INTRODUCCIÓN Mediante Decreto Supremo N 001-2015-MINEDU, se aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Educación, que crea la Dirección de Apoyo a la Gestión Educativa Descentralizada (DAGED) dependiente de la Dirección General de Gestión Descentralizada (DIGEGED), como unidad orgánica responsable de formular, proponer y supervisar la implementación de políticas, planes y proyectos que permitan la mejora de la calidad de la gestión de los servicios educativos a cargo de las Direcciones Regionales de Educación, o las que hagan sus veces, y de las Unidades de Gestión Educativa Local. En consecuencia, la Dirección de Apoyo a la Gestión Educativa Descentralizada viene desarrollando e implementando diversas herramientas y soluciones informáticas para mejorar las prácticas de gestión de las UGEL y DRE orientadas a garantizar un servicio educativo de calidad y oportuno en el aula. En ese contexto, DAGED pone a disposición de las UGEL una herramienta de gestión denominada RapInfo que consta de tres módulos, el de distribución de materiales, de docentes e infraestructura. En este manual presentamos el Módulo de monitoreo rápido de distribución de materiales educativos en las Instituciones Educativas RapiMate. El cual tiene por función generar un reporte inmediato de la entrega de los materiales educativos a los estudiantes. La información que procesará el RapiMate será recogida mediante encuesta telefónica a los directores de las instituciones educativas. Con el uso de esta herramienta de gestión se espera que las UGEL desarrollen prácticas de control y monitoreo del proceso de distribución de materiales a las II.EE y entrega a los estudiantes. Para el desarrollo de esta herramienta de gestión, la DAGED ha utilizado el software CSPRO para la construcción de aplicativos de ingreso de datos de encuestas de hogares y de censos. El presente instructivo está dirigido al equipo o especialista técnico de la Unidad de Gestión Educativa Local, y está dividido en cinco capítulos: aspectos generales, descarga e instalación de software, uso y funcionamiento del módulo RapiMate, preguntas frecuentes y anexos. Dirección de Apoyo a la Gestión Educativa Descentralizada Instructivo para el uso del Módulo para el monitoreo rápido de la entrega de materiales educativos a los estudiantes RapiMate. Dirección General de Gestión Descentralizada Viceministerio de Gestión Institucional Ministerio de Educación del Perú Lima. Perú Febrero 2017
ÍNDICE I. ASPECTOS GENERALES 1.1 Objetivo 1.2 Alcance 1.3 Documento de referencia 1.4 Definiciones o Abreviaturas II. DESCARGA E INSTALACIÓN DE CSPRO 6.3 2.1 Descarga del software CsPro 6. 2.2 Instalación y ejecución de RapInfo III. USO Y FUNCIONAMIENTO DEL RAPIMATE 3.1 Aspectos generales 3.2 Estructura 3.3 Pasos para su uso 3.4 Otras funciones 3.5 Organización del trabajo 3.6 Casuística IV. Preguntas frecuentes V. ANEXOS 5.1 Equipo de asistencia técnica a regiones
I.ASPECTOS GENERALES 1.1 Objetivo Brindar orientaciones para la instalación, uso y funcionamiento del Módulo para el monitoreo rápido de la entrega de materiales educativos a los estudiantes RapiMate, de la herramienta tecnológica RapInfo. 1.2 Alcance Instructivo elaborado para los responsables del monitoreo del proceso de distribución de material educativo desde las UGEL hacia las II.EE. en las Unidades de Gestión Educativa Local a nivel nacional. 1.3 Documento de referencia Decreto Supremo Nº 001-2015-MINEDU que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Educación mediante el cual crea la Dirección de Apoyo a la Gestión Educativa Descentralizada como unidad orgánica responsable de formular, proponer y supervisar la implementación de políticas, planes y proyectos que permitan la mejora de la calidad de la gestión de los servicios educativos a cargo de las Direcciones Regionales de Educación, o las que hagan sus veces, y de las Unidades de Gestión Educativa Local. 1.4 Definiciones o Abreviaturas CSPro 6.3; es un software usado para ingresar, editar, tabular, etc. datos censales y encuestas. RapInfo: es una herramienta de gestión que contiene tres módulos: materiales educativos, docentes e infraestructura. Módulo RapiMate; instrumento de gestión para el monitoreo rápido del proceso de distribución de material educativo en las II.EE. a los estudiantes. 4
