1 de 14 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento que define las responsabilidades y requisitos para planificar y realizar las auditorías internas y externas en la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC). 2. ALCANCE Se aplica para auditar y determinar si el SICA es: 1. Conforme con las actividades planificadas y los requisitos de la Norma ISO 9001 y con los requisitos de la institución. 2. Implementado y mantenido. 3. Eficaz para cumplir la Política y Objetivos de Calidad de la Organización y proporciona información al Rectorado sobre resultados de las auditorías. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR Norma ISO 9001. Norma ISO 19011. 4. DEFINICIONES 4.1 Auditor Líder. Auditor que lidera al equipo auditor. 4.2 Auditoría. Análisis sistemático e independiente para determinar si las actividades del Sistema de gestión de calidad cumplen con las disposiciones establecidas y si estas son implementadas eficazmente. 4.3 Área Auditada. Área o departamento de la UPC que es auditada o a la que se le realiza una auditoría. 4.4 Auditor Interno. Persona designadas por UPC que cuenta con las competencias para llevar a cabo una auditoría. 4. Acción Correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad. NOTA 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. NOTA 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva. 4.6 Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. NOTA 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. 4.7 Conclusiones de la Auditoría. Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y todos los hallazgos de la auditoría. 4.8 Criterios de Auditoría. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría 20/11/1
2 de 14 4.9 Evidencia de la Auditoría. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. 4.10 Equipo Auditor. Grupo de personas seleccionadas para realizar una auditoría. El grupo auditor es responsable de auditar los procesos de las Áreas, Direcciones o Facultades seleccionadas. 4.11 Hallazgos de la Auditoría. Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios. 4.12 No Conformidad. Incumplimiento de un requisito. Se aplica cuando se identifica un hallazgo que no cumple en forma parcial o total con los criterios de la auditoría. 4.13 Observación. Se aplica cuando un hallazgo no cuenta con las evidencias que sustenten un incumplimiento con el criterio de Auditoría. Es decir con el elemento/norma de referencia o contraste tal como un procedimiento, manual, política, u otro elemento del Sistema Integrado, sin embargo, a juicio del auditor, esta situación podría en algún momento derivar en una no conformidad si no se le atiende. 4.14 Oportunidad de Mejora. Se aplica cuando un hallazgo cumple con el elemento de referencia o contraste y hay una apreciación del Auditor o el Equipo Auditor con respecto a que la actividad desarrollada pueda hacerse mejor. 4.1 Programa de Auditoría. Conjunto de una o más auditorías planificadas en un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito efectivo. 4.16 Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Ejemplos: cumplimiento de los procedimientos de Admisión, cumplimiento de la norma ISO 9001, que profesional graduado haya adquirido las competencias profesionales de su carrera. 4.17 SAC. Formato de Solicitud de Acción correctiva -F01 SAC.. RESPONSABILIDADES.1 Vicerrector Académico Aprobar el presente procedimiento y propiciar su aplicación..2 Director de Aseguramiento de la Calidad (Representante de la Dirección-RD) 1. Revisar y aprobar el programa anual de Auditorías internas. 2. Seleccionar a los auditores que realizarán la auditoría interna (pueden ser internos o externos). 3. Supervisar la implementación del presente documento..3 Jefe de Diseño e Implementación de Procesos Proponer el Calendario SICA y los Planes de Auditoría. 20/11/1
3 de 14 6. PROCEDIMIENTO 6.1 Selección de Auditores 1. La selección de los auditores internos la realiza el Director de Aseguramiento de la Calidad tomando en cuenta lo siguiente: 1) Conocimientos relacionados a la Norma a auditar: ISO 9001. 2) Haber aprobado un Curso de Auditorías Internas de Sistemas de Gestión de Calidad. 3) Educación mínima universitaria o técnica completa. 2. Haber participado mínimo 3 horas como observador en una auditoría interna del SICA o tener experiencia como auditor en al menos una auditoría de Sistemas de Gestión de Calidad en cualquier organización. 3. Podrá contratarse auditores externos que cumplan los requisitos definidos en el punto anterior. 4. Los auditores internos del SICA seleccionados según los criterios anteriores serán incluidos en el -F01 Lista de Auditores Calificados.. Las Jefaturas y Direcciones deben facilitar el tiempo requerido por los auditores internos para realizar los procesos de auditoría. 