Minuta de Reunión Informativa - Solicitud de Propuesta 261/2012 CONSULTORÍA PARA APOYAR LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROCESO DE DISCUSIÓN PARTICIPATIVA Y MULTISECTORIAL PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LA ESTRATEGIA NACIONAL DE BIODIVERSIDAD Y SU PLAN DE ACCIÓN (ENBDPA), A NIVEL NACIONAL Y REGIONAL Martes 20 de noviembre de 2012 10:00 hrs. Asistentes: Por Proyecto: Karin Molt (Min. Medio Ambiente), Sandra Miethke (Min. Medio Ambiente), Carolina Barra (Min. Medio Ambiente). Por PNUD Área Programa: Nadia Mujica Por PNUD Área Adquisiciones: Alejandra Barraza Participantes de las empresas que firman el acta de asistencia: Jaime Novoa (CED), Esteban Espinoza (CED), Marcia Tolosa (Fundación Sendero de Chile), Bernardita Campillo (PWC), Jacqueline Hemery (PWC), Rodrigo Gómez (PWC), Andrés Iglesias (Katalis), Patricia Espinoza (Katalis). Introducción Se hace una presentación general del Proyecto y SDP 261/2012. Se informa que la minuta de esta reunión se publicará en la página web de PNUD, en la Solicitud de Propuesta respectiva. Se solicita que las preguntas adicionales que puedan surgir se hagan llegar, según lo señalado en las bases de licitación, por escrito al correo electrónico: consultas.cl@undp.org hasta el viernes 23/11/2012 y que las respuestas se publicarán el día martes 27/11/2012. Se recuerda que el plazo máximo de Recepción de Ofertas es el viernes 07 de Diciembre de 2012 a las 18:00 hrs. Se solicita revisar adecuadamente los documentos requeridos y las Instrucciones para Presentación e Identificación de Propuestas, indicadas en las bases de licitación, Hoja de Datos, Nºs 26 y 35. Av. Dag Hammarskjöld 3241 Vitacura 7630412 Santiago Chile Tel: (56 2) 654 1000 Fax: (56 2) 654 1099 www.pnud.cl 1
Preguntas y Respuestas 1. Es posible presentarse a esta licitación como un consorcio de empresas? Sí es posible. Para mayores detalles sobre requisitos a cumplir, ver Bases de Licitación, Sección 2: Instrucciones a los Proponentes, letra C Preparación de las Propuestas, Nº 19 Joint Ventures, consorcios o asociaciones (pág. 10) y la Sección 5: Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del Proponente, Formulario de información sobre un participante en una Joint Venture (JV). 2. En relación a la oferta financiera y el esquema de precios, cómo se rinden los gastos para su reembolso? Si se definen costos según diversos ítems según lo solicitado en el Formulario de Oferta Financiera, es posible posteriormente redistribuir estos gastos entre ítems? Se requiere que el proponente entregue una oferta financiera en la que considere todos los conceptos de costos y gastos y en base a ese detalle se defina un monto global total para la consultoría. No obstante lo anterior, los pagos se realizará según lo señalado en las Bases de Licitación, Sección 3: Términos de Referencia, punto Nº 5 Pagos (pág. 40), es decir, contra la recepción y aprobación de cada uno de los productos entregables allí definidos. 3. En relación a los pagos, en las bases se define que el primer pago se realizará contra la recepción del Informe de Inicio, a los 15 días corridos desde el inicio de la consultoría. En ese mismo momento se debe entregar la factura por el primer pago? cuál es el plazo de pago de las facturas? De acuerdo a lo señalado en las Bases de Licitación, Sección 3: Términos de Referencia, punto Nº 5 Pagos párrafo procedimiento de Revisión de Informes (pág. 41), los pagos serán efectuados sólo una vez que los informes hayan sido revisados y aprobados. Por tanto, el consultor deberá hacer entrega del respectivo informe en la fecha señalada y sólo una vez que haya recibido la aprobación conforme por parte de la contraparte, podrá emitir la factura correspondiente y entregarla en las oficinas de PNUD. En cuanto a los plazos de pago, según lo señalado en la Sección 8: Contrato de servicios profesionales, Punto 6 Plazo y modo de pago (pág. 62), el plazo de pago de las facturas es de 30 días, desde la fecha de su aceptación por parte del PNUD. 4. Está permitido realizar subcontratación de algún profesional? Sí está permitido, no obstante se debe considerar el perfil de los profesionales solicitados para la realización de esta consultoría, según lo señalado en las Bases de Licitación, Sección 3: Términos de Referencia, punto Nº 3 Perfil de la Empresa Consultora. Av. Dag Hammarskjöld 3241 Vitacura 7630412 Santiago Chile Tel: (56 2) 654 1000 Fax: (56 2) 654 1099 www.pnud.cl 2
