PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS 1ª Objeto El objeto del presente Concurso es el Suministro, mantenimiento e instalación de equipos y sistemas necesarios para la implantación llave en mano de un control de presencia en las siguientes dependencias del ICEX: Paseo de la Castellana, 14 Paseo de la Castellana, 16 Pase de la Castellana, 18-5º planta C/ Serrano, 37 4º Planta Se deberán instalar en cada una de estas ubicaciones el hardware/equipos correspondiente al sistema de control de presencia, incluyendo tomas eléctricas y de red. La implantación llave en mano del Control de Presencia objeto del presente Concurso comprenderá las siguientes actuaciones:. Realización de una consultoría inicial que incluya el estudio y análisis de los horarios concretos de los empleados así como las distintas problemáticas que existan en los mismos en relación con el control y la planificación horaria. El sistema a implantar deberá resolver de forma automatizada todos estos problemas y se deberá implantar en el mismo las planificaciones horarias derivadas del análisis realizado en esta consultoría inicial.. El suministro, instalación, y puesta en marcha de los terminales de captura de datos que alimenten la aplicación del control de presencia que actualmente tiene el ICEX.. El suministro de un mínimo de 300 tarjetas para los visitantes y una impresora de tarjetas..la integración con las actuales aplicaciones de nómina y recursos humanos (Epsilon 3.0 del Grupo Castilla) de que dispone el ICEX y cuyas características se recogen en estos pliegos. La formación del personal sobre el uso de la aplicación a distintos niveles: administradores informáticos, supervisores de Recursos Humanos, supervisores de Departamento, empleados finales, etc.. El mantenimiento y soporte de la aplicación y de los terminales durante un año.. Desmontaje del sistema de control de presencia actual. 2ª Antecedentes Desde hace años, el ICEX cuenta con un sistema de Control de Presencia, mediante relojes con tarjetas de aproximación, que permite conocer los fichajes del personal. Es un sistema antiguo que obliga a que las gestiones de vacaciones, permisos, incidencias horarias, etc. deban hacerse de forma manual por parte del personal encargado del control de presencia. Este sistema se pretende sustituir por uno más acorde con las necesidades actuales y con nueva tecnología basada en terminales biométricos, y que permita conectar el fichaje con el sistemas de control de personal y nóminas de Epsilon. 28
3ª Requerimientos generales Los equipos que se instalen deberán cumplir los siguientes requerimientos: El fichaje se podrá realizar en las ubicaciones comunes de acceso a las oficinas o desde el propio pc del empleado, mediante un lector biométrico. Lectura biométrica en los equipos propuestos y en el PC Poder almacenar los fichajes de todo el personal del ICEX off line Cambio de horario verano-invierno automático Conexión a la red LAN (IP, TCP/IP) Display por LCD Teclado para incidencias Posibilidad de lectura de tarjetas Lectores biométricos en los PC Equipos Apertura mediante lectura de biométrica o tarjeta Indicadores de paso mediante pilotos /pictogramas : verde (permitido), rojo( no permitido) Sistema antibloqueo Acceso a las instalaciones: 1º Personal del ICEX y personal colaborador externo: El sistema debe facilitar el acceso/salida al edificio una vez realizada la identificación biométrica mediante un torno que gire y permita el acceso del personal. 2º Visitas: Se accederá mediante lectura de tarjeta de visita que se le facilitara a la entrada, y que permitirá que el torno gire. A la salida se deberá recuperar la tarjeta. Asimismo, los equipos deben cumplir con la normativa de Seguridad y Prevención de Riesgos laborales. 4ª Requerimientos de Software El sistema de control de presencia debe ser compatible con el sistema de gestión de personal instalado en el ICEX y cuyas características son: Plataforma Base: Windows. Arquitectura web con tecnología Microsoft.NET. Base de datos: Oracle 10.2. Servidor Web: IIS 5.0 Sistema Epsilon 3.0 del Grupo Castilla Deberá integrarse con la aplicación de Nómina y Recursos Humanos del Grupo Castilla consiguiendo una comunicación automática bidireccional; por un lado captura de altas y bajas 29
