Módulo Administración de Usuarios PROYECTO MANUAL FUNCIONALIDADES I-DATUM CLIENTE INTERNO SIIGSA Santiago, 20 de noviembre de 2012 INDICE
MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS.... 3 Administración de Perfiles y Privilegios - 3841... 4 Administración de Usuarios - 3734... 6 Administración de Tablas Auxiliares - 5313... 11 Bitácora de Administración - 3843... 13 Centros de Responsabilidad - 5238... 15 Maestro de Instituciones - 3736... 18 Validación de Usuarios por Clave - 3889... 22
MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS. Este módulo de administración del sistema, está diseñado para mantener, actualizar y administrar las bases de datos de usuarios, sus perfiles, privilegios y centros de responsabilidades. El modulo de administración de usuarios, permiten una gestión eficiente de la información contenida en el sistema, manteniendo la privacidad y restringiendo los accesos según corresponda.
ADMINISTRACIÓN DE PERFILES Y PRIVILEGIOS - 3841 La definición de Perfiles y Privilegios es construida dinámicamente por los administradores, quienes pueden crear diversos perfiles de usuarios con diferentes privilegios (permisos), sobre los distintos módulos del sistema. Cada perfil podrá tener privilegios ya sea para Visualizar, Editar, Crear, Eliminar, Cambiar Estado y/o Aprobar los datos y contenidos de los diferentes módulos. Los perfiles de usuarios, sumados a los Centros de Responsabilidad, velan por la integridad y seguridad de los datos, por lo cual es de gran importancia la asignación adecuada de dichas características. (1) Para acceder a esta opción del menú, vaya a menú Sistema Administración Sistema Perfiles y Privilegios. (2) A continuación se desplegará el listado de perfiles creados y sus respectivas descripciones. Para ver los privilegios que posee cada perfil sobre los diferentes módulos y Centros de Responsabilidad, haga clic sobre el perfil que desea revisar.
a) Para modificar un perfil, haga clic en el ícono de edición que aparece a la izquierda del ID de cada perfil. Se desplegará un formulario en el cual se podrá seleccionar, por cada módulo, si dicho perfil podrá visualizar, agregar, modificar, eliminar, aprobar, cambiar estado y permiso interno. Para finalizar, haga clic en el botón Guardar al final del formulario. b) Además, si hace clic sobre la ficha Centros de Responsabilidad, podrá seleccionar qué permisos tendrá dicho perfil sobre los diferentes Centros de Responsabilidad del sistema. c) Si desea añadir un nuevo perfil de usuario, solo debe hacer clic en el vínculo Agregar Perfil. Aparecerá el mismo formulario que se despliega cuando se modifica un perfil, en blanco. Debe ingresar el nombre, una descripción de dicho perfil, y asignar los permisos que sean necesarios, tal como se explicó anteriormente.
ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS - 3734 El módulo de Administración de Usuarios permite administrar la información de registro de los usuarios y administradores, y la de otras personas que cumplen funciones relacionadas con la información contenida en el sistema (generadores, editores, administradores, distribuidores, etc.). Permite, a través de filtros, encontrar a las personas registradas en el sistema, consultar y editar sus atributos y características como usuarios del software. 1. Visualizar Usuarios (1) Para ingresar a este módulo, debe dirigirse al Menú Sistemas Administración Usuarios. (2) Seleccione, en la sección de filtros, el Tipo de Usuario, Perfiles de Usuario, si está activo y/o inactivo, y el intervalo de fecha de registro. Luego haga clic sobre el icono de búsqueda ( ). Para ingresar a la descripción del usuario, haga clic sobre el nombre del usuario. Aparecerá una ficha con sus datos personales y privilegios.
2. Editar Usuarios Dependiendo del perfil y privilegios del administrador que realiza la consulta, podrá visualizar o modificar los datos, crear o eliminar usuarios, y definirlos como usuarios del software con un determinado perfil. Para editar los datos de un usuario, haga clic en el ícono de edición, a la izquierda del nombre de usuario ( ).
