COMISIÓN DE FORMACIÓN INTRODUCCIÓN: Dita comisión crease co fin de establecer un grupo de traballo regular que sexa operativo e representativo do conxunto de grupos de traballo de ESF Galicia de forma que xere ideas e estratexias sobre a formación da Asociación para que posteriormente se discutan e validen se procede na Xunta Directiva ou na Asemblea Xeral de socios. COMPOSICIÓN: Membros fixos: A comisión estará integrada pola persoa coordinadora de voluntariado, que asumirá a coordinación da Comisión e tres representantes máis da asociación. Membros puntuais Ademais, de cara as reunións presenciais de avaliación e planificación do plan de formación é recomendable que asistan os representantes dos grupos que xestionaron as formacións específicas ou ben desexen solicitala. Tamén poderá pedirse a presenza de calquera membro da asociación para abordar temas concretos. PERIODICIDADE DA COMISIÓN: Realizarase mínimo dúas reunións anuais, unha para avaliar o plan de formación, preferiblemente entre setembro e outubro, e outra para elaborar en conxunto a planificación da formación da asociación, que será preferentemente en novembro.
OBXETIVOS DA COMISIÓN: Velar polo cumprimento da obriga que ten Enxeñería Sen Fronteiras con todas as súas persoas voluntarias de proporcionar a formación necesaria para desempeñar as funcións que asuma dentro da asociación. E cumprir así co compromiso de voluntariado. Definir estratexias e mecanismos que respondan as necesidades formativas dos distintos os grupos de traballo evitando desequilibrios entre os mesmos. Mellorar a calidade da formación buscando que as solucións técnicas e procedementos que se empreguen estean adaptados ás necesidades da asociación. Vixiar polo cumprimento da planificación estratéxica en materia de formación. FUNCIONS DA COMISIÓN: - Planificación da formación Segundo o Manual de Voluntariado, os equipos de traballo cando realicen a súa planificación anual deberán definir as súas necesidades formativas e informar, vía correo electrónico, a persoa coordinadora de voluntariado para que se poida planificar as actividades de formación. Será a comisión de formación, unha vez avaliadas as necesidades formativas e os obxectivos en canto a organización, proxectos, recursos, etc da asociación, e os resultados da avaliación do plan anterior, os que elaborarán o plan de formación establecendo un calendario. - Executar o plan de formación
Unha vez estea definido os contidos, o calendario, e se dispoña dos recursos necesarios, a comisión velará para que se leve a cabo con éxito o Plan de Formación. Tendo en conta, que só no caso da formación básica, será a mesma comisión a encargada da súa execución. Mentres que na formación específica apoiará aos distintos grupos na resolución dos problemas que poidan xurdir e supoñan modificacións importantes no proxecto inicialmente formulado, tanto desde o punto de vista da execución ou da xestión administrativa. Para todo isto estandarizará e protocolizará os procedementos que faciliten o traballo dos grupos involucrados na formación.. - Avaliación do Plan Na busca da mellora continua da formación, proporcionada ou financiada, por ESF, a comisión será a encargada de avaliar o plan de formación. A avaliación preveese continua, tanto da pertenza, a eficacia, o impacto e a viabilidade da acción con mecanismos de verificación da calidade e cumprimento de obxectivos e prazos. Incluíndose avaliacións dos participantes (con diversas metodoloxías participativas), e tamén dos relatores. Os posibles instrumentos ou formas de avaliar que se poden barallar son: - A enquisa de satisfacción en cada acción formativa. - Avaliacións participativas complementarias despois das accións formativas facéndose énfase na avaliación da aprendizaxe, cambios actitudinais e posibilidades de utilización e aplicación práctica. - Comentarios informais e/ou formais feitos polos asistentes. TAREFAS DA COMISIÓN: As funcións anteriormente indicadas levan unhas actividades asociadas:
- Planificación da formación - Estudio das solicitudes de formación que realicen os distintos grupos - Priorización das peticións en función das necesidades e capacidades dos grupos e da planificación estratéxica. - Promover a integración doutras actividades que Enxeñería Sen Fronteiras desenvolva, especialmente aquelas relacionadas coa educación para o desenvolvemento ou doutras institucións ou ONGD s. - Definición dos contidos do Plan de Formación tanto en materia de formación específica como xeral. - Establecemento dun calendario que agrupe ambas formacións, o cal se presentará na Asemblea de Socios. - Estudar as convocatorias de posibles financiadores e definir estratexia de actuación no futuro de cara a eles. - No caso da formación básica, a comisión encargarase da solicitude de orzamentos, o seu estudo e selección de acordo cos obxectivos e presuposto da asociación. - No caso da formación específica, reclamaráselle os grupos responsables o presuposto da formación solicitada. - Preparación da formulación do Plan de Formación. Esta tarefa só será responsabilidade da comisión no tocante a formación xeral, sendo a persoa coordinadora da comisión o nexo entre esta e a específica, encargándose da súa organización e coordinación. - Adaptación do orzamento á financiación real concedida. - Execución o plan de formación As actividades, organizadas de forma cronolóxica, serán as que seguen: Antes da sesión de formación:
