Curso Internacional: Planificación Estratégica, Preparación y Evaluación de Proyectos. ILPES/CEPAL/CAPRADE Santiago, 16 al 30 de enero de 2009 Lineamientos metodológicos para la construcción de indicadores de desempeño Marianela Armijo Consultora Área de Políticas Presupuestarias y Gestión Pública ILPES/CEPAL Marianela.armijo@cepal.org
Contenido de la presentación Indicadores: Qué son para qué se usan? Conceptos 10 pasos básicos para la construcción de indicadores Ejemplos Requisitos para la construcción de indicadores
INDICADORES DE DESEMPEÑO Que indica o sirve para indicar Del latín Indicare, significa: Mostrar o significar algo, con indicios y señales Real Academia de la Lengua
INDICADORES DE DESEMPEÑO Cuantificación de los factores críticos de desempeño Es una herramienta que entrega información cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega de productos (bienes o servicios) generados por la institucion, cubriendo aspectos cuantitativos o cualitativos.
El uso de los indicadores es variado Mejorar en Información Fundamentar la discusión de Resultados Posibilitar la Evaluación Apoyar el proceso de Formulación de Políticas Rendir cuentas Facilitar el establecimiento de Compromisos de Resultado. Etc
10 pasos básicos para construir indicadores 1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición 2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir 3. Formular el indicador para medir el producto u objetivo y describir la fórmula de cálculo. 4. Validar los indicadores aplicando criterios técnicos 5 Recopilar los datos 6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición 7. Señalar la fuente de los datos 8. Establecer supuestos (observaciones) 9. Evaluar: establecer referentes comparativos y establecer juicios 10. Comunicar e Informar el desempeño logrado
1. Establecer las definiciones estratégicas como referente para la medición del desempeño
MISION VISION RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITO FUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD PROPOSITOS FUNDAMENTALES OBJETIVOS ESTRATEGICOS ESTRATEGIAS METAS o LINEAS DE ACCION PROYECTOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES PRESUPUESTO INDICADORES QUE ESPERA LOGRAR LA ENTIDAD PARA CUMPLIR SU MISION MEDIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS COMO CONCRECION DE LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS MEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS ANALISIS DEL MEDIO EXTERNO E INTERNO PLAN ESTRATEGICO
2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir Proceso productivo Productos Resultados Proceso 2 Proceso 3 Proceso 1 Proceso 4 Productos Estratégicos (Bienes y Servicios) Insumos Y Recursos
Presupuesto. ($) Insumos / Procesos PRESUPUESTO Producción (Q) -Cobertura -Focalización -Oportunidad -Ciertas características -Costos -Etc. Resultados (desde punto de vista de los usuarios) Indicadores ámbito de proceso -Programas de trabajo -Programación -Ejecución de recursos Indicadores ámbito de producto -Eficacia -Eficiencia -Economía -Calidad Indicadores ámbito de resultado -Intermedio -Final
SECTOR PUBLICO Objetivos Gubernamentales Ministerios Ministerios Ministerios Ministerios Servicios Servicios Servicios División División División Dpto. Dpto.
SECTOR PUBLICO Objetivos Gubernamentales Agregación de mediciones Ministerios Ministerios Ministerios Ministerios O B J E T I V O S Servicios División Dpto. Servicios División Dpto. Servicios División I N D I C A D O R E S Operacionalización de objetivos
2. Establecer las áreas de desempeño relevantes a medir Economía Eficiencia Eficacia Eficacia $ $ Insumos Procesos Productos Resultados Costo Efectividad
Identificación de aspectos relevantes de medición o factores críticos: Relevancia para el cumplimiento de la misión y los objetivos estratégicos de la institución Misión Aspectos relevantes de medición Indicadores Tipo Formula Promover en la población en general estilos de vida activa por medio de la práctica periódica del ejercicio físico, el deporte y la recreación en todas sus Manifestaciones, contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida de la población Estilos de vida activa de la población Prácticas periódica del ejercicio físico, deporte y la recreación Tasa Variación de la población entre x años que practica deporte en forma periódica Porcentaje de la población objetivo que práctica alguna actividad deportiva de forma periódica Resultado Final o Impacto Resultado Intermedio (Población que practica deporte año n /Poblaciónaño n- 1)-1*100) (Población participante Programa Deporte que practica actividad deportiva dos veces a la semana/población inscrita Programa)*100 Calidad de vida..
