OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL DIRECCIÓN TÉCNICA DE INFORMÁTICA FirTh i 201 I Hora 3's- Firma OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL DIRECCIÓN TÉCNICA DE AUDITORIA INTERNA CUA 63318-1-2017 ENTIDAD: DIRECCION TECNICA DE INFORMATICA TIPO DE AUDITORIA: DE GESTIÓN PERIODO: DEL 01 DE SEPTIEMBRE DE 2016 AL 30 ABRIL DEL 2017 GUATEMALA, JULIO DE 2017 13 Calle 6-77 Zona 1, Edificio Panamericano. Teléfono: (502) 232 - www.onsec.gob.gt
ÍNDICE 1. ANTECEDENTES 1 1.1 OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL 1 1.2 DIRECCIÓN TÉCNICA DE INFORMÁTICA 1 2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA 2 2.1 GENERALES 2 2.2 ESPECÍFICOS 2 3. ALCANCE 3 4. SELECCIÓN DE LA MUESTRA 3 5. INFORMACIÓN EXAMINADA 3 5.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3 5.2 ORGANIGRAMA DE PUESTOS DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA DE INFORMÁTICA 4 6. NOTAS A LA INFORMACIÓN EXAMINADA 4 7. COMENTARIO SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIA ANTERIOR. 5 8. DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE 6 3 Calle 6-77 Zona 1, Edificio Panamericano. Teléfono: (502) 2i - vww.onsec.gob.gt
Dirección Técnica de Auditoría Interna -DTDA1-1 Informe CUA-63318-1-2017 1. ANTECEDENTES 1.1 El 02 de mayo de 1968 el Congreso de la República emitió la Ley de Servicio Civil, según Decreto 1748, misma que cobró vigencia el 01 de enero de 1969. Así se creó finalmente la, -ONSEC- cuya misión es constituirse en el órgano ejecutivo encargado de la aplicación y cumplimiento de esta Ley en todo el territorio de la República de Guatemala. La misma debe ser integrada por un Director, un Sub-Director y el personal indispensable para su funcionamiento; la cual puede a juicio del Presidente de la República crear Oficinas regionales dependientes de la ONSEC. De conformidad con el Decreto 1748 del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil y el Acuerdo Gubernativo No. 18-98 Reglamento de la Ley de Servicio Civil, la -ONSEC-, es el Órgano Ejecutivo encargado de regular las relaciones entre la Administración Pública y sus servidores, con la finalidad de brindar servicios de calidad con personal profesionalizado, fundamentada en los principios de eficiencia, responsabilidad y transparencia. 1.2 Conforme Acuerdo Gubernativo No. 87-2015, "Reglamento Orgánico Interno de la ", se reestructuran las unidades administrativas de la Oficina, y por medio de Acuerdo de Dirección No. D-2016-117 de fecha 10 de Agosto de 2016, Artículo 1. APROBACION. Se aprueba a partir del uno de septiembre de dos mil dieciséis, la implementación de las siguientes unidades administrativas: Dirección Técnica de la Carrera Administrativa Dirección Técnica Administrativa Departamento de Recursos Humanos Departamento de Administración Interna La, es la encargada de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades, recursos y sistemas de informática y desarrollo tecnológico garantizando la disponibilidad, confiabilidad, transparencia, seguridad y sustentabilidad de la información a nivel institucional. Entre otras, tendrá las siguientes funciones: a. Desarrollar e implementar sistemas de información que coadyuven a fortalecer la operación interna de los procesos para brindar servicios eficientes a la ciudadanía y a las instituciones públicas: b. Brindar soporte técnico a los usuarios, que garantice el funcionamiento de los sistemas de información asegurando que sea oportuno y confiable: Auditoria de Gestión
Dirección Técnica de Auditoría Interna -DTDAI- 2 Informe CUA-63318-1-2017 c. Definir e implementar normas y criterios sobre los mecanismos de disponibilidad, seguridad, mantenimiento y acceso a la información para el uso de la red interinstitucional e interinstitucional, software, hardware y sistemas de información; d. Implementar medidas preventivas que permitan salvaguardar las bases de datos y la funcionalidad de los sistemas de información; e. Promover e implementar proyectos para la actualización tecnológica de la Institución; f. Asesorar en asuntos de su competencia al Administrador General, a la Dirección General y a las unidades administrativas que integran la Oficina, así como capacitar a los usuarios sobre nuevas tecnologías de información y comunicación; y g. Otras funciones que relacionadas con su competencia le sean asignadas por el Administrador General o por el Director de la Oficina. 2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA 2.1 Generales Establecer si la red de datos local se encuentra permanentemente activa y funcionando en óptimas condiciones, a través de rutinas de inspección. Verificar si se efectúan acciones correctivas pertinentes, de conformidad con los procedimientos establecidos. Evaluar la estructura de control interno y la aplicación de leyes, normas, políticas y procedimientos existentes a la fecha de la revisión. 2.2 Específicos Determinar si se han coordinado o implementado proyectos y si se han rediseñado o automatizado procesos de informática que permitan mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios que presta la Oficina. Verificar si los sistemas informáticos de la Oficina son administrados apropiadamente. Establecer si se supervisan las aplicaciones de software y si estas proporcionan información veraz y confiable para la toma de decisiones. Constatar que se estén llevando a cabo actividades que permitan mantener actualizado el software y hardware propiedad de la Oficina. Establecer si existen nuevas tecnologías de información o si se tiene pensado implementar proyectos para la modernización de la Oficina. Auditoria de Gestión
