GOBIERNO DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES SINDICATURA GENERAL DE LA CIUDAD

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1 N /7/2017 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 601 ANEXO - RESOLUCIÓN N 88//SGCBA/17 GOBIERNO DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES SINDICATURA GENERAL DE LA CIUDAD 2017 Año de las Energías Renovables ANEXO I PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA A REALIZARSE AL MOMENTO DE PRODUCIRSE UN CAMBIO DE FUNCIONARIO Las Unidades de Auditoría Interna de las distintas jurisdicciones y entidades dependientes del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, las Gerencias Generales Auditoría Jurisdicción I y II o el/la Síndico/a General Adjunto/a de la Sindicatura General de la Ciudad, según corresponda, y en oportunidad de producirse un cambio de funcionario en virtud de un alejamiento de sus funciones, sea cual fuere la motivación que lo determine, y/o en virtud de un cambio o supresión en la Estructura Orgánico Funcional, en el ámbito de su jurisdicción, deberán proceder a: 1. Efectuar el arqueo integral de fondos y valores (caja chica, caja chica especial, fondo permanente, fondo con cargo de rendir cuenta, garantías de oferta y de adjudicación, especies valoradas, etcétera). 2. Efectuar el cierre de libros (detalle, uso o destino, rúbrica, último folio, número de asiento y registración). 3. Efectuar un corte y detalle de la última documentación recibida y/o emitida, mediante la utilización del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), indicando fecha, número y objeto del documento. 4. Efectuar un corte de la información contenida en la solapa Sindicatura en SADE con respecto al área a la que pertenece el funcionario saliente, con el cual deberá confeccionarse un documento electrónico en el Módulo Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE). El mencionado documento deberá vincularse al Expediente Electrónico como documentación de respaldo y registrarse en el apartado OBSERVACIONES de la planilla X.2.- CORTE DE SADE. 5. Cuando la solapa indicada en el párrafo precedente no se encontrara disponible o se presentara alguna dificultad técnica que impidiera temporariamente su normal funcionamiento, deberá dejarse constancia de dicha situación en el apartado OBSERVACIONES de la Planilla X.2.CORTE SADE. 6. Solicitar al área competente (Dirección General Técnica, Administrativa y Legal de la jurisdicción o entidad dependiente del Poder Ejecutivo, o su equivalente) la documentación respaldatoria que acredite el inicio del trámite de pedido de baja del TOKEN perteneciente al funcionario saliente. 7. Solicitar al área competente (Administrador Local del SADE), la documentación respaldatoria que acredite el inicio del trámite de baja del usuario SADE del funcionario saliente, así como el traspaso de los expedientes electrónicos que se encontraren pendientes, al usuario SADE de su superior jerárquico, conforme la normativa vigente. En el caso de que el funcionario saliente fuera un Titular de una Unidad de Auditoría Interna, El sistema de gestión de la calidad de la Sindicatura General de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires ha sido certificado según la norma IRAM-ISO

2 N /7/2017 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 602 deberá solicitarse, además, la documentación respaldatoria correspondiente que acredite el pedido de inhabilitación de la solapa Sindicatura en SADE (todo ello conforme al procedimiento establecido por Resolución N 130- SECLYT/14, o la que en el futuro la reemplace, con respecto a las altas, bajas y modificación de usuarios en SADE). 8. Verificar el crédito inicial y el estado de ejecución presupuestaria. 9. Verificar los saldos de todas las cuentas abiertas en el Banco Ciudad de Buenos Aires y/o en otras instituciones, conciliados con los respectivos libros. 10. Detallar otras remesas de dinero ingresadas por el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y/o por otra repartición y estado de las inversiones financieras. 11. Detallar la nómina de personal (Planta Permanente, Planta Transitoria, Planta de Gabinete, Contratos de Locación, Asistencia Técnica y Pasantías) con detalle de legajos y de sumarios administrativos si los hubiere. 12. Detallar el listado de contratos vigentes a la fecha de baja. 13. Verificar la realización del Informe del Servicio Patrimonial del área correspondiente, respecto del estado del inventario de los bienes a su cargo, conforme lo establecido en el Decreto N 263/10 y normativa complementaria. El propósito de este procedimiento consiste en verificar el cumplimiento de dos (2) obligaciones: el cumplimiento del relevamiento físico de bienes al 31 de octubre de cada año, conforme lo establecido en el artículo 9 del Anexo del Decreto N 263/10, y el cumplimiento de la registración en el Módulo de Bienes Patrimoniales del Sistema Integrado de Gestión y Administración Financiera (SIGAF) de los bienes pertenecientes al organismo. a. En el primer procedimiento se deberá completar la Planilla RELEVAMIENTO FÍSICO DE BIENES AL 31 DEL OCTUBRE DEL AÑO CORRESPONDIENTE, únicamente con el número de CCOO dirigida a la Dirección General de Contaduría del Ministerio de Hacienda y su fecha de remisión. b. En el segundo procedimiento se deberá completar la Planilla INVENTARIO ANUAL, consignando los bienes migrados y no migrados conforme surge del SIGAF. En el caso de los BIENES MIGRADOS AL SIGAF, deberá completarse únicamente con el número del último saldo actual y el total conforme surge del SIGAF. Para el caso de los BIENES NO MIGRADOS AL SIGAF, deberá completarse únicamente con el número de actuado remitido a la Dirección General de Contaduría del Ministerio de Hacienda y su fecha de remisión, y además deberá completarse el PARTE MENSUAL DE ALTAS Y BAJAS. Para ambos casos se deberá adjuntar el Reporte de Movimientos Físicos del SIGAF. De no haberse cumplimentado con la migración al SIGAF, deberá adjuntarse: a) el Inventario Anual de bienes físicos al 31/12/2010 enviado a la Dirección General de Contaduría del Ministerio de Hacienda; b) el reporte indicado en el punto 2 que surge

