Fundación Social CEFAS Centro de evangelización familiar y apoyo solidario NIT: 900442809-2 Reglamento interno Aprobado en Asamblea General 2017
REGLAMENTO INTERNO JUNTA DIRECTIVA Fundación social CEFAS Centro de evangelización familiar y apoyo solidario PRESENTACIÓN Basados en los procedimientos descritos en los Estatutos de Fundación social CEFAS y como resultado de un amplio proceso de análisis y consulta a los y las miembros de la Organización, se publica el Reglamento Interno aprobado por Asamblea General del año 2016. Este documento, que es de obligatorio cumplimiento para la Organización, fortalece la institucionalidad de la misma ya que le proporciona un marco de referencia complementario a los Estatutos y se convierte en el mapa que orienta el curso y la actuación de todos los miembros de la fundación incluyendo a los voluntarios. Agradecemos a nuestra Asamblea General por definir un marco que favorezca los intereses de toda la Organización y a los miembros de la Junta Directiva por la acogida a esta normativa. Confiamos en que cada miembro pondrá toda su disposición para cumplir y hacer cumplir el presente reglamento.
ARTICULO 1. Objeto. El presente Reglamento complementa lo que se ha establecido por estatutos y por disposiciones legales para la Junta. En este reglamento se recogen las principales normas de actuación de la Junta Directiva de la Fundación, que en adelante se denominará La Fundación, así como las reglas básicas de su organización y funcionamiento, todo ello de conformidad con lo previsto en la ley, en los estatutos fundacionales y en el Gobierno Corporativo, para lograr una mayor transparencia y control en el ejercicio de sus funciones. En caso de incompatibilidad, primarán la ley y los estatutos. Será la misma Junta quien se encargue de resolver las dudas surgidas de la aplicación de este instrumento, de conformidad con la normatividad legal y estatutaria, y los principios y recomendaciones que deriven del Gobierno Corporativo. ARTÍCULO 2. Elección y remuneración. La Junta Directiva es un órgano de gobierno permanente, elegido por la Asamblea General, para un período de 5 años. Está integrada por 5 miembros, con sus respectivos suplentes, estará conformada por: el Presidente, que será el Representante legal de la fundación, Secretario General, Tesorero y dos vocales. Cualquier remuneración a un miembro de la Junta Directiva, la fijará la Asamblea general. ARTÍCULO 3. Deberes y derechos. Todos los directores que estén frente a un conflicto de interés o consideren que pueden encontrarse frente a uno, deberán informar con oportunidad a la Asamblea general acerca de tal situación, incluyendo situaciones familiares o personales. El manejo de la información confidencial deberá desarrollarse bajo el principio de la buena fe, la confidencialidad y la lealtad con la información de la Fundación. Será derecho de los miembros de la Junta Directiva, cuando sean nombrados por primera vez, tener a su disposición la información suficiente para lograr un conocimiento específico de la Fundación y del sector en que se desarrolla, así como aquella información relacionada con las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que se derivan del cargo. Los Directores se encuentran investidos de las más amplias facultades para informarse sobre cualquier aspecto de la Fundación, con el fin de poder desarrollar cabalmente sus funciones. Cuando la administración considere necesario remitir información con anterioridad a la reunión, esta será entregada por lo menos 2 días de antelación. ARTÍCULO 4. Reuniones y Convocatoria.- La Junta Directiva sesionará ordinariamente por lo menos, dos veces al año, mediando citación escrita ((Por medios plurales para garantizar asistencia) del Presidente de la Junta Directiva o su suplente, con diez (10) días ordinarios de anticipación y extraordinariamente para atender las situaciones urgentes y que requieran atención inmediata, mediante citación escrita del Presidente de la Junta Directiva o su suplente, con tres (3) días ordinarios de antelación. El desarrollo de las reuniones para que sea efectivo deberá cumplir con las siguientes consideraciones: quorum deliberativo, agenda, objetivos de la reunión, desarrollo y conclusiones. Los tiempos deberán ceñirse según la agenda programada. ARTICULO 5. Decisiones. Las Decisiones de la Junta directiva se tomarán, mediante resoluciones y de sus deliberaciones se dejará constancia en actas; se constituye quórum para deliberar y decidir la presencia de la mayoría de sus integrantes. Para elegir o cambiar el
Representante Legal se requiere el 100% de los votos. Las reuniones de la Junta Directiva pueden ser presenciales, virtuales o mixtas. ARTÍCULO 6. Funciones. Las funciones generales de la Junta Directiva serán las establecidas en la ley y en los estatutos de la Fundación. Sin perjuicio de lo anterior, la Junta Directiva de la Fundación cumplirá funciones especiales relacionadas con el Sistema de Control Interno (en adelante SCI), particularmente las siguientes: a) Participar activamente en la planeación estratégica de la entidad, aprobarla y efectuar seguimiento, para determinar las necesidades de re direccionamiento estratégico cuando se requiera. b) Definir y aprobar las estrategias y políticas generales relacionadas con el SCI, con fundamento en las recomendaciones de la Asamblea. c) Definir claras líneas de responsabilidad y rendición de cuentas a través de la Fundación. d) Analizar el proceso de gestión de riesgo existente y adoptar las medidas necesarias para fortalecerlo en aquellos aspectos que así lo requieran. e) Designar a los directivos