Instituto Nacional de Estadística y Censos ESTRUCTURA ORGÁNICA Septiembre 1999
ANEXO 3 Creación de las unidades de Asesoría Jurídica y de Planificación Institucional Como complemento al Manual de organización del INEC, el que describe la estructura organizacional avalada por MIDEPLAN en septiembre de 1999, se incluye este anexo donde se presenta el detalle de dos Unidades staff creadas con posterioridad a dicha estructura, a saber, Asesoría Jurídica y Planificación, agregadas a petición de la institución en los años 2002 y 2008 de manera respectiva. En el caso de la Asesoría Jurídica, si bien, al momento de crearse el INEC, en octubre de 1998, fue consolidado su marco jurídico y organizacional, no se contempló la creación de una Unidad responsable de resolver las gestiones de naturaleza jurídica. A través de los oficios INEC-GE-476-2000 del 19 de octubre e INEC-GE-474-2000 del 29 de septiembre del 2000, el INEC solicita de manera formal al Ministerio de Planificación la creación de la Asesoría Jurídica como órgano staff. Mediante oficio DM-113-2000 del 13 de noviembre del 2000, el Ministerio de Planificación da por aprobada la creación de la Unidad de Asesoría Jurídica del INEC, en consideración a que se había sacrificado una unidad administrativa elemental para el buen desempeño institucional. Con base en lo anterior, en abril de 2001, mediante oficio AJ-111-2001, se propuso la iniciativa de incluir en el artículo 22 del Reglamento a la Ley N 7839, la función principal de esta unidad: asesorar y tramitar para la Gerencia y el Consejo Directivo todos aquellos asuntos jurídicos propios del Instituto, situación avalada por el Consejo Directivo en sesión ordinaria N 137-2001, del 17 de abril del 2001. Esta modificación se publicó en el diario oficial La Gaceta N 105 del 1 de junio del 2001. En lo que concierne a la Unidad de Planificación Institucional, se inicia su creación mediante la solicitud de fecha 27 de noviembre del 2007 al Ministro Rector del Sector Reforma Gubernamental, bajo el objetivo de contribuir a la sostenibilidad y al desarrollo integral de la institución, mediante la planificación, el seguimiento y la evaluación institucional, la coordinación en materia presupuestaria para el cumplimiento de metas y objetivos establecidos en el Plan Operativo Institucional A través del oficio DVMHV 224-07 del 12 de diciembre del 2007, el Ministerio de Planificación comunica el cumplimiento de los requisitos legales y procedimentales para la creación de la Unidad de Planificación del INEC, dando
de esta manera el aval solicitado y estableciendo un plazo de seis meses para su instauración, haciendo la salvedad de que la Junta Directiva de esa entidad debe emitir acuerdo sobre aprobación final, a partir de lo cual podrán incorporar la Unidad en mención en la estructura del INEC Por acuerdo N 6 en sesión 447-2007 de diciembre del 2007, el Consejo Directivo del INEC aprueba la reorganización parcial correspondiente a la creación de la Unidad de Planificación. Finalmente, mediante el oficio DVMHV-031-08 del 19 de febrero de 2008, el Ministerio de Planificación avala la estructura organizacional del INEC, donde aparece como Unidad staff, la nueva Unidad de Planificación Institucional. En dicho oficio, se establece que De acuerdo con las disposiciones normativas; Leyes N 5525, N 7668, Decretos N 33713 y N 33783 y la Directriz 021, este Ministerio procede a registrar en los Archivos de la Dirección de Modernización del Estado la modificación a la estructura interna. Unidad de Asesoría Jurídica La Asesoría Jurídica tiene como misión, orientar jurídicamente las actividades del Instituto Nacional de Estadística y Censos. Busca crear una cultura jurídica en el comportamiento organizacional del Instituto, con la finalidad de que las actividades se lleven a cabo en resguardo y aplicación del ordenamiento jurídico. Dada la naturaleza de sus funciones, tiene un grado de responsabilidad de suma importancia, en virtud de que, a partir de sus criterios, se orienta jurídicamente la labor institucional. El objetivo y las funciones de la Asesoría Jurídica, aprobadas por el Ministerio de Planificación, mediante la creación de la Unidad, el 13 de noviembre del año 2000, fueron propuestas en agosto de ese mismo año mediante oficio AJ-109-2000; estas se presentan enseguida. OBJETIVO Asesorar en materia jurídico-legal a la dirección superior, procesos o subprocesos técnicos y administrativos de la Institución, y a los ASESORÍA JURÍDICA FUNCIONES Asesorar y tramitar para la Gerencia y el Consejo Directivo todos aquellos asuntos jurídicos y legales propios del Instituto. Asesorar a las áreas sustantivas y administrativas en aspectos relacionados con la legislación vigente en materia propia del Instituto, contratación DEPENDENCIA OPERATIVA La Unidad de Planificación Institucional depende directamente de la
