CONFIGURACION AVANZADA DE OUTLOOK EXPRESS 6 Carpetas sin conexión Gestión de mensajes enviados Gestión de mensajes eliminados Firma digital Envío de mensajes firmados digitalmente Recepción de mensajes firmados digitalmente Carpetas sin conexión Una de las opciones que soporta Outlook Express trabajando con el protocolo IMAP, es poder trabajar con carpetas sin conexión. Como ya hemos indicado anteriormente, todos nuestros mensajes no se encuentran en nuestro PC sino en el servidor, lo que presenta numerosas ventajes, pero también puede tener algún inconveniente: si su conexión a Internet temporalmente no funciona no puede acceder ni tan siquiera a sus mensajes antiguos. Una solución al problema anterior, si es que consideramos que es un problema, es el uso de carpetas sin conexión. Básicamente consiste en que configuramos nuestro programa cliente de correo para que de una o varias carpetas de correo que tenemos en el servidor, me mantenga una copia en mi Pc. Si seleccionamos una carpeta para trabajar Sin Conexión podremos ver todo nuestro correo (previamente descargado) sin tener que estar conectados al servidor. Vamos a pasar a ver como se puede marcar una carpeta para trabajar sin conexión y como se puede descargar el correo en ella. 1
Para marcar una carpeta sin conexión, deberemos de pinchar con el botón derecho del ratón sobre la carpeta que queramos, nos iremos a Configuración de sincronización y ahí elegiremos de entre las siguientes opciones: No sincronizar: La carpeta no estará preparada para trabajar sin conexión. Todos los mensajes: Se descargará una copia de todos los mensajes que tengamos en el servidor. Sólo nuevos mensajes: Se descargará sólo los mensajes que aún no han sido leídos. Sólo encabezados: Sólo se descargará el encabezado del mensaje por lo que el cuerpo no se podrá leer. 2
Podemos hacer esto de la siguiente forma también: Hacemos clic sobre nuestra cuenta IMAP, la cual aparecerá en la barra lateral izquierda de Outlook. A la derecha podremos ver todas nuestras carpetas, y marcar cual de ellas queremos configurarla para trabajar sin conexión. Simplemente haremos clic sobre la casilla de verificación. Podemos ver un ejemplo en la siguiente figura: Haciéndolo de esta forma, tendremos configurado por defecto que nos descargue una copia de todos los mensajes, ya estén leídos o no. 3
Gestión de mensajes enviados Para ocupar el menor espacio posible en el servidor, podemos optar por almacenar la copia de los mensajes enviados en nuestro equipo, en vez de almacenarla en el servidor. De esta forma ahorraremos más espacio, pudiéndolo así aprovechar para mensajes que entren a la bandeja de entrada. Vamos a pasar a explicar la forma de realizarlo para Outlook Express: Entramos en Herramientas --> Cuentas. Seleccionamos nuestra cuenta IMAP y pulsamos en Propiedades. 4
Una vez dentro, seleccionamos la pestaña IMAP. Debemos de desmarcar la opción Almacenar las carpetas especiales en el servidor IMAP. De esta forma no guardaremos ni los mensajes enviados ni los borradores en el servidor, si no que lo almacenaremos en nuestro equipo, en las carpetas Mensajes enviados y Borradores respectivamente. Si por el contrario, usted desea que sus mensajes enviados se guarden en el servidor para que estén siempre accesibles (recuerde que esto tiene el inconveniente de que esos mensajes le están ocupando espacio), le recomendamos que llame exactamente Enviados a la carpeta donde se guardarán los mensajes enviados. Esto le evitará problemas si usted accede al correo con diferentes clientes, Ej: webmail, thunderbird, outlook,... Pasamos a ver como podríamos configurarlo: 5
Hacemos click con el botón derecho del ratón sobre nuestra cuenta, en la barra lateral izquierda y pinchamos en Nueva carpeta... Le damos nombre a nuestra carpeta. Recordad, para que todo funcione correctamente deberéis de llamarla Enviados. 6
En la parte inferior tendremos que marcar el sitio donde se creará nuestra nueva carpeta. Seleccionaremos nuestra cuenta imap. Se puede ver en la siguiente imagen. Una vez creada la carpeta, entramos en Herramientas --> Cuentas y seleccionando nuestra cuenta IMAP pulsamos en Propiedades. 7