II.DESCARGA y EJECUCIÓN DEL CSPro 6.3 y RAPINFO Antes de proceder a ejecutar el software CSPRO 6.3, tome en cuenta las siguientes consideraciones: Verifique que esté instalado el programa Winrar o Winzip para poder extraer el instalador. De no tenerlo proceda a instalar el Winrar o Winzip. Utilice Google Chrome para facilitar la descarga del archivo comprimido. 2.1 Descarga del Software CSPro 6.3 Para utilizar el RAPINFO es necesario que previamente descargue e instale el programa CSPro 6.3, para lo cual usted tiene dos alternativas. PRIMERA ALTERNATIVA: DESDE LA PLATAFORMA HAKU YACHAQ. PASO 1 - Ingrese a la página del Curso de inducción a especialistas contratados para fortalecer la gestión de los servicios educativos en la UGEL de la plataforma Haku Yachaq Regiones, en el siguiente enlace: http://hakuyachaqregiones.minedu.gob.pe/. Ahí verás el botón perteneciente a la herramienta RAPINFO. 5
II.DESCARGA y EJECUCIÓN DEL CSPro 6.3 y RAPINFO Paso 2 - En la pantalla del RapInfo haz click en el ícono de descarga software CSPro 6.3. Paso 3 - Haz click en la opción de descarga. Observe el archivo descargado en su explorador de Windows (se guarda en la carpeta Descargas por default). 6
II.DESCARGA y EJECUCIÓN DEL CSPro 6.3 y RAPINFO Paso 4 -Haga doble click en el archivo cspro63 y aparecerá una ventana de confirmación. Haz clic en el botón Ejecutar y automáticamente se iniciará la instalación. Paso 5 - Se abrirá una página en negro con el mensaje No hay una vista previa disponible, como se muestra en la imagen. Haz click en la opción de descarga. 7
II.DESCARGA y EJECUCIÓN DEL CSPro 6.3 y RAPINFO Paso 6 - Finalmente aparecerá una última ventana de confirmación. Haz clic en la opción Instal para culminar la instalación. Nota: En caso de tener dificultades en la instalación del programa CSPro6.3 recurra al área de informática de su Ugel o comuníquese con el equipo de asistencia técnica de DAGED cuyos datos figuran en el Anexo 1. SEGUNDA ALTERNATIVA: LINK DE INSTALACIÓN. Mediante el correo daged@minedu.gob.pe la DAGED le enviará el link donde podrá realizar la descarga del programa CSPro 6.3. También puede descargarlo del siguiente enlace: https://www.census.gov/population/ international/files/cspro/cspro63.exe Paso 1 - En la parte inferior izquierda de su pantalla aparecerá el archivo descargado, de click y aparecerá la ventana para su descarga y haga click en Ejecutar. Archivo descargado CLICK aquí. 8
II.DESCARGA y EJECUCIÓN DEL CSPro 6.3 y RAPINFO Paso 6 - Sigue las indicaciones de las ventanas que van apareciendo durante el proceso de instalación. Haz click en Next en las cuatro primeras pantallas y en la última en el botón Install. Una vez concluido el procedimiento aparecerá la siguiente pantalla, que indica que el programa CSPro 6.3 se encuentra instalado en el disco C. Program instalado. 2.2. Instalación y ejecución RapInfo Verifica que la computadora tenga el Programa winrar o winzip para poder extraer el archivo comprimido RapInfo. De no tenerlo proceda a instalarlo. Sigue los siguientes pasos para descargar el archivo comprimido (RapInfo) que recibiste por correo electrónico. Te recomendamos crear una carpeta de trabajo en el escritorio de la computadora con el siguiente nombre: ZIP_RapInfo. Paso 1 - Guarda el archivo comprimido (RapInfo.Zip) en la carpeta creada. 9
II.DESCARGA y EJECUCIÓN DEL CSPro 6.3 y RAPINFO Paso 2 - Descomprimir el archivo. Haz click derecho en el archivo RapInfo. Zip, eliges la opción Extraer aquí Click aquí Paso 3 - Ingresa a la carpeta Rapinfo Click aquí 10
II.DESCARGA y EJECUCIÓN DEL CSPro 6.3 y RAPINFO Se muestra la pantalla con el icono del RapInfo con la forma de semáforo. Click aquí Ahora ya podemos hacer uso de la herramienta de gestión! 11