proyectos y programas afectos a esta. Además, le corresponde dar asesoría y orientación al personal institucional en materia de su competencia, en tanto ello no afecte los intereses institucionales. administrativa, régimen estatutario y formulación, ejecución y evaluación presupuestaria. Evacuar consultas de los particulares relativas a la interpretación y aplicación de las leyes competencia del Instituto. Emitir criterio sobre los asuntos jurídicos inherentes al Instituto requeridos por la Gerencia y por el Consejo Directivo. Emitir criterio en vía administrativa sobre todos los reclamos que presenten los funcionarios y los administrados contra el Instituto o alguno de sus funcionarios. Revisar y emitir criterio sobre los actos, contratos, convenios interinstitucionales y demás documentos que le competa suscribir al Consejo Directivo y a la Gerencia. Examinar y dictaminar la legalidad de las resoluciones que preparan las unidades administrativas del Instituto, en cuyo caso, la consulta es obligatoria cuando la materia por resolver involucre aspectos de interpretación y aplicación de leyes, así como cuando el acto que se dice agote la vía administrativa. Analizar y emitir dictamen sobre los proyectos de Ley, Decretos, Resoluciones y demás normas requeridas para el cumplimiento de los objetivos del Instituto. Analizar la reglamentación interna y proponer a las autoridades las modificaciones pertinentes. Representar al Gerente ante la Junta de Relaciones Laborales establecida mediante el Transitorio I del Reglamento Autónomo de Servicios del Instituto y emitir criterio y recomendaciones sobre los asuntos que ante esta instancia se presenten. Asumir la representación legal del Instituto en todas aquellas acciones judiciales que se instauren en contra de éste. Participar en las acciones derivadas del accionar de la Auditoría Interna que impliquen la emisión de criterios legales. Representar a la Institución en foros, comisiones, grupos de trabajo y eventos especiales que se le señale. Gerencia institucional. Planificación no cuenta con instancias subordinadas.
Coordinar con los coordinadores de las áreas y demás unidades todos aquellos aspectos que tengan relevancia jurídica. Coordinar con la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República y demás entes públicos, cuando la materia así lo requiera. Mantener una base actualizada de la legislación y jurisprudencia atinente a la naturaleza jurídica y objetivos del Instituto. Emitir certificación sobre los actos del INEC que deben ser sometidos ante instancias de fiscalización y consulta, en estricta conformidad con la legislación vigente. Realizar cualquier otra tarea de índole jurídica que se le encargue por parte de la Gerencia y del Consejo Directivo.
Unidad de Planificación Institucional La Unidad de Planificación constituye un elemento organizacional de carácter asesor de los niveles directivos de la institución (Consejo Directivo y Gerencia); y de apoyo técnico para los niveles de ejecución, componentes de la estructura organizativa de la institución. El objetivo y las funciones de la Unidad, definidas con base en la propuesta de su creación, y así aprobadas por el Ministerio de Planificación y el Consejo Directivo institucional, según se indicó previamente, se presentan seguidamente. OBJETIVO Contribuir a la sostenibilidad y al desarrollo integral de la institución, mediante la planificación, el seguimiento y la evaluación institucional, la coordinación en materia presupuestaria para el cumplimiento de metas y objetivos establecidos en el Plan Operativo Institucional, contribuir con el sistema de rendición de cuentas, que pretende lograr la transparencia de la gestión institucional; contribuir con la vinculación de la institución con el Sistema de Estadística Nacional (SEN), así como de los procesos internos de análisis administrativos, PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL FUNCIONES Asesorar, coordinar, contribuir y participar con las diferentes instancias en la definición y difusión de lineamientos, políticas y estrategias a corto, mediano y largo plazo. Asesorar a la Gerencia y otras instancias de la organización en materia de su competencia para facilitar la toma de decisiones Velar por la coordinación y el fortalecimiento del Sistema de Planificación Institucional y supervisar las acciones que se realicen en materia de planificación. Contribuir en la formulación y seguimiento de los convenios que suscribe el Instituto con las distintas entidades. Representar al INEC en el Sistema Nacional de Evaluación y en todos los procesos de Rendición de Cuentas. Dictar la metodología para diseñar y monitorear el Sistema de Control Interno y de Gestión de Riesgos Institucional. Coordinar, apoyar y presentar la formulación, seguimiento y evaluación del plan estratégico, los proyectos y planes operativos (POI) y la planificación presupuestaria, correspondientes al INEC. Establecer un registro o base de datos de información de proyectos operativos DEPENDENCIA OPERATIVA La Unidad de Planificación Institucional depende directamente de la Gerencia institucional. Planificación no cuenta con instancias subordinadas.
