DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 1 de 22 MANUAL PARA INGRESO Y ACTUALIZACION DE DATOS AL SISTEMA DE ADMINISTRACION Y GESTION DEL RECURSO HUMANO DESDE LAS FACULTADES INTRODUCCIÓN...2 En Internet Explorer:...2 En Firefox :...3 AUTENTICACION...5 AREA DE TRABAJO...5 MENUS...6 [Nueva ficha]:...6 INGRESANDO DATOS...7 EDITANDO DATOS...9 HORARIO DOCENTE...10 Reportes / Consultas /Actualización...12 TRABAJANDO CON REPORTES...15 IMPRIMIENDO...16 [Ausencias], [Sanciones ], [Subsidio Familiar]:...20 [Reportes Comunes:]...22
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 2 de 22 INTRODUCCIÓN Este MANUAL esta dirigido al personal que tendrá a su cargo el ingreso y actualización de datos del personal docente al Sistema de Administración y Gestión del Recurso Humano (SAGRH) desde las respectivas facultades. En este manual se indica la forma de configurar el navegador de internet e ingresar al SAGRH, además de las opciones y comandos que debe ejecutar el usuario para ingresar y actualizar información en el Sistema. El SAGRH es un sistema o aplicación web, es decir para su ejecución requiere de un computador con conexión a la Intranet institucional y con un navegador web o web browser como internet Explorer, aunque por robustez y velocidad y constante actualización es recomendable usar Mozilla Firefox en cualquiera de sus versiones. Eso también quiere decir que usted se moverá dentro del SAGRH como si estuviera navegando en una pagina web, porque el sistema usa paginas web, por lo tanto los comandos que ingrese o las opciones que usted escoja lo hará haciendo click sobre hipervínculos, o hiperenlaces, que para mayor familiaridad y facilidad de reconocimiento estarán encerrados entre corchetes como por ejemplo [cerrar sesión] Para el ingreso al sistema en lo primer que se debe hacer es ingresa al web browser. INGRESANDO Una vez abierto el navegador, ubíquese en la barra de direcciones y teclee la dirección electrónica o URL del SAGRH, es decir http://recursos.espoch.edu.ec El SAGRH es un sistema que se basa en el uso de múltiples ventanas para facilitar el trabajo con datos de distintas personas, por lo general los navegadores bloquean la apertura de ventanas extras por seguridad, si se da este caso al ingresar en alguna de las opciones del SAGRH, aparecerá una barra amarilla informativa en la parte superior de la ventana de navegación del Internet Explorer o Firefox con un mensaje al respecto En Internet Explorer:
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 3 de 22 Para configurar el navegador y que permita abrir ventanas haga lo siguiente: En el menú Herramientas, escoja Bloqueador de elementos emergentes y Configuración del bloqueador de elementos emergentes Aparece la ventana para configurar el bloqueador, en la caja de texto que dice Dirección del sitio web que desea permitir, escriba o copie la dirección del SAGRH, es decir http://recursos.espoch.edu.ec, haga clic en el botón [Agregar] y luego en [Cerrar] En Firefox : Para configurar el navegador y que permita abrir ventanas haga lo siguiente: En el menú Herramientas (Tools en inglés), escoja Opciones (Options)
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 4 de 22 Puede desmarcar la casilla Bloquear pop-up (Block pop-up windows) y permitir cualquier ventana emergente, o hacer clic en el botón [Expeciones] (Exceptions), para permitir solo las ventanas de el SAGRH, de igual forma escribiendo la dirección del sitio y haciendo clic en el botón [Permitir] (Allow). Se carga en el navegador la página principal del SAGRH, del listado de subsistemas que aparecen en la parte central, ubique el que dice Información y control y haga click sobre el