Ahora entramos en la pestaña IMAP y deberemos de configurarlo tal y como se muestra en la siguiente imagen: Primero debemos de asegurarnos que la opción Almacenar las carpetas especiales en el servidor IMAP está marcada. En Ruta de elementos enviados: hemos puesto el nombre de la carpeta que acabamos de crear, por lo que la copia de los mensajes enviados será almacenada ahí. Finalmente pulsaremos Aceptar. 8
Gestión de mensajes eliminados El borrado de los mensajes en Outlook Express se puede gestionar de dos formas diferentes: Marcar el mensaje a borrar y eliminarlo definitivamente cuando nos interese. Se tiene que realizar en dos pasos. Un primer paso consiste en eliminar el mensaje. No se elimina completamente si no que se marca como "eliminado". El segundo paso consiste en purgar los mensajes marcados. De esta forma eliminaremos los mensajes por completo. Eliminar directamente los mensajes que deseamos borrar (recomendado). Marcaremos los mensajes como eliminados y al salir de nuestra carpeta se purgarán (eliminarán) automáticamente. Ahora pasamos a ver como se procedería en cada uno de los pasos. 1ª Opción: Primero debemos de asegurarnos de que la opción Mostrar mensajes eliminados está marcada. Para ellos nos vamos a Ver --> Vista actual. Ahí habrá una opción llamada Mostrar mensajes eliminados. En el caso de que no esté marcada la marcaríamos nosotros manualmente. 9
Una vez que tenemos marcada la opción, al eliminar un mensaje, éste se quedará marcado como eliminado pero lo podremos seguir viendo en la carpeta, y por lo tanto ocupará espacio en el servidor. Para purgar y eliminar por completo estos mensajes del servidor nos iremos a Edición --> Purgar mensajes eliminados. De esta forma eliminaremos definitivamente nuestro correo. 10
2ª Opción: Ahora veremos como configurarlo para que los mensajes marcados como eliminados se purguen automáticamente. Entraremos en Herramientas --> Opciones, dentro de la pestaña Mantenimiento tendremos la opción Purgar mensajes eliminados al salir de las carpetas IMAP. Marcaremos esta opción. Una vez que entremos en otra carpeta y abandonemos alguna donde hay algún mensaje eliminado, éste se borrará definitivamente. También podemos optar por la opción de copiar o mover los mensajes a la papelera local de nuestro equipo. De esta forma no perderemos los mensajes pero tendremos el inconveniente de que sólo podremos tener acceso a esos mensajes desde nuestro equipo. 11
Firma Digital Con fecha 07/10/2005 la Universidad de Almería suscribió un acuerdo con la Junta de Andalucía, para la prestación de servicios de certificación de Firma Electrónica. En desarrollo de ese convenio, con fecha 10 de mayo de 2006, el Rector crea la oficina de acreditación de Firma Digital de la Universidad de Almería. Las instrucciones de procedimiento sobre dicho proceso de acreditación son dictadas por esta Secretaría General con fecha 11 de mayo de 2006. Como consecuencia de estas actuaciones, desde el miércoles día 1 de junio, cualquier ciudadano (sea miembro o no de la Comunidad Universitaria) puede obtener su firma digital (certificado digital expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) a través de la Universidad de Almería, sin necesidad de que se tengan que desplazar fuera de ella para acreditar su identificación. Podéis obtener más información en esta web: http://cms.ual.es/ual/administracionelectronica/firmadigital/index.htm Envío de mensajes firmados digitalmente Vamos a configurar Outlook Express para poder firmar digitalmente los mensajes que enviemos, usando nuestro certificado digital (si lo posees). Nos vamos a Herramientas --> Opciones, pestaña Seguridad. Pulsamos en Ids. digitales. En el caso de que no tengamos nuestro certificado ya añadido, procederíamos a importarlo desde archivo. Pulsamos en Importar después en Siguiente y ahora escogeremos, pulsando Examinar, nuestro archivo con la firma digital. Pulsamos en Siguiente. 12
