INFORME NRO. DFOE-SAF-IF-03-2013 28 de febrero, 2013 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE LA REPUBLICA INFORME DE LA AUDITORIA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES SOBRE EL RUBRO DE BIENES, AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 2013
CONTENIDO Página nro. RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN...1 ORIGEN DE LA AUDITORÍA... 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA... 1 NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA... 1 METODOLOGÍA APLICADA... 2 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA... 2 2. RESULTADOS...3 INEXISTENCIA DE LA CONCILIACIÓN DE SALDOS DE LAS CUENTAS DE BIENES DURADEROS DEL MOPT CONSIGNADOS EN LOS SISTEMAS SIBINET Y SIGAF AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011... 3 BIENES INMUEBLES DEL MOPT NO REGISTRADOS EN LOS SISTEMAS SIBINET Y SIGAF AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011... 5 Edificaciones no registradas... 5 Puentes y carreteras no registrados en el SIBINET... 6 Terrenos que no han sido patrimoniados a nombre del Ministerio... 7 OTRAS DEBILIDADES EXISTENTES EN LA INFORMACIÓN DE BIENES DEL MOPT REGISTRADA EN EL SISTEMA SIBINET AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011... 8 3. CONCLUSIONES...9 4. DISPOSICIONES... 10 AL DR. PEDRO CASTRO FERNÁNDEZ, EN SU CALIDAD DE MINISTRO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES O A QUIEN OCUPE EL CARGO... 11 5. ANEXOS ELECTRONICOS... 12 Nro. 1 Lista de terrenos incluidos en los datos del MOPT, pero no en el SIBINET Nro. 2 Lista de terrenos registrados en el SIBINET, pero no en los datos del MOPT Nro. 3 Lista de terrenos incluidos en los datos del MOPT con inconsistencias en el nombre del PROPIETARIO ACTUAL, que no aparecen registrados en el SIBINET Nro.4 Lista de activos incluidos en el SIBINET, que no indica el nombre del funcionario responsable Nro. 5 Lista de funcionarios que tienen asignados más de 100 activos en el SIBINET Nro. 6 Lista de funcionarios incluidos en el SIBINET, que tienen registrados activos en varias dependencias Nro.7 Lista de terrenos que presentan el número de folio duplicado Nro.8 Lista de terrenos que no indica el número de finca
INFORME Nro. DFOE-SAF-IF-03-2013 RESUMEN EJECUTIVO INFORME DE LA AUDITORIA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS Y TRANSPORTES SOBRE EL RUBRO DE BIENES, AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 Qué examinamos? La auditoría se efectuó con el propósito de revisar la razonabilidad de los saldos que integran el rubro de bienes (Propiedad, Planta y Equipo) del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, incluidos dentro del Balance de Situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2011. Por qué es importante? El estudio del rubro señalado, propicia la mejora de los sistemas y datos que sustentan los registros contables, así como la calidad, fiabilidad y razonabilidad de la información financiera preparada por la entidad, promoviendo la toma de decisiones y la rendición de cuentas en materia contable, además de la adecuada protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida o uso indebido. Qué encontramos? Al 31 de diciembre del 2011 existen varias situaciones que inciden sobre los saldos presentados en el Balance de Situación del Poder Ejecutivo, relacionadas con las operaciones del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, que afectan la razonabilidad de las cifras reveladas en dicho estado, las cuales se refieren a: i. Existencia de una diferencia de 103.048 millones entre las sumas registradas en los registros contables (SIGAF) y el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública (SIBINET); ii. Inexistencia de la conciliación de saldos de las cuentas de Bienes Duraderos del MOPT consignados en los sistemas SIBINET y SIGAF, lo que ocasiona inobservancia de la normativa vigente y menoscaba la confiabilidad en la información contable contenida en los estados financieros del Poder Ejecutivo. iii. La información incluida en el sistema SIBINET sobre bienes inmuebles se encuentra desactualizada, ya que en dicho sistema no están registrados activos de gran valor, como las edificaciones, los puentes, las carreteras y algunos terrenos, situación que repercute en los registros contables del SIGAF, así como en la información presentada en los estados financieros del Poder Ejecutivo. iv. Debilidades en la información de bienes del MOPT registrada en el sistema SIBINET.