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 5 de 22 hipervínculo, se abrirá una nueva ventana donde se le pedirá su nombre de usuario y contraseña. AUTENTICACION Como se puede apreciar en el grafico anterior, la parte de color azul indica donde está ubicado el cursor para entrada de texto, esto con el fin de ayudar al usuario a ubicarse dentro de la interfaz del sistema, una vez ingresado y verificados su nombre de usuario y contraseña se abre una nueva ventana con dos partes, la parte en negro a la izquierda que presenta opciones a manera de menú y el área de la derecha donde se visualiza información referente al subsistema. Escoja la opción [Información] para abrir una nueva ventana e ingresar al subsistema de información y control. AREA DE TRABAJO La ventana que se abre es la interfaz de trabajo de subsistema propiamente dicha, a continuación se describen las áreas que la componen: - El área (a) a la izquierda en negro es el menú de opciones del subsistema, según se escoja una opción en el mismo sitio se cargarán las subopciones - El área (b) negra en la parte superior donde hay opciones como un calendario (esquina superior izq.), la opción [cambiar contraseña], en la parte izquierda están las opciones, txt_bgcolor que sirve para cambiar el color de fondo de las cajas de texto activas y la
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 6 de 22 opción Auto Refresh que sirve para que los reportes generados se actualicen cuando cambian los datos de la persona, como ayuda en la edición de los mismos - El área (c) es el área de trabajo, en ella se ejecutan la mayoría de las acciones invocadas en los menús del área (a) de la izquierda, en ésta área de trabajo se cargan los resultados de los reportes que genera el sistema, se ingresan los datos de personas que ingresan al sistema, etc. MENUS En el menú principal del subsistema se encuentran las siguientes opciones: - Ficha Personal - Ausencia Temporal - Sanciones - Subsidio Familiar - Reportes - Documentos Al hacer clic en las opciones se despliegan las respectivas opciones del submenú, como se ve en las imágenes. A continuación una pequeña explicación de las opciones del menú [Ficha Personal]. [Nueva ficha]: Despliega dos opciones de ingreso: [Nombr./Contrato Oc.]: para ingresar datos de nuevas docentes al sistema, escoja esta opción para ingresar datos de docentes a nombramiento o de horas clase.
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 7 de 22 [Srv. Prof/Obra Cierta.]: Permite registrar el ingreso de datos al sistema para contratos por montos fijos o de obra cierta, por el momento no debe hacer uso de esta opción. INGRESANDO DATOS Al momento de ingresar o editar datos, en la parte del nombre del respectivo campo se indica el formato de los datos como en el caso de las fechas, por ejemplo (aaaa/mm/dd), cuatro dígitos para el año, dos para el mes, dos para el día separados por barras inclinadas, si se ha omitido el valor de algún campo, el sistema emite un mensaje visual indicando el error en el formato o pidiendo que se ingrese el valor del dato faltante.
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 8 de 22 Una vez que se ha validado el formato de todos los datos el sistema presentará un diálogo de conformación como el del gráfico anterior preguntando si esta seguro que la información a ingresar es la correcta. De acuerdo a los datos iniciales de ingreso, el sistema solicita algunos datos adicionales, basado en los recabados en la primera pantalla. Una vez que se han ingresado los datos de la persona, en este caso del docente, el sistema preguntará presentará un mensaje indicando que se deben ingresar la carga horaria del docente, luego se mostrará la ficha del docente recién ingresado en el área de trabajo.
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 9 de 22 EDITANDO DATOS Esta opción brinda acceso todos los datos del servidor, obviamente de acuerdo a los privilegios del usuario. Los datos del servidor se encuentran agrupados en cuatro grupos principales Datos generales.- Comprende: Ficha personal, Fecha nombramiento, Horario de trabajo, Educación, Subsidio Familiar, Activo / Pasivo (entradas y salidas de la institución por trabajo en otro lado por ejemplo, o cuando ha renunciado y vuelto a trabajar). Experiencia.- Comprende: Experiencia Foránea, Ascensos, Dignidades, Traslados, Obras Publicadas, Contratos, Contratos por Servicios Profesionales o por Obra cierta. Sanciones.- Comprende: Llamado de Atención, Amonestación Escrita, Multa, Suspensión Temporal (empleados y docentes), Visto Bueno (obreros), Sumario Administrativo (empleados y docentes).