En la siguiente ventana, tendremos que poner una clave, la cual nos pedirá cada vez que vayamos a usar nuestro certificado en este gestor. Marcaremos las dos opciones que aparecen. Pulsamos en Siguiente. En la siguiente ventana, dejaremos la opción que nos aparece por defecto. Colocaremos nuestro certificado en la carpeta Personal. Pulsamos Siguiente y después en Finalizar. Nos dará un aviso de que estamos usando el certificado digital, e incluso es posible que nos pida la clave que asociamos a la hora de crear nuestra firma. Si no pide clave, basta con pulsar aceptar en la ventana que nos aparece. 13
Ahora solo falta comprobar que realmente se ha añadido nuestro certificado. Se puede ver en la siguiente imagen como comprobarlo: Ahora pasamos a decirle a nuestra cuenta que use ese certificado para firmar digitalmente: Entramos en Herramientas --> Cuentas. Seleccionamos nuestra cuenta y pulsamos en Propiedades. 14
Entramos en la pestaña seguridad y pulsamos en Seleccionar dentro de Certificado de firma. Nos debe de aparecer el certificado que acabamos de crear. Tan solo hay que seleccionarlo y pulsar en Aceptar. El cuadro de texto que hay al lado del botón Seleccionar, se habrá llenado con datos de la firma digital. Si es así, ya tendremos nuestra firma digital configurada para Outlook Express 6. Nota: En el caso de que no apareciera la firma digital al pulsar el botón Seleccionar, será debido a que el email del certificado y el de la cuenta no coinciden. Recepción de mensajes firmados digitalmente Cuando otra persona nos envíe un mensaje firmado digitalmente, para que podamos comprobar la validez de dicha firma, es necesario tener instalado en nuestro programa cliente de correo (thunderbird, Outlook, etc...), el certificado digital de la entidad emisora del certificado con el que el mensaje ha sido firmado. La UAL dispone de su propia entidad emisora de certificados, pero muchos de nuestros usuarios disponen de certificados emitidos por la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre. Recomendamos instalar en su programa cliente de correo los certificados de ambas entidades certificadoras. 15
En http://www.ual.es/ca/myca.crt puede obtener el certificado de la autoridad de certificación de la UAL. En http://www.ual.es/ca/fnmt.cer puede obtener el certificado de la FNMT. Para evitar problemas a la hora de instalar el certificado, realizaremos la descarga de la siguiente forma: Pinchamos con el botón derecho del ratón sobre el enlace propuesto anteriormente, y elegimos la opción Guardar enlace como..., de esta forma, el certificado se guardará en el equipo y no en el navegador. Ahora elegimos donde queremos guardar nuestro certificado, le damos nombre al archivo y le decimos donde guardarlo. Pulsamos Guardar y ya tendremos disponible nuestro certificado. Una vez que ya hemos descargado nuestro certificado, el siguiente paso es instalarlo en el cliente de correo que vayamos a usar, en este caso vamos a ver como hacerlo para Outlook Express 6. 16
Abrimos Outlook Express y nos vamos a Herramientas --> Opciones, entramos en la pestaña Seguridad y después en Ids. Digitales. Ahora escogeremos la pestaña Entidades emisoras raíz de confianza y pulsaremos en Importar. Pulsamos Siguiente para comenzar con el proceso de instalación. Ahora debemos de buscar el archivo del certificado descargado antes. Pulsamos en Examinar y localizamos el archivo. En mi caso lo había almacenado en el Escritorio. Seleccionamos el archivo y pulsamos Abrir. 17
Pulsamos Siguiente, Siguiente y después en Finalizar. A partir de ahora, el certificado funcionará correctamente en Outlook Express 6. Para comprobar si realmente se ha guardado, podemos buscarlo en la lista de certificados que nos aparece. En el ejemplo hemos instalado el certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Para instalar el de la UAL seguiremos los mismos pasos. 18
Una vez que hayamos instalado el certificado en el cliente de correo, podríamos deshacernos del archivo que hemos descargado, no obstante, recomendamos que se guarden ya que si quisiéramos utilizarlo en otro cliente de correo tendríamos que usarlo de nuevo. 19