G' II 1. / d v Manual de Procedimientos de Ia Junta de Monitoreo de Ia Comision Estatal de Elecciones Aprobado el 13 de agosto de 2012
TABLA DE CONTENIDO TITULO I - DISPOSICIONES PRELIMINARES Seccón 1.1 - DENOMINACIÔN 1 SecciOn 1.2- AUTORIDAD 1 SecciOn 1.3- DECLARACION DE PROPOSITOS 1 SecciOn 1.4- APLICACION 2 SecciOn 1.5 DEFINICIONES 2 TITULO II- MIEMBROS DE LA JUNTA DE MONITOREO 4 SecciOn 2.1 - MIEMBROS DE LA JUNTA DE MONITOREO 4 SecciOn 2.2 - DESIGNACION DEL WEBMASTER 4 Sección 2.3 - FUNCIONES DE LA JUNTA DE MONITOREO 5 Sección 2.4 - QUORUM Y ACUERDOS DE LA JUNTA DE MONITOREO 5 TITULO III - PROCEDIMIENTOS 5 SecciOn 3.1 - RADICACION s Sección 3.2 - REQUISITOS GENERALES DE DIVULGACION 7 TTULO IV - JUNTA DE MONITOREO DE CAMPAIAS DE PUBLICIDAD DE LA CEE 7 Secciôn 4.1 - COMPOSICION DE JUNTA DE MONITOREO PARA CAMPAIAS DE PUBLICIDAD DE LA CEE 7 Sección 4.2 - PROPOSITOS 8 Secciôn 4.3 - PROCEDIMIENTOS DE LA JUNTA DE MONITOREO DE CAMPA1AS DE PUBLICIDAD DE LA CEE 8 1
TITULO V - DISPOSICIONES FINALES Seccion 5.1 ENMIENDAS AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 9 Seccion 5.2 SEPARABILIDAD Seccion 5.3 VIGENCIA Seccion 5.4 DEROGACION i 2
TITULO I DISPOSICIONES PRELIMINARES SecciOn 1.1 - DENOMINACION Este Manual se conocerá como el Manual de Procedimientos de la Junta de Monitoreo de la ComisiOn Estatal de Elecciones. SecciOn 1.2- AUTORIDAD Este Manual de Procedimientos se adopta de acuerdo con el ArtIculo 3.009, Inciso (o) del Codigo Electoral de Puerto Rico para el Siglo XXI (Ley Nüm. 78 de I de junio de 2011) y la Ley de Gobierno ElectrOnico de Puerto Rico (Ley NUm. 151 de 22 de junio de 2004, segun enmendada). SecciOn 1.3- DECLARACIÔN DE PROPOSITOS El Gobierno de Puerto Rico, mediante la Ley de Gobierno ElectrOnico, ha adoptado como politica püblica la incorporacion de las tecnologias de informacion para la prestacion de servicios püblicos, la orientacion y la difusion de informacion valiosa enfocada en brindar agilidad, eficiencia, rapidez y calidad al pueblo de Puerto Rico. La incorporacion de la tecnologia a los programas y servicios del Gobierno es una herramienta ütil para reducir tanto el tiempo de gestion como los costos de operación, más facilita la supervision e implantación de soluciones a las necesidades de los ciudadanos. Desde los comienzos de la incorporacion de las tecnologias de información en el Gobierno, con la anterior Ley del Estado Digital de Puerto Rico, como ahora con la actual Ley de Gobierno ElectrOnico, la ComisiOn Estatal de Elecciones (CEE o 1
Comisión) ha incorporado a su quehacer tecnologico, informacion valiosa, pertinente e importante para brindar mayor accesibilidad, servicios, transparencia y orientacion al electorado, asi como al püblico en general. En armonla con las anteriores disposiciones, se adopta este Manual de Procedimientos a los fines de encauzar todos los asuntos, informacion, documentacion y materiales de Ia CEE que puedan ser accesibles a través de su página de Internet (pagina Web). Se incluye, además, como TItulo IV de este Manual, 10 concerniente a los trabajos que realizará una Junta de Monitoreo para las Campañas de Publicidad de la CEE. Su composición de miembros, propósitos y procedimientos son distintos a las funciones que realizará la Junta de Monitoreo que se crea en virtud de la Ley de Gobierno ElectrOnico de Puerto Rico, antes señalada. SecciOn 1.4- APLICACION Las disposiciones de este Manual de Procedimientos aplicarán a todas las Oficinas, Divisiones y Unidades que componen a la CEE. En lo que respecta al monitoreo de las campañas de publicidad de la CEE, es de aplicacion el TItulo IV de este Manual. SecciOn 1.5- DEFINICIONES Se hacen formar parte de este Manual de Procedimientos las definiciones que resulten aplicables de las contenidas en el COdigo Electoral de Puerto Rico para el Siglo XXI. Además, los siguientes términos tendrán el significado que a continuacion se expresa: 1. Documento, Información, Material - Toda comunicacion, carta, escrito, 2
