AUDITORIA GENERAL INFORME AG 032-14 (28-02-2014) auditoria@cnp.go.cr
Supervisión del inventario practicado el 02 y 03-01-2014 - DCNA Febrero 2014
RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? Se verificó si durante el inventario físico de la mercadería realizado: a. Se contó con la siguiente información: i. Los últimos documentos registrados: facturas, compras, nota de crédito y notas de débito. ii. Los listados de saldos de mercaderías, con corte a la fecha del inventario, en este caso del SIF-PAI. b. La bodega de abarrotes se encontraba ordenada de previo a iniciar el conteo físico de la mercadería. c. Se hubiera trasladado la mercadería dañada de previo a iniciar el inventario. d. Se diera una adecuada coordinación del trabajo por parte de las dependencias participantes. f. Se hizo un conteo selectivo de diversos productos. g. Se realizó la liquidación del inventario (sobrantes y faltantes). Por qué es importante? Por el alto valor de la mercadería y para garantizar que se cumpliera con los procedimientos establecidos para la toma física de inventarios, verificando que se realizara el debido corte de documentos y se tomaran las medidas administrativas que correspondan para realizar un análisis de las diferencias que se presentaran entre el inventario físico y el teórico. Qué encontramos? Deficiencias en la toma del inventario, falta de liquidación del inventario y de un adecuado control en cuanto al desecho y reposición de la mercadería vencida. Qué sigue? Que se tomen las medidas correspondientes para un adecuado traslado de mercadería dañada y vencida y se proceda a realizar la liquidación del inventario de mercaderías conjuntamente con la Dirección Financiera. auditoria@cnp.go.cr 1
Introducción El trabajo se realizó en cumplimiento del plan anual de labores de la Auditoría General para el período 2014 y de conformidad con lo establecido en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y en el Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público. Objetivo general Verificar que el recuento físico de la mercadería satisfaga los requerimientos mínimos de auditoría tales como: razonabilidad de las cantidades, confiabilidad de los registros contables, corte de documentos, valuación y presentación en los estados financieros. Objetivos específicos 1. Presenciar la toma física de las mercaderías para garantizarse que se cumplan los procedimientos establecidos. 2. Verificar que se realice el debido corte de documentos. 3. Comprobar que se realice el análisis de las diferencias que se presenten entre el inventario físico y el teórico y que se tomen las medidas administrativas que correspondan. Alcance El estudio abarcó la toma del inventario el 02 y 03-01-2014. Normativa aplicable a la atención de los informes emitidos por la Auditoría La Ley General de Control Interno establece en lo que interesa: Artículo 12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno... c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan... (El resaltado no es del original) Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de auditoria@cnp.go.cr 2
su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de septiembre de 1994. Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios......igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. auditoria@cnp.go.cr 3
Antecedentes La participación de la Auditoría General en la toma física del inventario se dio atendiendo la solicitud verbal del Lic. José Vargas Ramírez de la Dirección Centro de Negocios Agroalimentarios. La toma física se realizó durante los días 02 y 03-01-2014, siendo el resultado de este inventario el que se incorporó en el sistema SIF-PAI como base para realizar los movimientos de entradas y salidas de cada producto almacenado en las bodegas n.ºs 05 y 35. 1. En la práctica del inventario se determinaron las siguientes deficiencias: Observaciones a. El inventario dio inicio sin el documento soporte que evidenciara la última factura de venta, factura de compra, nota de crédito, nota de débito y ajuste de inventario registrados en el sistema SIF-PAI con corte al 01-01-2014. b. No se contó con las boletas de descripciones de las mercaderías que emite el sistema SIF-PAI, únicamente se contó con los listados en Excel, por lo que no se cumplió con el procedimiento de uso de boletas foliadas. c. Durante el desarrollo del inventario físico estuvo presente personal de la DCNA y el Director Financiero y su secretaria; pero no personal del Área Contable ni de la Auditoría Externa. d. Los saldos teóricos de las mercaderías que registraba el SIF-PAI al 31-12-2013 se limpiaron para registrar las cantidades del inventario físico elaborado en enero 2014; tal y como sucedió cuando se practicó el inventario al 30-06-2013. Sin embargo, este inventario (al 30-06-2013) aún no ha sido liquidado; por lo que no se atendió la recomendación de nuestro oficio AG 162-13 del 05-09-2013 dirigido a la Gerencia General. 2. A la fecha del inventario se había enviado al botadero mercadería vencida y en mal estado por 26.357.701.95; quedando otro lote de mercaderías en este mismo estado sin inventariar y que se ubica en la bodega del andén que colinda con las oficinas de la Subgerencia General.. auditoria@cnp.go.cr 4
