Teletrabajo para mejorar el equilibrio tiempo laboral-tiempo personal

Implantació de millores en l equilibril temps de treball temps personal: Perspectives y experiències Una experiencia concreta Teletrabajo para mejorar el equilibrio tiempo laboral-tiempo personal Juan Carlos Jiménez Psicólogo Organizacional 13 Noviembre 2006 1

1. Contexto y gestación de proyecto 2. Soporte psicosociológico a la implantación 3. Seguimiento/Evaluación/Extensión 4. Aprendizajes 2

1.Contexto y gestación del proyecto 3

Ámbito de implantación 2002-2005 Compañía de ámbito estatal de servicios de telecomunicaciones, orientada a la red fija de voz y de banda ancha (ADSL) 30.000 empleados Un marcado interés en avanzar en la transformación de sus procesos internos cultura internet (e-company) Centrada en programas estratégicos de cambio y de adaptación a nuevos valores corporativos: flexibilidad, transparencia, cercanía, confianza... Directivos, mandos y expertos: 1800 4

Esquema metodológico SERVICIO DE CONSULTORIA INTERNA de RECURSOS HUMANOS 5

Ejes estratégicos del proyecto Desarrollo Organizacional Transformación de valores/cultura Satisfacción laboral Motivación Equilibrio trabajo tiempo libre EL SISTEMA LAS PERSONAS Nuevos valores asociados a nuevos espacios Nuevos escenarios y entornos de trabajo EFICIENCIA Y RENTABILIDAD 6

Primera acción punto de partida: Diagnóstico organizacional CONSULTAS EQUIPO DIRECCIÓN Los objetivos estratégicos El impacto esperado en términos de eficiencia (corto plazo) Costes y su retorno El impacto esperado en términos de satisfacción motivación del colectivo de teletrabajadores y colaterales Plan de implantación 7

Plan de implantación tres dimensiones: Psicosociológica (Gestión del Cambio) Jurídica (Regulación de las Condiciones de trabajo específicas) Teletrabajo Tecnológica (infraestructura de Telecomunicaciones/soporte de red) 8

Una definición Teletrabajo Modalidad de relación profesional, en la cual se sustituye parcialmente la presencia física del empleado en las instalaciones de la empresa por presencia virtual desde su domicilio habitual, usando las tecnologías de información y comunicación, y proporcionando al Teletrabajador el soporte de entrenamiento y seguimiento necesario para su rendimiento optimo 9

Principales atributos del modelo Para empleados fijos, de la plantilla Voluntariedad Reversibilidad Acuerdo con Jefe directo Sin efectos sobre el salario Con el soporte individualizado necesario Amparado formalmente por un acuerdo legal Parcialidad (entre un mínimo de una y un máximo de 3 jornadas a la semana) 10

Soportes a la implantación Equipo Gestor CENTRO VIRTUAL DE TELEATENCION PARA INCIDENCIAS INFORMATICAS CENTRO DE TELEATENCION PARA LA GESTIÓN ADMINSITRATIVA Servicios de soporte psicosociológico y de dinamización 11

2. Soporte psicosociológico a la implantación 12

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Ejes del soporte psicosociológico 1 FORMACION Y DESARROLLO DE HABILIDADES ESPECÍFICAS 2 EL SERVICIO DE COACHING 3 DINAMIZACIÓN DEL COLECTIVO DE TELETRABAJADORES 4 COMUNICACIÓN INTERNA DEL PROYECTO 5 LA SELECCIÓN 6 LOS ESTUDIOS DE OPINION PARA EL SEGUIMIENTO 14

1 FORMACION Y DESARROLLO DE HABILIDADES ESPECÍFICAS SE PRETENDÍA Facilitar entrenamiento específico para el desarrollo de esta modalidad de relación profesional Teletrabajadores + Sus Jefes+ Sus compañeros/colaboradores + sus interlocutores habituales (internos) SE MATERIALIZÓ EN 97% utilizó este servicio Sesiones presenciales/videoconferencia colectiva de presentación del proyecto (3,5 h) Curso e-learning en plataforma de teleformación Guía práctica con acceso virtual permanente 15

El curso e-learning TELETRABAJO Familiarízate con el nuevo entorno tecnológico y de relación que vivirás como Teletrabajador 6 horas flexibles teleformación + 3 sesiones de chat on line con tutor 16

