RENOVACION MERCANTIL A TRAVES DEL SISTEMA S.I.I. MANUAL DE USUARIO USUARIO AUX. DE REGISTRO (CAJERO) A continuación se detallan los pasos a realizar por parte de los usuarios internos Auxiliares de Registro con funciones de CAJA, para llevar a cabo la renovación Mctil con apoyo en INTERNET, a través del Sistema S.I.I. (opción habilitada desde el 2 de noviembre de 2.010). Se trataran las siguientes opciones: 1. Recibir pago con NUMERO DE RECUPERACION 2. Recibir el pago, cuando el usuario llega sin formulario, solo con la intención de realizar el pago de inmediato. 3. Recibir el pago, cuando el usuario llega con un formulario prediligenciado e información financiera diligenciada manualmente, o con todo el formulario diligenciado manualmente. 4. Venta de formularios vacíos NOTA IMPORTANTE: La recomendación de CONFECAMARAS para el nuevo procedimiento de Renovación Mercantil por el SII, es INTENTAR COMO PRIMERA INSTANCIA que el usuario realice el procedimiento de impresión de formularios de renovación, desde su casa.
1. RECIBIR PAGO CON NUMERO DE RECUPERACION Está opción el cajero ya la ha utilizado, puesto que se realiza de la misma forma como se recibe un pago de Proponentes actualmente (por el Sistema SII). El usuario interno (funcionario) debe ingresar al Sistema con su respectivo usuario y password del SII y posteriormente entrar a la opción de recibir pago. Debe digitar el NUMERO DE RECUPERACION que viene impreso en el formulario y presionar CONTINUAR.
Luego valida la información de quien va a pagar (modifica algo si es necesario) y procede a diligenciar la información al final de la pantalla, respecto al tipo de pago (efectivo, cheque, etc.) Una vez queda todo diligenciado Y SE RECIBE EL DINERO POR PARTE DEL EMPRESARIO, se procede a GENERAR RECIBO. Como el usuario ya trae los formularios impresos y firmados, no es necesario proceder a imprimir nuevamente los formularios, solo se procede a firmarlos y sellarlos y a entregarle una copia del recibo. El recibo se imprime de la misma forma como se imprimen los recibos de PROPONENTES, por la opción que envía directamente a la POS. 2. RECIBIR PAGO, CUANDO EL USUARIO LLEGA SIN FORMULARIO, SOLO CON LA INTENCION DE REALIZAR EL PAGO DE INMEDIATO Esta opción se utilizaría cuando un empresario llega a la caja, sin tener un formulario diligenciado con NUMERO DE RECUPERACION, ya sea porque él no lo realizó por su cuenta o porque no pudo recibir ayuda del personal de diligenciamiento (por cualquier motivo, como por ejemplo que estaba ocupado todo el personal de diligenciamiento, que no había personal de diligenciamiento ese día o porque se direccionó mal). En esos casos aunque el cajero podría optar por informar al usuario que debe realizar el proceso por su cuenta (imprimiendo los formularios y haciéndolos firmar previamente), si tiene el tiempo suficiente (porque no hay demasiado público esperando) puede
proceder a realizar el procedimiento de renovación, ingresando por la opción de RENOVAR MATRICULA MERCANTIL DEL SII, que es lo que explica a continuación. De esa forma el usuario podrá realizar todo el trámite de inmediato, firmando al final los formularios impresos que envíe el cajero. PASO 1. Usuario ingresa al Sistema Integrado SII El usuario interno (funcionario) debe ingresar al Sistema SII por el enlace correspondiente, ingresando usuario y password que maneja en dicho sistema como cajero PASO 2. Usuario interno (funcionario) Ingresa a la opción de Renovar Matrícula Mercantil y digita matrícula y cédula a renovar. El Usuario interno (cajero) selecciona la opción correspondiente y en la parte derecha diligencia el número de matrícula (del empresario que va a renovar) y el número de cédula que corresponde a dicha matricula (ya sea la del propietario si es persona natural o la del representante legal si es una empresa). Si el usuario (empresario) no recuerda el número de su matrícula mercantil, se recomienda utilizar la opción de la izquierda denominada Consultas, Consulta de expedientes, de esa forma encontrará el número de su matrícula mercantil y podrá realizar el procedimiento respectivo de renovación. Igualmente el cajero podrá consultar la matrícula correspondiente a través del SIREP, si así lo prefiere.
