I. INTRODUCCIÓN Con el fin de optimizar la gestión de la Institución se aprobó por Decreto Supremo N 041-2002-MTC, el 22 Agosto de 2002 el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones. A fin de adecuar las funciones generales asignadas a cada unidad orgánica, de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones Vigente y alcanzar las metas y objetivos institucionales se aprobó el Cuadro para Asignación de Personal, mediante Resolución Suprema N 031-2003-MTC publicada el 28 de Setiembre de 2003. A partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal, se elabora el presente Manual de Organización y Funciones del Despacho Ministerial del Ministerio de Transportes y Comunicaciones El Despacho Ministerial, es el Órgano de la Alta Dirección del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, encargado de formular y dirigir la política sectorial y las metas correspondientes de conformidad con las disposiciones legales vigentes y los planes de desarrollo del Gobierno Central, así como atender las necesidades y brindar los bienes y servicios que requiere la colectividad y el público usuario. El Manual de Organización y Funciones del Despacho Ministerial, tiene por finalidad, determinar su estructura, cargos orgánicos y sus funciones específicas de los mismos, sirviendo como instrumento normativo, orientador y regulador de las actividades técnicas y administrativas. El ámbito de acción del presente Manual alcanza a todo el personal que labora en el Despacho Ministerial. El Despacho Ministerial, es el máximo órgano del Ministerio de Transportes y Comunicaciones.
INDICE CONTENIDO PAGINA I. INTRODUCCIÓN... 1 II. ORGANIGRAMA... 3 III. CUADRO ORGANICO DE LOS S... 4 IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS DE S: 1. MINISTRO... 5-6 2. ASESOR II... 7-8 3. SECRETARIA/O V... 9-10 4. CHOFER II... 11-12 2
II. ORGANIGRAMA DESPACHO MINISTERIAL 3
III. CUADRO ORGANICO DE LOS S Nº DE ORDEN DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGANICA Y S CLASIFICADOS Nº TOTAL DE S OBSERVACIONES 1 Ministro 1 MINISTRO 2 Asesor II 1 ASESOR 3 Secretaria/o V 1 4 Chofer III 1 4
IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS A NIVEL DE S I. IDENTIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL MINISTRO CÓDIGO DEL S/C ESTRUCTURA ORGÁNICA Alta Dirección - Despacho Ministerial - - II. DESCRIPCIÓN DEL Formular, dirigir y controlar la política del Sector encaminándola a la optimización de la infraestructura terrestre, aérea y acuática, asegurando un servicio de transporte eficiente, seguro y sostenible; así como un servicio de comunicaciones accesible a la población. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ACTIVIDADES ACCIONES ESPECÍFICAS O DIARIAS 1. Alta Estrategia. 1.1 Participar en el diseño del Plan Estratégico Nacional y el Plan de Gobierno. 1.2 Aprobar el Plan Estratégico Nacional y Sectorial. 1.3 Resolver, en última instancia, los asuntos de su competencia. 1.4 Refrendar los actos presidenciales que atañen al Sector. 1.5 Suscribir convenios con gobiernos, entidades financieras internacionales e instituciones de crédito con fines de establecer proyectos internacionales de desarrollo del País. 1.6 Ejercer las demás atribuciones y facultades inherentes a su cargo. 2. Estrategia Institucional. 2.1 Formular, dirigir, ejecutar y evaluar la política del Sector Transportes y Comunicaciones. 2.2 Aprobar las políticas sub-sectoriales de Transportes y Comunicaciones. 3. Supervisión. 2.3 Proponer la designación o designar, a los funcionarios que ocupan cargos de confianza del Sector. 2.4 Aprobar el Plan Operativo Institucional del Ministerio. 2.5 Delegar las facultades y atribuciones que no sean privativas de su función de Ministro de Estado. 3.1 Dirigir, coordinar y supervisar el funcionamiento de los órganos del Ministerio. 3.2. Evaluar la gestión de los órganos del Ministerio. 3.3. Revisar y aprobar los documentos de gestión institucional y presupuestaria que requieran ese nivel de aprobación. 5