Identificación de aspectos relevantes de medición o factores críticos: Relevancia para el cumplimiento de la misión y los objetivos estratégicos de la institución Objetivos Estratégicos Aumentar la oferta de programas en deporte, recreación y ejercicio físico que permitan mayor incorporación de llos diferentes sectores de la población (niñez, adolescencia, persona joven, adulto y adulto mayor) en busca de estilos de vida activa. Aspectos relevantes de medición Indicadores Tipo Formula Incrementar la participación en el deporte, recreación y ejercicio físico adaptado para la población con discapacidad física. Mejorar el rendimiento deportivo de los atletas de Asociaciones y Federaciones de Representación Nacional, con miras a la participación
Ejemplos
Ámbito de los Procesos productivos (Ejemplos para Actividades Centrales) administración financiera Capacidad de ejecución de los recursos recursos humanos Funcionarios con las competencias requeridas procesos administrativos Registro de usuarios calculo de beneficios
Algunos ejemplos de Indicadores en el ámbito de los Procesos: Porcentaje de ejecución del presupuesto Porcentaje de gasto en Recursos Humanos respecto de gasto total Porcentaje de gasto corriente respecto de gasto total Porcentaje de productos entregados respecto de lo programado Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado Porcentaje de licitaciones adjudicadas respecto de licitaciones totales Porcentaje de ingresos propios percibidos respecto de los programados Porcentaje de subsidios asignados Porcentaje de familias pobres catastradas Porcentaje de normas de aviación actualizadas
Ámbito de los Procesos productivos (Ejemplos para Actividades Centrales) Definir aquellos procesos que son claves para la generación de los productos (bienes y/o servicios): procedimientos de compra Adquisición de insumos contratación de empresas proveedoras Licitaciones Externalización de servicios - subcontratación de empresas que proveen los productos procesos tecnológicos Implementación de servicios por internet - procesos para generar productos
Ámbito de los Productos: Bienes y/o servicios proporcionados directamente a los usuarios: Definir los requerimientos de los usuarios Establecer las características de los productos - Características técnicas del producto - Tiempo de entrega a los usuarios - Cobertura (todos los niños y niñas del país) - Focalización (niños y niñas en situación riesgo social) - Grado de satisfacción de los usuarios
Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de los Productos: Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado Porcentaje de familias pobres sin vivienda que reciben aporte del Estado respecto del total de familias sin vivienda que reciben aporte del Estado Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares para reuniones, parques, plazas, juegos para niños) Porcentaje de familias que manifiestan satisfacción con la vivienda entregada
Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de los Productos: Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado Porcentaje de familias pobres sin vivienda que reciben aporte del Estado respecto del total de familias sin vivienda que reciben aporte del Estado Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares para reuniones, parques, plazas, juegos para niños) Porcentaje de familias que manifiestan satisfacción con la vivienda entregada
Ejemplos Indicadores ONEMI (Producto) Porcentaje de Directores Regionales y Provinciales que han aprobado el nivel III del Programa de Formación Profesional en Protección Civil ((N de Directores Regionales y Provinciales que han aprobado el nivel III Del Programa de Formación Profesional al año t/n Directores Regionales y Provinciales de Protección Civil al año t)*100) Déficit de Unidades Territoriales con personal capacitado en el nivel Nº 3 con resultado superior a 65% del Plan nacional de Capacitación ((1-(Nº unidades territoriales capacitadas con resultado superior a 65% en el año t/nº unidades territoriales en el año t))*100)
Ejemplos Indicadores ONEMI (Producto/eficacia) Porcentaje de Regiones con diagnósticos de Vulnerabilidad considerando las variables de riesgo más recurrentes en la región. (Nº de Regiones con Diagnósticos de Vulnerabilidad en el año t /Total de regiones del año t)*100) Porcentaje de alertas tempranas en la variable hidrometereológica, realizadas con 24 horas de anticipación a la ocurrencia del evento, a las Intendencias y Gobernaciones ((Nº de alertas tempranas, en la variable Hidrometereológica realizadas con 24horas de anticipación a la ocurrencia del evento a las Intendencias y gobernaciones en el año t/nº de eventos hidrometereológicos ocurridos en el año t Nº eventos Hidrometereológicos fallidos en el año t)*100)