2 Qué sigue? Se emiten disposiciones al Ministro de Obras Públicas y Transportes, para proceder al levantamiento del inventario de los bienes duraderos que se encuentran bajo la administración del MOPT y efectuar los ajustes que correspondan en el sistema SIBINET; conciliar los saldos de las cuentas que componen el rubro de Bienes registrados en el sistema SIBINET, con los correspondientes saldos contables que se mantienen registrados en el módulo de contabilidad en el sistema SIGAF; comunicar a la Dirección General de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda, los ajustes realizados para el reconocimiento y registro de bienes duraderos en el SIBINET, originados en el cumplimiento de las disposiciones indicadas anteriormente; y corregir las debilidades determinadas en la información que se encuentra registrada en el sistema SIBINET.
INFORME Nro. DFOE-SAF-IF-03-2013 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE LA REPUBLICA INFORME DE LA AUDITORIA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES SOBRE EL RUBRO DE BIENES, AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 1. INTRODUCCIÓN Origen de la Auditoría 1.1. El estudio se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a esta Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política; 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica No. 7428, en cumplimiento del Plan Anual Operativo de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa. Objetivo de la Auditoría 1.2. Revisar la razonabilidad de los saldos que integran el rubro de Bienes Duraderos -Propiedad, Planta y Equipo- del Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT), incorporados en el Balance de Situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre del 2011. Naturaleza y alcance de la Auditoría 1.3. El estudio abarcó la revisión de los saldos relacionados con el rubro de Bienes Duraderos -Propiedad, Planta y Equipo- del MOPT, registrados en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), administrado por la Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda, e incorporados al Balance de Situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre del 2011. Además, se analizó la información contenida en el Sistema de Registro y Control de Bienes (SIBINET), que sirve de registro auxiliar de bienes de la Contabilidad Nacional a esa misma fecha. 1.4. A continuación se presenta el detalle y monto de las respectivas cuentas que componen dicho rubro:
2 Cuadro Nro. 1 Ministerio de Obras Públicas y Transportes Saldos de las cuentas que componen el rubro de Bienes Duraderos Al 31 de diciembre de 2011 (en colones) Cuenta contable Monto 1221001001 Equipo y Mobiliario de Oficina 9.226.965.921,75 1222001001 Equipos Varios 2.161.906.202,66 1226001001 Maq. y Equipo de Construcción 7.300.097.185,09 1227001001 Equipo de Transporte 8.435.306.668,78 1233001001 Bienes Patrimonio Hist. Art. Y Cult. 32.980.960,52 1241001001 Aplicaciones Informáticas 174.997.342,09 1225001001 Terrenos 546.157.748.080,48 1230001002 Construcción en Proceso Edificios e Instalaciones 506.763.493,39 1230001003 Construcciones Infraestructuras 49.287.102.465,16 Total Activo Fijo 623.283.868.319,92 Menos: Depreciación Acumulada 1229001001 Deprec. Acum. Equipo y Mobiliario -2.409.011.297,45 1229002001 Deprec. Acum. Equipos Varios -703.636.555,93 1229005001 Deprec. Acum. Maquinaria y Equipo -4.001.101.617,79 1229006001 Deprec. Acum. Equipo Transporte -5.024.114.622,55 1229010001 Amortización Intangibles -1.241.104,77 Total Depreciación Acumulada -12.139.105.198,49 Total Activo Fijo Neto 611.144.763.121,43 Fuente: Elaboración propia con base en las cifras obtenidas del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) 1.5. El estudio se realizó con base en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. Metodología Aplicada 1.6. En la realización de este estudio, se utilizaron entre otros, entrevistas, indagaciones y confirmaciones, que permitieron obtener la evidencia suficiente y apropiada para opinar sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas contables de bienes del MOPT. Comunicación preliminar de los resultados de la auditoría 1.7. Los resultados del estudio realizado fueron comunicados verbalmente a la Licda María Esther Céspedes M., Directora Financiera; Lic. Francisco Molina Salas, Subdirector Financiero; Dr. Héctor Arce Cavallini, Asesor del Ministro; Ing. Alex Ureña Ortega, Jefe del Departamento de Adquisición de Bienes Inmuebles; Licda. Flor García Piedra, Jefa del Departamento de Registro y Control Patrimonial y Licda. Ma. Isabel Bolaños de la Dirección Financiera,