III. USO Y FUNCIONAMIENTO DEL MÓDULO RAPIMATE 3.1.Aspectos Generales El RapiMate es un módulo de la herramienta de gestión RapInfo que permite a la UGEL el monitoreo rápido de la entrega de los materiales educativos a los estudiantes de las instituciones educativas de educación básica regular de su jurisdicción. La información contenida en el módulo se alimenta de diferentes sistemas informáticos del MINEDU: SIAGIE; proporciona los nombres y apellidos, dni, grado y nivel que cursan los estudiantes. NEXUS; brinda los nombres, apellidos y dni de los directores de las II.EE. SIGA; suministra la información contenida en las pecosas emitidas por la UGEL para cada I.E con la dotación 2017 de materiales educativos. Para el recojo y registro de la información en el RapiMate, el responsable del monitoreo de la distribución de materiales educativos de la UGEL realiza una encuesta telefónica a los directores de las I.E. para constatar que los estudiantes hayan recibido los cuadernos de trabajo según su nivel y grado. Se hace en base a una muestra aleatoria de estudiantes, uno por grado, de cada I.E. según el siguiente cuadro: *Puede ocurrir que la I.E no haya recibido los cuadernos de trabajo para todos los grados, en ese caso el número de encuestas sería menor a la cantidad indicada. Para realizar las llamadas el responsable del uso del RapiMate debe contar con los siguientes recursos y documentos: Padrón o directorio telefónico de las Instituciones Educativas. Línea fija o móvil de telefonía en la UGEL. Computadora. 12
Sugerencia: Puedes imprimir el reporte de avance para tu control de las llamadas. Al iniciar el contacto con el director de la I.E se recomienda tener en cuenta la siguiente pauta: Primera llamada -Saluda y preséntate al Director. PAUTA DE LLAMADA Buenos días estimado(a) director(a). Mi nombre es, soy especialista de la UGEL en el área de... -Indícale el motivo de la llamada. Lo llamo porque queremos saber si en su institución los estudiantes han recibido el material educativo, específicamente los cuadernos de trabajo de. Segunda llamada - Saluda - Se presenta y saluda al director. Hace referencia de la llamada anterior y explica el motivo de la llamada. - Confirma la matrícula de los estudiantes Por favor, confírmame si los estudiantes indicados están matriculados y en qué grado de estudios se encuentran. - Consulta si los estudiantes recibieron los cuadernos de trabajo. Dígame, si el estudiante del grado ha recibido el cuaderno de trabajo Y en qué fecha ha sido entregado el cuaderno de trabajo Nota: estas consultas se repiten por cada estudiante y por cada cuaderno de trabajo que le corresponde. 13
3.2.Estructura del RapiMate El RapiMate consta de: Información pre cargada de la I.E y datos del director (nombres y apellidos, DNI) que deben ser vdalidados o digitados, según el directorio o padrón. Datos del estudiante (nombres y apellidos, DNI, grado y nivel educativo) seleccionados aleatoriamente para validarlos, Relación de Cuadernos de trabajo para verificar si le fueron entregados a los estudiantes y la fecha de su recepción por los mismos. A continuación, presentamos las pantallas que se visualizan al usar el RapiMate. A) Pantalla Menú principal del RapInfo En esta pantalla del menú principal encontramos varias opciones. La opción 1 corresponde al Módulo de Monitoreo Rápido de Distribución de Materiales Educativos RapiMate y la opción 6 nos permite tener reportes sobre el avance de las encuestas de la entrega de los cuadernos de trabajo. B) Pantalla de inicio Numero de Instituciones Educativas a encuestar Disminuye cuando se finalizan las encuestas en una I.E I.E por iniciar I.E en proceso En esta pantalla se observa el número de instituciones educativas que se encuestarán. 14
C) Pantalla con lista de carpetas Debe posicionar el cursor en el borde izquierdo de la pantalla y con el mouse arrastrar hacia la derecha. Quedarán a la vista las carpetas, donde cada una representa una I.E. En la izquierda de la pantalla figuran todas las encuestas, donde cada carpeta es una I.E. Las que aparecen en esta lista son aquellas a las cuales la UGEL ha emitido una pecosa por al menos un cuaderno de trabajo según grado y nivel educativo. Si la UGEL no ha emitido Pecosa, la I.E no figurará en esta lista En el interior de la carpeta encontramos las encuestas donde cada una representa un estudiante de un determinado grado. El número puede variar si la I.E no ha recibido ningún cuaderno de trabajo en alguno de los grados. Numero de encuestas por niveles educativos: i=02. 15