de empleados y estructura de la Institución, y por otro, generación e integración automática de las variables del Control Horario que afectan en la nómina de empleados: ausencias sin justificar, horas extras, etc. Para poder realizar esta integración, el contratista tendrá que ponerse en contacto con la empresa Grupo Castilla y realizar las modificaciones que se deban hacer en cualquiera de las aplicaciones, además de asumir cualquier coste necesario para la realización de esta integración. El coste de la integración de ambas aplicaciones se considera incluido dentro del precio del presente Concurso. Durante el periodo de mantenimiento del sistema, cualquier actualización de versión o inserción de parches, que se produzca en las aplicaciones de nómina y recursos humanos, o en el aplicativo de control de presencia, no provocará ningún corte del servicio, por eso se debe establecer un procedimiento de actualización adecuado entre ambas empresas. El sistema debe contemplar los fichajes y control de tres universos: Empleados Visitas Colaboradores externos Con la casuística de controles, incidencias y justificaciones. Deberá tener un modulo de estadísticas que permita realizar estudios pormenorizados por distintos parámetros de control. 5ª Asistencia Técnica y Explotación El contratista, sin cargo adicional alguno, realizará el traslado, instalación, configuración y puesta a punto del hardware y software ofertados con el objetivo de que quede totalmente operativo. Asimismo, se encargará de desinstalar el sistema de control de presencia actual. El contratista instalará y adaptará las funcionalidades de la aplicación informática contratada a las características y requerimientos definidos en la fase previa de consultoría. Entre otras, el contratista deberá realizar las siguientes actividades:. Realizará una consultoría para analizar los requerimientos y necesidades de cada centro en los que se instalarán los equipos.. Parametrizará e implantará la aplicación y los módulos correspondientes de acuerdo a los requerimientos planteados en la fase de consultoría (definición de horarios, calendarios, etc.). Adaptará las funcionalidades de acuerdo a los requerimientos planteados en la fase de consultoría.. Aportará el personal debidamente cualificado para conseguir los objetivos de implantación y adaptación en los plazos establecidos dentro de los planes de trabajo presentados en la oferta.. Integrará el software con las aplicaciones de gestión de recursos humanos y nómina que se utilizan en el ICEX. Realizará las cargas y volcados de datos. 30
. Se encargará del suministro, instalación, anclaje (sujeción) y conexión de los terminales de captura de datos a la red informática de ICEX.. Deberá formar y asesorar al personal de ICEX durante la implantación y personalización del producto.. Realizará pruebas de conectividad y de correcto funcionamiento de todos los equipos instalados. Estas pruebas deberán ser supervisadas por personal técnico del ICEX y deben ser documentadas.. Prestará el correspondiente soporte y mantenimiento del sistema durante un año. Por tanto, este proyecto llave en mano, será ejecutado en su totalidad y debe contemplar: 1. Instalación de los lectores biométricos en las ubicaciones indicadas, con la obra civil que conlleve. 2. Configuración de todos los terminales 3. Consultoría previa que incluya el estudio y análisis de los horarios concretos de los empleados, así como la parametrización y puesta en explotación del sistema de gestión de personal de que dispone el ICEX. 4. Integración con el sistema de gestión de personal 5. Pruebas de funcionamiento 6. Formación 7. Soporte 6ª Plazos de ejecución y Horarios Este sistema deberá implantarse y estar en producción en 4 meses desde la firma del correspondiente contrato. Los licitadores deberán especificar en la oferta el cronograma de tareas y tiempos de ejecución. Los horarios para la realización de los trabajos en las instalaciones del ICEX se establecerán de forma consensuada entre las partes al comienzo del servicio. En caso de ser necesario cualquier parada de servicio, se realizará fuera de la jornada laboral del personal ICEX y con un preaviso de 48 horas, especificando la hora prevista de comienzo de la parada y la hora prevista de finalización de la misma. 31
7ª Arquitectura de Sistemas El diseño seria el siguiente Lector biométrico Sistema biométrico/tarjeta PC Control acceso 8ª Datos volumétricos Los equipos se instalarán en los siguientes edificios de Madrid, sin perjuicio de que este sistema pueda ser utilizado en otros edificios o ciudades:. Paseo de la Castellana, 14. Paseo de la Castellana, 16. Paseo de la Castellana, 18-5ª planta. Serrano, 37-4ª planta Numero previsto de empleados: 440 en Madrid; 49 en Direcciones Territoriales 111 en Oficinas Económicas y Comerciales Número aproximado de personal colaborador externo: 200 Numero de visitas: 4.800 aproximadamente al año 32