3 funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, en reunión celebrada el 20 de febrero del 2013. 1.8. El borrador del presente informe se entregó el día 22 de febrero del 2013, en papel y en versión digital, al Señor Ministro, mediante el oficio No. DFOE-SAF- 0087 (01892), con el propósito de que en un plazo no mayor de tres días hábiles, formulara y remitiera a la Gerencia del Área de Fiscalización del Sistema de Administración Financiera de la República, las observaciones que considerara pertinentes sobre su contenido. Vencido el plazo, no se recibió respuesta. 2. RESULTADOS Inexistencia de la conciliación de saldos de las cuentas de Bienes Duraderos del MOPT consignados en los sistemas SIBINET y SIGAF al 31 de diciembre de 2011 2.1 Para el registro de los bienes de los distintos ministerios, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA) implementó el sistema informático denominado Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración (SIBINET), como el sistema oficial para el registro y control de los bienes duraderos de la Administración Central. Dicho sistema de acuerdo con lo establecido en Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, deben mantener actualizado los ministerios y los órganos adscritos a estos. Asimismo, el sistema en mención, constituye el registro auxiliar de las cuentas contables de bienes duraderos que lleva la Contabilidad Nacional en el módulo contable del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), y que constituyen la fuente de información para la elaboración de los estados financieros del Poder Ejecutivo de cada período. 2.2 En relación con los saldos registrados de esos sistemas, la Contabilidad Nacional emitió la directriz Nro. CN-001-2010, denominada Conciliación de los registros contables de la partida de bienes duraderos con los registros en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central SIBINET y en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF, en la cual se establece que todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1, inciso a) de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), deberán realizar conciliaciones mensuales tomando en cuenta los saldos del costo original y la depreciación acumulada. 2.3 Por otra parte, la Ley General de Control Interno, Nro. 8292, en el artículo 15, dispone entre otros aspectos como deber del jerarca y de los titulares
4 subordinados, respecto de las actividades de control, documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente en lo atinente la realización de la conciliación periódica de los registros, con el fin de verificar su exactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido. 2.4 Además, la norma 4.4.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, dispone entre otros que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar entre otras actividades de control, conciliaciones periódicas de bienes, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. 2.5 En el estudio realizado, se determinó que los saldos de las cuentas de bienes (Valor Adquisición) correspondientes al MOPT contenidas en el SIBINET al 31 de diciembre de 2011, no concuerdan con los contenidos en los respectivos registros contables según SIGAF a esa fecha. Al respecto, la comparación efectuada evidenció una diferencia neta de más en los registros contables de 103.048.190.066,88, cuyo detalle es el siguiente: Cuadro Nro. 3 Ministerio de Obras Públicas y Transportes Diferencias en el registro de bienes (SIGAF SIBINET) Al 31 de diciembre de 2011 (en colones) Cuenta Saldos SIGAF Saldos SIBINET Diferencia 1221001001 Equipo y Mobiliario de Oficina 9.226.965.921,75 4.194.761.214,44 5.032.204.707,31 1222001001 Equipos Varios 2.161.906.202,66 1.898.785.153,80 263.121.048,86 1226001001 Maq. y Equipo de Construcción 7.300.097.185,09 7.431.157.463,49-131.060.278,40 1227001001 Equipo de Transporte 8.435.306.668,78 8.321.564.555,68 113.742.113,10 1233001001 Bienes Patrimonio Hist. Art. Y Cult. 32.980.960,52 1241001001 Aplicaciones Informáticas 174.997.342,09 1234001001 Intangibles 160.217.952,82-160.217.952,82 1225001001 Terrenos 546.157.748.080,48 498.021.213.610,20 48.136.534.470,28 1230001002 Construc. Proceso Edificios e Instalaciones 506.763.493,39 0,00 506.763.493,39 1230001003 Construcciones Infraestructuras 49.287.102.465,16 0,00 49.287.102.465,16 Total Bienes 623.283.868.319,92 520.027.699.950,43 103.048.190.066,88 Fuente: Elaboración propia con base en la información obtenida del SIGAF y de la base de datos del SIBINET suministrada por la DGABCA, al 31 de diciembre de 2011. 2.6 Sobre el particular, en la lectura del Informe Anual sobre la administración de Bienes de la Administración Central del periodo 2011 elaborado por la DGABCA, se observó, que al 31 de diciembre de 2011, no se había logrado conciliar los saldos de los activos de algunos ministerios, entre los que se incluye el MOPT.