Las carpetas tienen un código: Código modular del nivel de la I.E INDICACIONES SOBRE LA CARPETA Dígito identifica el nivel educativo (I=inicial, P=primaria, S=secundaria) Número correlativo de encuesta Encuesta completada Encuesta no iniciada Encuesta no completada D) Pantalla para validación de datos de la I.E y del director. En el ítem 1 están los datos de la institución educativa, en el 2 los datos del director y en el 3 la confirmación de la condición del cargo como director y el recuadro de observaciones. Botones de navegación. Ver registro: Permite visualizar la lista de carpetas. Guardar: Permite guardar los avances. Anterior/siguiente: Permite avanzar y retroceder por las distintas pantallas Volver al menú principal 16
Contiene la relación de estudiantes por los que se consultará al director de la I.E. si ellos recibieron los cuadernos de trabajo, según su grado y nivel educativo E)Pantalla del estudiante y de verificación de entrega de materiales. En el punto 4 están los datos del estudiante y en el punto 5 es de verificación de la entrega de los materiales. El marcador superior indica el número total por los que se consultará. El de abajo el número que se va realizando. 17
3.3.Pasos para el uso del RapiMate Paso 1- Ingresa al RapiMate. Haz doble click en la carpeta que previamente habrás instalado en tu escritorio, nuevamente doble click en la carpeta RAPIINFO. Finalmente ingresa haciendo doble click en el ícono RAPINFO. Aparece la pantalla con el menú principal del RAPINFO. Digita la opción 1 dentro del recuadro. PASO 2 - Elige la I.E. donde aplicar la encuesta. Ubica el cursor en el borde izquierdo de la pantalla y arrastra hacia la derecha. 18
Quedarán a la vista las carpetas que contienen las encuestas. Luego de seleccionar la I.E. aparecerá la pantalla de verificación de datos de la I.E. y el director. Los datos precargados deben ser validados. Antes de iniciar la llamada revisa los datos del director (DNI, nombres y apellidos y celular) con el padrón y/o directorio actualizado que dispone la UGEL y si no coinciden ingresa los datos del actual director(a) que figuran en el directorio. A partir de este momento puedes iniciar la llamada telefónica al director de la I.E. Para ello toma en cuenta el protocolo de llamada visto anteriormente. 19
PASO 3 - Ingresa el número de teléfono de la I.E y el número de celular del director. En la siguiente pantalla, de ser necesario completa el teléfono de la I.E y los datos del director. Luego de haber completado los datos faltantes emerge una ventana para validar la condición de director en el cargo. PASO 4 - Confirma los datos personales y condición laboral del director. Primero lee estas preguntas al director Luego, Haz click en la opción que corresponda. 20
Si marca la opción SI (1, 2 y 3) aparece la pantalla con la lista de estudiantes. Si selecciona la opción 4 (sí, pero está ausente) o cualquiera de las opción NO (5, 6, y 7) tendrá que escribir las observaciones en el recuadro correspondiente. Al escribir las observaciones y hacer enter aparece una ventana que indica que la encuesta ha terminado en esta I.E. Seguidamente damos Ok. PASO 5 - Dictado de la lista de los estudiantes. A continuación aparece una pantalla con la lista de los estudiantes sobre los que se consultará al director. Atención: Es probable que en la primera llamada que haga el director no tenga la información sobre la matrícula de los estudiantes y si éstos han recibido los cuadernos de trabajo. De ser así, díctale la relación de estudiantes que aparece en la pantalla y acuerde fecha y hora para una segunda llamada de tal manera que el director pueda tener la información a mano. 21