Ámbito de los Resultados: Resultados intermedios Cambio en el comportamiento de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes y/o servicios. La entrega de los bienes y/o servicios a los usuarios supone que conduce a la Obtención de los resultados finales. Constituye una aproximación a los resultados finales
Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de Resultados Intermedios: Porcentaje de subsidios de vivienda efectivamente pagados respecto del total de subsidios otorgados Porcentaje de trabajadores sin calificación que egresan de un programa de capacitación técnica Porcentaje de participantes egresados de programa antidrogas con actitud crítica hacia la droga Número de ocasiones en que se activan mecanismos de ayuda mutua frente al número de desastres ocurridos Porcentaje de familias pobres que inician una actividad empresarial con apoyo del Estado
Resultados Finales o Impacto: Resultados a nivel de fin de los bienes y servcios entregados, significan un mejoramiento en las condiciones objetivas de la población objetivo. Complejidad de medir Impacto o Resultado Final: un programas público contribuye a alcanzar un fin (resultado final) se complementa con la acción de otros programas Cómo identificar el Impacto de nuestro programa? el impacto no se produce inmediatamente es difícil medirlo con un indicador (mejoramiento de la calidad de vida) por lo general no se dispone de información de punto de partida (línea base)
Algunos ejemplos de indicador de resultado final o impacto Porcentaje de trabajadores sin calificación egresados de un programa de capacitación que consiguen un empleo permanente Porcentaje de personas que no reinciden después de participar en programa antidrogas Tasa de accidentes de aviación Porcentaje de familias que superan la línea de pobreza Tasa de variación de delitos Porcentaje de empresas que cumplen la normativa laboral Tasa de incidencia de la poliomielitis Tasa de obesidad infantil Porcentaje de días sin suministros eléctrico a la población Tasa de suspensión de servicios de internet Porcentaje de reclamos solucionados de usuarios de servicios de telefonía
Conceptos de dimensiones de desempeño
EFICACIA Indicador de eficacia: nos dice acerca del grado de cumplimiento de los objetivos de la organización, sin referirse al costo de los mismos. Por esta razón podemos obtener indicadores de eficacia, tanto de los productos (outputs), o bien de los resultados ya sea intermedios o finales (impactosoutcomes)
Eficacia RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO) FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO) COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE) IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)
EFICACIA (Cobertura)/Producto Incremento de instituciones educativas de todos los niveles que cuentan con programas curriculares en prevención de desastres (transversal y específico) SISTEMA DE MONITOREO ORIENTADO A IMPACTOS. CAPRADE-PREDECAN COBERTURA DE CONTROL DE EMISIONES DE LOS BUSES INTERURBANOS Controles de emisiones de Buses Interurbanos Total de Buses Inter urbanos Subsecretaria de Transportes Chile PORCENTAJE DE RECLUSOS INCLUIDOS EN PROGRAMA DE ACTIVIDAD INDUSTRIAL Reclusos con actividad industrial Total de reclusos Dirección Nacional de Cárceles Uruguay
Algunos ejemplos de indicadores de focalización: Porcentaje de la población en situación de pobreza que recibe subsidio para agua potable Porcentaje de niños en situación de pobreza que reciben beca estudiantil Porcentaje de adultos mayores que reciben complemento alimenticio contra la desnutrición Porcentaje de deportistas que acceden a programas de alto rendimiento Porcentaje de comunas de alto riesgo cubiertas por programas especiales antidelincuencia Finalmente, también en eficacia se mide al cumplimiento de programas de trabajo: Porcentaje de capacitaciones de funcionarios en relación a lo programado
EFICIENCIA Describe la relación entre dos magnitudes: La producción física de un producto (bien o servicio) y Los insumos o recursos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de producción Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible
EFICIENCIA Indicador de eficiencia: costo por unidad de servicio o bienes provistos; o productividad de un input, son útiles en evaluar los costos relativos y productividad que diferente métodos de servicio entregan o la producción de bienes. Los indicadores de eficiencia pueden expresarse como costo por producto, o unidades por insumo, o costo por resultado.