>>ewready! teletrabajando Una guía práctica con ideas y sugerencias útiles para los teletrabajadores, y para sus colaboradores, jefes y compañeros

2 EL SERVICIO DE COACHING SE PRETENDÍA Acompañar al nuevo Teletrabajador en su adaptación a la nueva forma de relacionarse con el entorno laboral: escucha activa, contraste de opiniones sobre su situación, impulso para ayudarle a enfocar mejor la consecución de sus objetivos laborales. Punto de dinamización del colectivo 18

EL SERVICIO DE COACHING SE MATERIALIZÓ para cada Teletrabajador usuario en: 5 Sesiones individuales: (1 presencial + 4 telefónicas-videochat) Resumen de impresiones en foro virtual 19

3 DINAMIZACIÓN DEL COLECTIVO DE TELETRABAJADORES SE PRETENDÍA Mantener vivo el proyecto Crear clima y sentido de pertenencia Generar reconocimiento implícito a los participantes Estimular la incorporación de nuevos voluntarios SE MATERIALIZÓ EN Diseño y gestión de contenidos de una web específica (comunidad virtual) Moderación del foro Interacción permanente 80% accedió con frecuencia > 5 20

4 LA COMUNICACIÓN INTERNA SE PRETENDÍA Mantener vivo el proyecto ante el resto de la organización Generar reconocimientos explícitos hacia los participantes Estimular la incorporación de nuevos voluntarios Difundir mensajes alineados con la estrategia de la innovación, nuevos modelos de liderazgo, nuevas formas de compromiso, etc.. 21

SE MATERIALIZÓ EN Contacto permanente con el comité de comunicación interna para reforzar mensajes. Redactar y publicar artículos y noticias relacionadas con el proyecto. Seguimiento gráfico y cobertura informativa de todos los actos significativos. Cuidado permanente de los flujos de información, garantizando que no se alteraban los conductos habituales (gestión simultanea de contenidos). 22

5 LA SELECCIÓN CONTRASTE DE RECOMENDACIONES DE IDONEIDAD EL PERFIL RECOMENDABLE para ser un buen Teletrabajador Autodisciplina Autogestión del del tiempo Imaginación /Identificación de de entornos distantes Flexibilidad Capacidad de de trabajo sin sin supervisión Orientación a resultados Capacidad/Orientación innovadora 23

6 LOS ESTUDIOS DE OPINION SE PRETENDÍA Mantener una evaluación continuada sobre la implantación del proyecto para controlar sus variables y disponer de Información que orientara su extensión o reconducción SE MATERIALIZÓ EN Encuestas específicas al colectivo de Teletrabajadores Encuestas a sus jefes/colaterales/colaboradores Estudios de opinión a la totalidad de la platilla (foros) Técnicas y herramientas Consultas puntuales (La pregunta del día) Focus Group Audiodebates Cuestionarios electrónicos 24

Estructura de cada Audiodebate Máximo 12 participantes por grupo Grabación de voz previamente consentida Duración entre 45 y 60 minutos Estructurado en 6 pasos 1 ENCUENTRO 2 RUPTURA DE INDIVIDUALIDAD-CLIMA GRUPAL 3 COMUNICACIÓN DE EXPERIENCIAS POSITIVAS 4 COMUNICACIÓN DE EXPERIENCIAS MEJORABLES 5 INTERCAMBIO DE MEJORES PRACTICAS 6 SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA EXTENSION RESUMEN, COMPROMISOS Y CIERRE 25

3. Seguimiento/Evaluación/ Extensión 26

1 Cual es, desde tu situación, tu grado de satisfacción con la experiencia de Teletrabajo? 90 80 80 70 60 54 58 E n % 50 40 43 Jefe Teletrabajador Teletr.Jefes de Teletr. 30 20 10 0 25 17 10 10 3 0 0 0 0 0 0 muy alto alto bajo muy bajo nulo 27

2 Como crees que es actualmente el grado de la aceptación del Teletrabajo y del Teletrabajador, comparándolo con la fase piloto de 2002? 100 90 80 70 70 80 92 En % 60 50 40 Jefe Teletrabajador Teletr.Jefes de Teletr. 30 20 10 0 14 10 10 10 8 6 0 0 0 0 0 0 muy alto alto bajo muy bajo nulo 28

