TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DEFINICIONES... 3 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 3 5. DESCRIPCION... 3 6. ANEXOS... 16 7. CONTROL DE ACTUALIZACIONES... 17
1. OBJETIVO El Estándar de Contratación y Compras de Ocensa tiene como objetivo fijar los principios que, por mandato legal, rigen las contrataciones y compras realizadas por la Compañía; así como establecer lineamientos generales aplicables a los mismos. 2. ALCANCE Determinar los lineamientos que regulan los procesos de contratación de servicios y compras de bienes de Ocensa, en adelante los Procesos de Contratación, los cuales se encuentran en todo caso, supeditados a las leyes colombianas, a los principios rectores establecidos en la Constitución, así como al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previstos en esta última y en la ley. Del mismo modo, los Procesos de Contratación están sujetos a los principios y políticas internos de Ocensa, en cuanto no contraríen las disposiciones legales y constitucionales aplicables. No se encuentran supeditados al cumplimiento del presente estándar: (i) la selección y celebración de contratos de trabajo, (ii) adquisición de servicios para beneficios o compensación de empleados, (iii) convenios con juntas de acción comunal, (iv) convenios con universidades para asignación de estudiantes en práctica, y (v) convenios que se celebren con entidades de derecho público. 3. DEFINICIONES N/A 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A 5. DESCRIPCIÓN 5.1 CONSIDERACIONES GENERALES Para OLEODUCTO CENTRAL S.A. (en adelante Ocensa o La Compañía ) la contratación reviste una importancia fundamental para el cumplimiento de sus objetivos corporativos, entendiendo que es un medio determinante para la interacción con terceros, dentro de un marco que ha de propender por el mutuo beneficio de las partes involucradas y el cual estará, en todo caso, condicionado a la observancia de la Constitución, la Ley, y al Estándar de Contratación y Compras de Ocensa. Éste documento corresponde al Estándar o Manual de Contratación y Compras
5.2 REGIMEN APLICABLE De conformidad con lo señalado en el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011, los contratos celebrados por Ocensa están exceptuados del régimen de contratación de la Ley 80 de 1993 y, por consiguiente, se rigen por las disposiciones legales y reglamentarias que le son aplicables y, en lo no regulado, por las normas privadas previstas en la legislación civil y mercantil. 5.3 PRINCIPIOS DE CONTRATACIÓN En todos los Procesos de Contratación se aplicarán los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal establecidos en la Constitución y en la Ley, a saber: a. TRANSPARENCIA: Deberán estar orientados a soportar su evaluación, observación y vigilancia. b. ECONOMIA: Se adelantarán de la manera más eficiente posible, propendiendo porque en la selección de las ofertas la relación costo-beneficio (ya sea éste estratégico y/o económico y/o técnico y/u operacional o de otra índole) sea la más conveniente y adecuada a los intereses, necesidades y/o circunstancias de tiempo, modo y lugar de la Compañía. c. MORALIDAD: Se adelantarán en interés exclusivo de la Compañía, procurando obtener el mayor beneficio posible para ésta. d. CELERIDAD: Se desarrollarán en tiempos razonables, para satisfacer oportunamente las necesidades de la Compañía. e. IMPARCIALIDAD: Se evaluarán las ofertas de manera objetiva, dando aplicación al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la Constitución Política y en la Ley. f. EFICACIA: Se tomarán las medidas necesarias que permitan el logro de los objetivos buscados a través de cada proceso. g. VALORACIÓN DE COSTOS AMBIENTALES: en el diseño y ejecución de todo contrato debe incluir en las variables el costo ambiental de las alternativas a disposición. h. PUBLICIDAD: Se garantizará a los oferentes la oportunidad de conocer la información relevante del proceso a través de comunicaciones escritas o electrónicas, en igualdad de condiciones. i. BUENA FE: Deberán ceñirse a los postulados de la buena fe.