6. El Director de Aseguramiento de Calidad designa los miembros del equipo auditor y al auditor líder para cada auditoría interna. 6.2 Programa y Plan de Auditorías Frecuencia de la auditoría Las auditorías internas deben programarse de tal forma que en un año se audite por lo menos una vez todo el SICA. La frecuencia de las auditorías puede ser modificada en función de lo siguiente: 1) Estado e importancia del proceso auditado. 2) Reporte de no conformidades externas o internas. 3) Reclamos y quejas de clientes. 4) Resultado de auditorías internas y externas previas. ) Solicitud de las autoridades de la UPC. 6) Cambios significativos en la administración, organización y/o tecnología. El Jefe de Diseño e Implementación de Procesos propone la frecuencia con la que se llevarán a cabo las auditorías en el Calendario SICA. La Alta Dirección del SICA es quien aprueba dicho documento. Una vez aprobado, el Director de Aseguramiento de la Calidad lo comunica al personal de UPC. 20/11/1
4 de 14 El alcance de cada auditoría se determina teniendo en cuenta que en un año se audite por lo menos una vez todo el SICA (cada proceso) o teniendo en cuenta los siguientes criterios: a) La Importancia de los procesos b) la eficiencia de los procesos y c) el resultado de las auditorías Internas. El Jefe de Diseño e implementación de Procesos elabora el -F03 Plan de Auditoría Interna en donde se definen: a) criterios de auditoría, b) alcance, c) fechas, d) horarios, y e) auditores. El Plan de cada auditoría Interna debe ser aprobado por cualquier miembro de la Alta Dirección del SICA y/o Representante de la Dirección del SICA. Este documento es difundido a los auditores y auditados con 2 días útiles de anticipación y vía e-mail. 6.3 Documentación de la Auditoría La documentación necesaria para efectuar una auditoría incluye lo siguiente: 1) La Lista de Verificación (este registro se elimina cuando concluye la auditoría). 2) Copia no controlada de los documentos del SICA, solicitados por los equipos auditores para realizar el proceso de auditoría. Al culminar la auditoría, éstos se devuelven al Director de Aseguramiento de la Calidad o se eliminan. 6.4 Ejecución de la Auditoría 1. Estudio de documentos El equipo auditor, antes de la auditoría, realiza un estudio preliminar de la documentación del proceso o procesos a auditar, y prepara la -F04 Lista de Verificación de Auditoría Interna u otras herramientas para la realización de la auditoría (este registro se elimina culminada la auditoría). 2. Auditoría in situ 1) El auditor informa al auditado sobre el alcance de la auditoría que va a ejecutar, le informa que es por muestreo y, si fuese necesario, solicita hablar con el personal a su cargo. En el caso que el responsable del proceso designado para ser auditado se encuentra ausente en el momento de la auditoría, el inmediato siguiente en responsabilidad y autoridad lo debe reemplazar, de no ser así, el auditor líder buscará la manera de reorganizar el programa. 2) El equipo auditor colecta pruebas por medio de entrevistas, examen de documentos, observaciones de actividades y hechos documentados en todas las áreas cubiertas durante la auditoría. 20/11/1
de 14 3) El auditor documenta todas las evidencias de la auditoría utilizando la Lista de Verificación de la Auditoría Interna (ver formato -F04). 4) El auditor verifica la información obtenida durante las entrevistas (por ejemplo: declaraciones de hechos) con la información física colectada y observada (por ejemplo: revisión de registros, etc.). ) El auditor registra todos los hallazgos de la auditoría en su -F04 Lista de Verificación de Auditoría Interna en forma clara y concisa, detallando las evidencias. 6) Al término de la auditoría in situ, el equipo auditor presenta sus hallazgos al auditado para validar sus resultados y asegurarse que el auditado claramente entiende las conclusiones o los hallazgos. 3. Hallazgos de la auditoría y presentación de resultados 1) Concluida la auditoría in situ, el equipo auditor consolida los hallazgos y las evidencias, clasificándolos en: a) No conformidades y b) observaciones y oportunidades de mejora, según corresponda (Ver definiciones en el punto 4). 2) La descripción de una no conformidad la registra el equipo auditor en el formato SICA-P-03-F01 Solicitud de Acción Correctiva. Dichas descripciones deben ser exactas, concisas, fáciles de leer, deben recoger toda la evidencia disponible (cuándo, dónde, qué, por qué y quién); así mismo, se debe hacer referencia a los requisitos del SICA incumplidos y para mantener confidencialidad se debe registrar el nombre a través del cargo del auditado - y hacer referencia a los requisitos del SICA incumplidos). 3) Informe de Auditoría El auditor líder prepara el -F0 Informe de Auditoría Interna y es responsable de su entrega a la Alta Dirección del SICA. Este informe tiene que reflejar con exactitud el espíritu y el contenido de la auditoría. 6. Seguimiento de SAC Los Decanos y Directores se aseguran de que se toman acciones sin demora injustificada, para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas, aplicando el procedimiento SICA-P-03 Acciones correctivas servicio no conforme. 6.6 Archivo El Jefe de Diseño e Implementación de Procesos, archiva los registros generados en la auditoría. No se conservarán las Listas de verificación utilizadas durante la auditoría interna. 6.7 Evaluación de Auditores 20/11/1
