1. ESTABLECER CRITERIOS H emos estado trabajando con consultas, incluso aplicando criterios más o menos complejos, pero sin pararnos mucho en cómo se construyen las expresiones que nos permiten recuperar los registros que realmente necesitamos. En esta lección nos detendremos un poco más en la confección de este tipo de expresiones, ya que no todas van a ser tan sencillas como las que hemos visto hasta ahora. Así, lo primero que debes conocer son los operadores de comparación, que son útiles a la hora de establecer condiciones. Todos ellos son operadores binarios. < : menor que > : mayor que = : igual que <> : distinto que <= : menor o igual que >= : mayor o igual que Por otra parte, para representar un rango de valores dentro de una expresión, utilizaremos el operador Entre... Y. Por ejemplo, para mostrar los registros que tengan en un determinado campo un valor entre 15 y 25, utilizaremos la expresión Entre 15 Y 25. En el caso de valores numéricos no necesitamos más que indicar el valor. Sin embargo, si queremos incluir texto, tendremos que encerrarlo entre comillas dobles. Así pues, la expresión <="Novela" haría referencia a todas las palabras menores o iguales que la palabra Novela. En este caso la comparación que se realiza es alfabética, en el orden que aparece en un diccionario. Finalmente, si necesitas incluir fechas en las expresiones, deberás encerrarlas entre #. Por ejemplo, la expresión >=#17/09/2010# indica fechas a partir del 17/09/2010. Al establecer criterios en los que las comparaciones se realizan sobre campos con texto, también puedes utilizar caracteres comodín. Por ejemplo, puedes buscar todos los títulos de libro que comiencen por V o aquellos que acaben en s. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1
Los caracteres comodín son: El asterisco ( * ) representa cualquier número de caracteres situados en la posición en la que lo utilizamos. El interrogante (? ) representa un solo carácter individual situado en la misma posición en la que se utiliza. Estos caracteres comodín no sirven únicamente cuando estamos trabajando con texto. También están permitidas expresiones como */03/2011, que se interpreta como todos los días de marzo o el tipo de expresión C*s, que incluiría palabras que empiezan en C y terminan en s, como Ciencias y Cuentos. Al utilizar caracteres comodín, Access utiliza el operador Como en lugar del operador de igualdad ( = ). Por ejemplo, en la siguiente imagen utilizamos el patrón *R* para encontrar los títulos de los libros que tengan la letra R. Fíjate que aunque nosotros simplemente incluyamos dicho patrón para seleccionar los registros, el criterio que realmente ha utilizado Access es la expresión Como "*R*" Para encontrar los registros que no cumplen alguna condición, podemos utilizar el operador No. Por ejemplo, con la expresión Como "El*" en el campo Título, estaremos buscando aquellos libros que empiecen con el artículo El (Por ejemplo, "El nombre de la rosa", "El código Da Vinci", etc.). Sin embargo, con No Como "El*" conseguiremos justamente lo contrario; es decir, aquellos que no empiezan por El. Esto en cuanto a la confección de las expresiones correspondientes a los criterios que establecen el resultado de la consulta. Sin embargo, también podemos hacer que se tenga que cumplir más de un criterio o establecer criterios optativos. 2
Si introducimos criterios en la misma fila de distintas columnas, estaremos indicando que tienen que cumplirse todos ellos en los registros que aparecen en el resultado de la consulta. Por ejemplo, en la siguiente imagen sólo aparecerán aquellos registros en el que el precio del libro sea menor de 36 y la provincia de su proveedor sea Madrid. En este caso se está utilizando el operador Y para los criterios de los distintos campos: Precio < 36 Y Provincia = "Madrid". Este mismo operador también se puede utilizar en la expresión de un único campo; por ejemplo, Como "El*" Y Como "*rosa*" en la columna Título. Finalmente el operador O se utiliza para crear criterios optativos, es decir, en los que sólo sea necesario con que se cumpla uno de ellos. Este operador O lo puedes utilizar para el criterio de un campo de la consulta o incluir distintos criterios en distintas filas o (bien en el mismo campo o en distintas filas o de distintos campos). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
