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Edición # 1
Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2009 Fecha de Emisión 22/Diciembre/2008 Elaboró Ozcar Reyes Actualizó Karen Garduño Revisó Pedro Rodríguez Validó Romelia Jaramillo
ÍNDICE Índice... 4 Introducción... 5 1. Activacion del modulo de gestion... 5 2. Ingreso al modulo de gestion... 7 3. Creación de una solicitud de respuesta... 7 4. Generación de un movimiento de respuesta a la solicitud realizada... 10 5. Generación de un movimiento de nueva solicitud respuesta a la solicitud realizada... 11 6. Generación de un movimiento de rechazo a la solicitud realizada... 13 7. Generación de una reunión... 15 8. Generación de una aceptación a una invitación de reunión... 16 9. Modificación de una solicitud de reunión... 17 10. Creación de una solicitud de tarea... 19 11. Generación de una tarea... 21 12. Generación de un avance (tarea)... 23 13. Terminación de una tarea... 24 14. Flujo de los movimientos de gestión... 27
GR-GES-2009 03-12-2008 5 de 29 INTRODUCCIÓN Los empresarios y gerentes de hoy tienen por delante una tarea ardua; deben hacer esfuerzos para conseguir que sus empresas sobrevivan y tengan éxito; estudiar sin pausa nuevos conceptos y métodos para mejorar la productividad y competir en un mercado cada día mas difícil. El presente documento tiene como objetivo el análisis del modulo de gestión, en base a la operación estratégica de la empresa, estableciendo un conjunto de elementos de análisis que justifican la necesidad de enfocar los sistemas de control en función de la estrategia y la estructura de la organización. Además la importancia de un sistema de alimentación y retroalimentación de información eficiente y eficaz, que permita una mejor toma de decisiones, algunos aspectos importantes dentro de la gestión son: Planificación, organización, coordinación de recursos y control en cada una de las etapas del proceso. 1. ACTIVACION DEL MODULO DE GESTION 1. Ingresar al Menú principal / Configuración / Empresas Configuración Empresas 2. Seleccionar la EMPRESA y dar clic en el botón Buscar Empresas
GR-GES-2009 03-12-2008 6 de 29 3. Ingresar al menú Edición y seleccionar la opción Configuración General Acceso a Configuración General 4. Seleccionar la pestaña General y dar clic en el check Módulo Gestión Dar clic en el botón Activación del Módulo Gestión 5. Cerrar por completo el sistema y volver a ingresar (a esto es lo que se le llama Loguear el sistema), para que se actualicen los cambios realizados.
GR-GES-2009 03-12-2008 7 de 29 2. INGRESO AL MODULO DE GESTION 6. Ingresar al Menú Principal / Procesos / Gestión 7. Dar clic en el botón Nuevo Procesos Gestión Tablero de control Gestión 3. CREACIÓN DE UNA SOLICITUD DE RESPUESTA 8. Llenar los campos necesarios. OPCIÓN Movimiento Proyecto Prioridad Asunto DESCRIPCIÓN Seleccionar el movimiento que deseamos hacer, en este caso es Solicitud de Respuesta Seleccionar el proyecto al cual relacionaremos con el movimiento Seleccionar el grado de importancia (Alta, Normal ó Baja) a que se refiere el movimiento Podemos colocar una pequeña descripción del movimiento a realizar
GR-GES-2009 03-12-2008 8 de 29 Observaciones Puede capturarse alguna nota o punto relevante asociado al movimiento. Modulo Gestión Posicionarse en la pestaña. 9. Seleccionar la clave del Usuario y el tipo de Participación (es decir si es Requerido u Opcional). Pestaña PARA
GR-GES-2009 03-12-2008 9 de 29 Dar clic en el botón para afectar el movimiento. Al hacerlo el estatus cambiara a Pendiente Solicitud de Respuesta Pendiente. Podemos observar que se activaron dos nuevas pestañas Bitácora (en ella se visualizan los comentarios que se cargan en el sistema a través del menú Ver/ Bitácora o bien con el icono ) y Sub movimientos (aquí se podrán ver reflejados los movimiento provenientes de algún otro, p.ej. las Sub Tareas, Nva. Solicitud de Respuestas, etc.).
GR-GES-2009 03-12-2008 10 de 29 4. GENERACIÓN DE UN MOVIMIENTO DE RESPUESTA A LA SOLICITUD REALIZADA 10. Dar clic nuevamente en el botón para afectar una vez más el movimiento. El sistema nos muestra el siguiente cuadro de dialogo, en donde deberemos seleccionar el movimiento a generar en consecuencia a la Solicitud de Respuesta, en este caso seleccionar Respuesta y dar clic en el botón. Movimiento predecesor Solicitud Respuesta. 11. Podemos observar que el estatus cambio a Sin Afectar al generarse el movimiento llamado Respuesta y haciendo referencia en el campo Origen. Respuesta (Sin afectar).
