Propuesta. Reorganización Administrativa

Transcripción

1 Propuesta Reorganización Administrativa

2 Contenido I. Justificación II. Forma de trabajo III. Alcance IV. Etapas V. Cronograma por etapas VI. Productos entregables

3 I. Justificación Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 47 fracción I y quinto transitorio del Estatuto General Orgánico de la Universidad Autónoma de la Ciudad de México, y considerando: 1. Que los órganos e instancias administrativas de la tendrán la responsabilidad de atender en todo momento las necesidades académicas para el buen funcionamiento y cumplimiento de los fines de la Universidad, de conformidad con el artículo 61 del Estatuto General Orgánico de la. 2. Que la estructura administrativa permanente de la será definida por el Congreso General Universitario y el segundo Consejo Universitario, mediante el mecanismo estipulado en el cuarto transitorio del Estatuto General Orgánico de la. 3. Que con el propósito de garantizar el cumplimiento de las funciones de la Universidad sobre la base de la estructura de gobierno vigente, la Rectoría presentará al Consejo, en un plazo no mayor a seis meses después de haber tomado posesión, una propuesta de reorganización a la estructura administrativa actual, de conformidad con el quinto transitorio del Estatuto General Orgánico de la.

4 I. Justificación 4. Que la propuesta de reorganización administrativa (RA), a que se refiere el considerando anterior, debe contemplar mecanismos de participación del sector administrativo en sus fases diagnóstica, de análisis, de diseño e implementación de propuestas y evaluación. 5. Que la propuesta de reorganización administrativa a que se refiere el considerando tercero, definirá la redistribución, descentralización y desconcentración de atribuciones de las áreas generales, de apoyo académico, administrativo y de servicios para ponerlas al servicio de los consejos de plantel.

5 ...Justificación Además, la RA es necesaria para desarrollar los sistemas de Evaluación y Seguimiento de Procesos (EGO, Art.46, VI), de Información de la Gestión Administrativa y del Trabajo Académico (EGO, Art.46, VII)] y de Seguimiento y Control del Presupuesto (EGO, Arts. 125 y 126). En particular, mediante la RA mencionada se coadyuvará al aseguramiento de la calidad y al reconocimiento social de que en la institución se realizan los programas, proyectos y actividades, debidamente sustentados en criterios y procedimientos eficientes.

6 II. Forma de Trabajo Integración de un comité responsable del proyecto de Reorganización Administrativa de la Universidad.

7 III. Alcance Reorganización Administrativa orientada a la redistribución, descentralización y desconcentración de las funciones de las áreas generales, de apoyo académico, administrativo y de servicios a los planteles La operación de una institución se define a partir de sus procesos, los cuales a su vez, determinan las funciones. Por esto, la RA toma como base los procesos más críticos en la situación actual: Titulación Certificación Planeación Académica Servicios Bibliotecarios Recursos Humanos Recursos Materiales Planeación y Desarrollo Institucional Control y Evaluación Programática Presupuestal Transparencia y Rendición de Cuentas

8 ...Alcance Estos procesos deben redefinirse, replantearse y, eventualmente, rediseñarse para hacer más eficiente su funcionamiento. La RA se realizará apegándose a la normatividad y a la estructura organizacional vigente. Esto implica que no se crearán ni se suprimirán áreas. Para cada proceso se establecerán objetivos, requisitos y controles para asegurar su cumplimiento, así como los manuales de procedimientos correspondientes

9 ...Alcance Propuesta de estructura académica y administrativa que se presentará al Congreso General Universitario Con el propósito de aportar elementos concretos para su discusión y análisis en el Congreso General Universitario, se generará una propuesta, debidamente consensuada, de reestructuración académica y administrativa, tomando como base la experiencia de las coordinaciones de colegios y planteles, órganos colegiados y demás coordinaciones de la Universidad, así como la evaluación de los resultados de la Reorganización Administrativa.

10 IV. Etapas de la RA 1. Realizar un Diagnostico Situacional Integrar el Comité de Trabajo con personal de las áreas involucradas Identificar las fortalezas y debilidades de los procesos y establecer un plan de trabajo para cada uno de éstos Sensibilizar a los integrantes de las áreas involucradas 2. Capacitar al Comité de Trabajo Sobre la planificación de procesos y la metodología que se utilizará para la definición y control de los mismos 3. Generar la Matriz de Responsabilidades Tabla de responsabilidades por área y proceso, definiendo responsabilidades temáticas para cada una de las personas involucradas en el mismo 4. Especificar los resultados esperados por proceso El Comité de Trabajo define los objetivos esperados en cada proceso con sus mapeos de interacciones

11 ...Etapas de la RA 5. Documentar Definición del método de documentación utilizando guías prediseñadas 6. Visitas operativas de documentación Revisión detallada de la documentación generada y de la especificación de cada proceso Elaboración del Manual de Procedimientos de los procesos Análisis de la relación entre los controles y los objetivos de cada proceso 7. Taller de solución de problemas y mejora continua Utilización de las técnicas de solución de problemas y mejora continua. Participan el Comité de Trabajo y responsables por proceso de las áreas involucradas 8. Pruebas piloto de la documentación y capacitación Pruebas piloto de la documentación de los procesos y capacitación del personal involucrado o relacionado con los mismos, que no haya participado en la labor de documentación.

12 ...Etapas de la RA 9. Evaluación interna Se realiza la primera evaluación interna a los procesos reestructurados y a la aplicación e implementación de su documentación 10. Análisis de resultados Se analizan los resultados de la evaluación interna para identificar las oportunidades de mejora y se canalizan a las instancias responsables 11. Discusión y aprobación de la propuesta Se presenta la propuesta al Consejo Universitario para su discusión y aprobación de acuerdo al Quinto Transitorio del EGO 12. Implementación de la Reorganización Administrativa Una vez aprobada, se difunden ampliamente los resultados y se pone en marcha

13 ETAPAS 1, 2, 3 Y 4: 30 días DISEÑO DE LA REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA V. Cronograma por Etapas Inicia el 14 de julio ETAPAS 5 Y 6: 45 días DOCUMENTACIÓN ETAPAS 7 Y 8: 7 días PRUEBAS Y CAPACITACIÓN ETAPAS 9 Y 10: 45 días Concluye el 31 de octubre VERIFICACIÓN Y MEJORA

14 VI. Productos Entregables 1. Propuesta de Reorganización Administrativa, para dar cumplimiento al artículo Quinto Transitorio del EGO 2. Propuesta de una estructura académica y una administrativa que se presentará al Congreso General Universitario, en los términos del artículo Cuarto Transitorio del EGO