Ejemplos de Indicadores de Eficiencia
EFICIENCIA EFICIENCIA-Producto Medio Número de inspecciones/número de inspectores Número de expedientes resueltos por semestre/dotación de personal en la tarea Número de inspecciones al transporte de pasajeros/personal que participa en la tarea Número de consultas/número de médicos
Calidad Capacidad de la institución por responder en forma consistente, rápida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas. Mejorar los atributos y características de los productos. B)Mediciones Directas. Grado de satisfacción de los usuarios.
CALIDAD Calidad-Tiempo de respuesta Tiempo de espera media para atender una consulta Dirección General de Salud Tiempo de tramitación media de solicitudes mineras Dirección General de Geología e Minas Tiempo medio para o estudio de cada Plan de Reforestamiento Dirección General de Recursos Naturales Dias de demora media de trámites de legalización Dirección General de Secretaría
INDICADORES DE CALIDAD Oportunidad Accesibilidad Percepción de usuarios Precisión Porcentaje de respuestas a los Parlamentarios dentro de los límites acordados. Número de localidades cubiertas por atenciones móviles Porcentaje de aprobación excelente de los talleres de trabajo, por los participantes Porcentaje contratos terminados errores de por Porcentaje de reportes económicos entregados en tiempo acordado Nº de horas que la Biblioteca está abierta fuera de las horas de trabajo Porcentaje de usuarios satisfechos Nº de usuarios satisfechos/ Total usuarios encuestados Número de fallas reales/ Fallas programadas Número de intervenciones con retraso/ Número de intervenciones totales Porcentaje de Población con necesidades especiales que son miembros activos de la Biblioteca Nº de usuarios Satisfechos con el trato en la atención/ Total usuarios Porcentaje de contratos con uno o más errores encontrados por revisiones externas
CALIDAD Calidad- Satisfacción de usuarios Porcentaje de aprobación Encuesta de opinión a los usuarios Dirección Nacional de Registos Porcentaje de reclamos/casos atendidos Dirección Nacional de Topografía Asuntos resueltos/ Número de servicios reclamados Subsecretaria de Ministerio de Educación y Cultura Número de servicios reclamados/número total de servicios Hospital de Montevideo
ECONOMIA Indicador de economía: mide la capacidad de de la institución para movilizar adecuadamente sus recursos financieros para lograr el cumplimiento de sus objetivos Porcentaje de recuperación de créditos de corto plazo Gasto de actividades de apoyo/gastos totales Aporte de beneficiarios a financiamento/monto total de inversión del programa Gasto de funcionamento/gastos ejecutados totales Recuperación de cobranza/facturación
ECONOMIA Porcentaje de recuperación de créditos de corto plazo Gasto de actividades de apoyo/gastos totales Aporte de beneficiarios a financiamento/monto total de inversión del programa Gasto de funcionamento/gastos ejecutados totales Recuperación de cobranza/facturación
EJEMPLOS Indicador de Producto Indicador de Resultado Intermedio Indicador de Resultado Final Nº de niños matriculados en Educación preescolar pública/nº de niños entre 3 a 6 años del país Porcentaje de niños de 3-6 años matriculados que logran terminar la enseñanza preescolar Porcentaje de niños que terminan preescolar logran Manejo de habilidades básicas en lecto escritura Porcentaje de padres y madres satisfechos con la educación impartida
