Minuta del Taller de Gestión Basada en Resultados (GbR) para contrapartes de Suecia, Ciudad de Guatemala. Realizado el 1 y 2 de octubre 2013 A cargo del taller estuvo la Señora Marcela Lizana Bobadilla, Primera secretaria de la Embajada de Suecia y el Señor Riccardo Polastro, consultor internacional de la firma Indevelop AB. Organizaciones/Instituciones participantes: AHPN, DEMI, DEMOS, Diakonia, FAFG, FDLG, FLACSO, HELVETAS, ICEFI, IMPUNITY WATCH, INCAP, INGEP, MP, MSPAS, ODHAG, OPS, Oxfam, PDH, Programa Conjunto PNUD, PROPAZ, Red Nacional de Grupos Gestores, SEPREM, UNFPA, UNICEF. 1. Apertura El Señor Michael Frühling, Embajador de Suecia, da apertura al taller indicando el objetivo del apoyo de Suecia a Guatemala, que entre otros apoya a los derechos de la niñez, la mujer y los pueblos indígenas, ratificando los pactos en la temática de los derechos humanos. Dentro del marco del seminario, la metodología de gestión por resultados, es clave para rendir cuentas a Suecia y a Guatemala, hay resultados importantes y positivos, la mejor carta de presentación para seguir con la cooperación es rendir cuentas de que se ha logrado y que no. La cooperación es un apoyo de acompañamiento para fortalecer los esfuerzos del estado. 2. Objetivos estratégicos de la Cooperación de Suecia con Guatemala Seguidamente se presentan los objetivos estratégicos y áreas prioritarias de intervención de la Cooperación de Suecia en Guatemala por la Sra. Marcela Lizana Bobadilla, Primera Secretaria de la Embajada de Suecia. 3. Introducción al taller Seguidamente el Sr. Riccardo Polastro, consultor de Indevelop AB da la introducción del taller sobre gestión basada en resultados, indicando que Suecia quiere saber qué resultados se obtiene de su contribución. Se realizarán dinámicas de grupo con enfoque participativo en el cual los socios compartirán activamente sus experiencias fomentando el aprendizaje. En el taller también se tendrá una dinámica participativa, con cuatro ejes, articulados en el objetivo de: - tener el concepto clave de gestión por resultados; - saber qué resultados reportan los socios de Suecia en Guatemala y cómo reportan los resultados; - cuáles son los principales desafíos que existen para las contrapartes cuándo utilizan un marco de resultados - recomendaciones de cómo pueden las contrapartes seguir mejorando sus marcos de resultados y - cómo puede Suecia seguir apoyando, las expectativas y resultados esperados es la mejor comprensión de las contrapartes de la Gestión basada en Resultados. Siendo el contenido del taller: Gestión Basada en Resultados, Planificación, Evaluación y Monitoreo y Supuestos Riesgos. 1
4. Expectativas y resultados Al inicio del taller los participantes manifiestan su interés en la metodología sobre Gestión por Resultados y aprender a: Conocer desde el proceso de la planificación hasta la rendición de cuentas, cómo utilizar los instrumentos en la planificación, el relacionamiento con la parte financiera; conocer la parte de la evaluación para rendir cuentas sobre resultado y presupuesto, cómo traducir el conjunto de actividades en productos y resultados medibles, cómo se plasman en el informe y conocer el monitoreo y evaluación, interés en conocer la definición, diseño y evaluación de indicadores, de los resultados, efectos y cómo llegar a medir los cambios e impactos con la intervención de Suecia, cómo demostrar resultados en enfoque de género e interés en convertir los resultados en impactos o efectos y cómo usarlos en proyectos nuevos. Además que se clarifique bien el tema y tener herramientas claras para reportar los resultados. Seguidamente se hace valoración de cada uno de los participantes para saber el nivel de conocimiento en gestión por resultados, contando de 1 a 5, visualizando bajo el nivel de conocimiento. 5. GbR: teoría, conceptos y herramientas La Gestión basada en Resultados es la estrategia a través de la cual una organización asegura que sus procesos y servicios, contribuyen a alcanzar sus resultados deseados (productos, efectos e impacto), cambiando el enfoque desde las medidas y acciones al análisis de resultados como base para la planificación y la toma de decisiones. Los 5 principios básicos de la GbR son: rendición de cuentas, adaptabilidad, transparencia, simplicidad y alineación. Sus componentes son la: 1-Planificación estratégica donde se dice de manera explícita el objetivo y como alcanzar el resultado, 2- Medición de resultados y presentación de informes, 3- Gestión general y de liderazgo, permite promover una cultura de resultados, significa transformación profunda, poner en marcha las herramientas y procesos necesarios, cuando no se alcanza un resultado hay que ver cómo mejorar y 4- La participación (activa): es crítica permite alcanzar los resultados, es un esfuerzo colectivo, permite el dialogo, la dinámica que favorece la participación, es un eje central para tener un impacto. 