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 10 de 22 Ausencias.- Comprende: Asuntos Oficiales, Asuntos Personales, Formación, Permiso sin cargo a Vacación, Calamidad Domestica, Enfermedad, Comisión de Servicios Con Remuneración y Sin Remuneración, Ausencia por Licencias Sin Sueldo Hasta 60 días por año, Para estudios de Postgrado, Servicio Militar, Candidatura Política, Vacaciones, Licencia Estudios Postgrado y Capacitación, Licencia sin sueldo Elec. Popular, Licencia con sueldo, 84 días Maternidad (mujeres), Cuidado al recién nacido (mujeres), Historial, Resumen Ausencias. De acuerdo a los privilegios del usuario podrá editar (administradores o usuarios con privilegios) o sólo visualizar los datos. Escoja la opción [Horario laboral], para ingresar a la interfaz de ingreso y modificación del horario del docente: HORARIO DOCENTE Una vez en la interfaz para ingreso / actualización de la carga horaria del docente se presenta un formulario en donde se debe indicar los siguientes datos: - Numero de cátedras y de horas clase - Nombres de las cátedras y sitio de dictado de clase de las mismas - Si tiene horas administrativas la función administrativa y el sitio donde la desempeña - El detalle de la carga horaria indicando las horas, tipo de hora (clase, atención al estudiante, administrativa, investigación, extensión) En la figura se ve la especificaron de una hora clase, se puede ver que luego de la información de inicio y fin de hora esta un como para elegir la clase de las ingresadas en la parte superior Especificando horas administrativas
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 11 de 22 Especificando horas investigación y extensión Como se nota en la figura, en este tipo de horas se debe especificar la actividad y el lugar en donde se la realiza, pues puede ser dentro como fuera de la institución Especificando Horas de atención al estudiante, como asesoría tesis y cosas por el estilo Una vez haya terminado de ingresar los datos del horario del docente, si marco la opción de Dar el control al sistema, el sistema verificará el número de horas clase y atención al estudiante de acuerdo al cargo del docente y al número de horas clase y materias que dicta, si no cumple con lo preestablecido según reglamentos vigentes, el sistema alerta
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 12 de 22 sobre el error y no deja ingresar los datos, si no quiere que el sistema alerte sobre ese error desmarque la opción Dar el control al sistema Reportes / Consultas /Actualización Bajo esta opción se encuentran las opciones para la generación de reportes y la búsqueda de registros para visualizar o editar información, las opciones disponibles son: [Dependencia]: Con esta opción de reporte usted puede listar a las personas que pertenecen a una dependencia específica, además en este y en los otras opciones de reportes usted puede añadir campos de las distintas tablas del sistema para generar reportes personalizados con información de campos de acuerdo a la necesidad. [Reportes]: Este es un pequeño generador de reportes donde se pueden combinar criterios siguiendo el siguiente proceso eligiendo campos de las tablas de la base de datos : - Escoger un campo de la base de datos en la opción FILTRO n (donde n es uno de los 5 filtros disponibles) - Especificar un operador de comparación o como: el contenido del campo contiene todo o parte del texto especificado en el criterio o =,>, >=, <, <=: para comparación con números, a excepción de = que verifica que el cometido del campo en la base de datos sea exactamente igual al del criterio especificado o diferente de (<>): el criterio especificado difiere o es diferente al contenido del campo - Especificar un criterio, es decir el valor a buscar en el campo elegido - Si se usa más de dos filtros se debe especificar el operador lógico de agrupación, si desea que el filtro se vaya restringiendo y que se cumplan todos los filtros agrúpelos marcando el operador AND (y), si por el contrario debe cumplirse cualquiera de los criterios, agrúpelos usando el operador OR (o)
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 13 de 22 Hay campos de la base de datos que solo pueden tomar valores preestablecidos, como por ejemplo sexo (masculino o femenino), relación laboral (contrato, nombramiento), etc, en esos casos cuando escoja el campo aparecerá un lista de opciones con os valores posibles en la parte superior izquierda de el área de trabajo, como se ve en la imagen, una vez que usted escoja el valor el cuadro de la izquierda desaparecerá y se activará automáticamente el operador de comparación = pues se buscará la coincidencia exacta del valor. Al igual que en el reporte por dependencias se puede añadir mas campos a visualizar en el reporte, además si el campo a visualizar puede tener valores múltiples como por ejemplo si se visualizan las obras de un docente o los contratos de un docente horas clase, pueden haber varios registros que corresponden a un solo docente, si ese es el caso entonces debe marca la opción registros múltiples, si creo un filtro y desea que se visualice de acuerdo a su criterio marque Coincidir con filtro, si solo quiere visualizar todos los registros marque NO coincidir con filtro
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 14 de 22 [Individual]: Escogiendo esta opción usted puede localizar registros de personas especificando uno de los tres criterios más comunes de búsqueda, el número de cédula, los nombres y los apellidos. Por ejemplo para buscar por apellidos selecciones el filtro apellidos y en el criterio de búsqueda escriba parte o todo el apellido de la persona cuyo registro quiere ubicar. Como en la opción de reportes tiene la posibilidad de visualizar registros múltiples.