PRODUCTO Porcentaje de reclusos participando en el programa de reinserción/total población reclusa potencialmente beneficiaria del Programa RESULTADO INTERMEDIO Tasa anual de variación de reclusos con contrato de trabajo RESULTADO FINAL O IMPACTO Porcentaje de desempleo da población reclusa aprobada Talleres de capacitación realizados/talleres de capacitación programados Participantes que consiguen certificarse /Total de participantes (Produtividad de los participantes año t - Productividad participantes año t- 1/Produtividad participantes año t-1)*100
PRODUCTO Porcentaje de reclusos participando en el programa de reinserción/total población reclusa potencialmente beneficiaria del Programa RESULTADO INTERMEDIO Tasa anual de variación de reclusos con contrato de trabajo RESULTADO FINAL O IMPACTO Porcentaje de desempleo de población reclusa aprobada Talleres de capacitación realizados/talleres de capacitación programados Participantes que consiguen certificarse /Total de participantes (Produtividad de los participantes año t - Productividad participantes año t- 1/Produtividad participantes año t- 1)*100
UNA VEZ QUE SE TIENE CLARIDAD SOBRE: Cuáles son los aspectos relevantes que deben ser medidos Qué ámbitos se van a medir Cuáles dimensiones Corresponde construir cada uno de los indicadores
INSUMO PROCESO PRODUCTO RESULTADO INTERMEDIO RESULTADO FINAL CUANTOS RECURSOS OCUPAMOS CUAN BIEN LO HACEMOS QUE HACEMOS COMO CAMBIAN LOS COMPORTAMIENTOS DE LA VARIABLE, USUARIOS HAY ALGUNA MEJORIA CAMBIO EN LAS CONDICIONES INICIALES I N D I C A D O R E S T I P O Costos planilla Costos unidades de productos Número de funcionarios Licitaciones realizadas Actividades Insumos o Inputs Costo por vivienda Costo por kilómetro construido Tiempo de respuesta Fallo judicial Tiempo promedio atención Gasto Ejecutado/Gasto programado Eficiencia Calidad Economía Número de viviendas Kilómetros construidos Resoluciones Sentencias judiciales Eficacia (Cobertura, Focalización) Calidad Porcentaje de viviendas con estándares de calidad en la normal Porcentaje de viviendas con entorno urbano Mejorado Porcentaje de usuarios de tribunales que acceden a la justicia Porcentaje de tribunales de familia que resuelven casos en menos de 120 días Eficacia Eficiencia Calidad Disminución del déficit habitacional Provincia X Porcentaje de usuarios que reciben vivienda declaran satisfacción por calidad y entorno Tasa de variación en la percepción de los ciudadanos respecto de la justicia. Porcentaje de reducción de criminalidad Eficacia Eficiencia Calidad U S O I N F. Sistema de Información Interna Entidades Contraloría Presupuesto (Productos Finales) Sistema de Información Interna (Productos Intermedios) Presupuesto Sistema de Información interna (Productos intermedios, Productos finales, no relacionados con O.Estratégicos) Presupuesto Sistema de Información Directivo Presupuesto Sistema de Información Directivo ORGANISMO DE PLANIFICACION, HACIENDA
3. Formular el nombre del indicador, la fórmula de cálculo, unidad de medida El nombre del indicador debe ser lo más ilustrativo posible de lo que se quiere medir, y la fórmula debe permitir informar sobre los parámetros o variables que se están midiendo
Nombre del indicador Debe ser claro, preciso y autoexplicativo Que cualquier persona entienda qué se mide con ese indicador Si se usan siglas o aspectos técnicos, deben definirse en una nota explicativa Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizaje instrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condiciones de baja visibilidad.