6. Logica de Intervención Se presenta los pasos principales en la planificación estratégica, o sea la lógica de intervención, los cuales son: árbol de resultados, cadena de resultados, insumos, actividades, productos, efectos e impacto. Se realizá discusión en grupo identificando los siguientes desafíos: Marco de resultado por actividades, el impacto es menos presente Cultura de resultados, existe poca cultura de monitoreo y evaluación Ausencia de políticas de gobierno hacia donde enfocar un marco de resultados 2
7. Sistemas de monitoreo y evaluación Central en el monitoreo de actividades de resultados son los indicadores de desempeño (SMART), líneas de bases y metas, fuentes y medios de verificación, informes orientados a resultados, así como supuestos y riesgos. El monitoreo debe ser oportuno y a todo nivel, no es solo el informe sino el acompañamiento constante, se debe poner énfasis en que se diseñen resultados realistas, y tener claridad para monitorear y evaluar. En un resultado realista medimos cambios a través de resultados y no actividades. Indicando que algunos operan por proyectos otros por programa, otros en temas de política, las modalidades a la hora de medir son diferentes, El monitoreo orientado a resultados es una función continua que utiliza una recopilación sistemática de datos sobre indicadores específicos, para proporcionar a los administradores y a las partes interesadas una intervención para el desarrollo, indicaciones sobre el avance, el logro de los objetivos así como de la utilización de los fondos asignados.inicia con el ciclo del programa, el monitoreo de actividades de M. de R, habiendo monitoreo de implementación y orientado a resultados. Presenta los indicadores de desempeño con su variable cuantitativa o cualitativa que permite de manera sencilla y fiable verificar el éxito o fracaso del proyecto y es la base para reportar sobre el desempeño y hacer que el objetivo sea más concreto; medible; específico, realista y tangible. Deben haber indicadores a todos los niveles de la cadena de resultados, para medir logros, reflejar cambios, valorar el desempeño y analizar la información. Se presentan resultados e indicadores, como utilizar los indicadores de desempeño, los medibles, debiendo estar ligados a un objetivo, siendo medibles por naturaleza. El estudio de base y objetivos describe la situación previa a una intervención para el desarrollo, la cual puede medir el avance o efectuar comparaciones, es una situación de referencia como punto de partida antes de empezar a poner en marcha las actividades del proyecto, luego permite verificar si el cambio ha ocurrido, el objetivo de desempeño debe estar bien definido como un valor basado sobre un indicador de desempeño y la línea de base. Los medios de verificación, indican donde obtener los datos necesarios para demostrar que los cambios definidos en el objetivo y medidos por el indicador han sido alcanzados. Se debe contar con fuentes de datos, para el análisis de las estadísticas oficiales, así como la opinión de expertos, estudios de casos, cuestionarios de satisfacción de clientes, entrevistas cualitativas, grupos de control, observación directa y participativa y encuestas Pre y post intervención. El sistema de monitoreo valora los planes operacionales de monitoreo y ejecución, en cuándo, cómo, por quién, de quién y para quién son recolectados los datos del programa, sus procesos, resultados, analizados y reportados. Se debe valorar los medios disponibles para poner el plan en marcha. Los informes orientados a resultados nos servirán para la rendición de cuentas, el aprendizaje, la toma de decisiones y contar con un formato según el propósito y para quién, describiendo lo que ha cambiado y se ha realizado y si los productos llevan a los efectos deseados, si estamos alcanzando el cambio de 3