GR-GES-2009 03-12-2008 11 de 29 12. Para que aparezca Concluido el movimiento dar clic en el botón. Respuesta (Concluido). 5. GENERACIÓN DE UN MOVIMIENTO DE NUEVA SOLICITUD RESPUESTA A LA SOLICITUD REALIZADA 13. Partiendo desde el punto 10 del movimiento de Respuesta con estatus Pendiente dar clic nuevamente en el botón para afectar el movimiento, al desplegar la siguiente pantalla seleccionar Nueva Solicitud Respuesta y dar clic en el botón.
GR-GES-2009 03-12-2008 12 de 29 Generación de Nueva Solicitud de Respuesta. 14. Creándose el siguiente movimiento en el estatus Sin Afectar. Solicitud de Respuesta (Sin Afectar).
GR-GES-2009 03-12-2008 13 de 29 15. Al afectar el movimiento el estatus cambia a Pendiente. Solicitud de Respuesta (Pendiente). 6. GENERACIÓN DE UN MOVIMIENTO DE RECHAZO A LA SOLICITUD REALIZADA 16. A partir de una Solicitud Respuesta, dar clic nuevamente en el botón para afectarla desplegándose el cuadro de dialogo donde se deberá seleccionar la opción Rechazo y oprimir el botón Cuadro de dialogo Rechazo
GR-GES-2009 03-12-2008 14 de 29 17. De forma automática se crea el movimiento de Rechazo con estatus Sin afectar, dar clic en la pestaña e ingresar la razón que origina el rechazo. Motivo de Rechazo 18. Dar clic nuevamente en para afectar el movimiento. Por lo que el estatus cambia a Concluido. Rechazo (Concluido) Nota: Este paso debe de ser afectado por el personal que se indico en el movimiento Solicitud Respuesta en la pestaña Para (para mayor referencia ver el punto 9 del presente manual).
GR-GES-2009 03-12-2008 15 de 29 7. GENERACIÓN DE UNA REUNIÓN 19. En el tablero de control del módulo oprimir el botón NUEVO ( punto 7 del presente manual) e ingresar los campos necesarios a continuación descritos: OPCIÓN Movimiento Proyecto Asunto Comienzo Fin / vencimiento Todo el día Espacio Estado Observaciones DESCRIPCIÓN Seleccionar el movimiento que deseamos hacer, en este caso es Reunión. Seleccionar el proyecto al cual relacionaremos con el movimiento. Capturar una pequeña descripción del tema de la reunión a tratar. Cuando dará inicio la reunión. Cuando terminará la reunión. Al activar ésta opción oculta los campos de horarios para la reunión. Indicar el lugar físico en donde se llevará a cabo la reunión. Podemos saber el estatus de la reunión. Puede tomarlo como un consecutivo. Horarios para la Reunión Reunión (Sin Afectar) Selección de Espacios
GR-GES-2009 03-12-2008 16 de 29 8. GENERACIÓN DE UNA ACEPTACIÓN A UNA INVITACIÓN DE REUNIÓN 20. Ingresar al movimiento de Reunión Pendiente, dar clic en el botón para afectarlo y nos muestre el cuadro de selección para generar el siguiente movimiento en donde se deberá escoger la opción Aceptación y después presionar el botón. Movimiento precedente Reunión Podemos observar que el movimiento ha cambiado a Aceptación y el estatus es Sin Afectar. Aceptación (Sin Afectar)
GR-GES-2009 03-12-2008 17 de 29 21. El destinatario aceptara la invitación dando clic en el botón afectando el moviendo confirmando la invitación. Podremos observar que el estatus cambio a Concluido. Aceptación (Concluido) 9. MODIFICACIÓN DE UNA SOLICITUD DE REUNIÓN 22. Una vez capturados los campos requeridos de la Reunión descritos en el punto 19 del presente documento, dar clic en el botón para su afectación. Reunión (Sin Afectar)
GR-GES-2009 03-12-2008 18 de 29 23. Nos muestra la pantalla de selección para generar el siguiente movimiento en la cual elegir la opción Modificación y oprimir clic en el botón. Generar el movimiento Modificación. 24. Podremos observar que el estatus cambia con el que se crea el movimiento es Sin Afectar ahora podremos hacer todas las modificaciones que se desee. Modificación (Sin afectar).
