La responsabilidad de la realización de cobros de cancelaciones y liquidaciones es de los Auxiliares de Registro II (cajeros).

Transcripción

1 La responsabilidad de la realización de cobros de cancelaciones y liquidaciones es de los Auxiliares de Registro II (cajeros). ACTIVIDAD Verificar los documentos a entregar y los requisitos para llevar a cabo la cancelación (y liquidación si es el caso) COMO SE HACE Como primer paso el Auxiliar de Registro II con funciones de caja debe identificar si se va a realizar una cancelación de persona natural o de persona jurídica. Si se trata de cancelación de persona natural, se solicita que el usuario traiga el formato de solicitud diligenciado (o en su defecto una solicitud por escrito, redactada por él), se solicita presentación personal o el documento autenticado ante notaria y se verifica tanto para la persona natural, como para su establecimiento (o establecimientos) que éste renovado al año en curso, que no tenga embargos, ni contratos de arrendamiento, ni tampoco PRENDAS. Si cumple con dichos requisitos, el usuario puede cancelar sin problema. Si se trata de cancelación de persona jurídica, se solicita que ésta, se encuentre en estado de disolución y renovado al año correspondiente, además debe traer el acta de liquidación con el respectivo pago de impuesto de registro realizado en gobernación; igualmente su establecimiento (si éste no se ha cancelado en el momento de realizar la disolución), deben estar renovados al año en curso y no tener ningún registro que impida llevar a cabo el registro de cancelación (como por ejemplo embargos) PARA QUE SE HACE Para recibir la documentación completa y correcta y además constatar que efectivamente puede llevarse a cabo el trámite solicitado. Realizar la cancelación de persona natural y establecimiento de comercio Una vez verificados los documentos y las condiciones para llevar a cabo la cancelación de persona natural y su establecimiento (s), se ubica la matricula de la persona natural a cancelar en el SIREP y se utiliza la opción D y luego la opción número 2 (cancelación de matricula mercantil y la opción numero 1 (inscripción de documentos), como se indica en la Imagen 1 del Para efectuar el cobro y registro de la cancelación solicitada por el usuario.

2 ejemplo. Imagen 1 Cancelación de Persona Natural y Establecimiento Al presionar la tecla F5 para liquidar, se presenta una ventana en la que se pregunta si la persona esta fallecida o no, a lo que siempre se responde con N, en el caso de que la persona haya fallecido, el procedimiento se hace por sucesión (lo cual no es tema de éste procedimiento). Al avanzar a la siguiente página, después de responder, se presenta la ventana en la que se deben ingresar los datos de la persona quien realiza el pago. Una vez confirmados los datos se procede a presionar F4, para continuar. En la ventana siguiente aparecerán los valores que están siendo liquidados, los CUALES DEBEN VERIFICARSE ANTES DE SOLICITAR EL PAGO AL USUARIO. Si se encuentra, por ejemplo, que la cancelación del establecimiento vinculado a la persona natural no

3 Realizar el cobro de la liquidación y cancelación de una jurídica persona está siendo cobrado, el paso a seguir es devolverse a la pagina de consulta (presionando F2) y realizar primero la cancelación del establecimiento de comercio y posteriormente la de la persona natural. Si se realiza la verificación de los cobros realizados y toda la información está correcta, se procede a solicitarle al usuario el pago (f4 en efectivo y f5 para otras formas de pago) y posteriormente se imprime el recibo. En el caso de PERSONA NATURAL y ESTABLECIMIENTO, el registro de cancelación y el paso de estado de MA a MC deben realizarse inmediatamente. Solo en casos excepcionales se debe realizar la CANCELACION DE PERSONA NATURAL y ESTABLECIMIENTO, de forma manual (como por ejemplo en casos de sucesiones), en el resto de casos se procede como se ha explicado hasta el momento (es decir de forma automática), para EVITAR LA GENERACION DE CODIGOS DE BARRAS INNECESARIOS Y EL PASO DEL DOCUMENTO POR EL ABOGADO. Para realizar el cobro de liquidación y cancelación de una persona jurídica, se debe realizar SIEMPRE DE FORMA MANUAL, es decir con la generación de códigos de barras y el paso por el abogado. El primer paso a realizar es la ubicación de la matricula de la persona jurídica, posteriormente se utiliza la opción D, igual que con personas naturales, PERO LA DIFERENCIA ESTA EN QUE PARA PERSONAS JURIDICAS, SE UTILIZA LA OPCION 1 (INSCRIPCION DE DOCUMENTOS), y cantidad 1 como lo indica la Imagen 2. Para efectuar el cobro de la liquidación y cancelación solicitada por el usuario, con el fin de que sea estudiada posteriormente por el abogado.

4 Imagen 2 Cobro de Cancelación y Liquidación Personas Jurídicas Al presionar F5, se presentará una ventana para ingresar los datos del documento que ingresa como lo son tipo de documento, número de documento, fecha de documento y procedencia (ESTO APLICA PARA CUALQUIER TIPO DE DOCUMENTO QUE INGRESA PARA UNA PERSONA JURIDICA). Una vez digitados los datos la ventana que se presenta a continuación, es para elegir el libro y el acto que se van a cobrar. Como se muestra en la Imagen 3 se cobra inicialmente el acto de LIQUIDACION, el libro que se debe seleccionar es el noveno (para la mayoría de las personas jurídicas, a excepción de las EAT, en el que se utiliza el 14) y el acto es el de LIQUIDACION DE SOC. COMERCIALES e INST. FINANCIERAS.

5 Imagen 3 Selección de acto para liquidación Una vez se presiona F5, se graba los datos de la persona que paga se presentan los valores liquidados y se procede con el pago (f4 para efectivo y f5 para otras formas de pago). Al recibir el dinero de parte del usuario, se realiza la impresión del recibo y del código de barras correspondiente. Una vez registrado el acto de liquidación, se procede de igual forma con el acto de cancelación, iniciando desde la ubicación de la matricula y la selección de la opción D y luego 1 (inscripción de documentos) y cantidad 1. El único paso que cambia es en la selección del libro y del acto, el libro a seleccionar es el 15 y el acto es CANCELA MATRICULA (MANUAL), como se muestra en la Imagen 4.

6 Imagen 4 Selección acto para cancelación Igualmente el paso final es proceder con el pago y con la impresión del recibo y el código de barras. PUNTOS A TENER EN CUENTA: 1. Que pasa si el usuario está renovado al año inmediatamente anterior y solicita la cancelación Según la disposición legal, vigente en el momento, a partir del 2008, si un usuario solicita la cancelación y está renovado al año inmediatamente anterior (es decir, 2007, para el ejemplo), podrá realizarlo durante los 3 primeros meses del año. Durante los meses siguientes deberá estar renovado al año en curso. CAMBIO DE VERSIÓN: Actualización de cargos teniendo en cuenta la aprobación organigrama 2008.