Asimismo, en el caso de que por algún motivo el proponente deba reemplazar a alguno de sus profesionales durante la realización de la consultoría, el nuevo profesional deberá cumplir al menos con el mismo perfil profesional, experiencia y competencias que el presentado originalmente. La contraparte técnica del proyecto se reserva el derecho en estos casos de aprobar o rechazar al nuevo profesional que proponga el oferente. 5. En cuanto al perfil de los profesionales solicitados, se definen áreas genéricas, como profesional del ámbito de las ciencias ambientales Se requiere algún tipo de profesional en específico? No se plantea como requerimiento un tipo de profesional en específico, es por eso que se establece solamente el área o ámbito al cual debiera pertenecer. No obstante, se plantea que un requisito fundamental para la consultora que se adjudique el proyecto es que los profesionales cuenten con experiencia necesaria para llevar a cabo una exitosa coordinación, logística y facilitación del proceso de consulta y discusión participativa y multisectorial, a un nivel regional y ecorregional.. En específico, el profesional del Área de las Ciencias Sociales y Humanas resultará clave, pues es imprescindible que este profesional que realizará la labor de facilitador de los talleres, cuente con experiencia comprobada en facilitación de talleres, manejo de conflictos en actividades participativas, trabajo en regiones, entre otros. Se considera que este perfil es uno de los más relevantes dentro del equipo de trabajo, junto con el profesional encargado de tomar notas detalladas, de integrar la información y generar informes de resultados de los talleres, y el profesional encargado de la logística y organización de los talleres a realizar en las diversas regiones. Se entiende que las discusiones técnicas que se desarrollarán en los talleres, serán lideradas por profesionales del Ministerio del Medio Ambiente. 6. En cuanto al proceso anterior de definición de la Estrategia Nacional de Biodiversidad Es posible saber cómo fue esa experiencia? Cómo fue la disposición de las personas de las distintas regiones para participar? Este proceso se realizó hace 10 años, y en esa oportunidad se contrató a personas a cargo del proyecto en cada una de las regiones. En esta oportunidad no se realizará de esa forma, aunque se cuenta con algunos encargados regionales de las SEREMIS que podrán colaborar, y a quienes hay que motivar e involucrar en el actual proyecto, de manera que éstos ayuden a facilitar la realización de las actividades y la identificación de los actores claves a convoca para los talleres. Actualmente hay 2 regiones que ya partieron con este trabajo, que son la Metropolitana y Coquimbo, y que ya están dando insumos para el desarrollo del resto del proceso a nivel regional. Av. Dag Hammarskjöld 3241 Vitacura 7630412 Santiago Chile Tel: (56 2) 654 1000 Fax: (56 2) 654 1099 www.pnud.cl 3
