COORDINACIÓN DE PRENSA Y COMUNICACIONES

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1 ELABORÓ: REPRESENTANTE DEL SGC VISADO: COMITÉ INTERNO DE LA CALIDAD CONTENIDO Pág. Introducción Propósito Alcance Exclusiones Política de calidad Objetivos generales de calidad Organigrama Responsabilidades 5 8. Documentos de referencia y/o aplicables Políticas Interacción de los procesos Procedimientos establecidos en la CPyC.. 7 Autorización Firma Fecha ENERO 2013 MC-SGC de enero de de 7

2 INTRODUCCIÓN En mayo del 2004 fue cuando se inició con la documentación de la organización de la Oficina de Comunicación Social. En ese mismo año se impartieron ocho cursos de Sensibilización para la Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad con una duración de 6 horas cada uno de ellos para que el personal que llevaba a cabo actividades conociera las generalidades de la norma ISO 9001:2000 y eso propiciara su participación en la identificación y mejora de los procesos operativos de la oficina; sin embargo, bajo este esquema no se pudo continuar trabajando con esta metodología por la creación de la nueva estructura de la Dirección General de Medios a partir del 1ro de enero de 2005, con la cual el proyecto tuvo un receso por la redefinición de funciones y asignación de recursos presupuestales, para continuar con este proyecto. Fue hasta septiembre de 2005, que con la firma consultora CGI, se tuvo que replantear y retomar el proyecto de implantación del Sistema de gestión de calidad en la Coordinación de Prensa y Comunicaciones (CPyC) ver cuadro; con este planteamiento rediseñado, en la etapa 2 se definieron objetivos, indicadores y procesos. Cuadro 1.0 ETAPA I Septiembre ETAPA II Septiembre/Octubre ETAPA III Noviembre/Diciembre ETAPA IV Diciembre/Enero ETAPA V (Seis semanas) ETAPA VI (Una semana) REDEFINIR EL PROYECTO CAPACITACIÓN DEFINICIÓN DE INDICADORES MAPEO DE PROCESOS DESARROLLO DE DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS DE OPERACIÓN IMPLEMENTACIÓN Y VALIDACIÓN OPERATIVA MEDICIÓN POR AUDITORÍAS Etapas concluidas Etapas con avances En mayo del 2006 se llevó a cabo la primera auditoría interna con apoyo de la firma consultora CGI y a partir de la primera semana del mes de junio, se ha trabajado con las no conformidades, observaciones y recomendaciones detectadas antes de recibir la visita de AQSR (Organismo elegido para certificar los procesos de la CPyC, por su experiencia y conocimiento de la operación de la UdeG). AQSR el 12 y 13 de junio llevó a cabo la revisión documental y la pre auditoria respectivamente, cabe señalar, que las observaciones que hizo AQSR en su primera visita fueron de gran utilidad para eficientar el SGC implantado y para incluir a nuestros usuarios y proveedores para que la CPyC pueda llevar a cabo sus funciones. MC-SGC de enero de de 7

3 En julio de 2009 se llevó a cabo la re-certificación de los procesos bajo los estándares de la Norma ISO 9001:2008 En septiembre de 2011 se llevó a cabo una reestructuración de los procesos y funciones de la dirección con lo cual reconfigura el macroproceso y el SGC en sus elementos claves. Los procesos quedan: En enero de 2013 el Consejo General Universitario oficializó, por medio del Dictamen número IV/2012/392, la adscripción a la Operadora del Sistema universitario de Radio y Televisión, en donde se oficializa el nombre de Coordinación de Prensa y Comunicaciones adscrita a la Coordinación General de Comunicación Social. Los procesos se mantienen con la misma estructura: ESTRUCTURA INTERNA Prensa Enlace Red Monitoreo y Análisis de Medios (MAM) Apoyo Administrativo Calidad MC-SGC de enero de de 7