j. IGUALDAD: Se adelantarán sin discriminación alguna, dando idéntico tratamiento a todos los oferentes y asegurando que en ningún caso consideraciones de índole personal guíen o influyan la toma de decisiones. 5.4 PREMISAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN Adicionalmente en los Procesos de Contratación se tendrán en cuenta las siguientes premisas: LEGALIDAD: Se cumplirán las leyes y normas que les sean aplicables. PLANEACIÓN: Se desarrollarán dentro de un marco de diligencia, previsión y planeación, buscando asegurar la operación y funcionamiento de Ocensa. EVALUACIÓN Y CONTROL DE RIESGOS: Se evaluarán los posibles riesgos asociados a su desarrollo, de forma tal que se adopten las medidas necesarias para mitigarlos o trasladarlos, cuando ello sea posible. DESARROLLO LOCAL: Se preferirá la oferta local, siempre y cuando se ajuste a las condiciones técnicas, de calidad y oportunidad requeridas y resulte competitiva en términos de precio. 5.5 RESPONSABILIDAD EN LA CONTRATACIÓN Quienes participen en el desarrollo de Procesos de Contratación serán responsables, según el caso, por el cumplimiento, verificación y/o aseguramiento de todas las normas, lineamientos y principios establecidos por la Compañía y contemplados en la Constitución y demás normas aplicables. Quienes ejerzan actividades de administración o supervisión de contratos velarán por el cumplimiento del contrato y sus actuaciones estarán encaminadas a proteger y salvaguardar los intereses de la Compañía y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. 5.6 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES De conformidad con la Constitución y la Ley, no podrán participar en Procesos de Contratación ni celebrar contratos con Ocensa, entre otros: a. Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución Política y las leyes; b. Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados, estarán inhabilitados para contratar con Ocensa por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ocurrencia
del hecho de la participación en la licitación o concurso, o de la de celebración del contrato; c. Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad estarán inhabilitados para contratar con Ocensa durante cinco (5) años contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad; d. Quienes por sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución, estarán inhabilitados para contratar con Ocensa por un término de cinco (5) años contado a partir de la fecha de ejecutoria de la sentencia que impuso la pena; e. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato adjudicado estarán inhabilitados para contratar con Ocensa por un término de cinco (5) años contado a partir de la de expiración del plazo para su firma; f. Los servidores públicos; g. Quien haya sido declarado responsable fiscalmente será inhábil para contratar durante los cinco (5) años siguientes a la ejecutoria del fallo correspondiente. Esta inhabilidad cesará cuando la Contraloría competente declare haber recibido el pago o, si este no fuere procedente, cuando la Contraloría General de la República excluya al responsable del boletín de responsables fiscales. h. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para un mismo proceso de contratación; i. Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma licitación o concurso, para un mismo proceso de contratación; j. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad por parte de una entidad estatal, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria, estarán inhabilitados para contratar con Ocensa durante cinco (5) años contados a partir de la fecha del acto que dispuso la destitución; k. Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos contra la administración pública cuya pena sea privativa de la libertad o que afecten el patrimonio del estado o quienes hayan sido condenados por delitos relacionados con la pertenencia, promoción o financiación de grupos ilegales,
delitos de lesa humanidad, narcotráfico en Colombia o en el exterior, o soborno transnacional con excepción de delitos culposos. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, a sus matrices y a sus subordinadas con excepción de las sociedades anónimas abiertas. La inhabilidad se extenderá por un términos de veinte (20) años; l. Los interventores que incumplan el deber de entregar información relacionada con: (i) el incumplimiento del contrato, (ii) hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificadas como conductas punibles y/o (iii) que puedan poner o pongan en peligro el cumplimiento del contrato, estarán inhabilitados para contratar con Ocensa por 5 años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. m. Las personas que hayan financiado campañas políticas a la Presidencia de la República, a las gobernaciones o a las Alcaldías con aportes superiores al dos punto cinco por ciento (2,5%) de las sumas máximas a invertir por los candidatos en las campañas electorales en cada circunscripción electoral, estarán inhabilitadas para contratar por todo el período para el cual el candidato fue elegido. Esta causal también operará para las personas que se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil de la persona que ha financiado la campaña política. Esta inhabilidad comprenderá también a las sociedades existentes o que llegaren a constituirse distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios hayan financiado directamente o por interpuesta persona campañas políticas a la Presidencia de la república, a las gobernaciones y las alcaldías. La inhabilidad contemplada en esta norma no se aplicará respecto de los contratos de prestación de servicios profesionales. n. Quienes fueron miembros de la junta directiva o funcionarios de Ocensa. Esta incompatibilidad solo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor o ejecutivo y se extiende por el término de un (1) año, contado a partir de la fecha del retiro; o. Los ex empleados públicos que hayan ejercido cargos en el nivel directivo en entidades del Estado y las sociedades en las cuales estos hagan parte o estén vinculados a cualquier título, no podrán contratar directa o indirectamente con Ocensa durante los dos (2) años siguientes al retiro del ejercicio del cargo público, cuando el objeto que desarrollen tenga relación con el sector al cual prestaron sus servicios. Esta incompatibilidad también operará para las personas que se encuentren dentro del primer grado de consanguinidad, primero de afinidad, o primero civil del ex empleado público.
p. Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los empleados de niveles directivo, asesor, ejecutivo o con los miembros de la junta o con las personas que ejerzan control interno o fiscal de Ocensa. q. El cónyuge, compañero o compañera permanente de los funcionarios de Ocensa en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o de un miembro de la junta directiva, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal; r. Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el funcionario de Ocensa en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta directiva, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo; s. Los miembros de la junta directiva de Ocensa y los miembros de las juntas y consejos directivos de las demás entidades del sector administrativo al que Ocensa esté adscrita o vinculada. t. Los contratistas a los que: Les hayan impuesto 5 o más multas durante la ejecución de uno o varios contratos, durante una misma vigencia fiscal con una o varias entidades estatales. Hayan sido objeto de declaratorias de incumplimiento contractual en por los menos dos (2) contratos durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales; Les hayan impuesto 2 o más multas y 1 incumplimiento durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales. Se encuentran inhabilitados para contratar por un término de 3 años, contados a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento en el Registro Único de Proponentes. Esta inhabilidad se extiende a: (i) los socios de las sociedades de personas a las cuales se haya declarado esta inhabilidad, (ii) las sociedades de personas de las que los socios de la sociedad inhabilitada hagan parte, con posterioridad a la configuración de la inhabilidad. u. Quien haya celebrado un contrato de obra o de concesión con Ocensa, no podrá celebrar contratos de interventoría durante el término de ejecución del contrato de obra y hasta su liquidación. Esta inhabilidad se extiende a: (i) los socios de la sociedad contratista (excepto en las sociedades anónimas abiertas) y (ii) el cónyuge, compañero o compañera permanente, parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, en caso de personas naturales.
v. Los ex empleados de Ocensa no podrán prestar directamente, o por interpuesta persona, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo que desempeñaron, hasta por el término de 2 años después del retiro del cargo. Esta prohibición será indefinida en el tiempo respecto de los asuntos concretos de los cuales el ex empleado conoció en ejercicio de sus funciones. Se entiende por asuntos concretos de los cuales conoció en ejercicio de sus funciones aquellos de carácter particular y concreto que fueron objeto de decisión durante el ejercicio de sus funciones y de los cuales existe sujetos claramente determinados. w. Los ex funcionarios públicos que estuvieron vinculados a una entidad, corporación u organismo que ejerciere inspección, control o regulación a Ocensa, no podrán prestar, a título personal o por interpuesta persona, servicios de asistencia, representación o asesoría por un término de de 2 años después del retiro del cargo. Esta prohibición será indefinida en el tiempo respecto de los asuntos concretos de los cuales el ex servidor conoció en ejercicio de sus funciones. Se entiende por asuntos concretos de los cuales conoció en ejercicio de sus funciones aquellos de carácter particular y concreto que fueron objeto de decisión durante el ejercicio de sus funciones y de los cuales existe sujetos claramente determinados. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de Ocensa o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de un proceso de contratación, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso y a los derechos surgidos del mismo. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero, previa autorización escrita de Ocensa. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal. A este numeral deben entenderse incorporadas todas las demás inhabilidades e incompatibilidades que estén establecidas o lleguen a establecerse por la Constitución o la Ley. 5.7 MODALIDADES DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN a. Procesos Competitivos Por regla general los procesos de contratación de Ocensa serán competitivos, siempre que las condiciones de mercado, el servicio a proveer, el presupuesto y la oportunidad en
que se requiera, lo hagan posible. Para que se constituya un proceso competitivo se entiende que debe tener un número plural de invitados. El pliego de condiciones establecerá como mínimo las condiciones generales para participación en el proceso de contratación, la forma de presentación de las ofertas y las condiciones contractuales que regirán la relación, en igualdad de condiciones para todos los proponentes. Una vez presentada la oferta no podrá ser alterada, modificada o adicionada. Sólo se permite realizar precisiones, aclaraciones o complementaciones que se requieran por parte de la Compañía para su comprensión y/o evaluación. b. Contrataciones directas Los Procesos de Contratación directa se podrán llevar a cabo, previa aprobación del nivel requerido y especialmente en los siguientes casos: Por emergencia Procesos de Contratación de Menor cuantía Servicios profesionales y de apoyo a la gestión Desarrollo de actividades científicas y tecnológicas Arrendamiento o adquisición de inmuebles Convenios o contratos suscritos con entidades públicas Contratos de adhesión Contratos o servicios Bancarios Convenios o contratos celebrados con persona natural o jurídica determinada, bien sea por la especialidad del objeto del contrato, las calidades requeridas por la Compañía o la experiencia específica en el objeto del contrato. Adquisición de licencias, cesión de derechos de autor o de propiedad industrial y todos los contratos que requieran ser ejecutados por el titular de dichos