7. Cuántos talleres se deben realizar? Al menos 1 taller por cada región, 1 por cada una de las 5 ecoregiones terrestres existentes en el país, y 2 talleres nacionales de acuerdo a lo indicado en las Bases de Licitación, Sección 3: Términos de Referencia, punto Nº 4 Disposiciones Específicas. 8. Cuál es el alcance de los servicios solicitados, respecto de la organización de los talleres? Se espera que el oferente considere en su oferta, todos los requerimientos logísticos adecuados para la realización de los talleres, como por ejemplo: contratación de las salas (para 50 personas) para la realización de los talleres, coffee breaks, almuerzos, traslados de personas fuera de la región en los casos de talleres de ecoregiones(para un mínimo de 10 personas), etc. Cabe la posibilidad de que en algunas regiones se dispongan de recintos facilitados por los mismos servicios públicos involucrados para la realización de los talleres, no obstante esto no se puede asegurar a priori, por lo que el oferente deberá costear la contratación de salas en su oferta financiera. 9. Es posible disponer de información respecto de las regiones y las características de los actores relevantes para la realización de los talleres en cada una de ellas? En el sentido de identificar casos en donde existan actores más colaboradores o más conflictivos y considerar esta información para proponer una metodología de participación ad hoc en cada caso. Se entiende que el proponente debe tener un conocimiento general de cada una de las regiones, en cuanto al conocimiento específico de los actores relevantes se podrá levantar una vez iniciado el proyecto. Actualmente se está realizando un levantamiento de información respecto al diagnóstico de la situación de Biodiversidad de cada una de las regiones, la cual será entregada oportunamente como insumo al oferente que resulte adjudicado. Asimismo, la página web del Ministerio del Medio Ambiente cuenta con una sección que entrega información respecto a la situación de Biodiversidad en Chile, la cual está disponible para los interesados en el siguiente link: http://www.mma.gob.cl/biodiversidad/1313/w3-channel.html. 10. Respecto de la evaluación técnica de las ofertas, hay un ítem importante que se refiere a la evaluación de la experiencia de la empresa. En ese sentido, nuestra empresa cuenta con pocos años de experiencia, no obstante nuestros profesionales tienen mucha experiencia en el desarrollo de proyectos similares previamente Se recomienda conformar un consorcio con otra empresa que aporte mayor experiencia o podrá considerarse la experiencia de los profesionales que forman parte del equipo de trabajo propuesto? Av. Dag Hammarskjöld 3241 Vitacura 7630412 Santiago Chile Tel: (56 2) 654 1000 Fax: (56 2) 654 1099 www.pnud.cl 4
Al respecto, se solicita revisar y analizar en detalle los Criterios de Evaluación definidos en las Bases de Licitación, Sección 2: Instrucciones a los Proponentes, punto Nº 4 Disposiciones Específicas, punto Criterios de Evaluación de la Propuesta Técnica (pág. 27). En base a este análisis, cada oferente podrá definir la estrategia de presentación de su oferta que le permita maximizar el puntaje a obtener en la evaluación técnica. No obstante, será responsabilidad de cada oferente entregar todos los antecedentes que permitan hacer una evaluación correcta y objetiva de sus antecedentes, de acuerdo a las escalas de evaluación establecidas. Se les recuerda que, según lo señalado en las Bases de Licitación (pág. 27), en caso de que el Oferente no entregue la información pertinente que permita realizar la Evaluación de cada uno de los criterios establecidos, o ésta se considere insuficiente, el respectivo criterio será evaluado con Puntaje 0. 11. Cuál es el presupuesto estimado de esta licitación? De acuerdo a las Normas y Procedimientos de PNUD no es posible entregar información de presupuesto referencial. 12. Existe la posibilidad de hacer uso de redes regionales, que faciliten la realización de las convocatorias en cada una de las regiones (ejemplo: Red Enlaces)? Es posible que estas redes estén disponibles en algunas regiones y en otras no, no se puede asegurar a priori. Av. Dag Hammarskjöld 3241 Vitacura 7630412 Santiago Chile Tel: (56 2) 654 1000 Fax: (56 2) 654 1099 www.pnud.cl 5