Dirección Técnica de Auditoria Interna -DTDAI- 3 Informe CUA-63318-1-2017 3. ALCANCE La Auditoría de Gestión de la, del período comprendido del 01 de Septiembre de 2016 al 30 de Abril del 2017, examinándose la estructura de control interno, procedimientos y actividades administrativas utilizadas para el cumplimiento de los objetivos propuestos, así como el servicio prestado a los colaboradores. 4. SELECCIÓN DE LA MUESTRA Se examinó la estructura de control interno y procedimientos aplicados para el logro de objetivos y además las actividades principales que desarrolla la Dirección Técnica Informática, por el período comprendido del 01 de septiembre 2016 al 30 de abril 2017. 5. INFORMACIÓN EXAMINADA 5.1 Estructura Organizacional La está Integrada de la siguiente manera: 5.1.1 Departamento de Desarrollo de Sistemas Encargado de Gobierno Electrónico Analista Programador de Informática IV Documentador y Capacitador Analista Programador de Informática II Analista Programador de Informática I 5.1.2 Departamento de Soporte Técnico y Redes Encargado de Plataforma Técnico de Soporte II Técnico de Soporte I Auditoria de Gestión
Dirección Técnica de Auditoría Interna -DTDAI- 4 Informe GUA-63318-1-2017 5.2 Organigrama de Puestos de la Departamento de Desarrollo de Sitstemas Encargado de Gobierno!Nicht:trisco (1) Encargado de Plata farm* (1) ^nalista Programador de inform Mica Pi Proltealena1 Jefe II ( ) TecnIco d soporte 11 (2) ( 1.1 vacante) Tecnicd Profesional en Inkternet1ca IV C 2) Obssisr Zvo.,ae *A 34 r1.1.20 10 asas. 11.$4Anro al ~Ce 30CW=,43 0 001 alentador y C someted or ( ) ro fas Danal lit TecnIco de Soporte ( 1 ) Jefe Te croco 11 ( ) ~afma Programador de 1n1larrnetleat 11 ( 2 ) Profesional II ( 2 > 4 ~afma Programador de inforrn Saca 1 ( ) Protesto nai (Vacante ) Fuente: Manual de Organización de Puestos de DT1 6. NOTAS A LA INFORMACIÓN EXAMINADA NOTA 1 Se identificó en el Organigrama Funcional del Manual de Organización vigente, que el puesto de trabajo de Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas se encuentra (vacante) a la fecha en que se realizó la revisión. NOTA 2 Así también se encuentra vacante el puesto de trabajo del Encargado de Gobierno Electrónico. Auditoría de Gestión
Dirección Técnica de Auditoria Interna -DTDAI.- 5 Informe CUA-63318-1-2017 NOTA 3 También se encuentra vacante el puesto de trabajo del Analista Programador de Informática IV. NOTA 4 Se encuentra vacante el puesto de Analista Programador de Informática I. Al realizar la Auditoría de Gestión se determinó que en el período analizado, la realizó sus actividades de conformidad con las políticas y normas vigentes que rigen la gestión y administración de la Oficina, efectuando para ello los procedimientos correspondientes, lo que les permitió el logro de los objetivos planificados y efectuar el trabajo libre de errores importantes. Derivado de lo indicado, no fue necesaria la discusión de hallazgos. 7. COMENTARIO SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIA ANTERIOR. Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoria anterior, correspondiente al período del 01 de enero al 31 de agosto 2016, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, y que a través del Oficio DTI-2017-042 de fecha 12 de junio del 2017 informan del proceso de avance de cada uno de ellos: En Proceso Según Informe de Auditoría CUA No. 503892-3-2016 del 01 de enero al 31 de agosto 2016, las recomendaciones a los hallazgos que a continuación se describen: Hallazgo No. 1 Manual de Procedimientos Desactualizado El grado de avance es del 90%, y se encuentra en aprobación el nuevo manual de procedimientos 2017, en la Dirección Técnica de Desarrollo Institucional. Hallazgo No. 2 Inexistencia de procedimientos de Baja de Usuarios El grado de avance es del 90%, ya que el nuevo manual no ha sido aprobado. Hallazgo No. 3 Inexistencia de un plan de contingencia El proceso del grado de avance de la elaboración del plan de contingencia de la DTI- es del 50%. Auditoría de Gestión
Dirección Técnica de Auditoría Interna -DTDAI- 6 Informe CUA-63318-1-2017 El no cumplir al cien por ciento con las recomendaciones emitidas, provoca que las condiciones encontradas sigan debilitando el control interno de la Dirección Técnica de Informática. 8. DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE PERIODO CARGO NOMBRE COMPLETO RESPONSABLE DEL AL Director -ONSEC- Lic. Rafael Estuardo Ramírez Mejía 01/09/2016 30/04/2017 Sub-Director -ONSEC- Lic. Oscar Leonel Galindo Galindo 01/09/2016 30/04/2017 Director de la Dirección Ing. Ervín Rolando Técnica Informática DTI- Andrino 01/02/2017 30/04/2017 Director de la Dirección Hugo Francisco Martínez Técnica Informática DTI- Bosarreyes 31/12/2016 01/02/2017 Jefe de la Unidad de Cómputo Ing. Edgar Orlando de la Dirección Técnica Rodríguez Morales Informática DTI- 31/08/2016 31/08/2016 :c..marco Director 7 91,.: dna Nac Guerra cría Interna á Servicio Civil Auditoria de Gestión