MANUAL SISTEMA DE INFORMACION VERSION 1 MAYO 2015
MANUAL PARA EL COORDINADOR LOCAL - SISTEMA DE GESTIÓN DE CONOCIMIENTO www.redvoluciondocumental.co 2
1. INTRODUCCIÓN Propósito del documento El presente documento esta dirigido a entregar las pautas de operación del sistema de información. El sistema de información, de ahora en adelante conocido como, es una aplicación web bajo la modalidad SaaS (Software como servicio) que permite la interacción transparente y eficaz para el diligenciamiento del módulo de información del proyecto REDVOLUCIÓN. 3
2. CONCEPTOS BÁSICOS Acceso al sistema El sistema de información () es una aplicación web que puede ser accedida preferiblemente desde el navegador GOOGLE CHROME La dirección (URL) es www.redvoluciondocumental.co desde ahí el Coordinador Local elige la zona a la que hace parte. El Coordinador Local debe ingresar al nevagdor GOOGLE CHROME y escribir la dirección URL de. Una vez cargada la página se visualiza en pantalla en donde se solicita al usuario ingresar las credenciales de acceso que serán entregados a través del equipo central. 4
Para comenzar a utilizar el Sistema de Tickets el cliente debe ingresar su nombre de usuario y contraseña y presionar el botón INGRESAR Para comenzar a utilizar el Sistema de Tickets el cliente debe ingresar su nombre de usuario y contraseña y presionar el botón INGRESAR Para comenzar a utilizar el Sistema de Tickets el cliente debe ingresar su nombre de usuario y contraseña y presionar el botón INGRESAR 5
De este momento el Coordinador Local debe seguir cada una de las orientaciones que a bien se han desarrollado en este manual. Es muy importante que el Coordinador Local haga buen uso de la plataforma, ya que esta a su vez, monitorea el progreso y las actividades de quien la manipula. En los bloques apostados a lado izquierdo de su pantalla siempre encontrará información valiosa para el corrrecto desempeño en su labor de diligencamiento de la información. Como muestra el recuadro de color rojo, en este espacio se alojará distintos tipos de comunicaciones, entre el vínculo más importante encontramos el botón INGRESAR al formulario. Damos CLIC en el botón INGRESAR 6
Cuando he ingresado al formulario la primera pantalla en aparecer es la siguiente 7
3. GUÍA DE USO Diligenciamiento del formulario El Coordinador Local cuando ingresa por primera vez encontrará la información totalmente en blanco y lista para su diligenciamiento. Los campos marcados con un asterisco de color rojo (*) son campos obligatorios. Tenga en cuenta que hay un número mínimo de estudiantes y experiencias (1) que diligenciar antes de enviar el formulario. A continuación, vamos a ver en detalle cada uno de los campos que componen la recolección de la información, por obvias razones solo se explicarán aquellos campos que luego el Coordinador deberá digitar n veces de acuerdo con el número de estudiantes y agentes de la comunidad. Para algunas de las celdas se requiere especial atención, pues de ello depende la celda siguiente o es pre-reqisito para la activación de un siguiente módulo. En la información se divide en cinco (5) secciones, cada una pre-requisito de la anterior. La validación y activación de cada nueva sección se da de acuerdo a los campos que elija el usuario desde el inicio. 8
Elija el departamento del establecimiento educativo. Escriba el municipio Elija la entidad territorial del establecimiento educativo. Escriba el nombre del coordinador del E.E Digite el número de ID del coordinador. Código DANE del E.E, solo acepta 12 digitos. Nombre del establecimiento educativo, NOMBRE COMPLETO. Si no tiene sede, el mismo nombre se digita. Si no tiene sede se escribe el mismo código de la principal. Seleccione la opción más adecuada. Número de teléfono con indicativo de ciuidad o celular. Elija la opción más adecuada Nombre completo del rector. Nombre completo del rector. Correo del rector- Campo validado para terminación @correo.com Número de identificación del rector. Número de teléfono con indicativo de ciuidad o celular. Edad del recor. Campo valido solo para dos digitos. Evidencia de acta. Alojar de la siguiente forma: NOMBRE COORDINADOR LOCAL - NOMBRE INSTITUCION - SEDE. ejemplo: EBELIO MARTINEZ-LAUREANO GOMEZ.SEDE PRINCIPAL.doc Apruebe el envío si esta seguro de la informaicón a guardar. SIN EXCEPCIÓN SIEMPRE GUARDE SU PROGRESO. HAGA CLIC EN EL BOTÓN UNA SOLA VEZ, SI POR ERROR PULSA DOS VECES, GENERARÁ UN NUEVO FORMULARIO y DEBERÁ ELIMINARLO. 9
Elija el número de docentes. La fecha de inducción se establece con día/mes/año Nombre completo del docente <<<<<<<<<< <<<< Apellidos completo del docente. <<<<<<<<<< Número de identificación del docente. <<<<<<<<<< <<<< Correo del docente- Campo validado para terminación @correo.com <<<<<<<<<< Número de teléfono fijo con indicativo o número de celular. <<<<<<<<<<<<<< Área de conocimiento en la que se desempeña el docente. <<<<<<<<<< Activación de un nuevo docente. Máximo 4 docentes. 10
