Manual d ajuda del sistema de gestió de peticions de préstec de lots de la CePSE (CePSELOTS) PREGUNTES MÉS FREQÜENTS Com accedim al programa? L accés al programa es fa a través del web de la CePSE: http://biblioteques.gencat.cat/ca/professionals/cepse/ O directament a l adreça : https://cepselots.cultura.gencat.cat Les biblioteques que formen part del DIBICA (Directori de Biblioteques de Catalunya) accediran amb el mateix codi d usuari i contrasenya amb el qual accedeixen als diferents aplicatius (Sintesi, SIS, ). Per exemple: Usuari: CP003 Contrasenya: l assignada Pel que fa a altres centres i per als usuaris amb perfil Consulta, serà la pròpia CePSE qui els subministrarà un codi d usuari i contrasenya per correu electrònic. A continuació es mostra la pantalla inicial a través de la qual s accedeix al programa: Com canviar la contrasenya? Només poden canviar la seva contrasenya aquells usuaris que no són usuaris de DIBICA. Per canviar-la s ha de fer des de dins de l aplicació amb l opció de menú Canviar contrasenya, que només està habilitada per aquells usuaris donats d alta per la CePSE. 1
Com cercar lots Aneu a Menú Centre--Lots Podeu cercar per autor, títol i paraula clau del lot que busqueu. També es pot filtrar per llengua,( anglès, català, castellà, panjabi..), per tipus (club de lectura, llengües no oficials, los escolars...), per estat (disponible, no disponible, prestat, reservat) També es pot navegar pel directori de lots, podeu ordenar-los alfabèticament per títol, tipus, autor i estat. **Per cercar lots per gèneres (adults, infantils, novel la negra...) utilitzeu el camp de Paraula Clau 2
3
Com consultar la disponibilitat dels lots Aneu a Menú Centre Lots El lots es troben organitzats per caixes, encara que al directori surti com a estat disponible per poder saber la disponibilitat de les caixes del lot heu de clicar en la icona per accedir a la informació del lot: núm. de caixes, núm. d exemplars total, núm. d exemplars per caixa i disponibilitat. Per exemple: escollim el lot A sangre fría clickant a la icona corresponent 4
En aquest pantalla podem veure la informació completa del lot, amb la disponibilitat real dels exemplars i les caixes. Consulta de la disponibilitat en el calendari Podem consular la disponibilitat dels exemplars en el calendari clicant a la icona. S obrirà una pantalla com aquesta : Es mostra un calendari anual en el que es marquen en verd els dies que aquell lot té algun exemplar disponible. En passar el cursor per damunt dels dies de color verd es mostra un text amb el número d exemplars disponibles en aquell dia. S ha de tenir present que els dies que apareixen amb lots disponibles són els dies en els que es permet demanar un inici de préstec, de tal manera que consideren no disponibles els dies necessaris per preparar un lot i enviar-lo. Com consultem les peticions realitzades? Quan accediu al programari, la primera pantalla correspon al llistat de sol licituds. En un primer moment apareixen tan sols les sol licituds amb data posterior a l actual. Si les voleu visualitzar totes (les finalitzades, les que es troben en préstec actualment i les reserves validades o pendents de validació), heu de deixar la caixa de cerca Inici préstec Lot buida i efectuar la cerca. 5
Com fer una sol licitud? Quan us trobeu dins la pantalla de Sol licituds, heu de clicar sobre la pestanya Nova sol licitud, tal i com es mostra a la imatge: Seguidament s obrirà un formulari que haureu d omplir. En primer lloc, heu d incloure la informació del camp Descripció. En aquest camp, s ha de posar el nom de la localitat a la què pertany el centre. Seguidament, haureu de clicar sobre el botó Afegir lot i es desplegarà un nou formulari que s haurà d omplir amb la informació del préstec. El primer camp que haureu d omplir serà el camp Lot, que correspon al títol del lot. A continuació, haureu de posar el nombre d exemplars que vol la biblioteca. Aquest nombre s ha de correspondre exactament amb el nombre d exemplars que hi ha per caixa. Per a determinar-lo, haureu de consultar la disponibilitat dels lots. Per exemple, si un lot és compost per dues caixes de 15 exemplars, només podreu incloure en aquest camp 15 o 30 exemplars, depenent de si voleu reservar una caixa o dues. Seguidament, haureu de modificar la data d Inici préstec que apareix per defecte i posarhi la que desitgeu que el lot li arribi a la vostra biblioteca. La data de retorn s aplicarà automàticament i la podreu modificar fins a un préstec màxim de 3 mesos. 6