90 80 3 Cual crees que es tu caso particular el grado de influencia del Teletrabajo sobre el mejor equilibrio vida Laboral vida Familiar? 74 83 70 60 En % 50 40 Teletrabajador Teletr.Jefes de Teletr. 30 20 11 14 17 10 0 0 0 0 0 0 muy alto alto bajo muy bajo nulo 29

1.El contexto 2.El proye4. Aprendizajes (Resumen) 30

Claves de una buena implantación Diagnóstico organizativo previo Planificación cuidadosa Implantación progresiva (en cascada) Apoyo máximos órganos de Dirección Participación de todos los departamentos Acuerdos/información con representación legal de los trabajadores Equipo gestor implicado y en proactividad permanente Facilidades tecnológicas adecuadas Evaluación y seguimiento continuado Plan de Comunicación y visibilidad pública del proyecto 31

jcarlesj@telefonica.net 32

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El DAFO del Teletrabajo según los estudios más clásicos 34

Metodología de implantación Los 14 pasos 35

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Herramientas y soportes para el teletrabajo 37

Para la conectividad y la comunicación y el trabajo remoto 38

PROGRAMAS Y APLICACIONES DE VALOR AÑADIDO PARA EL TELETRABAJO QUE PUEDEN RESIDIR EN EL PROPIO PC Y/O EN SERVIDORES EN RED 1. - INTRA ADSL o productos análogos Programas de acceso seguro mediante red privada virtual a la Red corporativa de la empresa a través de ADSL desde el domicilio, lo que permite acceder a la práctica totalidad de las aplicaciones comunes de la red corporativa como si se estuviera en el lugar de trabajo en la empresa. 2. -RAS Sistema de acceso remoto a través de una línea telefónica básica que permite la misma funcionalidad, sobre banda estrecha. 3. -E-MEETING Plataforma de chats y video reuniones on line. Requiere para su completa operatividad que el PC del usuario disponga de Web Cam 39

4. -E-CODAC Programa que permite el acceso y manejo de aplicaciones instaladas en el propio PC del trabajo y de las corporativas, mediante cliente Citrix 5. -CLICK-TO-DIAL (C2D) Servicio de Ibercóm que permite efectuar llamadas con el teléfono de casa o con móvil, sin que el trafico sea cargado a dichos números sino al propio de la empresa. 6. - Correo LOTUS NOTES y todas las facilidades de su plataforma, a través de los sistemas RAS, IntrADSL, o e-codac citados anteriormente. 7. Creación y mantenimiento de Webs específicas como soporte de dinamización y gestión de la implantación de esta modalidad de relación profesional, incluyendo soportes on-line y ayudas de uso de las aplicaciones. 8. Formación específica y soporte on-line 40

Barreras al teletrabajo en España (en % del total de empresas consultadas) 80 70 60 50 España Europa 40 30 20 10 0 Conocimiento insuficiente Directores Problema de costes (gastos asociados) Productividad y calidad del trabajo Dificultades gestionar teletrabajadore Problemas organizar comunicación Problemas de salud, seguridad, SS, Problemas seguridad de datos Ausencia presión para cambiar Negativa empleados Resistencia sindicatos España 74 65 70 66 59 54 73 58 46 40 Europa 54,1 48,1 54,9 53,5 45,7 40,3 61,8 50 37 25,4 41

COMPROMISO NUEVAS HABILIDADES Y ACTITUDES 42

El equipo de implantación Recursos Humanos Comité de Implantación Equipo Gestor 12 miembros 2/3 expertos Departamento encargado de los Proyectos Estratégicos e Innovación RRHH SERVICIO DE CONSULTORIA INTERNA de Recursos Humanos Otros departamentos funcionales y Territoriales de RRHH IMPULSA Y DA SOPORTE AL DISEÑO E IMPLANTACIÓN DE PROGRAMAS DE CAMBIO CULTURAL Pe: Nuevos estilos de liderazgo Nuevas formas de trabajo Potenciación del uso de la red al servicio de las personas Motivación- Eficiencia-Compromiso 43

Haciendo cálculos sencillos Tiempo medio de desplazamiento al trabajo (ida y vuelta 1 vez al día)... 1,5 hora En 1 semana... 7,5 horas En 1 mes... 30 horas Si se evita ese desplazamiento el 50%...15 horas mes 11 meses... 55 horas GANANCIA TEÓRICA ANUAL PARA EL TRABAJADOR/A EQUIVALENTE A 7 JORNADAS DE TRABAJO COMPLETAS 44