Esta primera parte del formulario de estudiantes se desarrolla una única vez al inicio del mismo. Esta primera parte del formulario de estudiantes se desarrolla una única vez al inicio del mismo. Nombres y Apellidos completos Número de identificación del estudiante. Se acepta cualquier documento. Edad del estudiante. Válido solo para dos digitos. Elija las opciones de Grado y Género. Correo del estudiante- Campo validado para terminación @correo.com Número de teléfono fijo con indicativo o número de celular. 11
Nombres y Apellidos completos Digite el número de identificación de la persona de la comunidad. Escriba la edad (valida para dos digitos) y elija el genero de la persona. Escriba el número de teléfono fijo (con indicativo de ciiudad) o No. móvil. Escriba la diracción de correo electrónica y la dirección de vivienda de la persona. Escriba la dirección de correo electrónico y la dirección donde vive la persona. Elija el grupo poblacional. En caso de no hacer parte de Ninguno, elija esa opción. Elija la Ocupación y la Formación de la persona de la comunidad. Elija uno de los intereses principales de la persona de la comunidad. Si eligio alguno de estos tipos de evidencia : Audio, Blog, Texto o Presentación. Debe entonces alojar la evidencia desde el botón SELECCIONAR ARCHIVO. PARA TENER EN CUENTA : 1. El archivo debe ser nombrado con el número de identificación de la persona inspirada. Ejemplo : 80170466.doc 2. El peso máximo del archivo es de 2 megas. Describa en un parráfo en qué consiste la historia inspiradora. Elija el tipo de evidencia y verbo que más se relacione con la historia. Si eligio alguno de estos tipos de evidencia : Vídeo o Prezi Debe entonces escribir la URL del video que ya ha sido alojada en VIMEO. PARA TENER EN CUENTA : 1. Por ningún motivo se acpetarán vídeos alojados en otros servicios streaming. 2. El peso máximo del vídeo a alojar será de 90 megas. Escriba el nombre completo del estudiante inspirador. Debe coincidir con la información anterior. Apreciación del Coordinador Local a la historia inspiradora. Escriba el número de identificación del estudiante que inspiro la historia. 12
Elija uno de los intereses principales de la persona de la comunidad. Fecha de aprobación del código DANE Localidad sede o nombre común de la zona donde esta ubicado el E.E Elija de acuerdo a las jornada en la que se encuentra realizando la inducción. Elija el calendario en el que se desarrolla esta inducción. Elija una de las opciones Elija una de las opcoines. Elija una de las opciones Recoja la información con la suma de las sedes. Datos del coordiandor de (enlace) del programa. Datos del coordiandor de (enlace) del programa. 13
4. MODIFICACIÓN Y DETALLE DEL FORMULARIO Para comenzar a diligenciar el formulario el Coordinador Local encontrará todos los campos vacios, como muestra la imagen. Es importante que todos los campos marcados con asterisco (*) sean diligeciados. Se debe tener en cuenta que todo el contenido debe estar registrado en letra MAYÚSCULA. 14
Una vez registrada la información de cada SECCIÓN (son cinco) recuerde dar clic en el botón GUARDAR (SAVE PROGRESS). NOTA : SOLO HAGA CLIC EN EL BOTÓN UNA VEZ. ESPERE A QUÉ LA PÁGINA ENVÍE LA INFORMACIÓN A NUESTROS SERVIDORES. Usted notará que la información se encuentra PROCESANDO cuando en la pestaña de la página se encuentra un círculo girando. La información estará guardada con éxito cuando en la parte superior del formualrio aparece esta imagen : 15
Ahora que la información esta guardada, usted notará que se ha generado un cuadro con iinformación básica de la institución que registro. IMPORTANTE : SI USTED PULSO DOS O MÁS VECES EL BOTÓN GUARDAR (SAVE PROGRESS) USTED OBSERVARÁ FILAS CON LA MISMA INFORMACIÓN. SUGERIMOS ELIMINE LAS DE LA PARTE SUPERIOR (MÁS RECIENTES). Para ingresar una nueva institución usted debe salir de la aplicación a través del bloque de autenticación y hacer clic en vínculo salir (LOG OUT) 16
Una vez usted ingrese al sistema y luego al formulario, observará en la parte que la información registrada de la institución se encuentra presente en color verde. Si das clic sobre la fecha de guardado TODA la información se reestablecerá. Si por el contrario deseas iniciar otro formulario no debes hacer clic sobre ningún elemento del cuadro. Si has elegido la opción de reestablecimiento del formulario haciendo clic sobre la fecha, entonces el sistema presentará el cuadro de información de la siguiente forma : Usted notará que el formulario que se encuentra editando es aquel que ya no se encuentra activo para reeestablecer, es decir, ya no se encuentra en color verde sino color negro. 17
Cuando haya finalizado el registro de toda la información. En la última sección (CARACTERIZACIÓN) encontrará al final del formulario un cuadro te texto para diligenciar algunas observaciiones y, finalmente, el botón PRESENTAR (enviar todo). Si la información se encuentra incompleta, el sistema le advertira de los posibles errores que debera corregir antes de enviar el formulario. Cuando este se encuentre perfecto para el envío podrá realizar una última revisión. Si el envío es exitoso, el registro de la institución deberá desaparecer del cuadro de registros alojados. 18