derechos Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado Cuando se trate de bienes o servicios de los cuales únicamente un oferente sea ejecutor autorizado, representante exclusivo o garante de su funcionamiento Convenios o contratos de servicios con personas jurídicas pertenecientes al grupo empresarial de Ecopetrol o al sector de hidrocarburos cuando representen una sinergia o beneficio, bien sea operacional, técnico, tecnológico, operativo o económico. Por negociación directa luego de la declaratoria de desierto de un proceso competitivo, siempre y cuando se garantice el cumplimiento de los principios establecidos en el presente reglamento. Contrataciones de servicios públicos. Las contrataciones directas deben estar soportadas con un documento en el que se indique como mínimo la determinación del objeto contractual, la justificación de contratación directa y el presupuesto de la misma, salvo para las contrataciones realizadas con ocasión de una emergencia. c. Contrataciones por Emergencia
Existe una emergencia cuando: (i) Sea inmediata la necesidad de obtener servicios, realizar obras o adquirir bienes, con el fin de evitar una eventual suspensión de la operación del oleoducto, por cualquier causa, (ii) sea necesario obtener servicios, realizar obras o adquirir bienes para restablecer la Operación del Oleoducto, una vez suspendida abruptamente por cualquier causa, (iii) se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción establecidos en la Constitución, (iv) se requiera conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas, y, (v) en general, cuando se trate de situaciones que eventualmente puedan poner en riesgo la vida de las personas, el medio ambiente o los bienes de la Compañía. La emergencia será declarada por cualquiera de los gerentes de la Compañía o por el Business Support Team (BST), dejando constancia de la causal invocada y los sustentos de hecho para su declaratoria. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la emergencia, se podrán destinar los recursos que se requieran y posteriormente obtener las aprobaciones necesarias. Una vez declarada la emergencia, el Gerente que realice obras, contrataciones o compras bajo dicha circunstancia, debe informar las contrataciones realizadas al nivel requerido. Una vez superada la Emergencia se deberá asegurar que los Procesos de Contratación adelantados queden debidamente documentados. 5.8 CLASIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS POR SU CUANTÍA 5.8.1 Procesos de Contratación de mínima cuantía Son contrataciones de mínima cuantía las que no excedan el valor de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes para el momento de su celebración, y las compras de bienes y materiales que no exceden el valor equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Estos Procesos de Contratación se perfeccionan con un acuerdo, verbal o escrito, y su formalización se dará con el visto bueno del aprobador del gasto sobre la factura remitida por parte del contratista o proveedor en la que se describan el objeto y valor del bien o servicio contratado. Las compras de mínima cuantía no requieren requisición. Estos Procesos de Contratación son manejados de manera autónoma por las áreas usuarias que requieren el bien o el servicio. 5.8.2 Procesos de Contratación de menor cuantía Son contratos de menor cuantía aquellos cuyo valor oscila entre diez (10) y ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes para el momento de la celebración del contrato..
Son compras de menor cuantía la adquisición de bienes y materiales cuyo valor oscila entre dos (2) y veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Las compras de menor cuantía requieren de una orden de compra suscrita por el nivel aprobador. Estos Procesos de Contratación son adelantados por las áreas usuarias que requieren el bien o el servicio y se denominan contrataciones delegadas. 5.8.3 Procesos de Contratación de mayor cuantía Son contratos de mayor cuantía los que excedan los ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Son compras de mayor cuantía aquellas cuya adquisición de bienes y materiales excede el valor equivalente a veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Las compras de mayor cuantía requieren de una orden de compra suscrita por el nivel aprobador. La etapa precontractual de estos procesos será realizada por el área de Logística de Suministros y se denominan contrataciones no delegadas. 5.9 CLASIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS POR SU NATURALEZA Y RIESGO 5.9.1 Procesos de Compra en el Exterior El área de Compras de Logística de Suministros es la única encargada de adelantar procesos de adquisición de bienes y materiales fuera del territorio aduanero nacional y quien puede adjudicar o emitir Ordenes de compra para estos procesos. De la misma manera es responsable de la importación y exportación de bienes y de la emisión de los correspondientes reportes, sin excepción del monto o medio de adquisición. Estos procesos requieren de una orden de compra suscrita por el nivel aprobador. El área de Compras es responsable por el cumplimiento de la normatividad aduanera y el área Financiera por el cumplimiento de la normatividad cambiaria vigente. 5.9.2 Procesos de Contratación de servicios / actividades especiales Los Procesos de Contratación que se indican a continuación requerirán de una intervención del área identificada, antes de su desarrollo: a. Telecomunicaciones: Todos los procesos de contratación que (i) tengan por objeto la adquisición de Hardware y/o software, (ii) la contratación de equipos, suministros o servicios asociados con Hardware y/o Sofware, (iii) los servicios de Soporte Técnico y de Telecomunicaciones y (iv) el desarrollo de aplicaciones de informática. b. Auditoría Interna: Todos los Procesos de Contratación para los servicios de auditoría y cumplimiento.
