CLIENTES Este módulo del Sistema permite trabajar con las siguientes opciones de trabajo: Base de Datos Consultas Informes La opción Base de Datos permite acceder a los datos de los clientes para realizar el mantenimiento, la opción consultas permite consultar la rentabilidad de los clientes y certámenes, la opción Informes permite obtener listados de trabajo. BASE DE DATOS Al seleccionar esta opción de trabajo, el Sistema visualiza la siguiente pantalla: En esta pantalla aparece por omisión cargada una lista alfabética de los clientes actuales de la Base de Datos. Se utilizarán las siguientes opciones de trabajo. Código de un cliente Esta opción de trabajo permite cargar la lista de clientes a partir de un código determinado. 15
Visualizar registros Suprimidos Esta opción de trabajo permite visualizar o no visualizar en la lista de clientes aquellos que estén en situación de baja. Nombre Esta opción de trabajo permite cargar la lista de clientes a partir de un texto o nomenclatura de un cliente determinado. Botón: Aceptar Este botón deberá ser activado cuando se utilice la opción Código o Nombre tecleado en las opciones antes indicadas. Botón: Buscar Este botón deberá ser activado cuando se teclee un texto en el campo Nombre. El Sistema buscará en toda la Base de Datos todos aquellos clientes que tengan el valor tecleado en cualquier posición del nombre y los presentará en la lista. Botón: Seleccionar Este botón deberá ser activado cuando se visualice la lista de clientes desde otra función de trabajo. Antes de activar este botón, es necesario marcar en la lista visualizada, el cliente que se desea seleccionar para asignarlo al campo del cliente en el trabajo origen. Botón: Alertas Este botón permite acceder a la Gestión de Alertas donde el usuario podrá crear, consultar y modificar diferentes clases de Alertas (informativas y obligatorias) de los clientes, para tenerlas en cuenta en diferentes puntos clave del Sistema. Botón: Consulta Financiera Este botón permite conocer la Situación Financiera de cualquier cliente descrita más adelante. Botón: Añadir Este botón deberá ser activado cuando sea necesario añadir un nuevo cliente a la Base de Datos. Botón: Actualizar Este botón deberá ser activado cuando sea necesario actualizar o consultar los datos de un cliente seleccionado en la lista visualizada. Botón: Suprimir Este botón deberá ser activado cuando sea necesario dar de baja a un cliente seleccionado en la lista visualizada. Botón: Cancelar Este botón deberá ser activado cuando sea necesario salir de la Base de Datos de clientes. Para dar de alta a un nuevo cliente, el Sistema presentará la siguiente pantalla de datos correspondiente a la Lista de Empresas CRM pendientes de ser Clientes, con el fin de Importar información de la Base de Datos CRM. 16
En esta pantalla podemos teclear un texto del nombre de la empresa CRM para localizarla en la lista o bien, hacer clic en el botón de Función Añadir si deseamos dar el Alta de un cliente que no está en la Base de Datos de Empresas CRM. El cualquiera de las opciones indicadas, el Sistema presentará la siguiente pantalla. 17
Si hemos seleccionado una Empresa CRM de la Lista anterior, en la pantalla encontraremos datos de la Base de Datos CRM que deberemos completar por ejemplo, las condiciones de facturación y cobro. La información a introducir será la siguiente: Código Dato obligatorio. El Sistema asignará de forma automática el código al cliente. Nombre Dato obligatorio. Se indicará al nombre del cliente. Domicilio Dato obligatorio. El domicilio del cliente está desglosado en campos independientes. Siglas. El Sistema facilita una lista oficial. Nombre de la calle, plaza, avenida, etc. Número La población del cliente se indicará en forma de código en la segunda línea del domicilio. El primer campo corresponde al país. España tiene el valor 1. El segundo campo corresponde a la provincia. El Sistema facilita una lista de las provincias. 18
El tercer campo corresponde al código postal correspondiente a la población del cliente. El Sistema presentará el nombre de la población que deberá ser verificado. El cuarto campo es de reserva. No utilizar. Para acceder a las diferentes listas del Sistema, se deberá activar el botón pequeño con tres puntos o pulsar la tecla F2. cuadrado Apartado de correos Teléfono Fax E-Mail Web Personas de contacto El Sistema permite asignar a cada cliente un número ilimitado de Personas de Contacto. Utilizando los botones de Función situados a la derecha de la lista, podemos Añadir, Editar y Suprimir las personas que procedan. Cualquier cambio que tenga lugar afectará al módulo CRM. La información a introducir será la siguiente: Nombre Se indicará la Persona de Contacto de la Empresa. 19
Cargo Se indicará el Cargo que tiene en la Empresa la Persona de contacto. Departamento Se indicará el Departamento de la Empresa relacionado con la Persona de contacto. Teléfono, Móvil, E-mail Se indicarán los datos correspondientes. Ubicaciones Eventos El Sistema permite asignar a cada cliente un número ilimitado de lugares donde el cliente indica donde realizará los eventos. Utilizando los botones de Función situados a la derecha de la lista, podemos Añadir, Editar y Suprimir las Ubicaciones de los Eventos que procedan. La información a introducir será la siguiente: Identificación Se indicará la información que proceda. Domicilio Se indicará el que proceda. Población Se indicará la que proceda. Contacto Se indicará la persona de contacto de la ubicación del evento que proceda. Previamente deberá existir en las personas de contacto del cliente. 20
