Instalación y configuración de FACTURAe. Ejemplo de emisión de factura. Por ejemplo, guardar en Escritorio y Instalar (doble clic o botón derecho del ratón y Ejecutar como Administrador, más recomendable) 1
Con la instalación completada, se ha creado un acceso directo en el escritorio. Doble clic para iniciar el programa. La primera vez que se inicia pide el idioma. 2
La ventana inicial está en blanco, todavía no hemos hecho ninguna factura ni hemos configurado los datos de la serie ni el nº de factura que queremos emitir. Sólo hace falta poner el prefijo Serie factura emitida y el nº de la factura que emitiremos. Si queremos cambiar de serie o nº de facturas, primero hemos de ajustarlo aquí antes de generar facturas. En este caso, hemos puesto la serie Proves- y queremos generar la factura con el nº 25. La serie más aconsejable seria: el año 2018- Y le damos a Aceptar. 3
Antes de generar la factura, elegimos el formato 3.2, preferiblemente. Y clicamos Generar Factura. Vemos como aparece la serie y el nº inicial que hemos elegido. (Mientras queramos generar facturas consecutivas en esta serie, no hace falta modificar nada en la configuración). La serie más aconsejable seria: 2018- Ahora se tiene que poner quién emitirá la factura (si no está en el desplegable, se ha de dar de alta). Para hacer una alta, seleccionamos el tipo de persona (Jurídica para empresas con CIF, Física para un autónomo). La residencia (Residente, normalmente) El resto de campos que tengan asterisco (*) son obligatorios (El Identificador se da automático cuando guardamos datos). 4
Un ejemplo ficticio. Cuando tengamos todos los datos obligatorios, le damos a guardar, y veremos como aparece en el desplegable. A continuación damos de alta al Ayuntamiento (sólo una vez). La ficha y las pestañas para rellenar son parecidas a las del emisor de la factura, salvo la información Centro Administrativo. Si no se pone esta información, se podría guardar y no daría error, pero sí nos dará error cuando generemos la factura. Es imprescindible poner los datos del Órgano Gestor, Oficina Contable y Unidad Tramitadora. 5
Así pues, configuramos los datos del Ayuntamiento así Responderemos que NO, encima de la cruz. E introducimos los datos: 6
Recordamos que antes de guardar, hay que rellenar los códigos siguientes, pulsando el botón: Aquí añadiremos 3 líneas. Para crear una línea pulsamos el botón Primero 7
Segundo y Tercero Una vez está todo, le damos al botón Volver. Y guardamos todos los dados 8
Ahora rellenaremos los datos de la factura. Para que esté correcta tiene que tener: 1. Todos los datos del Emisor de la factura (igual que el ejemplo) 2. Todos los datos del Receptor (que será el Ayuntamiento) 3. Rellenar el Detalle de Facturas. Hay 2 posibilidades: Ejemplos: Opción 1: Con los productos separados y después poner el RC con la descripción. Por cada línea que queramos facturar hemos de darle a darle a tantas veces como líneas queramos., rellenar los datos y Opción 2: Agrupar el importe escribiendo el RC con su descripción. Es preciso poner la Referencia Contable (RC) (la facilitará el Ayuntamiento) y la descripción de la factura. Si no se hace así será devuelta. 4. Rellenar el IVA correspondiente (normalmente al 21) 9
Finalmente, sólo falta firmar electrónicamente la factura para que esté completa. Seleccionar el Certificado electrónico que tendréis instalado y darle a Continuar. 10
Ya está la factura para poder enviarla a FACe Este es el formato de la factura que se ha generado (no hace falta comprobarla si no ha dado error) 11
Las facturas generadas están en la carpeta siguiente. El fichero Proves-25.xsig es la factura que hemos de subir a FACe, adjuntando los documentos (PDF albaranes, etc) si queremos. NO ENVIAR LAS FACTURAS POR FACTURA-e ENVIARLAS POR FACe. A CONTINUACIÓN EXPLICAMOS CÓMO ENVIARLAS: 12
CÓMO ENVIAR UNA FACTURA ELECTRÓNICA A FACe Entramos en la aplicación FACe. Seleccionamos Enviar factura Seleccionamos Firma electrónica Nos apararece esta pantalla. Hay que tener instaladas previamente estas aplicaciones: Seleccionamos nuestro certificado. Si nos aparece este mensaje le decimos que No. 13
Desde aquí ya podemos enviar la factura y también adjuntar los albaranes correspondientes a la factura. Escribimos nuestro correo. Clicamos encima de la flecha de Factura y la buscamos (por ejemplo nosotros la guardamos en escritorio). Hacemos lo mismo en la flecha de Anexos. Ejemplo de archivos que enviaríamos a FACe: la Factura nº1 y dos PDF con los albaranes correspodientes a la factura. Como veis, podemos subir varios documentos. Le damos a Remitir Factura y así enviaremos todo a FACe. 14
Anexo: dónde encontrar Autofirma y Java http://firmaelectronica.gob.es/home/descargas.html https://www.java.com/es/download/ Para comprobar que se han descargado / instalado correctamente 15