c. Legal: Todos los Procesos de Contratación relacionados con consultorías y asesorías en cualquier rama del derecho. d. Finanzas: Consultorías o asesorías relacionadas con temas financieros, contables o tributarios. 5.9.3 Procesos de Contratación en los que se otorgue anticipo En el evento de pactarse anticipo, este se destinará exclusivamente al pago de bienes y/o servicios que se requieran para el cumplimiento del contrato. El anticipo se imputa al pago conforme se acuerde dentro del contrato, con un plan de manejo e inversión acordado entre las partes. Cualquier contrato en el que se establezca un anticipo debe contemplar la exigencia de una póliza de buen manejo e inversión del anticipo, equivalente al cien por ciento (100%) del valor del mismo. En caso de requerirse un anticipo superior al 30% del valor del respectivo contrato, este deberá contar con la aprobación del Gerente Financiero, previa justificación escrita del usuario. Para los contratos de obra de mayor cuantía será obligatorio exigir al contratista la constitución de una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista. 5.10 CLASIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS POR SU NIVEL DE APROBACIÓN Todos los Procesos de Contratación deben ser desarrollados contando con las aprobaciones previas requeridas, como se indica: De Junta Directiva: a. Aquellos contratos, compras y acuerdos cuya cuantía exceda cinco millones de dólares de los Estados Unidos de América (USD$5.000.000), liquidados a pesos a la Tasa Representativa del Mercado (TRM) vigente a la fecha de suscripción del respectivo contrato cuyo gasto se encuentre incluido dentro del presupuesto anual de operación de Ocensa aprobado por Junta Directiva y que no se encuentren enmarcados dentro de los numerales siguientes. b. Aquellos contratos, compras y acuerdos cuya cuantía exceda de doscientos cincuenta mil dólares de los Estados Unidos de América (USD$250.000) o
su equivalente en pesos, cuyo gasto no esté incluido en el presupuesto anual de operación aprobado por Junta Directiva. c. Los acuerdos, contratos y compras que vinculen a Ocensa con sus accionistas o con afiliados de los mismos, cuya cuantía exceda la suma de cien mil dólares de los Estados Unidos de América (USD$100.000), liquidados a pesos a la Tasa Representativa del Mercado (TRM) vigente a la fecha de suscripción del respectivo contrato o su equivalente en pesos colombianos. d. Los actos, contratos y acuerdos relacionados con la venta u otra disposición de activos de la Compañía que, en conjunto o individualmente, excedan la suma de un millón de dólares de los Estados Unidos de América (USD$1.000.000), liquidados a pesos a la Tasa Representativa del Mercado (TRM) vigente a la fecha de suscripción del respectivo contrato o su equivalente en pesos colombianos. e. Los actos, contratos y acuerdos de prenda y otros gravámenes y arriendo de activos o propiedades de la Compañía en cuantía superior a un millón de dólares de los Estados Unidos de América (USD$1.000.000), liquidados a pesos a la Tasa Representativa del Mercado (TRM) vigente a la fecha de suscripción del respectivo contrato o su equivalente en pesos colombianos. f. Los actos, contratos y acuerdos para la obtención de recursos de crédito, siempre que sean pactados a un plazo superior de un año o cuando su cuantía sea superior a un millón de dólares de los Estados Unidos de América (USD$1.000.000), liquidados a pesos a la Tasa Representativa del Mercado (TRM) vigente a la fecha de suscripción del respectivo contrato o su equivalente en pesos colombianos. Del Comité de Operaciones Aquellos contratos, compras y acuerdos de carácter técnico y/o relacionados con la operación y mantenimiento del oleoducto con cuantía superior a un millón de dólares de los Estados Unidos de América (USD$1.000.000), liquidados a pesos a la Tasa Representativa del Mercado (TRM) vigente a la fecha de suscripción del respectivo contrato, cuyo gasto se encuentre incluido dentro del presupuesto anual de operación de Ocensa aprobado por Junta Directiva. Del Comité de Contratos: Aquellos contratos cuyo monto sea igual o superior a doscientos cincuenta mil dólares (USD$250.000) e inferior a la suma de cinco millones de dólares (USD$5.000.000) de los Estados Unidos de América, liquidados a pesos la Tasa Representativa del Mercado (TRM) vigente a la fecha de suscripción del respectivo contrato, siempre y cuando no sean competencia del Comité de Operaciones.