Por ejemplo, en la siguiente anterior, los criterios aparecen en distintas filas, lo que quiere decir que es suficiente con que se cumpla uno de ellos (aunque también podrían cumplirse todos). Otros operadores que puedes utilizar son los siguientes: Para seleccionar aquellos registros que contienen la fecha actual en uno de sus campos, especifica como criterio la función Fecha( ). Por ejemplo, para comprobar qué ventas se han realizado la última semana, podrías crear una expresión como Entre Fecha( ) y (Fecha( ) - 7). El operador In (En) puede ser introducido si deseas encontrar en un determinado campo alguno de los valores incluidos en la lista que toma como parámetro. Por ejemplo, el criterio In ("Ciencias";"Novela") listaría los libros que pertenecen a los temas de Ciencias y Novela. 2. CAMPOS CALCULADOS N ormalmente, en las consultas se incluyen campos procedentes de tablas o de otras consultas, pero también podemos incluir campos que muestren valores resultado de algún cálculo. Son los campos calculados. Un campo calculado puede presentar un valor numérico al operar con campos numéricos o mostrar una cadena de caracteres al combinar campos de tipo texto. No es conveniente almacenar campos calculados en las tablas, ya que pueden ser obtenidos a partir de la información que ya se guarda. Para crear campos calculados, deberás incluir una expresión que haga referencia a otros campos y que realice el cálculo, en lugar de indicar únicamente el nombre de un determinado campo de la tabla. Vamos a obtener en la consulta el precio total de las ventas. Para ello tendremos en cuenta tanto el precio de la venta como las unidades vendidas en la misma. Por ejemplo, fíjate que en la siguiente consulta tenemos en la cuarta columna la expresión [Precio]*[Cantidad]. El objetivo es calcular el precio total de las ventas, para lo que se tiene en cuenta tanto el precio de la venta como las unidades vendidas en la misma (se ha añadido el campo Cantidad en la tabla Ventas para almacenar el número de unidades vendidas en cada venta). 4
Sin embargo, tal como está escrita la expresión, Access no la puede interpretar correctamente, porque hacemos referencia a un campo que existe en las dos tablas que están presentes en la consulta. Así, el campo Precio de la expresión es un campo tanto de la tabla Libros como de la tabla Ventas. Para evitar esta ambigüedad, deberemos identificar claramente a qué tabla nos estamos refiriendo. Cuando se hace referencia a un campo en una expresión, debes escribir el nombre del campo entre corchetes [ ]. Para indicar expresamente de qué tabla es un campo, utilizaremos la notación [Tabla].[Campo] o [Tabla]![Campo]. Esta notación la puedes utilizar siempre, aunque no haya ninguna duda de a qué tablas pertenecen los campos. Por otra parte, al introducir un campo calculado en una consulta, Access le asigna, por defecto, nombres del tipo Expr1, Expr2, etc. Puedes evitar esto indicando el nombre en la propia expresión: Precio Total: [Ventas].[Precio]*[Ventas].[Cantidad] Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5
Puedes ver el resultado obtenido con esta consulta a continuación. Observa que, al asignar un nombre para el campo calculado, queda mucho más claro a qué se está refiriendo la última columna. Para crear campos calculados con campos de texto, Access dispone de operadores para extraer caracteres de un campo que contiene texto: Izq (Texto; número) proporciona el número de caracteres del campo Texto empezando por la izquierda. Der (Texto; número) proporciona el número de caracteres del campo Texto empezando por la derecha. Medio (Texto; inicio; número) extrae el número de caracteres del campo Texto empezando a partir del carácter indicado en inicio contando desde la izquierda. Si omites el parámetro número, la función devolverá todos los caracteres desde la posición inicio hasta el final. En estas expresiones, número indica el número de caracteres a extraer del texto del campo, inicio indica la posición del primer carácter que desea extraer y Texto debe ser un nombre de campo o una expresión de texto. Para presentar sólo parte de un campo que contiene un valor de fecha, utiliza la función ParcFecha. Por ejemplo, con la expresión ParcFecha("m"; [Fecha]) obtendremos el mes del valor que tiene el campo Fecha de la consulta. En la función ParcFecha debes indicar el intervalo y la fecha: ParcFecha (intervalo; fecha) En intervalo debes indicar el intervalo de tiempo que quieres obtener con la función. Por ejemplo, puedes indicar "aaaa" para obtener el año, "m" para obtener el mes, "d" para obtener el día, "e" para obtener el día de semana, "h" para obtener la hora y "m" para los minutos, entre otros posibles valores. 6