Loxística: - Poñerse en contacto cos relatores. - Avisar a secretaría técnica para que xestione a loxística: lugar, recursos materiais, viaxe, aloxamento,... - Pasarlle a Secretaría técnica a lista de asistentes e os datos necesarios para preparar os títulos. Difusión: - Publicación no calendario da web informado ao responsable. - Difusión nas listas de correo da asociación, empregando a lista xeral e as de sede para informar da formación. - Publicar unha entrada no blog de vida asociativa informando da data, lugar e contidos. - Enviar un correo electrónico a todos os coordinadores de grupo para que confirmen a asistencia de voluntariado do seu grupo. Xestión: - Levar o cómputo de persoas interesadas e/ou confirmadas para o curso. En no caso de que sexa necesario aplicar os criterios de selección mencionados no Plan de Formación. - Cubrir o rexistro de persoas confirmadas: Nome/Grupo/Sede/Sinatura. (Ver anexo XX) Durante a sesión de formación: - Presentar o relator e a formación. - Pasar a lista de asistencia. - Sacar fotos para documentar a sesión de formación - Levar os protocolos de gastos para o pago de desprazamentos. - Repartir os títulos. - Pasar as enquisas de satisfacción.
Despois da formación: Xestión: - Pasar os asistentes a ficha, escaneala e gardala na intranet. - Procesar a enquisa de satisfacción. - Realizar unha ficha da formación para despois facilitar a súa xustificación e recopilación para memoria. - Envío da ficha, enquisas e rexistro de asistentes á Comisión de Formación. - Subir a ficha da memoria, xunto cos seus anexos (enquisa de satisfacción e rexistro escaneado) a Intranet. - Subir a Intranet o material formativo que faciliten os relatores. - Enviarlle a Secretaría técnica unha copia en papel para que a arquive tanto neste formato como en dixital. Comunicación: - Enviarlle os resultados da enquisa ó relator, ó grupo de voluntariado e a lista de correo xeral. - Publicación dun resumo no Blog de vida asociativa con miras a facer por parte da comisión un artigo resumo con toda a formación impartida ó longo de todo o ano e publicalo na nosa publicación O Estarivel Xestión económica: - Levar o seguimento económico da execución do Plan de Formación. IMPORTANTE: No caso da formación específica estas tarefas serán levadas a cabo polo grupo solicitante da mesma, sendo unicamente función da comisión de formación o arquivado da información e rexistros asociados á xornada de formación. Será aconsellable que cada tarefa teña un responsable asociado, para que se asegure o seu seguimento e polo tanto que se leve a cabo.
- Avaliación do Plan de Formación: A avaliación levarase a cabo nunha reunión presencial de avaliación do Plan de Formación en setembro-outubro, previa a época de planificacións dos grupos, para poder aplicar as conclusións na planificación do seguinte plan de formación. FUNCIONAMIENTO DA COMISIÓN: En cada reunión quedará fixada a seguinte data de reunión, no caso de que sexa necesario o seu establecemento a curto e/ou medio prazo. A persoa coordinadora de voluntariado, e polo tanto, coordinadora da comisión, será a encargada de convocar a reunión e elaborar a orde do día da mesma, que será enviada á lista de voluntariado e os restantes convocados, cunha semana de antelación. A persoa coordinadora será a persoa encargada de - Moderar as reunións - Levantar acta - Solicitará aos distintos grupos a información necesaria para poder levarse a cabo a reunión. - Aportará a documentación relevante para cada sesión, así como informes de reunións e contactos relevantes realizados no último período. - Enviará a acta da reunión á lista de voluntariado e gardarase no repositorio de documentos da intranet. As/os representantes que participen en cada comisión serán responsables de transmitir ao seu grupo o acordado na comisión. O coordinador da comisión será o encargado de informar á Xunta Directiva das propostas e acordos que a comisión adopte.
Os protocolos, procedementos e convenios que elabore a comisión deberán ser ratificados pola Xunta Directiva ou, no seu caso, pola Asemblea Xeral de socios. NOTA: Pendente: temas económicos comisión-grupos específicos (desplazamentos).