Tenga en cuenta que para agencias y sucursales, solo se exige el número de matrícula, no hay necesidad de entregar el número de identificación. Si el usuario selecciona una matrícula ya renovada o si la cédula no corresponde a la matrícula, el Sistema presentará el respectivo mensaje de error. Se debe tener en cuenta que el Sistema ya no validará que la matrícula solo deba el último año, ya que se podrán realizar renovaciones de años anteriores también. El soporte entregado para este tipo de renovaciones (de varios años) será el formulario de renovación del último año. PASO 3. El Sistema solicita los activos con los cuales renovará la matrícula
Se despliega al usuario interno (cajero) la información de las matrículas asociadas (al empresario) y se le solicita indicar los activos de renovación para cada una de ellas (para digitar los activos deberá digitar DOBLE-CLICK en cada uno de los renglones de la columna Nuevos Activos ). El usuario interno (cajero) puede seleccionar el botón liquidar para ver la liquidación y/o puede seleccionar el botón abandonar para ir a una nueva selección. El sistema verifica que los activos digitados cumplan las condiciones establecidas (iguales o mayores, para el caso de la CAMARA DE COMERCIO DEL CAUCA) y si hay error, despliega mensaje y solicita nuevamente le sean digitados los activos de cada matrícula.
PASO 4. El Sistema informa el NUMERO DE RECUPERACION asignado y presenta la información de la liquidación. El sistema realiza la liquidación correspondiente y le muestra al usuario interno (cajero) una pantalla en la cual le indica que su trámite ha quedado grabado con un número de recuperación, que podrá utilizar para retomar el trámite posteriormente si es necesario. Posteriormente muestra la liquidación realizada En la parte inferior de esa misma pantalla el usuario interno (funcionario) informa al empresario si está de acuerdo con la liquidación y si va a proceder con el pago (SE RECOMIENDA RECIBIR EL DINERO EN ESTE PASO). Si el empresario está de acuerdo se procede a capturar la información de los formularios, si no está de acuerdo puede
oprimir el botón modificar para cambiar los activos o el botón abandonar para hacer una nueva selección El usuario interno (cajero) debe proceder entonces a revisar y completar (o modificar) la información presentada en los FORMULARIOS de cada una de las matriculas (de acuerdo a lo que informe el empresario). Una vez termine, podrá seleccionar la opción de IMPRIMIR (para proceder a imprimir y solicitar la firma de los dos ejemplares de formularios impresos al empresario) Se debe tener en cuenta que en pantalla le aparece el botón de RECIBIR PAGO solamente porque se trata de un usuario cajero que ha ingresado al Sistema SII, a un usuario externo normal (empresario) no le va a aparecer dicho botón. PASO 5. Diligenciamiento de Formularios de cada matrícula. El usuario interno (funcionario) debe dar click sobre el enlace formulario y digitar el formulario de cada una de las matrículas (de acuerdo a lo que le informe el empresario), a medida que estos se van grabando, en la columna Estado irá apareciendo si la información ha sido grabada o no.
La información de los formularios de renovación está organizada en bloques: Datos básicos, ubicación comercial, ubicación de notificación, número de establecimientos, actividad económica, referencias, información financiera, etc. Si el campo está protegido aparecerá en tonalidad gris y no permitirá cambios. Al frente de cada campo aparecerá un botón de ayuda que le permitirá al usuario tener mayor claridad sobre el contenido de un campo en particular. En algunos campos, como es el caso de municipios, países y fechas, se despliegan ayudas que le permiten al usuario hacer su selección más sencilla (lupa)
En la parte inferior del formulario aparece el botón grabar, el sistema validará los datos digitados y si hay inconsistencias lo indicará. En el aparte (grupo de datos) correspondiente a Ubicación Comercial y de Notificación, se ha implementado la posibilidad de que el usuario pueda tabular su dirección (en forma similar a como se hace en proponentes y en las herramientas de uso de suelos), lo anterior con el objeto de ir tabulando la información de ubicación para futuros proyectos de georeferenciación.
