1 N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1748 ANEXO - RESOLUCIÓN N 206/SGCBA/16 ANEXO III REGISTRO DE LIBROS RUBRICADOS POR LA SINDICATURA GENERAL DE LA CIUDAD Aº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Fecha de Rúbrica Unidad de Auditoría Interna Denominación Folios Rubricados Observaciones 8 8 Se deberá dejar constancia si se trata de Apertura, Habilitación o Cierre.
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1749 ANEXO - RESOLUCIÓN N 206/SGCBA/16 (continuación) ANEXO I INSTRUCTIVO PARA LA RÚBRICA DE LIBROS TÍTULO I NOCIONES GENERALES A. Alcance El presente instructivo tiene por objeto sistematizar y unificar el procedimiento de Rúbrica de Libros. B. Formalidad de rubricar los Libros La necesidad de aplicar el régimen de Rúbrica de Libros responde a la conveniencia de dotar a los procedimientos administrativos de orden, registro, transparencia y legitimidad en la gestión; dichos principios constituyen requisitos básicos de un sistema de control interno. C. Libros en general En este tipo de Libros deberán registrarse los actos que consistan en: movimientos administrativos, contables, presupuestarios, patrimoniales, registrales, informes, circulares, actos que involucren a terceros y todos aquellos que sean obligatorios en virtud de las normas y procedimientos vigentes o que la autoridad superior del organismo y/o entidad determine, a los efectos de ordenar, transparentar y resguardar la calidad de la gestión. D. Rúbrica A través de la rúbrica se certifica que el contenido de cada Libro se corresponde con un registro, dotándolo de fecha cierta. Cada Libro deberá contener al inicio, su correspondiente rúbrica, iniciando su foliatura desde el número uno (1). La misma estará sellada y suscripta por el titular de la Unidad de Auditoría Interna donde se individualizará la fecha, la cantidad de fojas y denominación del Libro. Los Libros se rubricarán por orden correlativo, cuando se requiera la rúbrica del Libro número dos (2) o siguientes, se acompañará el Libro anterior para su cierre.
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1750 E. Foliatura La foliatura consiste en la numeración correlativa incorporada al frente del lado superior derecho y al dorso del lado superior izquierdo de cada foja que contenga el Libro. Dicha numeración debe extenderse en todo el Libro, comenzando por el número uno (1) en adelante. F. Hojas y/o Fichas Móviles En caso que por motivos operativos, ciertos actos deban ser registrados únicamente en hojas y/o fichas móviles, las mismas deberás ser rubricadas y registradas en forma previa a su uso. La utilización de las mismas será excepcional, debidamente justificada y autorizada por autoridad competente. G. Registración Los asientos deberán registrarse en forma clara y legible. La descripción deberá realizarse con el mayor grado de detalle, a los efectos de individualizar y precisar en forma exacta el acto que se está volcando a fin de evitar dudas o confusiones. Todos los campos de descripción deberán ser completados, y aquellos donde no corresponda completar, deberán contener una línea que impida el relleno posterior. La transcripción deberá hacerse en forma íntegra sin dejar espacios, datos, cifras o fechas sin completar, que pudieran ser alterados o modificados. Los campos de información a completar, responderán a la necesidad y al tipo de datos que el Libro contenga; cada sector deberá definir el formato que mejor cumpla con el objetivo pautado. La registración podrá realizarse de manera copiativa bajo el formato de copiado directo, es decir mediante impresión del registro en el Libro. H. Momento de la registración Cada hecho, movimiento o acontecimiento que deba ser registrado, tendrá que efectuarse en forma inmediata de haber ocurrido, evitando dilaciones innecesarias. I. Rúbrica, Habilitación y Cierre De acuerdo a la oportunidad en que se proceda a rubricar un Libro, se pueden distinguir tres (3) instancias: 1. RÚBRICA o APERTURA: Cuando se utiliza un Libro por primera vez. 2. HABILITACIÓN: Cuando un Libro ha comenzado a utilizarse sin la debida rúbrica, y se requiere la certificación del contenido del mismo. En este caso, los registros adquirirán fecha cierta desde el momento de la habilitación y no en forma retroactiva; esto es a partir de la primera foja útil posterior a dicha habilitación.
