Mod : Gestión de las Abastecimiento = Aprovisionamiento = Adquisición Estrategias y fuentes. Ciclo de Requerimientos. Requerimientos, cotizaciones y propuestas. Tipos de Contratos. Cláusulas Típicas. Administración de Contratos. 1 2 PROPOSITO llevar a cabo todos los pasos = procesos necesarios para abastecer bienes y servicios, desde el ámbito externo a la organización que lleva adelante el Proyecto APLICACIÓN está desarrollado desde la perspectiva del cliente realza el compromiso en la relación cliente proveedor en todos sus niveles y durante todo el ciclo del proyecto Las serán atendidas por: Proveedores, Suministradores y Contratistas 3 4 1
APLICACIÓN se destaca la criticidad de los términos del contrato, especialmente cuando: se abastecen elementos clave tienen alta incidencia en los costos significan hitos en el proyecto limitan las opciones del equipo de proyecto Estrategia La eficacia de la gestión de contribuye a la rentabilidad del Proyecto. Durante el proyecto la estrategia aplicada puede variar respecto de la corporativa por limitaciones específicas: restricciones disponibilidad de elementos críticos 5 6 Contexto Riesgos MACRO Crecimiento recesión inflación desempleo disponibilidad de crédito MICRO políticas procedimientos Debido a que toda las están expuestas a distintos tipos de riesgos las partes deben negociar no sólo los valores de los bienes y/o servicios a proveer sino el modo de contratación Factores a tener en cuenta: dimensión y experiencia de quien contrata urgencia para finalizar disponibilidad de proveedores calificados 7 8 2
Etapas Gestión de las Planificación Planificación Búsqueda Proveed Busqueda de Proveedores Selección de Proveedores Administración Contratos Determinación de necesidades y plazos para su disponibilidad. Documentación de necesidades de productos y servicios e identificación y búsqueda de proveerdores como posibles fuentes de abastecimiento. Obtención de cotizaciones, propuestas u ofertas Elección de los responsables de la provisión de productos y servicios. Gestión de la relación con proveedores Plan de Gestión de las tipos de contrato a utilizar estimaciones criterios de evaluación relación con departamentos de la organización fuentes de información manejo provisión múltiple coordinación con otros aspecto del proyecto Cierre Contratos Cierre formal de las etapas del contrato 9 10 Planificación de Definición de los límites del proyecto necesidades para el proyecto documentación SOW SPEC s WBS análisis producir o comprar hitos en el Programa de estimaciones de costos aprobación para proceder Diseño Performance Funcionales Especificaciones qué debe hacerse en términos de características físicas capacidades medibles que debe cumplir el producto terminado de sus características operativas características relacionados con el uso del producto Riesgo comprador Riesgo contratista Riesgo contratista 11 12 3
Especificaciones Fuentes de provisión habituales Historia de resultados Documentos para solicitar cotizaciones (habitualmente estandarizados) Orden de csow Proveedores calificados Criterios evaluación Manejo de cambios Sistema de Pagos Sistema reuniones con postulantes Orden de RESULTADOS Pedidos de cotización Solicitud Propuestas de trabajo Condiciones Permitir respuestas adecuadas y completas Debe incluir SOW Descripción de la respuesta esperada Requerimientos contractuales csow 13 14 Ciclo de Adjudicación Objetivo: negociar tipo y condiciones de contrato que signifiquen un riesgo razonable para el adjudicatario y le proporcione los incentivos para un abastecimiento efectivo y económico Elementos Básicos: mutuo acuerdo existe una retribución el proveedor es apto para el resultado esperado el contrato sirve a los fines legales el contrato refleja todas las obligaciones 15 Caminos hacia la Adjudicación Licitaciones/Concursos Públicos o Privados Negociaciones Proveedores exclusivos 16 4
Caminos hacia la Adjudicación RESULTADOS Criterios de Evaluación de Capacidades de nuevas fuentes Costos / precios relativos Comprensión de la necesidad Costo ciclo total Capacidad Técnica Capacidad Gerencial Capacidad Financiera Actualización de SOW Conocer al Proveedor Areas Críticas Antecedentes Posición Competitiva Posición de Liderazgo Alta Dirección Orientación al Cliente o al Producto Capacidad de Respuesta global y particular Compromiso con la Calidad Situación Financiera Manejo RRHH Relaciones Cliente Proveedor 17 18 Calificación del Proveedor Información Financiera Información Financiera Información Operativa Información Gerencial Información de Desempeño FUENTES Balances Estados Contables Bolsa Informes: financieros, solvencia Prensa ASPECTOS A EVALUAR Situación Financiera Estabilidad de la Operación Expectativas Futuras Fortalezas y Debilidades Oportunidades y Amenazas Exitos y Fracasos más importantes 19 20 5