Sentido de la medición Indicador ascendente o descendente Mientras más aeropuertos tenga ILS es mejor, por lo tanto, el indicador es ascendente En general: Los indicadores de cobertura, focalización, accesibilidad, cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente. Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios son descendentes. Los indicadores que miden capacidad de utilización de recursos son ascendentes Los indicadores que miden errores son descendentes Los indicadores que miden satisfacción de usuarios son ascendentes
3. Fórmula de cálculo La relación matemática de las variables deben entregar como resultado lo que se definió en el nombre (Total de aeropuertos con sistema ILS / Total de aeropuertos del país) * 100
INSTITUCIÓN: PANI PROGRAMA : Centros Asistencia Técnico Profesional Productos Usuarios Objetivos Estratégicos Nombre, OBJETIVO(S) ESTRATÉGICO(S) INSTITUCIONAL(ES): Indicador (Producto, Resultado Intermedio, Resultado Final) Fórmula Desempeño histórico Metas del Indicador Metas Monto Estimación Recursos Presupuestarios (millones de colones) Supuestos Fuente De Datos Observacio nes Eficacia, Eficiencia, Calidad, Economía Línea Base : FF FF Asistencia técnico profesion al en Centros PANI Niños y Niñas Centros Contar con el personal profesionaliza do y comprometido con altos estándares de calidad Porcentaje de centros PANI que cuentan con sicólogos capacitado s en tratamient o de niños Total 2005 2006 de Centros Fórmula 10% 15% que cuenta n con psicolo gos capacit ados/ Total de Centros 2007 15% 2008 30% 2009 50% 2010 60% Fuentes de Datos
UNIDAD DE MEDIDA Indicador Unidad de Medida. (Superficie forestal con plantaciones Hectáreas. comerciales establecidas del periodo actual/superficie forestal con plantaciones comerciales establecidas del periodo inmediato anterior) *100. (Escuelas primarias indígenas que están Escuelas primarias indígenas. en el nivel elemental o bueno de las pruebas de ENLACE / Total de escuelas de educación primaria indígena evaluadas)*100 (Número de informes de evaluación y Informes de evaluación y seguimiento elaborados / el número de seguimiento. informes de evaluación y seguimiento programados) * 100 (Número de beneficiarios que manifiestan Beneficiarios entrevistados. que se fortaleció y preservó su patrimonio cultural / Número total de beneficiarios entrevistados)* 100 (Número de empresas lideradas por Empresas mujeres / Número de empresas atendidas) *100
DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS A) BASES DE COMPARACIÓN: Sirve para medir cobertura lograda, cumplimiento programado, cumplimiento solicitado Lo que se hace Lo que debe hacerse Nº de usuarios atendidos Nº de usuarios por atender Nº de certificados emitidos Nº Certificados solicitados Monto inversión ejecutada Monto asignado para inversión
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO Porcentaje de vías navegables ya habilitadas Fórmula de cálculo Vías navegables habilitadas año t/ Vías navegables programadas año t 1999 2000 2001 s/d s/d (120/143)*100 83,9%
FORMULAR ALGORITMOS B) DEFINICIÓN DE RATIOS Sirve para medir Costos medios, producto medio, indicadores de eficiencia Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio: Nº inspecciones realizadas/ Nº inspectores
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO TASA DE VARIACION Porcentaje de aumento del parque informático de la Unidad Ejecutora y su conexión en red Fórmula de cálculo: 1999 2000 2001 [(Equipos incorporados y 53 71 96 conectados en el año t/ equipos conectados año t-1) -1] *100 33,9% 35,2%
EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES: FORMULAS DE CALCULO Tiempo máximo de respuesta de tramitación Fórmula de cálculo: 1999 2000 Meta Sumatoria de N de días de Tramitación/N de tramitaciones Realizadas 18días 30días 25días (días)
4. Validar los indicadores
5. RECOPILAR LOS DATOS PARA CONSTRUIR LOS INDICADORES TIPOS DE INFORMACION Información contable-presupuestaria Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal Encuestas, estudios especiales Benchmarking,etc
6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición METAS: Expresan el nivel de desempeño a alcanzar. Se vinculan a los Indicadores, proveen la base para la planificación operativa y el presupuesto. Cuatro características generales: Especifica un desempeño medible. Especifica la fecha tope o el período de Cumplimiento Debe ser realista y lograble, pero representa un desafío significativo.