Validada la información, el sistema graba el formulario y muestra en la columna Estado que este ya quedó grabado. La grabación de la información que se modifica en los FORMULARIOS es automática (se guarda en el NUMERO DE RECUPERACION), si se suspende el trámite por cualquier razón, el usuario interno (funcionario cajero) puede retomar la liquidación (y los datos que haya ingresado) ingresando en el PASO 2, con el número de recuperación. PASO 6. Impresión y Firma de formularios.
El usuario interno (funcionario cajero), una vez termine de diligenciar podrá imprimir los formularios correspondientes. Este paso es importante pues el usuario final (empresario) debe firmar los formularios impresos (dos copias, una para él y otra para la entidad). TENGA EN CUENTA QUE EL CAJERO NO PODRA ATENDER EL TRAMITE SI NO SE PROCEDE CON LA IMPRESIÓN Y FIRMA DE LAS DOS COPIAS DEL FORMULARIO. El archivo físico (formulario firmado por el comerciante entregado en la CAMARA) será el soporte del trámite. Al seleccionar imprimir el sistema abre una nueva ventana con el formulario y activa los botones requeridos para su impresión o salvada.
En una misma impresión saldrá la carátula única y el anexo mercantil (cuando se trate de personas naturales o jurídica principales). Cuando se trate de establecimientos, sucursales o agencias, solamente se mostrará el anexo del registro mercantil. PASO 7. PROCEDER CON LA RECEPCION DEL PAGO El usuario interno (funcionario cajero) procederá con la recepción del pago, de la misma forma como se explico en el punto anterior (cuando se inicia con un número de RECUPERACION). Una vez se tiene la pantalla de liquidación.
Se valida la información de quien va a pagar (modifica algo si es necesario) y procede a diligenciar la información al final de la pantalla, respecto al tipo de pago (efectivo, cheque, etc.) Una vez queda todo diligenciado Y SE RECIBE EL DINERO POR PARTE DEL EMPRESARIO, SI HASTA EL MOMENTO NO SE HA RECIBIDO, se procede a GENERAR RECIBO. Se verifica que ya se tengan los formularios impresos y firmados. El recibo se imprime de la misma forma como se imprimen los recibos de PROPONENTES, por la opción que envía directamente a la POS.
3. RECIBIR EL PAGO, CUANDO EL USUARIO LLEGA CON UN FORMULARIO PREDILIGENCIADO E INFORMACIÓN FINANCIERA DILIGENCIADA MANUALMENTE, O CON TODO EL FORMULARIO DILIGENCIADO MANUALMENTE. Cuando ocurre esto, lo que hace el usuario interno (funcionario cajero) es realizar el mismo procedimiento descrito en el punto 2 de este manual, pero en lugar de consultar al empresario la información, la toma de los formularios que él trae. Se debe informar al empresario que para poder agilizar el trámite se tendría que hacer una nueva impresión y un nuevo cobro de formularios (si es que el usuario ya lo ha pagado) y proceder a firmarlos, ya que el Sistema SII, siempre va a estar configurado para que cobre UN FORMULARIO. Si el empresario no desea realizar un nuevo proceso de impresión, firma y pago de formularios, el funcionario interno (cajero), no podrá realizar el trámite de renovación por el SII, tendrá que realizarlo normalmente por el SIREP y la digitación de dicho trámite de renovación lo deberá realizar un digitador posteriormente. 4. VENTA DE FORMULARIOS VACIOS El usuario interno (funcionario) podrá vender los formularios vacíos al empresario (aunque como se informó arriba) esta opción se recomienda hacerla como último recurso cuando el usuario lo solicite definitivamente, pese a las recomendaciones entregadas. Los cobros de este tipo de formularios se deben realizar CUANDO SE ENTREGA EL FORMULARIO VACIO AL usuario final (empresario) y se debe realizar a través del SIREP. FIN CAMBIO DE VERSION: N/A