largo plazo y si están los efectos llevando al impacto, un buen informe nos indicará qué cambios han habido durante el proyecto de año en año y si hay cambios pequeños llevan a cambios mayores, que cambios planeados no han ocurrido, también si las actividades han sido puestas en marcha y que cambios son necesarios para alcanzar los resultados deseados. 8. Gestion del riesgo Los supuestos y riesgos relacionados al resultado, se deben analizar, documentar y seguir en modo sistemático, así como identificar, analizar y mitigar todo lo que pueda interferir con el alcance de los resultados esperados. Los pasos para la gestión de riesgos son: analizar, identificar los riesgos; valorar (probabilidad y consecuencia), decidir las medidas de mitigación del riesgo, aceptar los riesgos y poner al día el análisis de riesgos como parte del seguimiento de desempeño. Existen riesgos internos como: corrupción, capacidad humana/financiera, capacidad de gestión, rendición de cuentas y transparencia, motivación del equipo y apropiación, pueden haber riesgos externos fuera del programa, como políticos Institucionales, económicos sociales y tecnológicos medioambientales; cambio climático o desastres naturales. Las medidas para contrarrestar el riesgo son: aceptarlo, reducirlo, compartirlo y eliminarlo. 9. Grupos de trabajo Se organizaron grupos de trabajo con las diferentes instituciones participantes desarrollando actividades donde cada participante comparte sus experiencias, se discuten los temas sobre el árbol de resultados identificando producto y efecto, así como sus sistema de monitoreo y evaluación y sobre gestión de riesgo, cada grupo trabaja con la matriz de resultados e Informe anual de la organización. 10. Evaluacion del taller Al final del taller se hace nuevamente la valoración del conocimiento en GbR, visualizándose que subió el nivel de conocimiento entre los participantes. La metodología fue buena, el documento institucional sirvió para ver las carencias, se pueden mejorar mucho, con el enfoque hacia resultados, se ha logrado un lenguaje común, necesitamos el apoyo técnico, y compartir experiencias. 11. Recomendaciones: - Se debe comenzar a salir de la lógica de actividades en los proyectos en un tiempo no mayor de 6 meses. - Hay que pensar en un programa con muchos socios, comenzar a trasladar la información a las matrices e informe anual para que en la próxima reunión anual o antes de la próxima reunión semestral, se presenten avances de GbR. - En los informes hacer más visibles los cambios e integrar elementos cualitativos y que tengan las fuentes de verificación y sean más accesibles, claros, concretos e identificar los riesgos 4
12. Los principales desafíos que existen cuando utilizan el marco de resultados: 8 de octubre, 2013 - Se debe consensuar con el donante un marco de informe, el donante debe guiar. - Es necesario tener la matriz que mejor refleje lo que se está buscando, cual es la forma o contenido formato para que cualquiera lo entienda y de continuidad. - El desafío va enfocado más en los efectos y es importante ver los impactos. - Se debe invertir en evaluación de impacto al terminar los proyectos. - El reto es programar recursos para medir el impacto a partir de una línea de base, para tener los elementos para medir el cambio. - Se debe seguir invirtiendo en gestión basada en resultados, para generar una cultura institucional. 13. Responsabilidad de los participantes - El desafío de los socios, es trasladar la información a todo el personal para mejorar los resultados. - Cuando se prepare un nuevo proyecto o ajustar el que se tiene con la implementación del modelo de GbR y se utilice el monitoreo y evaluación para que haya retroalimentación 14. Que se puede hacer para mejorar los marcos y como puede Suecia apoyar: - Crear un grupo de trabajo que intercambie buenas prácticas experiencias entre los participantes socios, sobre monitoreo y evaluación, liderada durante los primeros seis meses por Suecia. - Que Suecia siga apoyando para revisar el marco de resultados, el tema de impacto e indicadores, que facilite el apoyo técnico convocando al grupo de intercambio de experiencias. 15. Próximos pasos y puntos de acción Generar condiciones para que la red de monitoreo y evaluación se desarrolle e intercambie entre los participantes Generar el espacio para los socios que trabajan con Suecia para conocer el trabajo, hacer alianzas y compartir experiencias. Los socios saben de la lógica de actividades y proyectos para los próximos 6 meses Los socios participan para seguir con el intercambiando experiencias Se solicita a Suecia la continuidad de las actividades de GbR. Suecia compartirá la minuta y las presentaciones del taller a los participantes Suecia tomará el liderazgo para el seguimiento de las reuniones de la nueva red durante los primeros 6 meses. La cooperación tiene un acuerdo marco con Indevelop AB, firma consultora en Estocolmo Mejorar las matrices, para la presentación de resultados 5