Observaciones A continuación seleccionaremos la ficha correspondiente a los datos de facturación. El Sistema presentará la siguiente pantalla: La información a introducir será la siguiente: Empresa Fiscal: Dato obligatorio. Se indicará Jurídica o Física. En el caso de seleccionar Física, será necesario indicar Nombre y Apellidos. Nombre Dato obligatorio. Se indicará al nombre fiscal del cliente. NIF-DNI / Nif Comunitario Dato obligatorio. Se indicará el NIF o DNI si el cliente es nacional o el Nif Comunitario si el cliente es de la U.E. 21
Domicilio Dato obligatorio. El domicilio de facturación por defecto del cliente está desglosado en campos independientes. Siglas. El Sistema facilita una lista oficial. Nombre de la calle, plaza, avenida, etc. Número La población del cliente se indicará en forma de código en la segunda línea del domicilio. El primer campo corresponde al país. España tiene el valor 1. El segundo campo corresponde a la provincia. El Sistema facilita una lista de las provincias. El tercer campo corresponde al código postal correspondiente a la población del cliente. El Sistema presentará el nombre de la población que deberá ser verificado. El cuarto campo es de reserva. No utilizar. Para acceder a las diferentes listas del Sistema, se deberá activar el botón pequeño con tres puntos o pulsar la tecla F2. cuadrado Otros domicilios Si el cliente tiene varios domicilios de facturación, se utilizará esta Función para indicarlos. Utilizando la Función AÑADIR, se procederá a introducir otros domicilios de facturación. 22
Descuento Pronto Pago Descuento Especial Divisa facturación Dato obligatorio. Se indicará la divisa que proceda. Cuenta Contable Dato obligatorio. Se indicará la cuenta de mayor que proceda. Para clientes nacionales se indicará el valor 4300 y para los clientes extranjeros, se indicará el valor que proceda. Crear FacturaE Esta casilla deberá estar marcada cuando el cliente solicite que se le envíen las facturas en formato Electrónico. Comercial Dato obligatorio. Se indicará el comercial por defecto que tenga asignado el cliente. Aplicar IVA Se marcará esta casilla si al cliente hay que aplicarle IVA. Clase de factura Dato obligatorio. Se indicará el valor que proceda. (Mensual, Trimestral, Anual, Variable) Próxima factura Este dato es informativo y lo facilita el Sistema en función de la última factura emitida al cliente y según la clase de factura asignada. 23
A continuación seleccionaremos la ficha correspondiente a los Datos de Cobro. El Sistema presentará la siguiente pantalla: La información a introducir será la siguiente: Forma de Cobro Dato obligatorio. Se indicará la forma de cobro que proceda. El Sistema facilita lista de las diferentes formas de cobro previstas. Días de Plazo Se indicarán los días de plazo que procedan. Días de Pago Si el cliente tiene días de pago, se indicarán los que procedan. Banco Se indicará el que proceda. Agencia Dato opcional si no se indica Banco. Dato obligatorio si se indica Banco. Se indicará el código de la agencia que proceda. 24
Cuenta Corriente Dato opcional si no se indica Banco. Dato obligatorio si se indica Banco. Si indicará el código de la cuenta corriente que proceda. La primera casilla corresponde a los dígitos de la cuenta. No pueden teclearse porque el Sistema los calcula después de introducir el número de la cuenta corriente. Los dígitos calculados por el Sistema deben ser los mismos que facilite el cliente. Códigos Internacionales Dato opcional si no se indica Banco. Se indicarán los Código Internacionales bancarios del SWIFT y del IBAN. En los clientes de la U.E. no es necesario indicar información. El Sistema visualizará los códigos en función del País del cliente, la Empresa, la Cuenta Bancaria indicada y según la forma de cobro. En los demás clientes extranjeros sí será necesario completar estas casillas. 25
A continuación seleccionaremos la ficha correspondiente a Captación. En esta ficha se indicará lo siguiente: Captación Este dato es informativo. Se utiliza para conocer si el cliente ha sido realizado directamente por la Empresa o a través de otro cliente. 26
A continuación seleccionaremos la ficha correspondiente a Eventos. El Sistema presentará la siguiente pantalla. Se indicará la siguiente información: Sector Si se indica este dato, el Sistema facilitará información resumida a nivel del sector de los clientes. Evento Si se indica este dato, el Sistema facilitará información resumida a nivel del evento. Finalmente cuando la información haya sido introducida, se activará el botón Actualizar y el Sistema grabará en la Base de Datos la información del cliente. De forma automática, el Sistema también procederá a crear el alta del cliente en: Sistema CRM, Directorio Carpeta Clientes. Sistema Contable, Plan de Cuentas Ejercicio actual. Si deseamos no continuar con el alta del cliente, entonces activaremos el botón Cancelar para salir de la función del alta. 27