6. Establecer las metas o el valor deseado del indicador y la periodicidad de la medición DESEMPEÑO HISTORICO LINEA BASE OBJETIVOS DEFINIDOS DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.
Objetivo-Indicador-Metas OBJETIVO INDICADOR SITUACIÓN INICIAL O LINEA BASE META: AVANCE (ANUAL, SEMESTRAL, ETC.) HACIA LA SITUACIÓN ESPERADA. SITUACIÓN ESPERADA EN EL LARGOPLAZO
Objetivo, Indicador, Metas OBJETIVO Cubrir la demanda de agua potable de las zonas rurales. Número de hogares rurales con agua potable x 100/ Total de hogares rurales. Año 2006 60% Hogares rurales cuentan con agua potable. META 2007: 66% Hogares rurales cuentan con agua potable. Año 2012 95% Hogares rurales cuentan con agua potable.
7. Señalar las fuentes de datos Registros de la institución (posibles de auditar) Estadísticas oficiales Encuestas (realizadas por entes externos)
8. Supuestos (observaciones) Aspectos no controlables por la institución Variaciones del tipo de cambio, o de determinados precios pueden afectar niveles de ingresos esperados, tarifas, etc Aprobaciones de procesos por entes externos en la que hay probada posibilidad (norma o procedimiento externa) que puede alterar la programación) Flujo de recursos internacionales, etc.
9.- Monitorear y Evaluar Establecimiento de las metas Sistema de Monitoreo Registro de resultados Comparación de resultados v/s metas e indicadores Evaluación de alternativas Toma de decisiones Evaluación y retroalimentación Rendición de cuentas Análisis de causas de variaciones
Análisis del desempeño de los indicadores Toma de decisiones correctivas Vuelta al proceso de planeación: políticas, programas Redefinición de responsabilidades Redefinición de procesos Reasignación de recursos, etc Seguimiento Se implantaron acciones Correctivas Las variaciones se corrigieron? Vuelta al problema
Recomendaciones para construir indicadores estratégicos
Requisitos El resultado de la medición del indicador entrega un valor de comparación el cual está referido a alguna meta asociada. El indicador deberá estar focalizado y orientado a medir aquellos aspectos claves, lo cual implica la necesidad de tener claridad cuáles son los objetivos o propósitos de la institución, y no todos, sino aquellos más relevantes que se relacionan con los productos estratégicos, dirigidos a los usuarios externos.