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1751 3. CIERRE: El cierre de Libros procederá dejando constancia de fecha, cargo, firma y motivo de cierre, en los siguientes casos: Finalización del ejercicio administrativo o año calendario, conforme el procedimiento de cierre de ejercicio; Finalización de la gestión del responsable del área (v.gr. renuncia, fin del mandato, cambio de funcionario, etc.); Modificación de la estructura y/o procedimiento. En este caso, se cerrará el Libro debiendo ser conservado por el sector responsable. J. Prohibiciones A los fines de evitar inconvenientes en las tareas de control, se encuentran prohibidas las siguientes acciones: Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que deben hacerse; Dejar espacios en blanco; todas las partidas deberán sucederse sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones; Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas. Todas las equivocaciones u omisiones que se cometan deberán ser salvadas por medio de un nuevo asiento, hecho en la fecha en que advierta el error o la omisión; Realizar correcciones, blanquear o borrar cualquier frase o cifra contenida; Mutilar el Libro, arrancar hojas o alterar la encuadernación y/o foliación; Duplicar o llevar Libros paralelos que registren idénticos conceptos; Efectuar registraciones contables en planillas de programas tipo Excel, Access o similares, sustituyendo a los registros principales; Diseñar, implementar y/o equipar nuevos sistemas informáticos, o modificar los existentes, sin la intervención previa de la Agencia de Sistemas de Información u organismo que pudiera reemplazarlo, de acuerdo a las funciones establecidas en la Ley Nº 2.689 (texto consolidado por Ley N 5.666) y el Decreto Nº 1.036/08; No registrar o copiar en Libros debidamente rubricados las anotaciones pertinentes que surjan de las planillas o de las
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1752 denominadas pantallas (v.gr. saldos mensuales de partidas presupuestarias) cuando se utilicen sistemas mecanizados o informáticos; Colocar comillas para identificar la repetición del asiento anterior. K. Sanciones Será considerada falta grave en los términos del artículo 125 de la ley Nº 70 (texto consolidado por Ley N 5.666), cualquier transgresión, que incumpla o interfiera a lo establecido en el presente ordenamiento. La calificación de falta grave permitirá, la aplicación del rango más alto de sanciones previstas para el régimen administrativo. L. Sustracción, extravío, destrucción total o parcial En caso de sustracción, extravío, destrucción total o parcial del Libro, la Unidad de Auditoría Interna deberá comunicar tal situación a la autoridad superior del organismo y/o entidad, al Síndico/a General y al Síndico/a General Adjunto/a de la Sindicatura General de la Ciudad, de forma inmediata a su conocimiento, a fin de tomar las medidas necesarias en virtud de tal circunstancia. Dicha comunicación deberá realizarse mediante Informe confeccionado a través del Módulo Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE) que contendrá una breve síntesis del hecho acaecido, el detalle del nombre y número de Libro sustraído, extraviado o destruido, así como de los sujetos responsables de los mismos. El Informe deberá incorporar como archivo de trabajo, si correspondiere, la documentación respaldatoria que acredite dicha situación.
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1753 TÍTULO II DEL PROCEDIMIENTO DE RÚBRICA DE LIBROS DE LAS JURISDICCIONES Y ENTIDADES QUE COMPONEN LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA DEL PODER EJECUTIVO DEL GOBIERNO DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES A. Alcance Los procedimientos deberán ser instados por los Titulares de todas las jurisdicciones y entidades que componen la administración central y descentralizada del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y ejecutados por las Unidades de Auditoría Interna. Las entidades aludidas por el artículo 6º de la Ley Nº 70 (texto consolidado por Ley N 5.666), compatibilizarán el cumplimiento del presente ordenamiento con el Código Civil y Comercial de la Nación, Ley Nº 26.994, la Ley General de Sociedades Nº 19.550 y las normas concordantes y complementarias. B. Libros sujetos a rúbrica Se rubricarán los Libros que registren la contabilidad general gubernamental (v.gr. movimientos de fondos y valores) y los demás movimientos administrativos que puedan corresponder en virtud de las normas y procedimientos vigentes y aquellos que la autoridad superior del organismo y/o entidad determine que deban ser registrados a los efectos de ordenar, transparentar y resguardar la calidad de la gestión. A continuación, y a título meramente enunciativo, se enumeran los registros que podrán ser llevados por cada repartición, sin perjuicio de cualquier otro que la jurisdicción considere necesario: Banco (por cuenta). Caja Chica. Caja Chica Especial. Fondo Permanente. Fondos a Cargo de Rendir Cuenta. Viáticos y Movilidad.