3 N /7/2017 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 603 GOBIERNO DE LA CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES SINDICATURA GENERAL DE LA CIUDAD 2017 Año de las Energías Renovables del SIGAF y c) copia de las Actas por baja de bienes en desuso y Artículos Electrónicos en Desuso (AED) desde el 2011 a la fecha. Asimismo, la verificación del Informe de Servicio Patrimonial detallado en este ítem, deberá considerar el cumplimiento de toda otra información de interés al respecto, la que deberá contener el detalle de la flota automotor asignada oportunamente al funcionario saliente. 14. Verificar el cumplimiento, por parte del funcionario saliente, del procedimiento de devolución de las terminales móviles oportunamente asignadas, al momento del cese efectivo en el cargo, de acuerdo a lo establecido en la Resolución N SSGEYAF/11 y complementarias, o la que en el futuro la reemplace. 15. Efectuar un listado analítico y estado de trámite de juicios y/o reclamos administrativos, e identificación del funcionario u organismo responsable de su gestión. 16. Verificar el cumplimiento, por parte del funcionario entrante de la presentación de la Declaración Jurada, relacionada con la percepción simultánea de sueldo y haber jubilatorio, conforme lo establece el Decreto N 1.123/01 y su correspondiente Anexo, o en el que en un futuro la reemplace. 17. Verificar el cumplimiento, por parte del funcionario entrante y saliente, de la presentación de las distintas Declaraciones Juradas Patrimoniales Integrales obligatorias de acuerdo a la normativa vigente. Dicha verificación comprende además, el deber de solicitarle al área de recursos humanos del organismo correspondiente, la documentación que acredite la notificación del cese o designación del funcionario correspondiente a la Autoridad de Aplicación Ley Ética Pública. 18. Verificar la presentación, por parte del funcionario saliente, del informe previsto por el artículo 25 de la Ley Nº 70 (texto consolidado por Ley N 5.666). 19. Verificar la presentación de la Declaración Jurada de fidelidad de los datos declarados e inexistencia de otra documentación. 20. Realizar las Actas correspondientes al procedimiento de auditoría a realizarse al momento de producirse un cambio de funcionario, de acuerdo a lo establecido en la Resolución Nº 245-SECLYT/11, o la que en un futuro la reemplace. A fin de efectuar lo estipulado precedentemente, deberán tenerse en consideración los siguientes lineamientos: El/Los responsable/s que suscriban los formularios de Fondos Asignados para Gastos y Fondos Recaudados, deberán ser los designados para la administración y rendición de los mismos. Ante la ausencia de estos, deberán suscribir los formularios agentes que revistan en Planta El sistema de gestión de la calidad de la Sindicatura General de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires ha sido certificado según la norma IRAM-ISO

4 N /7/2017 Separata del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires N 604 ANEXO - RESOLUCIÓN N 88//SGCBA/17 (continuación) Permanente o que cuenten con expresa autorización formal para hacerlo en subsidio; debiendo incorporarse al legajo copia de dicha autorización. En los casos en que determinados formularios no sean de aplicación al área, los mismos no deberán ser importados al Módulo GEDO, debiéndose dejar constancia en el Acta la siguiente leyenda: "Se deja constancia que el/los Formulario/s..., no son aplicables al área". Cuando volúmenes significativos de información lo justifiquen, el detalle a consignar en cualquiera de los formularios que integran el procedimiento podrá reemplazarse por listados que surjan de los Sistemas Informáticos y/o aplicativos de uso común del Gobierno (SIGAF, SADE, etc.), adjuntándolos a la planilla respectiva, la que deberá contener la leyenda "Según listado/s adjunto/s". Los formularios y los listados informáticos deberán consolidarse en un (1) solo documento.