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 15 de 22 [Todos]: lista los registros de todo el personal de acuerdo a sus privilegios, si su cuenta de usuario tiene privilegios para ver solo docentes se listará todos los docentes de la ubicación a la que tenga acceso, este reporte genera un listado de las personas con el colectivo al que pertenecen (empleado, docente, obrero) y la relación laboral de los mismos (contrato, nombramiento, etc.) [Docentes]: igual que la opción anterior pero con la diferencia que restringe el reporte al colectivo de docentes TRABAJANDO CON REPORTES Los reportes generados con cualquiera de las opciones presentan el listado de los registros que coinciden con el filtro especificado, siempre se mostrará en la primera columna Apellidos y Nombres y, si se ha especificado otros campos a visualizar se visualizan estos en las columnas siguientes. Al final de cada fila, a la derecha se muestran las acciones que se puede realizar con cada registro de acuerdo a los privilegios del usuario, estas acciones pueden ser [Ver] si hace clic en este enlace se abrirá la ficha personal del individuo en la que solo se puede visualizar la información, cuando usted visualiza información también puede imprimir, haciendo clic en el vínculo de la imagen de la impresora, por defecto todos los usuarios pueden visualizar datos. [Editar], si hace clic aquí ingresará a la ficha personal de la persona en modo de edición, para actualización de datos, esta opción estará disponible si su cuenta de usuario tiene privilegios de modificación de datos
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 16 de 22 IMPRIMIENDO Cuando haga cilck en el vínculo de la impresora el mismo que estará activo cuando visualice datos (desactivado en modo edición), se abrirá otra ventana con el reporte o cualquier información que usted desee imprimir pero sin los fondos de la pagina, botones u opciones para ejecutar acciones, es decir solo con fondo blanco, es decir en esa página se cargará solo la información concerniente al reporte. Con las opciones Configurar Página, Vista previa de impresión, e Imprimir del menú Archivo de la ventana usted puede revisar y configurar el reporte para la impresión. Si la información es mucha se recomienda ajustar el tamaño de impresión en el cuadro de dialogo Configurar página o el de Imprimir (depende el navegador de Internet que este usando)
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 17 de 22 Accediendo a las opciones de impresión en el navegador
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 18 de 22 Configurando la página para impresión En muchas ocasiones los reportes generados pueden ser más anchos que el tamaño de impresión normal (A4), si es el caso tiene dos opciones: cambiar la orientación de la página de vertical a horizontal y/o reducir el tamaño del contenido para que se ajuste al tamaño de papel que utiliza.
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 19 de 22 Revisando que todo este en orden en modo de vista previa
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 20 de 22 [Ausencias], [Sanciones ], [Subsidio Familiar]: El acceso y las opciones disponibles en esta opciones del menú del subsistema de información, tienen las mismas subopciones de reportes, es decir los filtros de búsqueda por: [Dependencia], [Reportes], [Individual], [Todos] El funcionamiento de la interfaz es prácticamente el mismo, la única diferencia es que de acuerdo a la opción elegida se restringe el acceso a los datos en la ficha del personal, es decir, si escoge: [Ausencias]: Solo se visualizará y permitirá acceso a todo lo relacionado con las ausencias de esa persona.
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 21 de 22 [Sanciones]: Solo se visualiza y permite acceso a las utilidades para manejar y visualizar datos de sanciones [Subsidio familiar]: Solo se permite acceso a los datos de las cargas familiares del individuo.
DIRECCION DE DESARROLLO HUMANO Revisión : 01 Página 22 de 22 [Reportes Comunes:] En esta opción se hallan subdivididos en las 4 secciones de este subsistema, es decir Ficha Personal, Ausencias, y Subsidio familiar. Estos reportes presentan pantallas para escoger ciertos filtros como colectivo (obrero, empleado, etc), o fechas. Son bastante intuitivos, una vez escogidos esas opciones se da click en Aceptar y se genera el reporte, ene l que ya esta especificados los campos a visualizar