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1754 Libros Rubricados. Cesiones. En los casos en que los Libros sean o deban ser llevados mediante sistemas informáticos o mediante el módulo Registro Legajo Multipropósito (RLM) del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), el sector responsable de llevar el Libro, informará a la autoridad de aplicación competente, en forma previa a la creación o implementación de los mismos, el nombre, número, concepto e identificación del registro así como también el nombre de la persona responsable del mantenimiento de aquellos, con estricta aplicación de las normas y procedimientos vigentes. C. Procedimiento Las jurisdicciones y entidades que requieran rubricar sus Libros deberán seguir el siguiente procedimiento: 1. Previo a iniciar la primera foja útil, el Libro deberá ser remitido al responsable de la Unidad de Auditoría Interna a fin de su rubricación, mediante firma ológrafa y aclaración en la carátula, y en la primera y última hoja útil del Libro. Además, deberá contener en los restantes folios el sello facsímil de su firma. Las Unidades de Auditoría Interna tendrán que rubricar los Libros en un plazo no mayor a las CUARENTA Y OCHO (48) horas de recibidos. Según se trate de un Libro nuevo o utilizado sin la debida rúbrica, a modo de carátula deberán consignarse las siguientes leyendas:
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1755 UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE (MINISTERIO, SECRETARÍA O ENTIDAD) En la fecha, se procede a la apertura del presente Libro 1 Nº 2 que consta de 3 folios fijos/móviles útiles destinados a 4, que se rubrican con el facsímil de la firma del suscripto, en.. 5 a.. 6 Firma y sello del Titular o Adjunto de la UAI UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE (MINISTERIO, SECRETARÍA O ENTIDAD) En la fecha, se procede a la habilitación del presente Libro 1 Nº 2, entre los folios.y.fijos/móviles útiles destinados a 4,que se rubrican con el facsímil de la firma del suscripto, en.. 5 a.. 6 Firma y sello del Titular o Adjunto de la UAI 2. Cuando se remita un Libro para su habilitación, la validez de la rúbrica tendrá efectos a partir de la primera foja útil posterior a la misma. 3. Previo a iniciar un Libro nuevo, el/la responsable del área deberá solicitar a la Unidad de Auditoría Interna, por Nota mediante el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), la correspondiente rúbrica o habilitación, para ello deberá preverse la finalización del Libro con anticipación suficiente, a fin de evitar demoras administrativas. En tal sentido, será necesario presentar el Libro inmediato anterior juntamente con el Libro a rubricar. 1 Denominación del Registro 2 Número de Libro 3 Cantidad de Fojas 4 Organismo que utilizará el Libro 5 Lugar de Firmas 6 Fecha de Firma
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1756 Ante la imposibilidad de presentar el Libro inmediato anterior motivada en la sustracción, extravío, destrucción total o parcial del mismo, el responsable del área deberá informar a la Unidad de Auditoría Interna, la causa de tal imposibilidad. Dicha comunicación se efectuará por Nota mediante el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), la que contendrá una breve síntesis del hecho acaecido, el detalle del nombre y número de Libro sustraído, extraviado o destruido. La Nota deberá incorporar como archivo de trabajo, si correspondiere, la documentación respaldatoria que acredite dicha situación a fin de cumplimentar con lo establecido en el punto L) del Título I del presente Anexo. 4. Los Titulares de las Unidades de Auditoría Interna llevarán un Registro cuyo modelo obra como Anexo II de la presente, donde volcarán las rúbricas realizadas, conteniendo detalle de la Dependencia, fecha de rúbrica, denominación del registro, características o clase de Libro rubricado, cantidad de fojas, oficina usuaria responsable del registro y cualquier observación que estimen corresponder. Dicho Registro de Libros Rubricados deberá asentarse en un Libro. 