Consejo Nacional de Rectores Auditoría Interna Informes de Auditoría Interna emitidos durante el 1er. Semestre del 2013 Agosto, 2013 Informes del 1er. semestre, 2013 pág. 1
ÍNDICE INF-001-2013 Liquidación económica de contratos laborales del período 2010 y 2011.. 3 INF-002-2013 Contratación de expertos e investigadores externos en el Programa Estado de la Nación... 4 INF-003-2013 Proceso de compras en el SINAES... 4 INF-004-2013 Informe de Auditoría Interna de Tecnologías de Información... 5 INF-005-2013 Diagnóstico sobre las acciones en salud ocupacional en el CONARE.... 5 Asesorías y Advertencias... 6 Informes del 1er. semestre, 2013 pág. 2
Informes emitidos en el primer semestre del año 2013 A continuación se enlistan y comentan los informes emitidos por la Auditoría Interna y que por su naturaleza, y conforme la normativa vigente, son susceptibles de comunicarse a particulares interesados. INF-001-2013 Liquidación económica de contratos laborales del período 2010 y 2011. Este estudio se enfoca a analizar el pago de prestaciones legales a exfuncionarios de la institución, desde la perspectiva del cumplimiento de la normativa vigente aplicable a la situación particular de la Institución, para tal efecto se recopiló y analizó la normativa respectiva, entre esta las convenciones colectivas de las universidades públicas y el uso del concepto de máximo beneficio en la Institución y mediante una revisión de una muestra de casos se verificó su aplicación y la pertinencia de los cálculos efectuados que sustentan los pagos efectuados. Como resultado de las pruebas realizadas, se ha determinado la inexistencia de un procedimiento o instructivo para el cálculo de las liquidaciones laborales según las diferentes convenciones colectivas, lo que ha posibilitado la incorrecta aplicación de la normativa o jurisprudencia pertinente y vigente, en cuanto al pago de indemnización por vacaciones no disfrutadas, cálculo de aguinaldo y cesantía en las liquidaciones, lo anterior generó pagos improcedentes por una suma importante. Se deduce del estudio una importante desactualización por parte de los funcionarios del CONARE de la normativa vigente en las demás Instituciones de Educación Superior Estatal al momento de efectuar el cálculo correspondiente a los extremos laborales legales. Se ha observado la carencia de una buena práctica en el registro de esos pagos, al omitirse la anotación contable de las retenciones hechas a los pagos efectuados, dejando la información y los reportes externos a registros no formales. También, la falta de alguna documentación esencial o complementaria, para el adecuado sustento de los pagos efectuados, tal como acciones de personal o registros de vacaciones acumuladas y disfrutadas. Entre las principales recomendaciones, se encuentra la de enmendar las prácticas erróneas aplicadas, la elaboración de procedimientos y la recuperación de los montos pagados de más. Informes del 1er. semestre, 2013 pág. 3
INF-002-2013 Contratación de expertos e investigadores externos en el Programa Estado de la Nación El estudio se realiza para analizar el proceso que ejecuta el Programa Estado de la Nación en la contratación de los servicios profesionales que colaboran con la realización de los informes encomendados, de acuerdo con la normativa vigente aplicable sobre Contratación Administrativa. Lo anterior se ejecuta mediante la selección de una muestra de los expedientes de las personas contratadas durante el período del 1 de agosto de 2011 al 31 de julio de 2012. De las pruebas realizadas, se determina que el procedimiento utilizado tiene carencia de algunos de los requisitos solicitados para la contratación de servicios profesionales tales como la certificación de estar al día con la Caja Costarricense del Seguro Social y el pago de timbres fiscales, así como la omisión de algunos documentos que deben constar en el expediente de la contratación realizada. Adicionalmente, se determinó la existencia de contrataciones que deben ser analizadas desde el punto de vista legal para un mejor manejo de las mismas y evitar que la Institución se vea afectada por litigios laborales. Las principales recomendaciones son las relacionadas con el cumplimiento de lo que establece la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa, para cada proceso que se realice y un mayor análisis de las aristas que pueda tener cada contratación de servicios profesionales, para que no sean objeto de confusión con una relación laboral concreta. INF-003-2013 Proceso de compras en el SINAES El estudio se realiza para analizar el proceso que ejecuta el Programa SINAES en las compras y contrataciones de los servicios profesionales que colaboran con los procesos de acreditación de carreras. Lo anterior se realiza mediante la selección de una muestra de los expedientes de las personas contratadas durante el período del 1 de setiembre de 2011 al 31 de agosto de 2012. De las pruebas realizadas, se determina que el procedimiento utilizado tiene carencia de algunos de los requisitos solicitados para la contratación de servicios profesionales tales como la certificación de estar al día con la Caja Costarricense del Seguro Social y el pago de timbres fiscales, así como la omisión de algunos documentos que deben constar en el expediente de la contratación realizada. Adicionalmente, se determinó la necesidad de actualizar la delegación de firmas y las referencias mencionadas en los contratos suscritos por el SINAES. Informes del 1er. semestre, 2013 pág. 4