En caso el Director no pueda brindar la información en la primera llamada, guarda el avance de la encuesta dando click en el botón Guardar de la barra de navegación. Luego haz click en Ver registros para seleccionar otra I.E. Para completar la información de la I.E en una segunda llamada, debes ingresar nuevamente a la carpeta y retoma la pantalla con la lista de estudiantes. Nota: Recurre al reporte de avance, mediante el cual tendrás la relación de las I.E. que no se ha concluido la encuesta y ten en cuenta el código y nombre de la I.E para que continúes con la segunda llamada. Para continuar con la encuesta digita el número uno (1) La información del primer estudiante aparece automáticamente. Pide al Director que confirme los datos del estudiante (ítem 4) 22
PASO 6 - Valida los datos personales del estudiante. Me puede confirmar si la estudiante María Esther Rosales Tineo con código 76193542 está matriculado en el primer Grado de secundaria. Haz click en la opción según sea el caso. Si la respuesta es No, aparece una ventana que indica que terminó la encuesta del estudiante. Haz click en Ok para continuar con el siguiente estudiante 23
PASO 7 - Verifica si el estudiante recibió el material educativo. Si la selección es SÍ, aparece la pantalla para continuar con la verificación si el estudiante recibió los materiales educativos que le corresponde según grado y nivel educativo. Pregunta al Director. Puede confirmar si la estudiante Vania More Adrianzen ha recibido el cuaderno de trabajo de matemática del segundo grado? Cuaderno de trabajo Haz click en la opción de acuerdo a la información dada por el director. Si la respuesta es SI, aparecerá una ventana para seleccionar la fecha de entrega del cuaderno de trabajo al estudiante. En este caso pasas al otro material. 24
Si la respuesta es NO, preguntas al Director cuál es el motivo por el cual no se ha entregado el cuaderno de trabajo al estudiante y en ese caso marcas una de las opciones NO, en ese momento notarás que el recuadro del 5.3 se marca con el número de la opción elegida y se muestra con fondo de color verde. El cursor se ubica en el segundo cuaderno de trabajo (ejemplo: cuaderno de comunicación) Continúas consultando si este cuaderno de trabajo y los subsiguientes que se observan en la pantalla (recuadro de materiales) fueron entregados a los estudiantes, seleccionando las opciones según corresponda y si es el caso registras la fecha de su entrega. Si la respuesta es Si o No, se repite la consulta por cada cuaderno de trabajo PASO 8 - Continúa la validación de datos de los demás estudiantes y verifica si recibieron materiales, según niveles educativos. Concluido el proceso de verificación de la entrega de los materiales al primer estudiante, aparecerá la pantalla con los datos del segundo estudiante, para continuar con la validación de datos y verificación de la entrega de los cuadernos de trabajo, para ello repites los pasos 6 y 7. Procederás de la misma manera con todos los demás estudiantes cuyos datos irán apareciendo conforme concluyas con cada uno de ellos. Cuando hayas concluido de validar los datos y verificar la entrega de los cuadernos de trabajo de todos los estudiantes aparecerá la pantalla de inicio con la lista de instituciones educativas para que selecciones una de ellas y continúes con las encuestas. 25
3.4. Otras funciones A) Generación de un archivo para enviar Se ingresa al menú principal y se digita la opción 4 que dice Generar archivo para enviar. Aparece esta pantalla Dirección donde se genera el archivo Nombre del archivo para envío Correo a donde se envía el archivo En el recuadro de observaciones te confirma que se ha generado el archivo RAPIMATE_ENVIAR_ C4D98767139D.DAT que se enviará al correo daged@minedu.gob.pe. En este archivo solo cargan las encuestas finalizadas. Este archivo se guarda automáticamente en la carpeta RapInfo. Adjunta este archivo al correo que enviarás. Su envío tiene carácter obligatorio. Atención: Solo podrá ser enviado por el responsable de monitoreo de indicadores de la UGEL cuyo nombre y correo electrónico están registrados en el MINEDU. 26