memorando, informe, formulario, solicitud, manual, norma, procedimiento, reglamento, regla, directriz, resolución, acuerdo, subasta, proclama, certificacion, convocatoria, programa, cuademo, expediente, folleto, lista, libro, mapa, microficha, papel, registro electrónico, grabacion, pel Icula, ilustracion, retrato, simbolo, logotipo, publicación, revista, opusculo, propuesta, gráfica, cartel y cualquier otro documento, informacion o material que pueda ser digitalizado o divulgado por internet y haya sido preparado, utilizado, recibido o haya estado en posesion o bajo la custodia de la CEE, en cualquiera de sus Oficinas, Divisiones, Unidades o de cualquiera de sus funcionarios o ) empleados y no sea de los que el Codigo Electoral de Puerto Rico u otra ley haya clasificado como privado. 2. Junta de Monitoreo de la CEE - El grupo de personas constituida por un representante del Presidente de la CEE, los tres (3) Vicepresidentes de la CEE, el Director de la Oficina de Prensa y el Webmaster, que tienen la encomienda de evaluar todo documento, informacion o material que se someta ante ellos para ser divulgado en la página Web o pagina de Internet de la CEE. En lo que corresponde al monitoreo de las campanas de publicidad de la CEE, refiérase al TItulo IV de este Manual. 3. Página Web de la CEE - Nombre del documento o información electronica de la ComisiOn Estatal de Elecciones adaptada para la World Wide Web para que puede ser accedida mediante un navegador para mostrarse mediante sistemas computarizados o dispositivo movil. Esta informacion se encuentra generalmente en formato HTML 0 XHTML y puede proporcionar navegacion 3
a otras páginas Web mediante enlaces de hipertexto. Las paginas Web frecuentemente incluyen otros recursos como hojas de estilo en cascada, guiones (scripts) e imágenes digitales, entre otros. 4. Webmaster - Profesional encargado de administrar, crear, diseñar y controlar la página de Internet (pagina Web) de la CEE, con la autorización de la Junta de Monitoreo de la CEE. Tendrá voz pero no voto en la Junta de Monitoreo, en cuanto a la aprobacion de cualquier informaciôn, documento o material que quiera divulgarse en el página Web de la Comisión. El Webmaster cumplirá con los requisitos y responsabilidades establecidas por la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) del Gobierno de Puerto Rico. TITULO II MIEMBROS DE LA JUNTA DE MONITOREO SecciOn 2.1 - MIEMBROS DE LA JUNTA DE MONITOREO El Presidente de la CEE designara a su representante en la Junta de Monitoreo (Junta). Los Tres Vicepresidentes de la CEE, el Webmaster y el Director de Prensa de la ComisiOn siempre serán parte de esta Junta. En lo que concierne al monitoreo de las campañas de publicidad de la CEE, los miembros de la Junta serán aquellos que se indican en el Titulo IV de este Manual. Sección 2.2 - DESIGNACIÔN DEL WEBMASTER El Presidente de la CEE será el funcionario que nombrará al Webmaster a cargo de la página Web de la agencia. 4
Sección 2.3 - FUNCIONES DE LA JUNTA DE MONITOREO La Junta tendrá la encomienda de evaluar todo documento, información o material que se someta ante ellos, a los fines de autorizar su divulgacion en la página Web de la CEE. Lo relacionado al monitoreo de las campañas de publicidad de la CEE, reflérase al Titulo IV de este Manual. L SecciOn 2.4 - QUORUM Y ACUERDOS DE LA JUNTA DE MONITOREO a) La presencia del representante del Presidente y dos (2) miembros de la Junta constituirán quorum para todos los trabajos. La asistencia del Director de Prensa y del Webmaster no se contará para efectos del quorum. b) El representante del Presidente de la CEE presidirá los trabajos de la Junta. C) Toda divulgacion de material o informacion deberá contar con el voto unánime de los miembros de la Junta que estuvieran presentes y del representante del Presidente de la GEE. d) El Director de Prensa y el Webmaster participarán en todo asunto examinado por la Junta pero no tendrán voto al momento de someterse a votacion cualquier solicitud para divulgarse en la Pagina Web de la GEE. e) Los asuntos que no recibieren la aprobacion unánime antes indicada, serán referidos al Presidente de la CEE, quien decidirá el curso a seguir. TTULO III PROCEDIMIENTOS Sección 3.1 - RADICACION 1) Los Directores de las Oficinas de la GEE serán los funcionarios responsables 5