9. Mantenimiento Los licitadores incluirán en sus Ofertas el Plan de Mantenimiento del Sistema. Este plan deberá contemplar todas las actividades a realizar sobre los componentes, hardware y software del sistema durante el periodo de un año a contar desde la implantación y puesta en funcionamiento del sistema, todo ello sin perjuicio de la garantía que el contratista deba prestar al ICEX durante el plazo de 2 años en relación a los vicios y defectos del sistema y sus componentes. Durante las fases de mantenimiento y soporte se deberán realizar como mínimo las siguientes tareas: Mantenimiento evolutivo y correctivo Asistencia personalizada y directa por parte del contratista Actualización e inclusión de nuevos contenidos para mejorar el sistema implantado. Resolución de incidencias y problemas de funcionamiento, incluyendo la recuperación de información perdida o alterada indebidamente por mal funcionamiento de la aplicación. Resolución de incidencias y consultas sobre operatoria y explotación de la aplicación, por vía telefónica, telemática o presencial, según requiera o aconseje cada caso, tanto de aspectos de tipo conceptual, funcional como de tipo informático, tanto de tipo hardware como software. Se incluyen las intervenciones directas que deba realizar el contratista ante incidencias de especial dificultad. El contratista garantizará un seguimiento del progreso de las incidencias registradas, notificando periódicamente (preferiblemente vía web) al ICEX información sobre el estado de las mismas. Formación a usuarios implicados en la gestión y mantenimiento por parte de ICEX, asesoramiento sobre sistemas informáticos e innovación tecnológica y, en general, compromiso de actualización de los entornos funcionales y tecnológicos que forman parte del presente contrato. Correrá por parte del contratista la formación a los administradores informáticos y supervisores de RRHH, en el caso de que lo requiera cualquiera de las actualizaciones que se realicen, tanto hardware como software. Las necesidades de mantenimiento identificadas como fallos en el hardware suministrado por el contratista serán resueltas reparando o sustituyendo el equipo. Correrá a cargo del contratista la entrega del material estropeado en sus dependencias y la devolución a las dependencias de ICEX. Cuando haya una incidencia relacionada con la aplicación con la que se debe integrar el producto y que imposibilite el funcionamiento del sistema de control de presencia o el envío de datos por parte del sistema del contratista a la otra aplicación, correrá por parte del contratista el realizar la acción más apropiada para solucionar la incidencia, debiendo ponerse en contacto si fuese necesario con la otra empresa. 33
Respuesta ante incidencias críticas de la aplicación en un plazo inferior a 1 hora, y resolución de las mismas en un plazo inferior a 5 horas. Se entiende por incidencia crítica aquélla que supone la inoperatividad del sistema y sea directamente imputable a error o mal funcionamiento de la aplicación. El resto de incidencias (las no críticas) deberán ser atendidas en un plazo no superior a 5 horas y deberán resolverse en un plazo máximo de 24 horas. La reparación de la avería de cualquier equipo instalado o componente de los mismos y de cualquier incidencia con el software se realizará en un plazo máximo de 36 horas desde el aviso de la avería. Adaptación, y prioridad en la misma, de las funcionalidades de la aplicación a los cambios motivados por modificaciones en la normativa legal o reglamentaria. Asistencia técnica in-situ cuando las incidencias no se puedan resolver de forma remota. La reparación ó sustitución de los equipos, componentes o piezas averiadas (terminales de captura de datos y elementos asociados) Proporcionar las estadísticas de resolución de incidencias.. Mantenimiento preventivo Contempla las tareas planificadas que deben realizarse para verificar el estado del sistema y los equipos. Para la realización del mantenimiento, soporte y resolución de dudas después de la implantación, el contratista deberá presentar un servicio ON LINE de atención al cliente (servicio telefónico/conexión remota). Se valorará un sistema de soporte vía web. Madrid, 27 de julio de 2012 El Consejo de Administración P.D. (Resolución de 18 de febrero de 2012), la Consejera Delegada, P.D. de firma (Resolución de 28 de febrero de 2012), el Secretario General, Antonio García Rebollar 34