de las áreas encargadas del SCI y de la gestión de riesgos, salvo que el régimen aplicable a la respectiva entidad o sus estatutos establezcan una instancia diferente para el efecto. f) Conocer los informes relevantes respecto del SCI que sean presentados por los diferentes órganos de control o supervisión e impartir las órdenes necesarias para que se adopten las recomendaciones y correctivos a que haya lugar. g) Requerir las aclaraciones y formular las objeciones que considere pertinentes respecto a los asuntos que se someten a su consideración. h) Aprobar los recursos suficientes para que la fundación cumpla su objeto social.. l) Efectuar seguimiento en sus reuniones ordinarias a través de informes periódicos que le presente el representante legal. j) Crear los comités que sean necesarios, para el buen funcionamiento de la Fundación. k) Evaluar las recomendaciones relevantes que formulen los Comité y los otros órganos de control interno y externo, adoptar las medidas pertinentes y hacer seguimiento a su cumplimiento. l) Evaluar los estados financieros, con sus notas, antes de que sean presentados a la Asamblea máximo órgano de la fundación Artículo 7. Funciones del presidente de la Junta Directiva Son funciones del Presidente de la Junta Directiva: a) Actuar como Representante legal de la Fundación. b) Convocar y presidir con los límites que señalan los presentes estatutos, todas las Asambleas Generales, reuniones de la Junta Directiva y actos sociales de la Fundación. c) Velar por los intereses de la Fundación debiendo firmar las actas, contratos, convenios, correspondencia especial, memorias y todos los documentos emanados de la Fundación; sin dicha firma tales actos no tendrán valides. d) Establecer acción jurídica a quienes malversen, destruyan o dañen los fondos o bienes de la Fundación. e) Ordenar los gastos y firmar conjuntamente con el Tesorero de la Fundación los pagos, dentro de sus limitaciones.
f) Aprobar los actos y contratos que comprometan a la Fundación y los que señalen los estatutos, reglamentos, acuerdos de la Asamblea o la Junta Directiva, resoluciones o demás documentos. g) Presentar a la Asamblea General de Fundadores informe escrito sobre la marcha de la fundación y en las reuniones extraordinarias explicaciones sobre los motivos de la convocatoria. h) Hacer cumplir la Ley, los estatutos, los reglamentos internos, los acuerdos de la Asamblea, las resoluciones de la Junta Directiva, y los principios de la fundación. i) Nombrar los funcionarios y cargos que sean necesarios para el funcionamiento de la Fundación. j) Celebrar los actos y los contratos para el desarrollo del objeto social de LA FUNDACIÓN. Cuando éstos excedan de 30 salarios mínimos legales mensuales vigentes necesita de autorización previa de la Junta Directiva. k) Colocar a consideración y aprobación de la Junta Directiva y de la Asamblea, los planes, programas y proyectos de la Fundación. l) Verificar el cumplimiento de los procesos determinados por la Junta Directiva en la formulación y presentación de los proyectos. m) Velará que los proyectos se presenten de manera oportuna y con adecuada calidad. n) Las demás que correspondan a la naturaleza de su cargo. Artículo 8. Funciones del Secretario a) Asistir a las reuniones de la Asamblea y de la Junta Directiva, elaborar las actas correspondientes, firmarlas conjuntamente con el Presidente y ponerlas a disposición de los integrantes. b) Refrendar la firma del Presidente en los actos que lo requieran y firmar en ausencia de él la correspondencia especial. a) Notificar, comunicar y publicar, según el procedimiento que deba seguirse en cada caso, los acuerdos, resoluciones, programaciones, boletines y en general divulgar las actividades de la Fundación. b) Comunicar la convocatoria para las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General y la Junta directiva. c) Realizar un inventario general de la Fundación con el Tesorero, donde firmen el documento pertinente. d) Las demás que estos estatutos, la Asamblea General o la Junta Directiva le asignen. Artículo 9. Comités de la Junta Directiva. Con carácter permanente la Junta Directiva deberá crear y mantener, por lo menos, los Comités que legal y estatutariamente esté obligada a conformar. Artículo 10. Mecanismos de evaluación de la gestión administrativa, financiera y del objeto social de la Fundación. Para lograr el ejercicio transparente, deberá hacerse una evaluación periódica, preparada adecuadamente para la junta directiva, donde se actualice y analice la situación de cada uno de los componentes estratégicos de la fundación y la gestión del representante legal en el desarrollo de sus funciones y del objeto social de la fundación. Ver anexo No 1: Evaluación de reunión Junta Directiva. Artículo 11. Lo dispuesto en el presente Reglamento y los Estatutos de la Fundación social CEFAS, deberá ser cumplido de manera obligatoria por todos las y los miembros de la Organización.
Artículo 12. Modificación. Será la Asamblea general quien se encargue de aprobar las modificaciones del presente instrumento. El presidente de la Junta y la mayoría de los miembros de este órgano, podrán proponer modificaciones en los casos en que lo crean conveniente o necesario, acompañando a su propuesta de modificación, una justificación de las causas y el alcance de la modificación. Artículo 13. El presente reglamento entrará en vigencia una vez aprobado por la Asamblea General y deberá publicarse y entregarse a cada miembro una copia del mismo. Dado en la ciudad de Bogotá, a los 14 días del mes de Marzo de 2017. En constancia firman: Presidente Representante Legal