GUÍA PRÁCTICA DE PLANIFICACIÓN - GPR Ministerio de Salud Pública Dirección Nacional de Cambio de Cultura Organizacional Noviembre 2013
INTRODUCCIÓN La Constitución de la República del Ecuador de 2008 en su Art. 227 establece.- La administración pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación. Así también en el Art. 280 indica.- EI Plan Nacional de Desarrollo es el instrumento al que se sujetarán las políticas, programas y proyectos públicos; la programación y ejecución del presupuesto del Estado; y la inversión y la asignación de los recursos públicos. (..) operativos de las unidades que ejecutan los proyectos y procesos. El Ministerio de Salud Pública, mediante Acuerdo Ministerial Nº 2166 establece la responsabilidad a la Coordinación General de Gestión Estratégica el buen uso de la herramienta y metodología para la gestión de planes estratégicos, planes operativos, proyectos de gasto corriente y procesos. (Art.1) Finalmente, para garantizar el Buen Vivir, uno de los pilares importantes es la planificación vinculada a un servicio de calidad con calidez. La experiencia institucional en GPR permitirá construir y transparentar una gestión por resultados. Sobre la base de la Constitución, la Secretaria Nacional de la Administración Pública emite la Norma Técnica de Implementación y Operación de la Metodología y Herramienta Gobierno por Resultados, la cual rige para todas las Instituciones de la administración pública central, institucional y dependiente de la Función Ejecutiva. El Modelo Gobierno por Resultados posiciona el Plan Nacional del Buen Vivir sobre una jerarquía de planes que establece la construcción de las Agendas Sectoriales, planes estratégicos institucionales y operativizarlo a través de los planes 1
MODELO GOBIERNO POR RESULTADOS PLAN ESTRATÉGICO PLAN OPERATIVO Figura 1 2
Jerarquía de Planes El Modelo Gobierno por Resultados crea dos tipos de planes: Plan Estratégico.- Es un conjunto de objetivos, estrategias, indicadores y riesgos al nivel sectorial institucional, así como el segundo nivel de cada institución (ejemplo: subsecretaría o coordinación general) Plan operativo.- Es un conjunto de objetivos, indicadores, riesgos y portafolio de proyectos y catálogo de procesos al nivel de unidad operativa o dirección. 1 Responsables para la Construcción y Aprobación de Planes Es importante hacer hincapié en la responsabilidad de las Autoridades para la construcción, aprobación y cierre de los planes establecidos para cada nivel como lo establece la Norma Técnica GPR en los Art.14 y 15 para planes estratégicos y Art. 19 y 20 para planes operativos. Cabe indicar el apoyo metodológico y logístico del Monitor GPR para el asesoramiento y filtro de comunicación en la programación establecida por el equipo metodológico de la Dirección Nacional de Cambio de Cultura Organizacional. Figura 2 1 NORMA TÉCNICA GPR - Capítulo II, Art. 6.2011 3
PLAN INSTITUCIONAL GPR Análisis Situacional Insumos a) Matriz de Análisis Situacional b) Herramienta Gobierno por Resultados (FCE9) Definición FODA La elaboración del FODA permite identificar los aspectos internos (Fortalezas y Debilidades) y externos (Oportunidades y Amenazas) de la Unidad. Fortalezas.- Son los aspectos positivos de la Unidad que se debe enfatizar para conseguir una gestión eficiente. Oportunidades.- Son factores favorables para la Unidad que permite obtener ventajas en beneficioso de la Institución. Debilidades.- Son aquellos recursos que se carecen, actividades que no se desarrollan eficientemente y se deben mejorar. Amenazas.- Son situaciones externas que pueden afectar en la gestión de la Unidad y deben considerarse para generar estrategias. Figura 3 4