5 2.7 La falta de la conciliación de los saldos de las cuentas de bienes contenidos en los sistemas SIBINET y SIGAF, constituye inobservancia de la normativa mencionada y menoscaba la confiabilidad en la información contable respectiva contenida en los estados financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2011. 2.8 La situación expuesta debe ser analizada a la brevedad por la Administración del MOPT, con el fin de adoptar las acciones que correspondan, para conciliar la información incluida en el SIBINET y en SIGAF, y comunicar los ajustes pertinentes a la Contabilidad Nacional para su registro en el sistema SIGAF, y de esa forma se garantice la confiabilidad e integridad de la información registrada sobre los bienes de esa cartera ministerial contenida en los referidos sistemas y en los respectivos estados financieros del Poder Ejecutivo. Bienes Inmuebles del MOPT no registrados en los sistemas SIBINET y SIGAF al 31 de diciembre de 2011 2.9 La revisión de la información suministrada por el MOPT, relacionada con los bienes inmuebles bajo su administración, evidenció que la información contenida en el sistema SIBINET sobre este tipo de bienes se encuentra desactualizada, ya que en dicho sistema no se encuentran registradas las edificaciones, los puentes, las carreteras y algunos terrenos, situación que repercute en los registros contables del SIGAF, así como en la información presentada en los estados financieros del Poder Ejecutivo. Al respecto, se determinó lo siguiente: Edificaciones no registradas 2.10 En la revisión del Informe Anual sobre la Administración de Bienes de la Administración Central del periodo 2011, emitido por el Ministerio de Hacienda, se determinó que en el inventario de bienes al 31 de diciembre de 2011 del MOPT, no se incluyó ningún edificio ni edificación. 2.11 Al respecto, la Jefe del Departamento de Registro y Control Patrimonial de ese Ministerio, informó a esta Contraloría General mediante el Oficio N DEPATRI- 079-2012 del 21 de marzo del 2012, que existían bienes inmuebles que se encontraban en proceso de identificación. Además, indicó que se recibió de la Dirección de Edificaciones Nacionales del MOPT, el inventario de edificaciones con su correspondiente valor, el cual, fue trasladado al Departamento de Adquisiciones de Bienes Inmuebles del Ministerio, solicitando el número de finca en el cual está ubicada cada una. 2.12 En la revisión del inventario remitido por la Dirección de Edificaciones Nacionales al Departamento de Registro y Control Patrimonial, se observó que al 31 de diciembre de 2011 el MOPT poseía 74 edificaciones (entre las que se
6 incluyen: Capitanías, Delegaciones de Tránsito y Planteles), las que, no estaban registrados en el sistema SIBINET y por lo tanto tampoco en el SIGAF. Asimismo, se observó que 4 de esos bienes no tienen valor y el valor de las restantes 70 asciende al monto de 10.010.749.678,23. 2.13 Por otra parte, en la revisión de la información remitida por el Departamento de Adquisiciones de Bienes Inmuebles al Departamento de Registro y Control Patrimonial por medio del oficio DABI 2012-0379 del 22 de marzo del 2012, respecto a la información registral de los terrenos en las que están ubicadas las citadas 74 edificaciones, se observó que en la misma se indica, que 28 inmuebles se encuentran en fincas inscritas a nombre de otras instituciones, que 16 edificaciones están en terrenos pendientes de inscribir a nombre del Estado y que las 30 restantes se encuentran en terrenos inscritos a nombre del Estado. 2.14 Finalmente, cabe mencionar que la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda informó a esta Contraloría, que a noviembre de 2012, en el SIBINET existen 27 edificios registrados en el inventario de bienes del MOPT, por lo que de acuerdo con lo expuesto en este aparte, el inventario de edificaciones aún no estaría completo. Puentes y carreteras no registrados en el SIBINET 2.15 De acuerdo con lo establecido en la legislación vigente, la administración de la Red Vial Nacional le corresponde al Ministerio de Obras Públicas y Transportes 1. En relación con la red en mención, en la auditoría efectuada se estableció que en el inventario de bienes de ese Ministerio contenido en el SIBINET, no aparecen registradas las carreteras ni los puentes que la conforman. 2.16 Al respecto, el Departamento de Registro y Control Patrimonial de MOPT, mediante oficio DEPATRI-407-2012 del 25 de octubre de 2012, informó a esta Contraloría, que ese Ministerio no tiene registradas las carreteras ni los puentes2, debido a la falta de un inventario físico de dichos activos; y porque las Unidades Ejecutoras encargadas de realizar las obras, no les han suministrado la información respectiva. Además indicó, que se han efectuado varias acciones, para tener el inventario de dichos bienes y proceder luego a su registro en el SIBINET, las que han sido infructuosas. 1 Artículo 1 de la Ley No. 5060 Ley General de Caminos Públicos. 2 De acuerdo con el Informe No. DFOE-OP-IF-12-2010 del 10 de agosto del 2010 emitido por el Área de Fiscalización Servicios de Obras Públicas y Transportes de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de esta Contraloría Genera, denominado Informe sobre los resultados del estudio relacionado con la gestión de puentes del MOPT, a la fecha de dicho informe la Red Vial Nacional contaba con 1424 puente.