Un cop tingueu aquests camps emplenats, cliqueu sobre el botó Desa i la sol licitud quedarà en espera fins que sigui validada per la CePSE. Com anul lar i modificar una sol licitud Només es poden anular les sol licituds que tenen l estat Pendent. Cliqueu a la icona per accedir a la pantalla d informació del lot. Per anul lar-la només heu de clicar al botó. Per consultar o modificar una petició s ha de cercar una sol licitud com s ha vist abans i obrir la fitxa de la sol licitud. Els camps a modificar d una petició varien en funció del rol de l usuari. 7
Rol centre: Mentre l estat de la petició és Pendent els usuaris amb aquest rol poden modificar els següents camps: Núm. Exemplars Inici préstec Fi préstec Com fer una renovació Aneu a Menú Centre Sol licituds Escolliu un registre de la llista resultant de la cerca de sol licituds que estigui en estat Rebuda, clicant a a la icona. Per demanar una renovació heu d omplir el camp Fi pròrroga, per demanar una ampliació de dies de préstec del lot. Només es pot demanar una pròrroga d una mateixa petició. A partir d aquest moment la data de fi préstec passa a ser la data fi pròrroga. No es pot demanar una pròrroga de més de 30 dies. Contacteu amb la CePSE per correu electrònic per tal d actualitzar la pròrroga a Millennium. Com fer una reclamació Un centre peticionari entra una reclamació d una petició quan el lot demanat no ha arribat en la valisa esperada., o falten exemplars. Aquesta reclamació la veu el tècnic de la CePSE quan entra al sistema per poder fer el seguiment del problema. Aneu a Menú Centre Reclamacions. En prémer el botó Nova s obre la fitxa d una incidència en blanc: 8
En el desplegable Petició/Lot hi ha les peticions no finalitzades del centre, escolliu la petició de la qual voleu fer la reclamació. En el desplegable Tipus hi ha els tipus preestablerts de reclamacions: Falten exemplars, Lot no rebut... En el camp Reclamació heu de posar el text on s expressa el motiu de la incidència/reclamació. Un cop introduïdes aquestes dades cliqueu el botó Desa per tal de guardar la reclamació. Com consultar les reclamacions realitzades Aneu a menú centre Reclamacions. En aquesta pantalla podeu cercar les reclamacions fetes pel vostre centre Es permet cercar per els següents camps: Data incidència: Rang de dates dins del qual ha d estar la data de les incidències a cercar. Incidència: el valor que s informa aquí ha d estar contingut en el camp motiu de les incidències a cercar. Inici préstec: rang de dates dins del qual ha d estar la data inici de les peticions de les incidències a cercar. 9
Fi préstec: rang de dates dins del qual ha d estar la data fi de les peticions de les incidències a cercar. Títol Lot: el valor que s informa aquí ha d estar contingut en el camp títol dels lots de la peticions de les incidències a cercar. Tipus: desplegable amb els valors del diccionari tipus de reclamació/incidència. Quan es prem el botó Cerca es mostra la llista de les incidències que compleixen els filtres informats. En la llista resultant la columna Feta per indica si la incidència l ha creat un tècnic de la CePSE o un centre. En seleccionar una de les incidències s obre la fitxa d aquesta Com consultar estadístiques La opció de menú Estadístiques és accessible pels rols tècnic, administrador i consulta. Aquesta opció de menú té les següents opcions: Cada una d aquestes opcions mostra les dades agrupades segons les especificacions requerides i mostren una cerca per poder filtrar el resultat de l estadística per certs camps. Per extreure les dades de l estadística en Excel es prem la opció Alguns exemples: 10
Barcelona, 23 de gener de 2017 11