Las principales recomendaciones son las relacionadas con el cumplimiento de los requisitos que establece la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa, para cada proceso y completar la documentación mínima que debe existir en cada expediente de los profesionales que participan en los procesos de acreditación. INF-004-2013 Informe de Auditoría Interna de Tecnologías de Información El estudio consiste en una evaluación de Auditoría de Tecnología de Información basada en riesgos bajo la modalidad de cosourcing ejecutada por la empresa Deloitte & Touche y la Auditoría Interna del Consejo Nacional de Rectores, con el fin de suministrar propuestas de mejora sobre el diseño y efectividad de los controles en las siguientes áreas, análisis de riesgos informáticos, controles generales del computador, cumplimiento de regulaciones para el área de TI. Como resultado de la evaluación, se identificaron un total de 48 oportunidades de mejora, las cuales son clasificadas en tres categorías de riesgo de la siguiente forma, 19 de riesgo alto, 25 de riesgo medio y 4 de riesgo bajo. Entre estas se detectaron en las siguientes áreas: planes de administración de la capacidad y desempeño de la infraestructura tecnológica, planes de administración de las bases de datos, en la ejecución de pruebas de legibilidad de los respaldos, la configuración de seguridad de los equipos de red, controles para la administración de claves sensitivas, bitácoras de auditoría en los sistemas de información. INF-005-2013 Diagnóstico sobre las acciones en salud ocupacional en el CONARE. La Auditoría Interna del CONARE, de conformidad con el plan de trabajo para el 2013, realiza un estudio sobre las acciones ejecutadas por el CONARE en el tema de salud ocupacional. El principal objetivo es realizar un diagnóstico general sobre este tópico en la Institución tomando en cuenta la perspectiva de los funcionarios en cuanto a sus condiciones laborales. La recolección de información se realizó mediante la revisión de documentos relacionados con esta actividad, una encuesta enviada a todos los funcionarios de la Institución para que de manera voluntaria brindaran sus respuestas sobre aspectos básicos de salud ocupacional, también se realizaron entrevistas y se ejecutaron pruebas de cumplimiento referentes a la normativa vigente. Informes del 1er. semestre, 2013 pág. 5
A nivel general se determinó que la Comisión de Salud Ocupacional ha centrado sus esfuerzos en la formación y capacitación de la Brigada de Emergencias y las acciones sobre otros temas relacionados se realizan de manera aislada, de ahí que la percepción general de los funcionarios es que existe una escasa sensibilización y concientización sobre la salud ocupacional en la Institución. Por lo anterior se efectúan recomendaciones a la Dirección de OPES, como brazo coordinador e integrador del CONARE en la Institución, para que se analicen los mecanismos más convenientes que permitan cumplir con la normativa vigente en el tema de salud ocupacional, iniciando con un diagnóstico realizado por personal especializado de las condiciones actuales de las estaciones de trabajo y las áreas comunes y necesarias para el desempeño laboral, así como brindar capacitación al personal para la prevención de enfermedades laborales, lesiones y accidentes durante la jornada de trabajo. Asesorías y Advertencias En cuanto a asesoría formal y advertencias, a continuación se señalan los oficios emitidos y las participaciones durante el primer semestre del año 2013. OF-AI-011-2013, OF- AI-019-2013 OF-AI-014-2013, OF- AI-060-2013 OF-AI-021-2013 OF-AI-046-2013 OF-AI-052-2013 OF-AI-057-2013 OF-AI-069-2013 OF-AI-078-2013 OF-AI-080-2013 Fiscalización proyectos Funcenat Advertencia sobre Actividad Ordinaria SINAES Alerta retraso inscripción Juntas Directivas Funcenat Asesoría elaboración Actas CONARE Asesoría diseño formularios de viáticos Asesoría acumulación de vacaciones en suspensión laboral Asesoría contratación de inventario y valuación Activos Fijos Asesoría custodia documentos exfuncionario SINAES Asesoría error material convenio CONARE-UCR Informes del 1er. semestre, 2013 pág. 6