5. En caso que el registro se lleve mediante hojas y/o fichas móviles, se deberá aplicar el mismo procedimiento. Asimismo, deberá contener lo señalado en el punto 4. 6. En caso de ausencia o impedimento, y a efectos de garantizar el normal funcionamiento del procedimiento de Rúbrica de Libros, el titular de la Unidad de Auditoría interna podrá, mediante acto administrativo fundado, delegar la suscripción de la rúbrica de Libros a un inferior jerárquico que cumpla funciones en la Unidad de Auditoría Interna, conforme los principios establecidos en el artículo 2º del Anexo A, Título I del Decreto de Necesidad y Urgencia Nº 1.510/97 (texto consolidado por Ley N 5.666). El acto administrativo deberá hacer mención del agente al que se le delegará la firma para la rúbrica de Libros, el plazo de duración y motivo de la delegación. TÍTULO III DEL PROCEDIMIENTO DE RÚBRICA DE LOS LIBROS DE LAS UNIDADES DE AUDITORÍA INTERNA A. ALCANCE El procedimiento de rúbrica que se detalla a continuación, deberá ser llevado a cabo por cada una de las Unidades de Auditoría Interna de cada jurisdicción y entidad, y será ejecutado por las Gerencias Generales Auditoría Jurisdicción I y II de esta Sindicatura General, según corresponda, con respecto al Registro de Libros Rubricados por las Unidades de Auditoría Interna y los Libros por ellas llevados.
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1757 B. PROCEDIMIENTO 1. Los Titulares de las Unidades de Auditoría Interna que requieran rubricar sus Registros, Libros y/u hojas o fichas móviles, deberán solicitarlo por Nota mediante módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), o por el medio que en un futuro lo remplace, a la Gerencia General Auditoría Jurisdiccional correspondiente. 2. En los casos que la rúbrica corresponda a los Libros y/u hojas o fichas móviles, se deberá aclarar si corresponde a la apertura, habilitación o cierre, el destino de los mismos, y a partir de qué número de foja se debe realizar la rúbrica. 3. Los Libros se rubricarán por orden correlativo, cuando se requiera la rúbrica del Libro número dos (2) o siguientes, se acompañará el Libro anterior para su cierre. Ante la imposibilidad de presentar el Libro inmediato anterior motivada en la sustracción, extravío, destrucción total o parcial del mismo, el Titular de la Unidad de Auditoría Interna, deberá informar a la Gerencia General Auditoría Jurisdiccional correspondiente, la causa de tal imposibilidad. Dicha comunicación se efectuará por Nota mediante el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE) y contendrá una breve síntesis del hecho acaecido, el detalle del nombre y número de Libro sustraído, extraviado o destruido, así como de los sujetos responsables de los mismos. La Nota deberá incorporar como archivo de trabajo, la documentación respaldatoria que acredite haber cumplimentado con lo previsto en el punto L) del Título I del presente Anexo. 4. Las Gerencias Generales de Auditoría Jurisdiccionales tendrán un plazo de CUARENTA Y OCHO (48) horas a fin de llevar a cabo la rúbrica, y una vez finalizada la misma, se emitirá una Nota a la Unidad de Auditoría Interna que corresponda, a fin de remitirle nuevamente los Libros, Registros y/u hojas o fichas móviles. 5. Las Gerencias Generales de Auditoría Jurisdiccionales llevarán un Registro cuyo modelo obra como Anexo III de la presente, donde volcarán las rúbricas realizadas, conteniendo el nombre de la Unidad de Auditoría Interna, fecha de rúbrica, destino del Libro o de las hojas y/o fichas móviles, cantidad de fojas y observaciones. 6. En caso de la rúbrica del Registro de Libros Rubricados, llevados por las Unidades de Auditoría Interna, los Gerentes Generales de Auditoría Jurisdiccionales de este Organismo, dejarán únicamente constancia de la fecha de rúbrica, el nombre de la Unidad de Auditoría Interna que presenta el registro y de la rúbrica del mismo.