7 2.17 En relación con el inventario de bienes inmuebles bajo la administración del MOPT, la Auditora General de ese Ministerio en el oficio AG-2271-2012 del 10 de octubre del 2012, señaló que a esa fecha la Administración no ha efectuado acciones concretas, para levantar y mantener actualizado el inventario de los bienes inmuebles del Estado bajo la administración del MOPT, situación que debe ser atendida de inmediato por parte de las autoridades de ese Ministerio. 2.18 Cabe señalar, que no contar con información fiable de ese tipo de bienes, origina desconocimiento sobre la cantidad exacta y valor de dichos activos, situación que imposibilita determinar el impacto que su registro pueda tener en la información financiera del Poder Ejecutivo. 2.19 Finalmente, en relación con el registro de la Red Vial Nacional, esta Contraloría General tuvo conocimiento de que mediante oficio Nro. DGABCA-CS-0324-2013 del 20 de febrero del 2013, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa comunicó al MOPT, que le corresponde el registro de las propiedades relacionadas con la red vial nacional tanto en el sistema SIBINET como registralmente. Terrenos que no han sido patrimoniados a nombre del Ministerio 2.20 En la auditoría se determinó, que al 31 de diciembre de 2011 existían terrenos que están bajo la administración del MOPT que no habían sido registrados como parte de su patrimonio (patrimoniados) y por lo tanto no estaban incluidos en el SIBINET, debido a que se está efectuando un estudio para determinar si son propiedad de ese ministerio 2.21 Al respecto, en la revisión efectuada de la información suministrada a esta Contraloría General por el Departamento de Adquisiciones de Bienes Inmuebles del MOPT, adjunta al oficio DABI 2012-1351 del 24 de octubre del 2012, se encontró, que en esta había 5.638 terrenos a los que se les consigna como propietario EL ESTADO/MOPT. Al comparar esa información, por PLACA DEL BIEN, con los registros del SIBINET en el cual aparecen 5.380 terrenos propiedad del MOPT, se estableció que 4.278 placas (terrenos) son coincidentes en ambas fuentes de información; que 1.360 predios están incluidos en la información que suministró dicho Departamento pero no están en los registros del SIBINET (de los cuales 1269 fincas tienen una medida aproximada de 10.297.973.36 metros cuadrados, y 91 no tienen registrada el área), y que 1.102 propiedades que están registradas en el SIBINET no aparecen en los datos facilitados por el citado departamento. Además, se observan 38 terrenos (de los cuales 34 fincas tienen una medida aproximada de 90.784.24 metros cuadrados, y 4 no tienen registrada el área), destinados a proyectos de carreteras que no están registrados en el SIBINET según consulta
8 efectuada por número de folio real; los cuales, aparecen bajo los siguientes seudónimos: ESTADO/CONSECIONES, ESTADO/CONCESIONES, ESATADO/CONCESIONES, ESTADO/CORREDOR SAN JOSÉ-SAN RAMÓN, ESTADO/UNIDAD EJECUTORA, EL ESTADO/UNIDAD EJECU, ESTADO/CONAVI, EL ESTADO/MOPT O CONAVI. (ver anexos electrónicos Nros. 1, 2 y3) 2.22 Sobre el particular, el Jefe del Departamento de Adquisiciones de Bienes Inmuebles del MOPT, señaló a este Órgano Contralor en el oficio DABI 2012-1351, que existían propiedades sin registrar en el SIBINET debido a que fueron adquiridas por otra entidad Estatal; o porque se está efectuando un estudio para determinar si son patrimonio de ese Ministerio, para luego proceder a realizar el trámite en el juzgado correspondiente para su inscripción ante el Notario del Estado, y que hasta que esas acciones concluyan podrán ser registrados en el sistema SIBINET como activos del MOPT. 2.23 La situación comentada, origina incertidumbre sobre la razonabilidad e integridad de los terrenos registrado en el SIBINET, al 31 de diciembre de 2011, así como de la información presentada en los estados financieros del Poder Ejecutivo relacionada con los bienes duraderos del MOPT. Además, ocasiona eventuales riesgos de apropiación de los terrenos, al no efectuarse una adecuada identificación, protección y custodia de los mismos. Otras debilidades existentes en la información de bienes del MOPT registrada en el sistema SIBINET al 31 de diciembre de 2011 2.24 En la auditoría se determinó, que