4 1. PROPÓSITO Especificar las características generales del Sistema de Gestión de la Calidad implantado en la Coordinación de Prensa y Comunicaciones de la Universidad de Guadalajara. 2. ALCANCE Planeación, atención y seguimiento a los productos y servicios para dar a conocer el quehacer universitario al interior y exterior de la Universidad de Guadalajara. 3. EXCLUSIONES Por las características de los productos y servicios que se generan en la Coordinación de Prensa y Comunicaciones, se excluyen algunos de los puntos requeridos de la norma ISO 9001:2008. Requisito 7.3 Diseño y desarrollo 7.6 Dispositivos de seguimiento y medición Justificación Por la naturaleza de los productos y servicios que se ofrecen en la CPyC, no se realiza el diseño y desarrollo, está sujeto a la normatividad institucional que fija las directrices de nuestros servicios. No se requieren dispositivos de seguimiento y medición para proporcionar evidencia de la conformidad de los productos y servicios con los requisitos. 4. POLÍTICA DE CALIDAD El compromiso del personal que conforma la Coordinación de Prensa y Comunicaciones es cumplir con la normatividad universitaria vigente, y satisfacer las necesidades de información de los usuarios internos y externos; a través de resultados medibles y evaluables que generen acciones hacia la mejora continua de cada uno los productos y/o servicios que ofrece. Lo anterior sustentado en su sistema de gestión de calidad. 5. OBJETIVOS GENERALES DE CALIDAD Aumentar el nivel de satisfacción de los usuarios de la CPyC. Difundir del quehacer universitario de manera veraz y oportuna a la comunidad universitaria y a la sociedad en general. MC-SGC de enero de de 7

5 6. ORGANIGRAMA 7. RESPONSABILIDADES Coordinador de Prensa y Comunicaciones Autorizar y proponer las responsabilidades y autoridades del personal de la dependencia y optimizar los canales de comunicación para fortalecer el trabajo en equipo y tomar decisiones de manera concensuada con los directamente involucrados. Jefes de área Validar los procesos, productos y/o servicios bajo su cargo, y proponer mecanismos que promuevan la eficacia y eficiencia en la obtención de sus resultados en sus áreas de trabajo (Mediante, proyectos de mejora, acciones correctivas y acciones preventivas). Representante del SGC Elaborar, diseñar y proponer las estrategias necesarias para que en el sistema de gestión de la calidad se establezca, implemente y mantenga. Apoyar al Coordinador en la promoción del enfoque al cliente en la Coordinación de Prensa y Comunicaciones a partir de considerar los requisitos del usuario interno y externo en las actividades que se llevan a cabo en la dependencia; e informar al Coordinador el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora. Personal de la CPyC Tener la capacidad para llevar a cabo sus actividades, conocer su importancia y cómo éstas contribuyen al logro de los objetivos de la calidad. MC-SGC de enero de de 7

6 7.1 PROPIEDAD DEL CLIENTE La Coordinación de Prensa y Comunicaciones tiene como obligación identificar, cuidar y preservar los bienes propiedad de sus usuarios, incluyendo propiedad intelectual y datos personales, que se tengan bajo responsabilidad de esta dependencia como parte de los insumos necesarios para el desarrollo de los productos y servicios de la CPyC. Lo cual se establece en el documento DO-DIR Propiedad del cliente 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y/O APLICABLES Dictamen de modificación de la denominación de la Coordinación General de Comunicación Social No. IV/2012/392, artículo 22A, artículo 22B, Artículos transitorios; primero y tercero. Dictamen de Creación de la Dirección General de Medios No. II/2004/375, artículo 22H, fracciones I-VII. Norma ISO 9001:2008 Sistema de gestión de la calidad, Requisitos. Estatuto General. Manual de Organización de la CPyC. Catálogo de perfiles de puesto. Catálogo de productos y/o servicios. 9. POLÍTICAS Cumplir con la normatividad institucional establecida y con los requisitos de la norma ISO 9001:2008 e identificar las oportunidades de mejora que permitan la eficacia y eficiencia del SGC implantado. Atender las especificaciones de productos y servicios así como los requisitos de los usuarios internos y externos de la CPyC. Atender las funciones y atribuciones establecidas para cada área de la CPyC en el Manual de Organización. 10. INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS MC-SGC de enero de de 7

7 11. Procedimientos establecidos en la CPyC. Todos los procedimientos establecidos en la Coordinación de Prensa y Comunicaciones así como la documentación del SGC pueden ser consultados: MC-SGC de enero de de 7