control interno, planificación estratégica y gerencial, que permitan obtener una mejora constante en la eficiencia de los procesos productivos de la institución. y de inversión que se ejecuten en el INEC. Contribuir y coordinar con la Unidad de Finanzas, la definición de los lineamientos para la formulación de la programación presupuestaria. Contribuir y coordinar la vinculación del Sistema de Estadística Nacional con las actividades estratégicas del INEC. Asesorar, apoyar y capacitar a las distintas instancias del INEC, en materia de planificación, seguimiento y evaluación, además en organización administrativa. Asesorar, orientar y participar con las diferentes Áreas del INEC en la definición de políticas y estrategias de acción de corto, mediano y largo plazo. Generar, apoyar y adoptar la elaboración de metodologías pertinentes con la planificación estratégica (planes, programas y proyectos institucionales) y brindar asesoría a quienes lo requieran. Apoyar en la coordinación y formulación del plan estratégico de mediano y largo plazo del INEC. Formular informes y trabajos específicos que la coordinación de la Unidad y todas aquellas instancias que requieran información de los procesos de planificación institucional. Asesorar, orientar y participar con las diferentes Áreas y Unidades del INEC en la definición de metodologías para identificar, priorizar y preparar proyectos operativos a corto y mediano plazo. Establecer y poner en ejecución un sistema uniforme de programación técnica y financiera. Establecer el marco operativo en el cual se desarrollará la planificación anual operativa dentro del INEC, así como coordinar el seguimiento y evaluación de los programas estratégicos y operativos del INEC. Elaborar y poner en ejecución las metodologías de programación institucional de corto plazo, mediano y largo plazo que incorporen planificación y presupuesto. Coordinar con la Unidad de Finanzas y con la Unidad de Recursos Humanos el proceso de elaboración presupuestaria.
Preparar informes de resultados de determinados planes, programas y otras actividades a solicitud de la Gerencia. Elaborar y poner en ejecución la metodología para implementar y monitorear el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión del Riesgo Institucional. Definir, coordinar y dirigir, con las diferentes Áreas y Unidades, la metodología para realizar procesos de organización y modernización institucional. Apoyar y coordinar la actividad de vinculación del Sistema de Estadística Nacional con las tareas estratégicas del INEC. El 26 de junio del año 2013, se publica en el Diario Oficial La Gaceta No. 122 el Artículo 26 del Decreto Ejecutivo No 37735-PLAN, Reglamento General del Sistema Nacional de Planificación (SNP), que detalla que las instituciones sujetas a dicho Reglamento deberán incluir dentro de su estructura organizacional una UPI, de conformidad con las disposiciones establecidas en el artículo 3.b) de la Ley de Planificación Nacional. De igual forma las UPI dependerán de las o los jerarcas institucionales y actuarán como órganos asesores. Por otra parte, el Artículo 27 del decreto ejecutivo de marras, indica que las UPI tendrán su propia jefatura y estarán integradas por funcionarios interdisciplinarios con conocimientos conforme a sus funciones. Las UPI, en la realización de sus funciones, establecerán los procesos ordinarios y especiales correspondientes y para ello integrarán equipos de trabajo especializados conforme sea necesario, de acuerdo con la complejidad de la organización institucional y la diversidad de las competencias institucionales. Las UPI no podrán subdividirse salvo casos de excepción cuando el volumen, la diversidad y la complejidad de las funciones de la institución así lo ameriten. Las UPI integrarán las acciones de planificación de las oficinas que se subdividan.