Requisitos de los indicadores Deben lograr una información integrada del desempeño de la institución: Abarque la mayor parte de los productos finales. En las dimensiones de desempeño de eficiencia, eficacia, calidad, economía Deben ser comparativos: Nº de estudiantes matriculados, no es indicador. Debiera ser Número de Estudiantes matriculados/total estudiantes matriculados programados
INTEGRALIDAD DE LA MEDICION Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la población escolar. Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 calorías por ración INDICADOR DE EFICACIA Población escolar en programa / población escolar total INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número de raciones INDICADOR DE CALIDAD * Calorías por ración. * Porcentaje de aceptación de los escolares (encuesta)
Requisitos de los indicadores El indicador comprometido es una promesa de desempeño, por lo tanto debe tener la aprobación del Directivo responsable por el producto que se está midiendo Recordar que deben ser pocos, muchos indicadores generan mayor costo y poca utilidad Deben permitir la medición continua de las variables relevantes
Indicadores que permitan medir continuamente (año a año) variables relevantes en el cumplimiento de la misión y de interés para la ciudadanía Tasa de escolaridad Porcentaje de recaudación de impuestos Porcentaje de vías en buen estado Porcentaje de delitos contra la propiedad Porcentaje de plagas bajo control Porcentaje de fallos favorables Tiempo de respuesta
Preguntas de validación Requisito a validar SI/ NO Se relaciona el indicador con el objetivo al cual está vinculado? Se relaciona el indicador con el producto al cual está vinculado? Se relaciona el indicador con la misión de La institución, programa o subprograma? Es importante el indicador para la institución? Las variables medidas son continuas y relevantes para la toma de decisiones El indicador tiene claramente una meta o referente para ser medido su resultado El resultado del indicador explica de forma precisa y clara el grado de cumplimiento de la meta o el resultado es ambiguo Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por el responsable
Preguntas de validación Se ha definido la frecuencia de medición del indicador? La unidad de medición es adecuada para la meta que se espera medir? Es posible recopilar datos confiables y precisos para este indicador? El resultado de este indicador podría estar condicionado por otras entidades? Está la información de este indicador disponible y accesible a los interesados? (interesados internos y externos, el publico en general, etc.) El indicador fue elaborado en forma participativa? (liderazgo y personal de la institución y el programa, grupos de interés públicos, etc.) Es importante el indicador para el usuario? Muestra o expresa el indicador de forma clara el resultado para poder ser analizado por los interesados externos a la institución?
EVITAR INDICADORES QUE NO EXPRESAN LOGROS DADO QUE LA DEMANDA DEBE SER 100% SATISFECHA N de certificados de antecedentes emitidos/ N de certificados solicitados Cantidad de permisos otorgados de portación de armas/cantidad de solicitudes recibidas Resultado será siempre de 100% Esta prestación constituye una obligación legal de ser satisfecha, dado que es un requisito insoslayable para el usuario. Cobertura garantizada Aspectos relevantes de los resultados son la calidad del servicio, la oportunidad, la precisión, la disponibilidad a nivel nacional (cobertura geográfica).
Ejemplo Atención de emergencias Indicador: Número de emergencias programadas Meta: 1000 Número de emergencias que se atendieron 1500 Meta superada?
Evitar indicadores que generen incentivos perversos Aumento en los porcentajes de recaudación por multas a contribuyentes evasores Puede incentivarse a destinar mayores recursos de los necesarios a las acciones de fiscalización en áreas donde las multas sean más onerosas; desestimando otros que tienen mayor importancia desde el punto de vista de la economía, la competencia, la seguridad para los usuarios, calidad de los productos, etc.
Evitar indicadores que generen incentivos perversos Porcentaje de detenciones por delitos Puede incentivarse una acción represiva no acorde con la situación delictiva, o destinar recursos extras para la represión del delito, dejando otras acciones preventivas, etc)
Evitar indicadores que generen incentivos perversos Disminución de tiempos de respuestas, sin llevar asociado una meta de calidad del producto entregado. Número de fallos judiciales en un tiempo X., puede implicar que el juicio no se ajuste a derecho, que los fallos sean inapropiados, generando problemas de seguridad, reincidencia, etc)
La Planeación estratégica y los Indicadores son sólo instrumentos., su validez se potencia en un ambiente propicio: Reformas institucionales y continuidad de las iniciativas Liderazgos directivos, regularidad en la aplicación de las herramientas de gestión. Asistencia técnica sostenida Incentivos en un marco de integralidad de la evaluación
El mejor uso de los indicadores, dependerá de cómo éstos sirvan a sus diferentes propósitos. Toma de decisiones y mejoramiento de la gestión institucional (proceso presupuestario) Evaluación de todos los componentes del sector justicia Evaluación de la reforma judicial Rendición de Cuentas