Definición de Acciones Claves Son aquellas acciones específicas que se identifican durante el proceso de gestión del desempeño y que son necesarias para terminar la planeación, mejorar la ejecución, resolver un asunto o cualquier otra que requiera de ser registrada y dar seguimiento a su progreso. Las acciones clave siempre son relacionadas a la Organización, Proyectos o a Procesos. 2 Definición de Lecciones Aprendidas Resumen específico del aprendizaje obtenido relacionado a cada Factor Critico de Éxito. 3 Cómo hacer el análisis situacional? Para iniciar el desarrollo del análisis situacional se realizará una reunión interna de la Unidad convocada por el Monitor GPR: PARTICIPANTES 1. Autoridad (obligatorio) 2. Coordinadores de Área o Líderes de Mesa (obligatorio) 3. Equipo de trabajo de la unidad (opcional) 4. Equipo metodológico GPR (opcional) DURACIÓN Se recomienda que la duración de la reunión sea en un marco de tiempo de dos horas. INTERROGANTES FODA El moderador de la reunión (Autoridad / Monitor GPR) podrá plantear las siguientes interrogantes como guía: FORTALEZAS: 1. Cuáles son los puntos fuertes de la Unidad para conseguir los objetivos institucionales? 2. Cuáles son las ventajas de la Unidad? OPORTUNIDADES: 1. Qué factores del entorno pueden facilitar para conseguir los objetivos? 2. Qué recursos serán beneficiosos para la Unidad? DEBILIDADES: 1. Qué aspectos deberían mejorar en la Unidad? 2. Qué aspectos se deberían evitar? AMENAZAS: 1. Qué recursos podrían afectar las metas? 2 Guía de Uso de la herramienta operativa GPR, Pag. 37 3 Guía de Uso de la herramienta operativa GPR, Pag. 37 5
REGISTRO MATRIZ ASA-V1-2013 En la Matriz ASA-V1-2013 se registrarán los siguientes datos: 1. Periodo (Mes y Año) 2. Nombre de la Dirección, Subsecretaria o Coordinación, 3. Nombre de los participantes (Nombre y Apellido) 4. Características de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (máximo siete) La evaluación estará en escala del 1 al 3, considerando: 1 - Alto 2 - Medio 3 - Bajo El moderador de la reunión registrará la evaluación por participante en la matriz. ACCIONES CLAVES Las acciones claves se registrarán en la herramienta (FCE9) con el siguiente formato: CAMPO Acción Clave: Evidencia de Éxito: DETALLE ACCIÓN: (Verbo + Alcance en mayúscula) UNIDAD: BENEFICIARIO: INSUMO: PRODUCTOS: (Enlistar los productos/entregables) LECCIONES APRENDIDAS CAMPO Hemos aprendido que: DETALLE PERIODO: Resumen del aprendizaje PROBLEMAS A fin de alcanzar una óptima gestión en la Unidad es importante identificar los problemas organizacionales, tomando en cuenta que son aquellos propios de la Institución, sin confundir con debilidades (internas de la Unidad) y Amenazas ( factor externo). Posterior, al análisis de los problemas el Moderador debe registrar en la Matriz ASA-P-V1-2013 y cada participante en escala del 1 al 3 evaluará su importancia. 1 - Alto 2 - Medio 3 - Bajo 6
Cómo registrarlo en GPR? REGISTRO DEL FODA Y PROBLEMAS: NIVEL ESTRATÉGICO: Subsecretarias y Coordinaciones Generales / Zonales 1. Click en Actualizar Plan; Posterior, en la opción Menú, seleccionar Resumen Organizacional 7
NIVEL OPERATIVO: Direcciones Nacionales, Direcciones Zonales, Direcciones Distritales. 1. En el panel operativo de la Unidad, seleccionar el Factor Crítico de Éxito FCE9 Posterior seleccionar la opción: Resumen Organizacional 8
NIVEL ESTRATÉGICO Y OPERATIVO 2. En la opción: Descripción General registrar la Misión de la Unidad establecida en el Estatuto Orgánico del MSP. 3. En la opción: Resumen de la Situación actual, registrar el FODA levantada en la Matriz (ASA-V1-2013) 4. Finalmente, en la opción Problemas y Riesgos en la Organización registrar los problemas identificados en la Matriz (ASA-P-V1-2013) 9
REGISTRO DE ACCIONES CLAVES: 1. Seleccionar FCE9 Gestión de la Unidad: 2. En la opción Menú seleccionar Acciones Claves 10
3. En los filtros del panel seleccionar Año: 2013, Ver por: Organización 4. Seleccionar Agregar y registrar conforme los lineamientos de formato: 11
REGISTRAR LECCIONES APRENDIDAS 1. Seleccionar FCE9 Gestión de la Unidad: 2. En la opción Menú seleccionar Lecciones Aprendidas 12
3. Registrar el resumen en la opción Hemos aprendido que: 13
14 Guía Práctica de Planificación GPR
MATRIZ EJEMPLO 15
MATRIZ ASA-V1-2013 16
MATRIZ ASA-P-V1-2013 17