la información registrada en el SIBINET correspondiente a los bienes duraderos del MOPT, presenta las siguientes debilidades: a. Ochocientos ochenta y ocho (888) bienes no tienen anotado el nombre de la persona responsable de su custodia, consignándose en el campo correspondiente la leyenda "NO SE CONSIGNA NO SE CONSIGNA" o No Disponible. (ver anexo electrónico Nro. 4) b. Cincuenta y tres (53) terrenos tienen 2, 3 o más veces, duplicado el número de folio real dentro del registro del SIBINET. (ver anexo electrónico Nro. 7) c. Nueve (9) bienes no tienen consignado el número de finca y un (1) predio no se encuentra anotado el número de folio real, información básica para poder identificar la propiedad. (ver anexo electrónico Nro. 8) d. Cuarenta y cuatro (44) funcionarios del Ministerio aparecen con cien o más activos bajo su responsabilidad incluyendo 4 funcionarios que tienen más de mil ochocientos (1.800) activos (cada uno o en total). Esta situación
9 podría ser contraria a lo establecido en el artículo 6, inciso a) del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, que exige que cada activo sea asignado a quienes se confía su uso, servicio, administración o custodia. (ver anexo electrónico Nro. 5) e. Quinientos treinta (530) funcionarios que tienen asignados activos en diferentes dependencias o unidades de ese Ministerio. Además, en algunos casos el nombre de la dependencia o unidad a que pertenecen los bienes, aparecen escritos de diferentes maneras (ver anexo electrónico Nro. 6) 2.25 En relación con las situaciones señaladas el Departamento de Registro y Control Patrimonial del MOPT, manifestó a esta Contraloría General, que estas se deben a: ingresos, traslados o salidas de personal, los cuales involucran asignaciones, traslados o devoluciones de activos que no son comunicados oportunamente por las diferentes dependencias del Ministerio; que los Ejecutores de Programa no remiten las boletas de asignación de bienes nuevos en tiempo y en forma requeridos para su registro; la escasez de personal y tiempo, para realizar verificaciones de los bienes a nivel interno como Regionales; y errores de digitación a la hora de ingresar los terrenos en el SIBINET. 2.26 Por otra parte, respecto a los terrenos con el mismo número de folio real el mencionado Departamento calificó esa situación como correcta, argumentando que existen propiedades que fueron segregadas pero que mantienen el número de folio real. No obstante, esta Contraloría General es del criterio que esa situación debe ser valorada, dado que los terrenos segregados pasan a constituir propiedades independientes, por lo que no pueden mantener el mismo número de folio real. 3. CONCLUSIONES 3.1 Los resultados obtenidos en la auditoría realizada, permiten concluir que la información relacionada con los bienes duraderos administrados por el MOPT que aparecía consignada en el sistema SIBINET y en el módulo de contabilidad del sistema SIGAF al 31 de diciembre de 2011, no resulta confiable, exacta ni íntegra, debido a las debilidades identificadas en relación con el registro y control de ese tipo de bienes por parte de ese ministerio, principalmente al no contar con un inventario completo y actualizado de los bienes inmuebles. 3.2 Dichas debilidades se refieren a que el MOPT no realizó la conciliación entre los saldos de las cuentas de bienes que aparecían consignados a esa fecha en el sistema SIBINET con los correspondientes del módulo contable del sistema SIGAF, presentándose una diferencia entre los citados saldos de dichos
10 sistemas por un monto neto de 103.048.190.066,88 (siendo mayor los registros contables); la carencia de un inventario actualizado de bienes duraderos que posibilite mantener la información de dichos sistemas actualizados con el consecuente efecto en los estados financieros del Poder Ejecutivo, debido a situaciones como las encontradas en relación con la existencia de 70 edificaciones por la suma de 10.010.749.678,23, los puentes, las carreteras que conforman la Red Vial Nacional y varios terrenos, cuyo valor no fue posible cuantificar, que no estaban registrados en el SIBINET ni en los registros contables; así como falta, duplicidad y errores en la información de algunos activos contenida en el SIBINET. 