El Comité de Contratos deberá estar informado y deberá avalar previamente los contratos que deben ser aprobados por el Comité de Operaciones y por la Junta Directiva de Ocensa. De Gerente General: El Gerente General de Ocensa y sus representantes legales suplentes, podrán suscribir todos los contratos, previa obtención de las autorizaciones que correspondan de conformidad con los estatutos y lo dispuesto en este Estándar, cuando a ello hubiere lugar. De Gerente de área: Aquellos contratos cuyo valor resulta inferior a la suma de quinientos veinte (520) salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la suscripción del contrato para cualquier gerencia, salvo para la Gerencia de Operaciones y Mantenimiento, cuyo límite está fijado en ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Estos contratos serán aprobados y suscritos por los Gerentes de Área, o quien ellos deleguen a través de poder especial para cada caso. De Jefe de Logística: El supervisor de logística aprobará las órdenes de compra cuyo valor sea inferior a doscientos cincuenta (250) SMLV.. De Jefe de Estación: Los Jefes de Estación aprobarán contratos cuyo valor sea inferior a 150 salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la suscripción de la orden de servicio ó de la carta de aceptación de la oferta. En los procesos de compra, los Jefes de Estación podrán aprobar las órdenes de compra cuyo valor sea inferior a veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. 5.11 MODIFICACIÓN Y ADICIÓN DE CONTRATOS Y ÓRDENES DE SERVICIO Las modificaciones o adiciones a los contratos u órdenes de servicio deben contar con una justificación y con la autorización previa del nivel requerido, según la sumatoria total del Contrato inicial y el valor estimado de sus adiciones. En todo caso, la modificación y/o adición de contratos y órdenes de servicio que superen la cuantía de aprobación de los Gerentes de Área deberán ser previamente presentados y aprobados por el Comité de Contratos.
La justificación debe ser elaborada por el Administrador del Contrato en la que se expongan las razones que motivan las modificaciones, se realice el análisis cuantitativo del contrato. En caso de requerirse la inclusión de actividades adicionales, éstas deben corresponder a actividades necesarias e indispensables para el cumplimiento del objeto contractual, o corresponder a circunstancias imprevistas, reflejando su impacto económico y el nuevo plan de ejecución. 5.12 NEGOCIACIÓN Se podrán adelantar negociaciones en los Procesos de Contratación dando cumplimiento a los principios establecidos en este Estándar. 5.13 FORMALIDADES Y SUSCRIPCIÓN DE LOS CONTRATOS Todos los contratos y compras que celebre Ocensa, excepto los de mínima cuantía y los realizados por emergencia, deberán constar por escrito y se entenderán perfeccionados únicamente con su suscripción. Las demás formalidades requeridas serán determinadas en el Manual de Gestión del Proceso. 5.14 VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS Ocensa ejercerá supervisión y control de todos los contratos y compras que celebre, a través de los administradores o supervisores de contrato, lo cual implica el seguimiento al cumplimiento del objeto del contrato, la verificación sobre la correcta destinación de los recursos en el desarrollo de un contrato, el control de gasto de los servicios pactados con terceros, la verificación sobre la calidad de los bienes y servicios adquiridos, la verificación del cumplimiento de las obligaciones del contratista. Como parte de la gestión de control, los administradores de contrato deben informar al nivel aprobador correspondiente respecto del incumplimiento o la demora en el cumplimiento de las obligaciones del contratista. 5.15 MODIFICACIÓN Las modificaciones al presente deberán ser revisadas previamente por la Gerencia de Asuntos Corporativos, la Gerencia de Logística y Servicios Técnicos, Auditoría Interna y aprobada por el Comité de Contratos. 6 ANEXOS N/A
7. CONTROL DE ACTUALIZACIONES Descripción 1 Febrero 10 de 2012 Actualización de documento