6 de 14 El Jefe de Diseño e Implementación de Procesos anualmente evalúa el desempeño de los auditores internos y externos calificados. Esta evaluación definirá si se mantienen o no en la lista de auditores calificados. Para tal fin cada inicio de año se debe definir los criterios de evaluación incluyéndose como mínimo los siguientes criterios: Cumplimiento de plazo de entrega de hallazgos Redacción de hallazgos 7. APÉNDICES Formatos de registros 8. REGISTROS 8.1 -F01 Lista de Auditores Calificados 8.2 Calendario SICA 8.3 Determinación de Alcance de Auditoría (si sólo se toma en cuenta la Importancia de los procesos, la eficiencia de los procesos y el resultado de las auditorías Internas) 8.4 -F03 Plan de Auditorías Internas 8. -F04 Listas de Verificación de Auditoría Interna (se elimina finalizada la auditoría) 8.6 -F0 Informe de Auditoría Interna 8.7 Evaluación de Desempeño de Auditores 20/11/1
7 de 14 Apéndice 1: Lista de Auditores Calificados -F01 LISTA DE AUDITORES CALIFICADOS Versión 01 Fecha de Actualización: AUDITORES CALIFICADOS FORMACIÓN DEL AUDITOR PARTICIPACIÓN EN AUDITORIAS INTERNAS 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 16 17 18 19 20 21 22 20/11/1
8 de 14 Apéndice 2: Calendario SICA CALENDARIO SICA ACTIVIDAD SICA ALCANCE FECHA PROGRAMADA FECHA REAL 1 2 3 4 6 7 8 9 10 20/11/1
9 de 14 Apéndice 3: Determinación de Alcance de Auditoría DETERMINACIÓN DE ALCANCE DE AUDITORÍA Procesos de Mejora Continua Importancia del Proceso Eficiencia del Proceso Resultado de Auditorías Internas Procesos de la Cadena de Valor Importancia del Proceso Eficiencia del Proceso Resultado de Auditorías Internas Proveedores Internos SICA Importancia del Proceso Eficiencia del Proceso Resultado de Auditorías Internas Importancia del Proceso: Eficiencia del Proceso (Resultados de los Indicadores): Muy Importante 3 Verde 3 Importante 2 Amarillo 2 Medianamente Importante 1 Rojo 1 Resultado de Auditorías Internas (N de NC): N = 0 NC 1 N = [1;2] NC 2 N = >2 NC 3 20/11/1
10 de 14 Apéndice 4: Plan de Auditorías Internas -F03 PLAN DE Versión 02 Fecha Inicio Fecha Final Día SEMANA I LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES Hora Inicial Nombre Auditado Cargo Auditado Área Auditor 1 Auditor 2 Hora Final Nota: Los horarios son referenciales, los cuales podrían variar dependiendo del desarrollo de la auditoría 20/11/1
11 de 14 Apéndice : Listas de Verificación de Auditoría Interna -F04 LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORÍA INTERNA 01 Documentos de Página: de Área: Referencia Auditor: Actividad o ítem a evaluar C NC O NA COMENTARIOS / OBSERVACIONES C: Conformidad NC: No Conformidad O: Observación NA: Ninguna de las anteriores 20/11/1
12 de 14 Apéndice 6: Informe de Auditoría Interna -F0 INFORME DE AUDITORÍA Versión 03 1. Información General Auditoría N Fechas: 2. Objetivo 3. Alcance de la Auditoría 4. Integrantes del Equipo Auditor. Áreas Auditadas 6. Resumen de la Auditoría 7. Resultados de la Auditoría No Conformidad Observación (es) Oportunidad (es) de mejora: 8. Anexos Nombre del Auditor 20/11/1
13 de 14 Apéndice 7: Informe de Auditoría Interna -F06 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE AUDITORES Versión 2 NOMBRE DEL AUDITOR SERVICIO DE CERTIFICACIÓN DE AUDITORES INTERNOS FECHA DEL SERVICIO CRITERIOS DE EVALUACIÓN CALIFICACIÓN N DESCRIPCIÓN SI/NO Deficiente Regular Aceptable Satisfactorio 1 Actúa de manera integra Muy Satisfactorio 2 3 4 Demuestra familiarización con los temas y requisitos de la Norma ISO 9001 Tiene conocimiento técnico apropiado para la labor encomendada El auditor respeta los criterios de confidencialidad Presenta los informes requeridos en forma clara y oportuna (basada en evidencias) 6 Opinión del auditado PUNTAJE TOTAL REALIZADO POR: 20/11/1
14 de 14 CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DEL PUNTAJE : Muy satisfactorio < 10 Se retira de la Lista de Auditores Calificados 4: Satisfactorio 1 -- 10 Reforzar Criterios 3: Aceptable 1 20 Bueno 2:Regular 20 2 Muy Bueno 1: Deficiente 2 30 Excelente 20/11/201 Manuel Cortes-Fontcuberta Representante de la Dirección SICA Director de Aseguramiento de la Calidad 20/11/1