A la izquierda del formulario se observan las secciones en que se clasifica la información del usuario, y a la derecha del formulario se pueden editar sus atributos, es decir, si está activo o no, perfil de usuario al que pertenece, tipo de usuario, y cuáles son sus Centros de Responsabilidad. 3. Agregar Usuarios Para añadir un nuevo usuario, solo haga clic en el vínculo Agregar Usuario en la ventana de Administración de Usuarios. Aparecerá una ficha en blanco similar a la de Edición de Usuarios, la cual debe ser rellenada con los datos correspondientes.
4. Correos Electrónicos y Nuevas Claves de Acceso El software permite a los administradores informáticos o temáticos que se comuniquen en forma directa con los usuarios registrados en las bases de datos, comunicando eventos de administración o mantención de la plataforma, por medio de correos electrónicos. Adicionalmente, los administradores podrán generar nuevas Claves de Acceso al sistema para usuarios que pierdan u olviden la clave asignada previamente, mediante este mismo sistema. (1) En el módulo de Administración de Usuario, haga clic en el botón Enviar E-Mail, bajo el listado de usuarios del sistema. El sistema desplegará una ventana con el formulario Envío de E-mail a Usuarios.
(2) Al hacer clic en el botón Filtrar Correos, se desplegará una ventana en la cual podrá seleccionar a cuales usuarios se les enviará correo. Se pueden emitir tres tipos de correos: Bienvenida a usuario nuevo, el cual da la bienvenida a los usuarios registrados, Boletín, que permite redactar una comunicación personalizada, y Cambio de Clave, que obedece a una plantilla predefinida que genera la nueva clave en forma automática y encriptada.
ADMINISTRACIÓN DE TABLAS AUXILIARES - 5313 El usuario puede configurar un conjunto de tablas auxiliares que permiten definir, caracterizar y administrar las diferentes entidades del sistema. Estas tablas de auxiliares se ingresan por código fuente (directamente por la base de datos), el usuario solamente podrá agregar un Nuevo registro a la tabla auxiliar elegida. Pasos a seguir: (1) El usuario tiene que tener los privilegios necesarios para ingresar a la administración de Tablas Auxiliares como se muestra en la imagen.
(2) El usuario que ingresa a la Administración de Tabla Auxiliar la cual se muestran todos los que se encuentran en el sistema, como en la imagen a continuación. (3) Al elegir una tabla auxiliar se podrá agregar un nuevo registro por tabla, como lo muestra a continuación la imagen, pero no se podrán agregar Tablas Auxiliares.
BITÁCORA DE ADMINISTRACIÓN - 3843 La administración del software mantiene un registro detallado de los ingresos y modificaciones realizados sobre los datos, de manera que cada evento de administración de la información y de los contenidos es guardado, y pueden ser consultados por los administradores. (1) Para acceder a esta opción del menú, vaya a menú Sistema Administración Registros Bitácora Administración. El sistema desplegará el listado de los últimos registros de cada usuario que haya ejecutado acciones de administración. El administrador puede definir un filtro temporal para visualizar los registros a través de un período determinado de tiempo.
Por medio de la opción Por Usuario, se pueden revisar las acciones realizadas por los usuarios en la plataforma, seleccionando un usuario determinado en la lista desplegable que aparece sobre el listado de registros. Por medio de la opción Por Acción, se pueden revisar qué acciones han sido realizadas, y cuáles usuarios han realizado dichas acciones. Para esto, debe seleccionar una acción determinada del menú desplegable que aparece sobre el listado. Es necesario definir sobre que módulos se consultará y si se mostrarán los detalles de las acciones. De forma adicional, podrá descargar toda esta información a un archivo Excel, mediante el botón Descarga, el cual aparece bajo el listado.