GR-GES-2009 03-12-2008 19 de 29 25. Oprimir el botón de afectación para cambiar el estatus a Concluido y finalizar el registro. Modificación (Concluido). 10. CREACIÓN DE UNA SOLICITUD DE TAREA 26. A partir del punto 8 llenar los campos necesarios OPCIÓN Movimiento Proyecto Prioridad Asunto Fin / vencimiento Duración Estado Observaciones DESCRIPCIÓN Seleccionar el movimiento que deseamos hacer, en este caso es Solicitud Tarea. Seleccionar el proyecto al cual relacionaremos con el movimiento. Seleccionar el grado de importancia (Alta, Normal ó Baja) a que se refiere el movimiento Podemos colocar el nombre de la Tarea a solicitar. Cuando termina la tarea a realizar Esta opción nos sirve para indicar cuanto tiempo se tiene planeada para realizar dicha tarea. Podemos saber el estatus de la tarea. Puede tomarlo como un consecutivo, alguna nota o punto relevante asociado al movimiento.
GR-GES-2009 03-12-2008 20 de 29 Solicitud Tarea (Sin Afectar) 27. Posicionarse en la pestaña e indicar la clave del Usuario al cual se le designara la tarea. Designación de usuario
GR-GES-2009 03-12-2008 21 de 29 28. Dar clic en el botón para afectar el movimiento y podremos observar que el estatus cambio a Pendiente. Solicitud Tarea (Pendiente) 11. GENERACIÓN DE UNA TAREA 29. Del movimiento predecesor Solicitar Tarea dar clic en el botón para que se despliegue el cuadro de dialogo en donde debemos seleccionar la opción Tarea, posteriormente el botón. Movimiento predecesor Solicitud Tarea
GR-GES-2009 03-12-2008 22 de 29 30. La Solicitud crea la Tarea con estatus Sin Afectar como se puede observar en la siguiente imagen. Tarea (Sin Afectar) 31. Dar clic nuevamente en el botón para cambiar el movimiento al estatus Pendiente. Tarea (Pendiente)
GR-GES-2009 03-12-2008 23 de 29 12. GENERACIÓN DE UN AVANCE (TAREA) 32. Afectar nuevamente el movimiento Tarea-Pendiente dando clic en el botón y aparecerá la pantalla de selección y escoger la opción Avance al dar clic en el botón. Predecesor de Tarea Avance 33. El estatus cambiara a Sin afectar y podremos observar que aparece la pestaña Recursos en ella se deberán de asignar recursos directamente involucrados en la tarea, colocando los campos necesarios en la captura, al finalizar afectar nuevamente el movimiento dando clic en el botón Asignación de recursos en el Avance.
GR-GES-2009 03-12-2008 24 de 29 34. Se da por concluido el Avance con el cambio del estatus a Concluido al afectar el movimiento. 13. TERMINACIÓN DE UNA TAREA Avance (Concluido) 35. Partiendo del punto número 31 (afectación de la Tarea-Pendiente), afectar nuevamente el movimiento dando clic en el botón Tarea (Pendiente)
GR-GES-2009 03-12-2008 25 de 29 36. Podremos observar que nos muestra un cuadro de dialogo en donde debemos de seleccionar la opción Terminación y dar clic en el botón Generación del movimiento Terminación 37. El estatus cambia a Sin Afectar en este nuevo movimiento (Terminación) donde se deberá ingresar en la pestaña Recursos en donde deberá de asignar donde se debe de seleccionar al/los Recursos requeridos, la Fecha en la cual iniciara la tarea designada así como el periodo de tiempo (De Hora A Hora) y de requerirlo el Costo que ellos generan. Afectar una vez más el movimiento con el botón. Terminación (Sin afectar).
GR-GES-2009 03-12-2008 26 de 29 38. Podremos observar que el estatus cambio a Concluido, esto es la terminación de una tarea. Terminación (Concluido).
GR-GES-2009 03-12-2008 27 de 29 14. FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE GESTIÓN Diagrama de flujo A
GR-GES-2009 03-12-2008 28 de 29 INTERACCIÓN DE MOVIMIENTOS EN EL Movimiento Origen Movimiento a Generar Aceptación I Modificación H Rechazo J Tarea Reunión E Reunión Avance K B Tarea Terminación Solicitud de Tarea Avance Reunión Pregunta Orden Tarea Tarea (Sub Tarea) Terminación L C D E K B F L Pregunta C Solicitud Tarea D Diagrama de flujo B
GR-GES-2009 03-12-2008 29 de 29 INTERACCIÓN DE MOVIMIENTOS EN EL Movimiento Origen Movimiento A Terminación Avance Modificación Aceptación Rechazo D F F F B F B F Rechazo Aceptación Modificación Avance Terminación H I J K L FIN DEL MANUAL Diagrama de flujo C