B) Generar reporte de avance El reporte muestra el nivel de avance de las encuestas en cada I.E. Los estados son: - Por iniciar, cuando no se ha encuestado. - En proceso, cuando has iniciado las encuestas y no se ha concluido. - Finalizado, cuando has culminado la consulta con todos los estudiantes y por cada cuaderno de trabajo que le corresponde. Para generarlo, ingresa al menú principal y digita la opción 6. En la siguiente pantalla digitas la opción 1 y digitas Ok. 27
Luego, retorna a la pantalla del menú principal y el reporte se genera automáticamente en formato Excel guardándose en la carpeta RapInfo. Este reporte permite que tengas un registro ordenado y puedes imprimirlo para que lleves un control de las llamadas y los avances del trabajo. Si son varios los especialistas encargados de hacer las encuestas este reporte les servirá para distribuir la carga de trabajo. El reporte contiene: - Relación de I.E con su respectivo código, - Fecha de la encuesta, - Nombre de la institución educativa. - Confirmación de datos del director. - Total de encuestas a realizar y realizadas. - El estado de avance. 28
3.5. Organización del trabajo Las encuestas se aplican en todas las I.E de Educación Básica Regular que han recibido cuadernos de trabajo (dotación 2017). La cantidad de encuestas varía de acuerdo al número de I.E que hay en el ámbito de la UGEL y que han recibido al menos un cuaderno de trabajo para algún un grado. Esto determina que en algunas UGEL la cantidad de encuestas sea numerosa y por tanto requerirá un conjunto de recursos humanos y materiales. En caso de que en una UGEL sea más de un especialista el encargado de aplicar la encuesta, el RapInfo puede instalarse en todas las computadoras que la UGEL destine para el trabajo. Una alternativa de organización es que haya un especialista por nivel educativo, otra puede ser una distribución equitativa entre el personal asignado u otro tipo de organización que la UGEL disponga. Para la distribución puede ser de utilidad imprimir un reporte de avance (opción 6 del menú principal) aunque no se ha realizado ninguna encuesta, puesto que en el figuran la relación de I.E con su nombre y su código asignado. Independientemente de la cantidad de personas asignadas para realizar las encuestas, solo una es la acreditada por la UGEL para: Recibir en su correo electrónico los archivos del RapInfo, CSPro6.3, instructivos y tutoriales. Enviar desde el mismo correo electrónico los archivos.dat que hayan generado con las encuestas finalizadas. 29
3.6. Casuística A) Qué procedimiento sigues en el RapiMate en el caso que llames y no contesten? Para continuar con las otras I.E, haces click en la botón ver registros de la barra de navegación Al realizar esta acción aparacera la pantalla y selccionarás la siguiente I.E Ahora ya puedes seguir con las encuestas. 30
B) Qué procedimiento sigues en el RapiMate cuando se corta o interrumpe la llamada? Primer haces click en el botón guardar y luego en ver registro de la barra de navegación. Es importante hacer click en ambos botones para que se guarden los avances. Al realizar esta acción aparecerá la pantalla y seleccionarás la siguiente I.E 31
Cuando retomes la encuesta de la I.E que no se concluyó con las encuestas, en la lista de carpetas se muestra el siguiente icono que indica que esta inconclusa. C) Cómo continuar con una I.E en la cual no se concluyó con las encuestas (en proceso)? En la lista de carpetas, ubica la carpeta de la I.E que quedó pendiente la culminación de las encuestas, la cual se mostrará con el siguiente ícono Ingresa a la carpeta y haz click en sí, 32
Inmediatamente mostrará la última pantalla donde te quedaste. Retoma el trabajo realizando los pasos correspondientes. En este caso seguirá los procedimientos a partir del paso 5. 33
