varios. Comprobación y creación de Listados SIT dispone de una ventana de Correo, que le recomendamos tenga siempre visible en su pantalla. Para mostrar esta ventana, debe ir a [AUXILIARES : CORREO] (es obligatorio que su usuario tenga la preferencia "02 : Correo Interno" en color verde. Puede modificarla en [GENERALES : USUARIOS : Modificar usuario : PREFERENCIAS]): Desde la ventana de Correo, hacer clic en Sin Enviar para ver/revisar los documentos listos para el envío.
Generar Etiquetas o Listados 9 Seleccione los documentos y realice la siguiente acción: 2. Clic en el botón Etiquetas, para imprimir etiquetas de los destinatarios seleccionados, que después pegará en los sobres. Puede configurar el diseño de su etiqueta y guardarlo para poder reutilizarlo más adelante. Con esta opción también puede configurar la impresión de los datos del destinatario directamente en un sobre (ver Herramienta de Configuración e Impresión de Etiquetas). 3. Clic en el botón Fusionar, para crear un único documento con formato de texto separado por tabuladores. Este documento incluirá todos los datos de cuentas y contactos de los comunicados seleccionados. Si utiliza un procesador de textos para elaborar sus comunicados, utilice la opción combinar correspondencia para personalizar sus cartas, sobres o etiquetas. Herramienta de Configuración e Impresión de Etiquetas Desde la ventana de Correo, hacer clic en Sin Enviar para ver/revisar los documentos listos para el envío. Clic en el botón Etiquetas, para imprimir etiquetas de los destinatarios seleccionados, que después pegará en los sobres. SIT abre la ventana de configuración de etiquetas. En la pestaña "Etiqueta" configura la información que se mostrará en cada etiqueta mientras que en la pestaña "Disposición" establecerá el tamaño y número de etiquetas por hoja. En la pestaña "Etiquetas", puede seleccionar campos en "Lista de campos" (clic sobre un campo y arrastrar hasta la ventana de la etiqueta en la parte derecha). Para imprimir direcciones de envío, seleccione y arrastre el siguiente campo: [Informes]Texto: Datos del cliente (incluida la dirección).
Generar Etiquetas o Listados 10 Los textos y objetos estáticos también pueden ser ubicados en la etiqueta. Escriba el texto y arrastrar hasta la ventana de la etiqueta. Después de haber creado los contenidos de la etiqueta (campos, posición, atributos de texto, etc.) deberá definir el número de etiquetas por hoja, su posición en el papel, los márgenes, etc. esto lo hace en la pestaña Disposición: Si selecciona Redimensión automática, los valores de Ancho y Alto de la etiqueta se definen automáticamente. Puede definir el número de etiquetas por fila y columna, el espacio entre ellas, y si son impresas desde la primera página, hacia abajo, o viceversa. Puede imprimir cualquier número de etiquetas por registro. Si va a imprimir en una hoja incompleta de etiquetas, puede hacer clic en la primera etiqueta en la cual desea empezar a imprimir las etiquetas anteriores serán ignoradas sólo en la primera página:
Resumen de Códigos de fusión 11 Puede especificar el diseño del papel de la etiqueta utilizando las áreas de entrada en la pestaña "Disposición" o elegir un diseño estándar del listado "Código estándar". Esta lista desplegable contiene especificaciones para una variedad de hojas de etiquetas comerciales estándar. Resumen de Códigos de fusión Datos Generales <FechaActual>- - >[PREFERENCIAS : FECHA ACTUAL] <EMPNombre>- - > Nombre de la empresa actualmente seleccionada en el SIT. Datos de la Entidad y Cuenta <ENTNombreComercial>- - > Nombre Comercial. <ENTDescripcion>- - > Nombre de la empresa. <ENTNIF>- - > Número de documento de identificación. <ENTCódigo Postal>- - > Código Postal. <ENTCiudad>- - > Población. <ENTDirección>- - > Dirección. <ENTServidorWeb>- - > Servidor Web.
Resumen de Códigos de fusión 12 <ENTTeléfono>- - > Teléfono. <ENTFax>- - > Fax. <CTADescripción>- - > Nombre de la Cuenta seleccionada. <CTACódigo Postal>- - > Código Postal en "Datos de la Cuenta, si son diferentes a la Entidad". <CTACiudad>- - > Población en "Datos de la Cuenta, si son diferentes a la Entidad". <CTADirección>- - > Dirección en "Datos de la Cuenta, si son diferentes a la Entidad". <CTATeléfono>- - > Teléfono en "Datos de la Cuenta, si son diferentes a la Entidad". <CTAFax>- - > Fax en "Datos de la Cuenta, si son diferentes a la Entidad". <CTACuenta Banco>- - > Datos de la cuenta del Banco. Datos de los Contactos Personales <CPSaludo> <CPCódigo Postal>- - > Código Postal en la ficha del Contacto seleccionado. <CPCiudad>- - > Localidad en la ficha del Contacto seleccionado. <CPDirección>- - >Dirección en la ficha del Contacto seleccionado. <CPNombre>- - > Nombre. <CPApellidos1>- - > Apellido1. <CPA pellido2>- - > Apellido2. <CPDepartamento>- - > Departamento. <CPCargo>- - > Cargo. <CPTeléfono>- - > Teléfono en la ficha del Contacto seleccionado. <CPEmail>- - > Correo electrónico.