Información Operativa Información Gerencial FUENTES Visitas a Planta Inspecciones Entrevistas con: Alta Dirección Gerencias Supervisión Operativos ASPECTOS A EVALUAR Nivel Actividad Capacidad Operativa Clima de Trabajo Condiciones de operación Gestión de Calidad Actualización tecnológica Esfuerzo Innovativo FUENTES Información Visitas a Planta Entrevistas con: Alta Dirección Gerencias Supervisión Operativos ASPECTOS A EVALUAR Valores Liderazgo Capacidad de Conducción Competencias Antecedentes Laborales Educación Experiencia 21 22 Información de Desempeño Evaluación Desempeño FUENTES Visitas a Planta Inspecciones Entrevistas Charlas entre áreas similares Información de sus Proveedores Información de sus clientes ASPECTOS A EVALUAR Marcha del negocio Confiabilidad Actitud de Servicio Relaciones de lealtad interna y externa Estabilidad en los resultados Logros más importantes Calidad Precio PROVEEDOR Servicio Disponibilidad 23 24 6
Evaluación de Proveedores Características de un buen sistema Orientado al Cliente Confiable Cubre todos los aspectos de desempeño Claro para el evaluador y el evaluado Brinda resultados representativos Permite mejorar el desempeño del proveedor Fácil de procesar Costo razonable Relaciones - Empresas Entorno Estructura Mercado Organización Organización <1> INTER < >2 Estrategia Estructura Tecnología ACCION Estrategia Estructura Tecnología Clima Creado Cooperación Colaboración 25 26 Ejemplo: Determinación del Precio A=Cliente potencial B=Proveedor Zonas de Negociación Mínimo dispuesto a cobrar A mínimo esperado a pagar Zona Negociación 27 Máximo esperado a cobrar B máximo dispuesto a pagar POSITIVAS: Apoyan Refuerzan Sustentan Potencian Facilitan Campos de Fuerza Negociación A + - Zona Negociación Precio = Componentes Técnicos 28 B NEGATIVAS Impiden Dificultan Obstaculizan Rechazan Antagonizan 7
Alianzas con Proveedores Selección tipo de contrato Compromiso Compatibilidad Flexibilidad Complementariedad Credibilidad Voluntad de agregar valor durante toda la relación Realista Mutuo conocimiento Riesgos compartidos Apertura en la comunicación Manejo equilibrado de situaciones no previstas Basado en: monto total y grado de riesgo conjunto tipo y complejidad del requerimiento grado de competencia de precios análisis costo / precio urgencia período que abarca responsabilidad del proveedor sistema información contable del proveedor contratos en curso con el proveedor grado de subcontratación del proveedor 29 30 Tipos de Contrato Costo más: tasa porcentaje o tasa fija máximo garantizado máximo más ahorros compartidos premios Precio Fijo más: premios fórmula ajuste Elementos de Selección del Tipo Contrato Flexibilidad Fijar rentabilidades Permitir rápido inicio Permite cambios Fija costos máximos Asegura rápida información acerca de variaciones Provee incentivos Mínima auditoría Reduce negociación de precios Incentiva reducción de costos Grado definición de elementos 31 32 8
Descripción del Proyecto Alcance del Servicio Administración del Contrato Términos de pago Obligaciones Items que se proveen, cronograma y especificaciones Garantías y Garantes Check list Contratos 33 Límites de responsabilidad Tasas Patentes Información confidencial Provisiones-previsiones Cambios Extras Check list Contratos 34 Check list Contratos (cont.) Demoras Fuerza Mayor Requerimientos de seguros Manejo de disputas Arbitros ELEMENTOS Contratos Resultados Requerimientos de Cambio Facturas 35 36 9
Administración de Contratos OPERADORES Sistema de Medición de Eficacia de Cumplimiento Sistema de Pagos Sistema de Control de Cambios del Contrato Administración de Contratos RESULTADOS Documentación / Correspondencia Cambios en el Contrato Ordenes de Pago 37 38 Cierre de Contratos ELEMENTOS Documentación de Contratos Contrato Documentos de Programación Cambios requeridos y aprobados Documentación técnica Resultados Facturas y registros de pagos Cierre de Contratos HERRAMIENTAS / TECNICAS Revisiones o auditorías del proceso de RESULTADOS Archivo completo del Contrato Identificación de éxitos y fallas 39 40 10