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1758 7. En caso de ausencia o impedimento, los titulares de las Gerencias Generales Auditoría Jurisdiccionales podrán delegar, mediante acto administrativo fundado, la suscripción de la rúbrica de Libros de las Unidades de Auditoría Interna de su respectiva jurisdicción a un inferior jerárquico que cumpla funciones en su Gerencia General Jurisdiccional, conforme los principios establecidos en el artículo 2º del Anexo A, Título I del Decreto de Necesidad y Urgencia Nº 1.510/97 (texto consolidado por Ley N 5.666). El acto administrativo deberá hacer mención del agente al que se le delegará la firma para la rúbrica de Libros, el plazo de duración y motivo de la delegación. TÍTULO IV DEL PROCEDIMIENTO DE RÚBRICA DE LOS LIBROS DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA A. ALCANCE El procedimiento de rúbrica que se detalla a continuación, deberá ser llevado a cabo por la Unidad de Auditoría Interna de la Sindicatura General de la Ciudad y será ejecutado por el/la Síndico/a General Adjunto de esta Sindicatura General, con respecto al Registro de Libros Rubricados por la Unidad de Auditoría Interna y los Libros por ella llevados. B. PROCEDIMIENTO 1. El titular de la Unidad de Auditoría Interna de la Sindicatura General de la Ciudad cuando requiera rubricar sus Registros, Libros y/u hojas o fichas móviles, deberá solicitarlo por Nota mediante el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), o por el medio que en un futuro lo remplace, al Síndico/a General Adjunto/a de esta Sindicatura General. 2. En los casos que la rúbrica corresponda a los Libros y/u hojas o fichas móviles, se deberá aclarar si corresponde a la apertura, habilitación o cierre, el destino de los mismos, y a partir de qué número de foja se debe realizar la rúbrica. 3. Los Libros se rubricarán por orden correlativo, cuando se requiera la rúbrica del Libro número dos (2) o siguientes, se acompañará el Libro anterior para su cierre. Ante la imposibilidad de presentar el Libro inmediato anterior motivada en la sustracción, extravío, destrucción total o parcial del mismo, el Titular de la Unidad de Auditoría Interna, deberá informar al Síndico/a General Adjunto/a de esta Sindicatura General, la causa de tal imposibilidad. Dicha comunicación se efectuará por Nota mediante el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO) del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE) y contendrá una breve síntesis del hecho acaecido, el detalle del nombre y número de Libro sustraído, extraviado o destruido, así como de los sujetos responsables de los mismos. La Nota deberá incorporar como archivo de trabajo, la documentación respaldatoria que acredite haber cumplimentado con lo previsto en el punto L) del Título I del presente Anexo.
N 5037-30/12/2016 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 1759 ANEXO - RESOLUCIÓN N 206/SGCBA/16 (continuación) 4. El/la Síndico/a General Adjunto/a tendrá un plazo de CUARENTA Y OCHO (48) horas a fin de llevar a cabo la rúbrica, y una vez finalizada la misma, se emitirá una Nota a la Unidad de Auditoría Interna, a fin de remitirle nuevamente los Libros, Registros y/u hojas o fichas móviles. 5. El/la Síndico/a General Adjunto/a llevará un Registro cuyo modelo obra como Anexo III de la presente, donde volcará las rúbricas realizadas, conteniendo el nombre de la Unidad de Auditoría Interna, fecha de rúbrica, destino del Libro o de las hojas y/o fichas móviles, cantidad de fojas y observaciones. 6. En caso de la rúbrica del Registro de Libros Rubricados, llevados por la Unidad de Auditoría Interna, el/la Síndico/a General Adjunto/a dejará únicamente constancia de la fecha de rúbrica, del nombre de la Unidad de Auditoría Interna que presenta el registro y de la rúbrica del mismo. 7. En caso de ausencia o impedimento, el/la Síndico/a General Adjunto/a podrá delegar, mediante acto administrativo fundado, la suscripción de la rúbrica de Libros de la Unidad de Auditoría Interna de la Sindicatura General de la Ciudad a un inferior jerárquico conforme los principios establecidos en el artículo 2º del Anexo A, Título I del Decreto de Necesidad y Urgencia Nº 1.510/97 (texto consolidado por Ley N 5.666). El acto administrativo deberá hacer mención del agente al que se le delegará la firma para la rúbrica de Libros, el plazo de duración y motivo de la delegación. FIN DEL ANEXO