3.3 Por la importancia que pudieran tener los activos no registrados y sobre los que no le fue posible a esta Contraloría General obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada de su valor, lo cual, origina desconocimiento del efecto que tendría su registro en los saldos del sistema SIBINET, así como en los registros contables y en los estados financieros del Poder Ejecutivo, no le es posible a esta Contraloría General emitir una opinión sobre sobre la razonabilidad de los saldos que aparecen consignados en el módulo de contabilidad del SIGAF al 31 de diciembre de 2011 relacionados con las cuentas de bienes duraderos de MOPT. Esa incertidumbre sobre el efecto que tendría el reconocimiento de los bienes inmuebles, no permite emitir una opinión sobre la fiabilidad y razonabilidad de las sumas reveladas así como de la integridad del inventario de los bienes inmuebles. 3.4 Por último, el no conocer ni contar con un inventario actualizado de los bienes inmuebles, origina posibles riesgos para la salvaguarda y custodia de apropiada de los activos; y eventualmente en la toma de decisiones. 4. DISPOSICIONES 4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad. 4.2 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.
11 AL DR. PEDRO CASTRO FERNÁNDEZ, EN SU CALIDAD DE MINISTRO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES O A QUIEN OCUPE EL CARGO 4.3 Proceder al levantamiento del inventario de los bienes duraderos que se encuentran bajo la administración del MOPT y efectuar los ajustes que correspondan en el sistema SIBINET. Esta disposición deberá ser cumplida a más tardar el 30 de noviembre de 2013. Para acreditar su cumplimiento, se deberá remitir a esta Contraloría una declaración jurada sobre el grado de avance de dicho inventario, y el registro de los bienes respectivos en dicho sistema, así como de las acciones que se emprenderán para inventariar los pendientes a esa fecha. Ver puntos 2.9 a 2.23 de este informe. 4.4 Conciliar los saldos de las cuentas que componen el rubro de Bienes Duraderos correspondientes al Ministerio de Obras Públicas y Transportes, registrados en el sistema SIBINET, con los correspondientes saldos contables que ese Ministerio mantiene registrados en el módulo de contabilidad en el sistema SIGAF. Para su cumplimiento, ese Ministerio deberá remitir, a más tardar el 30 de noviembre de 2013, un documento que certifique la conciliación efectuada entre ambos registros. Ver puntos 2.1 a 2.8 de este informe. 4.5 Comunicar las a la Dirección General de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda, los ajustes realizados para el reconocimiento y registro de bienes duraderos en el SIBINET, originados en el cumplimiento de las disposiciones 4.3 y 4.4 de este informe. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a más tardar el 30 de noviembre del 2013 a este órgano contralor, los documentos en los que consten las comunicaciones realizadas por el MOPT a la Contabilidad Nacional. 4.6 Corregir las debilidades determinadas en la información que se encuentra registrada en el sistema SIBINET, respecto de los bienes duraderos de ese Ministerio, que se detallan en los puntos 2.24 a 2.26 de este informe. Esta disposición debe ser cumplida a más tardar el 30 de noviembre de 2013. Al respecto, se debe informar a este órgano contralor, el detalle de las correcciones efectuadas, para acreditar el cumplimiento de esta disposición.
12 5. ANEXOS ELECTRONICOS Nro. 1 Nro.2 Nro. 3 Nro. 4 Nro. 5 Nro. 6 Nro. 7 Nro. 8 Lista de terrenos incluidos en los datos del MOPT, pero no en el SIBINET Lista de terrenos registrados en el SIBINET, pero no en los datos del MOPT Lista de terrenos incluidos en los datos del MOPT con inconsistencias en el nombre del PROPIETARIO ACTUAL, que no aparecen registrados en el SIBINET Lista de activos incluidos en el SIBINET, que no indica el nombre del funcionario responsable Lista de funcionarios que tienen asignados más de 100 activos en el SIBINET Lista de funcionarios incluidos en el SIBINET, que tienen registrados activos en varias dependencias Lista de terrenos que presentan el número de folio duplicado Lista de terrenos que no indica el número de finca Lic. Federico Castro Páez Gerente de Área