Funciones de la Unidad de Planificación Institucional según artículo 28 del decreto N 37735: Planificación a) Operar como parte integrante del Sistema Nacional de Planificación para asegurar su efectivo funcionamiento y el cumplimiento de los instrumentos de planificación y de rendición de cuentas. b) Colaborar con las instancias jerárquicas superiores o entes externos proporcionando los insumos y requerimientos que les solicite. c) Dirigir y coordinar los procesos de planificación institucional (estratégica, táctica y operativa) dentro de los lineamientos, metodologías y procedimientos determinados por la o el jerarca institucional y los instituidos para el Sistema Nacional de Planificación. d) Formular el Plan Estratégico Institucional (PEI) con sujeción a los lineamientos, metodologías y procedimientos emitidos por MIDEPLAN. e) Elaborar y proponer el Plan Operativo Institucional (POI) y verificar su incorporación en la formulación de los presupuestos institucionales. f) Ejecutar los planes de acción en materia de planificación institucional, control interno, riesgo y mejora continua, dentro de los lineamientos, metodologías y procedimientos determinados por la o el jerarca institucional. g) Proponer y desarrollar iniciativas para el seguimiento y evaluación del cumplimiento institucional de las políticas y metas establecidas en el PND y en los instrumentos de planificación institucional (PEI, POI), considerando otros instrumentos de planificación nacional, sectorial y regional, en procura de impulsar medidas de mejoramiento continuo de la planificación y la gestión institucional. h) Mantener actualizados registros sobre información y estadísticas de la gestión estratégica institucional, incluyendo la generación de estándares y parámetros que sirvan de insumos para la formulación y ejecución de la gestión institucional y para la evaluación de sus resultados e impactos. i) Apoyar a las o los jerarcas institucionales en las actividades de rendición de cuentas de la gestión institucional, con inclusión de la elaboración de memorias e informes que fomenten mayor transparencia ante la ciudadanía.
j) Rendir informes semestrales y anuales ante la o el jerarca institucional sobre la evolución de la institución en el marco del Plan Nacional de Desarrollo y de otros instrumentos de planificación institucional. k) Diseñar y proponer metodologías para el establecimiento, mantenimiento y mejoramiento del sistema de control interno y valoración de riesgos institucionales, en concordancia con la planificación institucional y conforme a las directrices emitidas por la Contraloría General de la República. l) Implementar, mantener, mejorar y evaluar permanentemente el sistema de control interno y gestión del riesgo de la dependencia y realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento, en concordancia con la Ley General de Control Interno N 8292 (La Gaceta N 169 de 2002). m) Diseñar y proponer metodologías para el establecimiento, mantenimiento y mejoramiento continuo de los procesos institucionales. n) Establecer y coordinar acciones de difusión y capacitación institucional en aspectos de planificación. o) Apoyar a la o el jerarca institucional en la formulación de iniciativas vinculadas con la elaboración de leyes, reglamentos, normas, políticas, estrategias, procedimientos y disposiciones técnicas y administrativas que regulen su campo de acción y velar por que se lleven a cabo. p) Realizar estudios sobre el ambiente interno y externo en que se desenvuelve la institución y elaborar el diagnóstico institucional. q) Supervisar la contratación de los servicios profesionales o especialistas que realice el Instituto, vinculados con el ejercicio de esta dependencia. r) Implementar, evaluar y mejorar permanente los procesos de la dependencia, mediante la investigación y aplicación de modelos actuales y mejores prácticas a nivel nacional e internacional. s) Cooperar y coordinar actividades con las Secretarías Sectoriales para una efectiva integración del respectivo sector. Las UPI y las Secretarías Sectoriales generarán alianzas para desarrollar procesos de planificación conjuntos y de responsabilidad compartida.
t) Coordinar con los Enlaces Institucionales de Cooperación Internacional las actividades de cooperación internacional. 1 u) Proponer los diseños de los procesos de organización institucional y dar seguimiento a las reorganizaciones aprobadas por MIDEPLAN, informando oportunamente a la o el jerarca institucional y a MIDEPLAN. v) Coordinar con las oficinas de la respectiva institución la transferencia de información al Centro de Información de Planificación para el Desarrollo. w) Promover la desconcentración y descentralización cuando previos estudios técnicos se determine su conveniencia para mejorar la prestación de los servicios públicos que brinda su institución. x) Formular el Programa Institucional de Inversiones Públicas, verificando su concordancia con las prioridades establecidas en el PND, en el PEI y con las políticas de endeudamiento público, así como inscribir los proyectos de inversión pública en el Banco de Proyectos de Inversión Pública de MIDEPLAN y velar por el seguimiento de su ejecución. y) Velar por la participación ciudadana en los procesos de planificación institucional. z) Cualesquiera otras que contribuyan al logro de sus cometidos. 1 Así reformado por el artículo 1 del Decreto Ejecutivo N 38491-PLAN, Reforma al Reglamento General del Sistema Nacional de Planificación, del 12 de mayo de 2014 y publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 109, del 9 de junio de 2014.