La fecha se refiere a la fecha que quieres utilizar en la función para obtener su año, mes, etc. Si necesitas más información sobre esta función ParcFecha o sobre cualquier otra que puedes utilizar en las consultas, utiliza la ayuda de Access. Desde la fila Totales de la vista Hoja de datos de las tablas también puedes contar los datos, sumarlos, calcular su media y otras funciones. Sin embargo, desde las consultas de totales puedes calcular totales más complejos; por ejemplo, utilizando varias tablas, agrupando los datos, etc. 3. CONSULTAS DE TOTALES E n Access podemos establecer consultas para realizar cálculos sobre un determinado grupo de registros en lo que se conoce como consultas de totales. Por ejemplo, en nuestra librería quizás nos gustaría conocer cuál es el precio medio de los libros pertenecientes a un determinado tema o la cantidad total de ventas de un mes determinado. Fíjate que esta información no está almacenada en ningún sitio, sino que es información que se obtiene al resumir detalles que sí que tenemos en la base de datos. Cuando se ejecutan consultas de totales, los resultados se presentan en una hoja de datos no actualizable. Esto significa que los campos mostrados no se podrán modificar. Esto es lógico, ya que la información que aparece en el resultado de la consulta de totales realmente no se almacena en ningún lugar de la base de datos, sino que es una información calculada. La opción para calcular los totales en una consulta está accesible desde el botón de la ficha Diseño de la Cinta de opciones. Al pulsar este botón, aparecerá una nueva fila en la cuadrícula de diseño de la consulta, con nombre Total, que será la que utilizaremos para calcular los totales que necesitemos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7
Aunque tienen el mismo nombre, la fila Total de la cuadrícula de diseño de una consulta y la fila Totales de la vista Hoja de datos de una tabla no son lo mismo: Con la fila Total del diseño de una consulta puedes agrupar por los valores de los campos. Puedes mostrar una fila Totales en la hoja de datos resultado de una consulta, bien sea una consulta de totales o no. Cuando utilizas la fila Total en el diseño de una consulta, debes elegir una función para cada campo. Si no quieres realizar un cálculo en un campo, puedes agrupar por dicho campo. Las funciones disponibles en Access para realizar cálculos de totales sobre los registros mostrados en una hoja de respuestas son: La única consideración a la hora de utilizar los totales es que no se puede utilizar el asterisco ( * ) para introducir todos los campos de la tabla en la consulta. Agrupar por: el resultado de la columna agrupará en un único registro los valores duplicados del campo. Suma: suma todos los valores de un campo. Promedio: encuentra el valor medio de los valores de un campo. Mín, Máx: halla el mínimo o el máximo valor de un campo. Cuenta: calcula el número de registros del campo. DesvEst, Var: calcula la desviación estándar y la varianza de los valores del campo. Primero, Último: devuelve el valor del campo indicado correspondiente al primer o al último registro de la consulta. Expresión: indica que el campo es un campo calculado. Dónde: indica el campo que es utilizado como criterio de selección. La consulta siguiente muestra un cálculo total sobre los registros de una consulta de las ventas según su fecha de venta. Access asigna por defecto la función Agrupar por en la fila Total. Si deseas realizar cálculos sobre todos los campos de la consulta, no debe figurar esta función en la fila Total. 8
A continuación puedes ver el resultado de la consulta, de la cual ésta es su interpretación: se han llevado a cabo 10 ventas, cuyo importe total es de 617,42 unidades monetarias y la última se efectuó el 24 de diciembre de 2010. Como puedes ver, se trata de información fruto de resumir información almacenada en la base de datos. Si quieres realizar cálculos sobre determinados grupos de registros, has de agruparlos antes de mostrar la consulta en el modo hoja de datos. Por ejemplo, seleccionando Agrupar por en la fila Total del campo Título, obtendremos el siguiente resultado, donde tenemos la misma información que antes, pero agrupada por cada uno de los títulos que se han vendido. Fíjate que en la tabla Ventas tendremos más de una venta de algún libro, pero aquí sólo aparece una vez cada título, ya que la información que estamos consiguiendo se resume para cada uno de ellos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9
Si deseas agrupar siguiendo otro criterio, debes seleccionar en la fila Total del campo elegido la función Agrupar por y después indicar en la fila Criterios el criterio con el que se quiere agrupar los registros. 10