PERIODICAS O EVENTUALES 4. Representación. 4.1 Representar al Ministerio ante organismos nacionales e internacionales, que permitan fomentar el desarrollo del Sector Transportes y Comunicaciones en el País. IV. RELACIONES DEL LINEAL O JERÁRQUICA FUNCIONAL DEPENDENCIA LINEAL DE: Presidente del Consejo de Ministros. DEPENDENCIA FUNCIONAL DE: Presidente de la República para coordinar acciones de Gestión Sectorial. AUTORIDAD LINEAL CON: Viceministro de Transportes. AUTORIDAD FUNCIONAL CON: Todo el Ministerio para supervisar trabajos. Viceministro de Comunicaciones. V. CONSIDERACIONES El Ministro de Transportes y Comunicaciones es designado por la Presidencia de la República como puesto de confianza. 6
I. IDENTIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL ASESOR (ESTRUCTURAL) ASESOR II CÓDIGO DEL D5050642 ESTRUCTURA ORGÁNICA Alta Dirección - Despacho Ministerial - - II. DESCRIPCIÓN DEL Asesorar al Ministro en lo relacionado a políticas, estrategias y desarrollar acciones de coordinación, en el marco de la gestión del Sector. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ACTIVIDADES ACCIONES ESPECÍFICAS O DIARIAS 1. Alta Gestión. 2. Operatividad. 3. Supervisión. 1.1 Participar en la formulación y determinación de la política del Sector. 1.2 Asesorar y orientar sobre métodos, normas y otros dispositivos propios del sistema. 1.3 Elaborar informes, opiniones y recomendaciones que requiera el Ministro. 1.4 Formular los proyectos de normas que requiera el Ministro. 2.1 Coordinar la ejecución del proceso técnico administrativo del Despacho Ministerial. 2.2 Coordinar con las diferentes dependencias del Ministerio para la correcta aplicación de los procesos inherentes del área. 2.3 Coordinar la formulación de documentos técniconormativos del Sector. 3.1 Coordinar y controlar la aplicación de normas Técnico- Administrativas y dispositivos legales vigentes referidos al Sector. 3.2 Revisar y absolver consultas de estudios, proyectos y trabajos de investigación en el Sector. PERIÓDICAS O EVENTUALES 4 Otros. 4.1 Realizar las demás funciones que le asigne el Ministro de acuerdo al ámbito de su competencia. IV. RELACIONES DEL LINEAL O JERÁRQUICA DEPENDENCIA LINEAL DE: Ministro de Transportes y Comunicaciones. FUNCIONAL DEPENDENCIA FUNCIONAL DE: Ministro de Transportes y Comunicaciones para asuntos de asesoría. AUTORIDAD LINEAL CON: Sin autoridad lineal. AUTORIDAD FUNCIONAL CON: Viceministros de Comunicaciones y de Transportes para asuntos de asesoría. 7
V. PERFIL DEL EDUCACIÓN REQUERIDA Título profesional en Administración, Derecho, Ingeniero Industrial o carreras afines. Post Grado. ESPECIALIDAD Proyectos de Inversión, Planeamiento Estratégico, Tecnología de la Información, Asesoría Jurídica, Ciencias de la Comunicación, Gestión Publica o afines. EXPERIENCIA PREVIA Mínimo de 10 años en el ejercicio de la profesión. Tener experiencia en la Administración Pública o afines. HABILIDADES TÉCNICAS Informática a nivel usuario. Conocimiento del Idioma Inglés. COMPETENCIAS PERSONALES Liderazgo. Orientación hacia resultados. Capacidad analítica. Planificación y organización. Visión estratégica. Capacidad crítica. Confiabilidad. Trabajo en equipo y bajo presión. Empatía. Adhesión a normas y políticas. 8
I. IDENTIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL SECRETARIA/O V CÓDIGO DEL T5056755 ESTRUCTURA ORGÁNICA Alta Dirección - Despacho Ministerial - - II. DESCRIPCIÓN DEL Brindar apoyo secretarial al Despacho Ministerial para facilitar las labores de gestión. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ACTIVIDADES ACCIONES ESPECIFICAS O DIARIAS 1. Documentación del Ministro. 1.1 Recibir, revisar, registrar, clasificar y distribuir la documentación que ingresa y sale del Despacho Ministerial. 1.2 Redactar y transcribir documentación confidencial de acuerdo a las instrucciones y requerimientos del Ministro. 1.3 Revisar y preparar la documentación para la firma del Ministro. 1.4 Archivar y llevar el control ordenado de la documentación del Ministro. 2. Agenda. 2.1 Organizar y coordinar reuniones con el Ministro. 2.2 Atender a los funcionarios y público en general que deseen coordinar una reunión con el Ministro. 2.3 Atender las llamadas telefónicas. 3. Relaciones de la Alta Dirección. 3.1. Realizar las coordinaciones Inter-sectoriales, multisectoriales del Ministro. 3.2. Administrar las relaciones Inter-institucionales del Ministro. PERIÓDICAS O EVENTUALES 4. Economato 5. Apoyo al Ministro 4.1 Solicitar, recibir y distribuir los útiles de oficina. 5.1 Realizar las demás funciones que le asigne el Ministro de acuerdo al ámbito de su competencia. V. RELACIONES DEL LINEAL O JERÁRQUICA DEPENDENCIA LINEAL DE: Ministro de Transportes y Comunicaciones. FUNCIONAL DEPENDENCIA FUNCIONAL DE: Viceministros, Secretario General y otros para realizar las coordinaciones del Ministro. AUTORIDAD LINEAL CON: Sin autoridad lineal. AUTORIDAD FUNCIONAL CON: Oficinista y chofer para facilitar las labores encomendadas por el Ministro. 9
VI. PERFIL DEL EDUCACIÓN REQUERIDA Secretariado Ejecutivo Bilingüe. ESPECIALIDAD Relaciones Públicas, etiqueta social y protocolo. EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 5 años en cargos similares. HABILIDADES TÉCNICAS Dominio de Ofimática y Sistemas Administrativos. COMPETENCIAS PERSONALES Adaptabilidad. Trabajo en equipo y bajo presión. Compromiso laboral. Adhesión a normas y políticas. Comunicación oral y escrita. Discriminación de detalles. 10
I. IDENTIFICACIÓN DEL NOMBRE DEL CHOFER III CÓDIGO DEL T4602453 ESTRUCTURA ORGÁNICA Alta Dirección - Despacho Ministerial - - II. DESCRIPCIÓN DEL Apoyar en el transporte del Ministro con el fin de facilitar las labores de gestión, procurando la seguridad e integridad física durante el traslado. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ACTIVIDADES ACCIONES ESPECÍFICAS O DIARIAS 1. Vehículo asignado al Despacho Ministerial. 1.1 Conducir el vehículo asignado al Ministro, estando a su disposición para trasladarlo a las diferentes reuniones que asiste en el ejercicio de sus funciones. 1.2 Efectuar el mantenimiento, limpieza y reparación de emergencia del vehículo a su cargo. PERIÓDICAS O EVENTUALES 2. Capacitación en general. 3. Apoyo al Despacho Ministerial. 2.1 Capacitar en enseñanza teórica y práctica de conducción y mantenimiento del vehículo a las demás chóferes del Ministerio. 3.1. Realizar las demás funciones que le asigne el Ministro de acuerdo al ámbito de su competencia. IV. RELACIONES DEL LINEAL O JERÁRQUICA FUNCIONAL DEPENDENCIA LINEAL DE: Ministro de Transportes y Comunicaciones. DEPENDENCIA FUNCIONAL DE: Secretaria para coordinar traslados del Ministro. AUTORIDAD LINEAL CON: Sin autoridad lineal. AUTORIDAD FUNCIONAL CON: Sin autoridad funcional. 11
V. PERFIL DEL EDUCACIÓN REQUERIDA Educación Secundaria completa. ESPECIALIDAD Licencia de Conducir A3. Capacitación en Seguridad Integral. EXPERIENCIA PREVIA Mínimo 5 años en conducción de vehículos y 3 años bajo la categoría A3. HABILIDADES TÉCNICAS Mecánica y electricidad automotriz básica. COMPETENCIAS PERSONALES Adaptabilidad. Compromiso laboral. Adhesión a normas y políticas. Tolerancia a la rutina. Discriminación de detalles. Agudeza perceptiva. 12