Mediante el oficio AG 258-13 del 20-12-2013, esta Auditoría General solicitó a la DCNA el envío del listado de mercaderías vencidas y en mal estado debidamente cuantificado, así como el acta de destrucción de estas mercaderías emitida por el Área de Manejo y Mejora de Procesos de la Dirección de Calidad e Inocuidad, requerimiento que no se atendió. Debido a que la Administración postergó hasta finales del mes de diciembre del 2013 el inventario y envío al botadero parte de la mercadería vencida, el servicio de desecho se contrató directamente con una empresa particular, sin la intervención del Área de Aprovisionamiento Institucional; servicio que fue pagado ( 890.000.00) mediante el Fondo Especial que maneja la DCNA con la autorización de la Gerencia General. Esta situación implicó que no se siguieran los procedimientos de contratación establecidos. A la fecha no se ha determinado el valor de la mercadería vencida y en mal estado que todavía se encuentra almacenada en la bodega ubicada junto al andén. 3. No fue posible determinar las gestiones y negociaciones que se han efectuado por parte de la DCNA, para que los proveedores repongan la mercadería vencida que les fue devuelta y que asciende a 11.074.400.00. Ejemplo de estas devoluciones son las siguientes: a. El Progreso - Pejivalle de Pérez Zeledón Cantidad Descripción Precio Unitario Total 5880 Bolsas Frijol Negro 900 gramos 800,00 4.704.000,00 32 Bolsas Frijol Rojo 900 gramos 800,00 25.600,00 5912 800,00 4.729.600,00 Nota: Comprobante de salida n.º 1131 del 17-09-2013. Autorizado y entregado por el señor Allan Ramos, Bodeguero. b. La Palmera Upala Cantidad Descripción Precio Unitario Total 222 Bolsas Frijol Negro 900 gramos 800,00 177.600,00 2714 Bolsas Frijol Rojo 900 gramos 800,00 2.171.200,00 2936 800,00 2.348.800,00 Nota: Comprobante de salida n.º 1132 del 17-09-2013. Autorizado y entregado por el señor Allan Ramos, Bodeguero. auditoria@cnp.go.cr 5
c. La Maquila Lama Cantidad Descripción Precio Unitario Total 4980 Bolsas Frijol Negro 900 gramos 800,00 3.984.000,00 15 Bolsas Frijol Rojo 900 gramos 800,00 12.000,00 4995 800,00 3.996.000,00 Nota: Comprobante de salida n.º 1133 del 17-09-2013. Autorizado y entregado por el señor Allan Ramos, Bodeguero. Conclusión Se determinaron serias deficiencias en el inventario físico practicado, tales como: 1. Incumplimiento de los procedimientos establecidos para la toma del inventario y desecho de mercadería. 2. Falta de la liquidación del inventario. Recomendaciones A la Dirección Centro de Negocios Agroalimentarios 1. Girar instrucciones al encargado de la bodega para que todo desecho de mercadería dañada y vencida se respalde en el acta de destrucción que debe emitir el Área de Manejo y Mejora de Procesos de la Dirección de Calidad e Inocuidad y para que su disminución del inventario teórico mediante el SIF-PAI se respalde con la nota de crédito correspondiente debidamente aprobada por esa DCNA. (Observación n.º 2) 2. Acatar de inmediato lo dispuesto por la Junta Administrativa en reunión No. 01-2014 del 06-01-2014, procediendo de inmediato a efectuar la liquidación del inventario de mercadería practicado el 02 y 03-01-2014, en conjunto con la Dirección Financiera. 3. Informar a esta Auditoría General el resultado de las gestiones realizadas por esa DCNA para que los proveedores repusieran la mercadería que les fue devuelta. (Observación n.º 3) Los resultados de este estudio fueron comendados el Lic. Edgar Hernández V. Gerente General, Lic. Percy Ávila P., Director del CNA y el Lic. José Vargas R., Encargado Área de Logística de la DCNA; quienes manifestaron su anuencia a atender las recomendaciones emitidas. Nota: Para la atención de las recomendaciones se deben considerar las instrucciones giradas por el Ing. Carlos Cruz Ch., Gerente General, mediante el oficio GG No. 424-99 del 10-03-1999, por medio del cual se atiende nuestro oficio No. 56-99 del 24-02-1999; documentos que pueden ser accesados en la siguiente dirección electrónica http://www.cnp.go.cr/indexnormativa.php (instrucciones y políticas administrativas). auditoria@cnp.go.cr 6