CENTROS DE RESPONSABILIDAD - 5238 Los Centros de Responsabilidad corresponden a agrupaciones de usuarios y contenidos, que controlan la interacción entre ambos. Tanto los usuarios como los contenidos deben tener siempre a lo menos un Centro de Responsabilidad, luego cuando un usuario accede al sistema ingresando su nombre y clave, el sistema automáticamente relaciona los diferentes componentes de la interface y los contenidos para definir, a que módulos, funcionalidades o contenidos tiene acceso el usuario y en conjunto con los perfiles y privilegios, cuáles son las acciones que le están permitidas sobre estos contenidos. Los Centros de Responsabilidad corresponden a agrupaciones de usuarios asociados a través de la estructura organizacional de la institución (Unidades, Departamentos, etc.) u otras agrupaciones funcionales (Equipos multidisciplinarios, equipos de proyectos o comisiones) que requieren tener acceso a datos públicos o privados comunes. Los Centros de Responsabilidad impiden que usuarios y administradores temáticos que poseen perfiles de acceso con privilegios para crear, editar o borrar, accedan a datos de otros grupos de usuarios de otras áreas administrativas, geográficas o instituciones, permitiendo una administración segura para los datos. 1. Para visualizar los centros de responsabilidad: Para ingresar a este módulo, debe dirigirse a Sistemas Administración Centro de Responsabilidad. El sistema desplegará el listado con los Centros de Responsabilidad existentes en el sistema.
Para visualizar la información de un Centro de Seguridad específico, haga clic en el nombre de este. 2. Para editar un centro de responsabilidad. Para modificar los datos de un Centro de Responsabilidad, haga clic en el ícono de edición, a la izquierda del Centro de Responsabilidad que desea editar ( Responsabilidad, pero en modo de Edición. ). Aparecerá la ficha del Centro de
3. Agregar Centro de responsabilidad. Para añadir un Centro de Responsabilidad, solo haga clic en el vínculo Agregar Centro de Responsabilidad en la ventana de Administración Centro de Responsabilidad. Aparecerá una ficha en blanco similar al modo de Edición de Centro de Responsabilidad, la cual debe ser rellenada con los datos correspondientes.
MAESTRO DE INSTITUCIONES - 3736 El módulo Instituciones permite manejar la información de las instituciones registradas en el sistema. 1. Visualizar Instituciones Para ingresar a este módulo, debe dirigirse al Menú Sistemas Administración Instituciones. Seleccione entre los filtros disponibles, qué tipos de instituciones desea visualizar, y si su estado es Activo o Inactivo. Luego haga clic sobre el ícono de búsqueda ( ).
Se desplegará una ventana en la cual se listarán las instituciones que se han registrado en el sistema. Para visualizar la información de una institución determinada, solo haga clic en el nombre de la institución que desea revisar, y aparecerá en pantalla la ficha con los datos de ésta.
2. Editar Instituciones Para editar los datos de un usuario, haga clic en el ícono de edición, a la izquierda del nombre de la institución ( ). Aparecerá la ficha de la institución, pero en modo de Edición.
3. Agregar Instituciones Para añadir una nueva institución, solo haga clic en el vínculo Agregar Institución en la ventana de Administración de Instituciones. Aparecerá una ficha en blanco similar a la de Edición de Instituciones, la cual debe ser rellenada con los datos correspondientes.
VALIDACIÓN DE USUARIOS POR CLAVE - 3889 El software permite a los administradores informáticos o temáticos que se comuniquen en forma directa con los usuarios registrados en las bases de datos, comunicando eventos de administración o mantención de la plataforma, por medio de correos electrónicos. Adicionalmente, los administradores podrán generar nuevas Claves de Acceso al sistema para usuarios que pierdan u olviden la clave asignada previamente, mediante este mismo sistema. (1) En el módulo de Administración de Usuario, haga clic en el botón Enviar E-Mail, bajo el listado de usuarios del sistema. El sistema desplegará una ventana con el formulario Envío de E-mail a Usuarios.
(2) Al hacer clic en el botón Filtrar Correos, se desplegará una ventana en la cual podrá seleccionar a cuales usuarios se les enviará correo. (3) Se pueden emitir tres tipos de correos: Bienvenida a usuario nuevo, el cual da la bienvenida a los usuarios registrados, Boletín, que permite redactar una comunicación personalizada, y Cambio de Clave, que obedece a una plantilla predefinida que genera la nueva clave en forma automática y encriptada.