3.6.Preguntas frecuentes 1. Qué es el RapiMate? Es un módulo de la herramienta de gestión RapInfo que la DAGED pone a disposición de las UGEL de todo el país para el seguimiento y monitoreo rápido de la entrega de materiales educativos a los estudiantes a cargo de la I.E. 2. Quién hace la consulta usando el RapiMate? Un especialista de la UGEL designado como responsable del monitoreo de indicadores institucionales. 3. La consulta puede ser atendida por otro personal de la I.E.? No, la encuesta se aplica únicamente a los directores de las I.E. 4. Qué pasa si el director no cuenta con la información en el momento de la llamada? Coordinar una segunda llamada, dejando fijado fecha y hora, para que el director se agencie de la información solicitada. 5. Se hace una sola llamada o se puede volver llamar? Se hace todas las llamadas necesarias para lograr la información requerida. 6. Qué sucede si la I.E. no tiene teléfono fijo y tampoco el director cuenta con un celular? No se hace la consulta y se continúa con otra I.E. que el módulo proporciona. 7. Qué pasa si los datos del director no son correctos? En ese caso, previamente se ingresa los datos correctos en los campos correspondientes teniendo como fuente el padrón de la UGEL o durante la llamada que se hace al director. Una vez completado se continúa con las encuestas. 8. Qué información nos proporciona el RapiMate? El cumplimiento y oportunidad de la entrega de los materiales educativos en una muestra aleatoria de estudiantes de las II.EE. 9. Qué sistemas del MINEDU proporcionan información al RapiMate? El SIGA, proporciona los datos de los materiales distribuidos a las UGEL El SIAGIE, suministra la información de los estudiantes matriculados. El NEXUS, brinda datos de los directores de las I.E 10. Cuándo se usa el RapiMate? A inicio del año escolar y durante el año lectivo en las oportunidades que van llegando los materiales educativos a la I.E., los mismos que deben ser entregados inmediatamente a los estudiantes. 11. A quién acudo cuando tengo dudas del uso y funcionamiento del RapiMate? Contactarse con el Equipo de Monitoreo de Procesos Priorizados de Gestión de la DAGED, según el siguiente cuadro. 12. Qué pasa si no están actualizado los números de teléfono de las Instituciones Educativas? El módulo permite registrar la información actualizada. Esta actualización la puedes realizar antes de la llamada o durante la llamada al Director. No impide seguir con la encuesta. 13. Porque no están todas las Instituciones Educativas en el módulo? En el módulo solo figuran las I.E. a las cuales la UGEL ha emitido como mínimo una pecosa al menos por un cuaderno de trabajo según grado y nivel. La dotación corresponde al 2017. 34
14. Porque no están considerado todos los cuadernos de trabajo en el módulo? Se han priorizado los siguientes: Nivel/grados Inicial (4 y años) Primaria (1 y 2 ) Primaria (3, 4, 5 y 6 ) Secundaria Cuadernos de trabajo Aprendemos jugando para 4 y 5 años Matemática y Comunicación Matemática, Comunicación y Ciencia y Ambiente Matemática, Comunicación e Historia, geografía y economía 15. Cómo guardar y retomar a la misma I.E? Para guardar da clic en los botones guardar y ver registros. Para retomar, ingresa a la carpeta de la I.E y en la ventana que aparece haz clic SI. Inmediatamente saldrá la última pantalla que trabajaste. Según donde dejaste tu trabajo, sigue los pasos correspondientes para continuar con las encuestas de esa I.E. 16. El módulo permite corregir la respuesta en el caso que el director haya brindado una información errónea o equivocada y desea rectificarla? Sí permite. Ingresa a la carpeta de la I.E y en la ventana que aparece haz clic SI. Inmediatamente saldrá la última pantalla que y trabajaste. Usa los botones anterior y siguiente para ubicar la pantalla con los datos a corregirse. Da clic en guardar y ver registros 17. Puedo instalar el RapInfo en más de una computadora de la UGEL? SI, puedes instalarlas en todas las que consideren necesarias de acuerdo a como hayan organizado el trabajo en la UGEL. 18. Cómo se hace el reporte si son varios especialistas en la UGEL haciendo cada uno haciendo un grupo de encuestas? Cada especialista genera un archivo.dat con su trabajo (opción 4 en pantalla de inicio) y se lo envía al responsable del monitoreo de indicadores institucionales designado por la UGEL. Este envía por el correo acreditado todos los archivos.dat generados por cada uno de los especialistas. 35
36 ANEXO: EQUIPO DE ASISTENCIA TÉCNICA