de autorizar los documentos, información o materiales que se enviarán a la Junta para ser evaluados, a los fines de su divulgacion en la Página Web de la Comisión. a) Dichos documentos, información o materiales pueden ser referidos directamente por el Director de la Oficina a la Junta, o por la persona que designe el Director para esas labores. b) Tanto el Director de la Oficina, como la persona designada por éste, serán responsables de asegurarse de la integridad y veracidad de la informaciôn presentada. 2) Se enviarán los documentos, información o materiales at Webmaster, via correo electronico (e-mail), debidamente diseñados y terminados, tat y como serian divulgados en la pagina Web de la CEE, de ser aprobados los mismos. 3) El Webmaster distribuirá el material a los demás miembros de la Junta a través del correo electrónico. 4) En cada reunion constituida, la Junta examinará los documentos, informacion y materiales, con el proposito de aprobarlos o rechazarlos, o solicitar al proveedor mayor informacion para poder divulgarlos por Internet. La Junta se reunirá, todas las veces que sea necesario para realizar sus trabajos durante cada mes. De necesitar tiempo adicional, acordarán las reuniones adicionales que necesiten celebrar en un mes. 5) Toda aquella información que ya tenga su propio sistema de aprobacion, como por ejemplo: Anuncios de Subastas, Reglamentos, Manuales, Resoluciones y acuerdos de la CEE, Anuncios de Prensa, Proclamas, Avisos, entre otros,
pasarán directamente al Webmaster para su divulgación en la página Web de la agencia. Los procedimientos relacionados al monitoreo de las campañas de publicidad de la CEE están contenidos en el TItulo IV, Sección 4.3 de este Manual. 6) Toda decision de la Junta será notificará al Director de la Oficina correspond iente, o al encargado de la página de Internet de dicha Oficina, de haber sido éste el proveedor autorizado. SecciOn 3.2 - REQUISITOS GENERALES DE DIVULGACION 1) El diseño de la página WEB de la CEE cumplirá con las especificaciones establecidas para las páginas Web del Gobierno de Puerto Rico. 2) La página Web de la CEE garantizara el acceso de informacion a las personas con impedimentos, de modo que esté diseñada para presentar información en formatos alternos. Se anunciará la utilizacion, en dicha página, del lenguaje universal a utilizarse por programas de asistencia tecnologica. 3) Todo lo que se divulgue en la página Web de la CEE observará el cumplimiento de la Ley de Propiedad Intelectual "Copyrighr'. T'TULO IV JUNTA DE MONITOREO DE CAMPAIJAS DE PUBLICIDAD DE LA CEE Sección 4.1 - COMPOSICION DE JUNTA DE MONITOREO PARA CAMPAiAS DE PUBLICIDAD Para efectos de la labor de monitoreo de las cam pañas de publicidad de la CEE, la 7
Junta de Monitoreo estará compuesta por los tres (3) Vicepresidentes de la CEE, por un (1) representante de cada uno de los partidos por petición y un representante de Ia Oficina de Prensa de la ComisiOn. SecciOn 4.2 - PROPOSITOS La Junta de Monitoreo de Campañas de Publicidad revisará y corregirá los proyectos de publicidad que han sido trabajados por la agenda de publicidad, para el visto bueno final de la Comisión. L_ección 4.3 - PROCEDIMIENTOS DE LA JUNTA DE MONITOREO DE CAMPA1AS DE PUBLICIDAD DE LA CEE 1) Una vez la agencia de publicidad haya preparado el proyecto de publicidad que se le ha solicitado, se lo entregará a la Oficina de Prensa de la CEE. 2) La Oficina de Prensa convocará a los miembros de la Junta de Monitoreo de Campañas de Publicidad para reunirse. 3) La presencia de dos (2) Vicepresidentes y un (1) representante de un partido por peticion constituirán quorum para los trabajos relacionados a esta Junta. La asistencia del representante de la Oficina de Prensa no contará para efectos del quorum. 4) El representante de Ia Oficina de Prensa distribuirá los trabajos para revision y correccion de los miembros de esta Junta. 5) Toda correccion o recomendacion hecha por la Junta de Monitoreo de Campañas de Publicidad será por unanimidad. De no haberla, el representante de Prensa lo referirá al Presidente de la CEE para la accion a seguir. 6) Una vez el proyecto de publicidad haya sido aprobado unánimemente por la Junta, se pasará a la ComisiOn en pleno para su autorización final, o para la
acción que determine la ComisiOn. TTULO V DISPOSICIONES FINALES SecciOn 5.1 - ENMIENDAS AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4 Este Manual de Procedimientos podrá enmendarse en cualquier momento, en beneficio de una mayor efectividad del mismo. SecciOn 5.2 - SEPARABILIDAD Si cualquier titulo, sección, inciso, párrafo o parte de este Manual de Procedimientos fuere declarado inconstitucional o nulo por un Tribunal de jurisdiccion competente, la sentencia a tab efecto dictada no afectará ni invalidará el resto. SecciOn 5.3 - VIGENCIA Este Manual de Procedimientos entrará en vigor una vez sea firmado por el Presidente de la CEE. Sección 5.4 - DEROGACION Queda derogado cualquier otro procedimiento, comunicacion o directriz de la CEE que sea contradictorio a este Manual. En San Juan, Puerto Rico a /-3de de 2012.