Manual de Usuario
Contenido 03 Introducción 05 Configuración 11 Clientes 15 Tarifarios 19 Cotizaciones 26 CFDIS
Introducción Requisitos del sistema: A continuación, se indican los requisitos mínimos del sistema para ejecutar el sistema de facturación electrónica EdiFactMx Facturación Epyme. o Procesador de 32 bits (x86) o 64 bits (x64) a 1 gigahercio (GHz) o superior. o Resolución de pantalla mínima de 1024x768. o Acceso a Internet. o Navegadores soportados: Internet Explorer 8 o superior. Mozilla Firefox 24 o superior. Google Chrome 29 o superior. Safari 6.0 o superior. Pantalla principal del sistema: 1 2 3 4 5 7 6 8
Introducción 1. Menú de secciones: La aplicación se divide en 5 secciones. a. Clientes: En esta sección se administra la lista de los clientes de la empresa para su fácil acceso. b. Tarifario: Listado de las tarifas para los productos y servicios que se manejan dentro de la empresa. c. Cotizaciones: Se puede realizar una cotización sin tener que facturarla al momento, para referencia o para tener moldes para futuros comprobantes. d. Comprobantes Fiscales Digitales: Listado de comprobantes ya emitidos en el sistema, se visualizan por mes. Así mismo en este apartado podrá generar los CFDI s que desee. e. Configuración: Apartado para los ajustes del sistema, datos del emisor, carga del CSD, divisas, impuestos, representación impresa del CFDI, series, folios, entre otros. 2. Opción de descarga del Manual del sistema. 3. Usuario actual: a. Opción para visualizar el perfil. b. Cerrar la sesión del usuario actual. 4. Barra de búsqueda: Puede realizar búsquedas, en la cual obtendrá resultados de la sección en la que se encuentre. 5. Generación de reportes: Podrá descargar el reporte de los CFDI s generados durante cada mes. 6. Menú de sub-secciones: Contenido adicional para cada sección en la que se encuentre. 7. Menú de opciones: Puede incluir elementos como botones de acción, paginadores, las secciones principales tendrán un botón de color azul y las secundarias un botón de color gris. 8. Listado de contenido: Dependiendo de la sección actual que se esté utilizando, desplegará información relacionada con cada sección.
Configuración Ilustración 1.1. Sección Configuración. Iniciaremos con esta sección, debido a que es esencial configurar primeramente nuestros datos como EMISORES para posteriormente ir generando los datos complementarios, tales como nuestros Clientes, nuestros Productos y a partir de ahí generar nuestras Cotizaciones y nuestros Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI s). Del lado izquierdo en nuestro Menú de sub-secciones configuraremos cada uno de nuestros datos. En Ilustración 1.1. se puede visualizar que los campos marcados con un * son obligatorios, es decir, tienen que estar de forma correcta con nuestros datos como emisores una vez que hemos ingresado TODOS nuestros datos, sólo nos restará cargar nuestro CSD. Te preguntarás, cómo cargo mi Certificado de Sello Digital (CSD) y mi Llave que he generado con el SAT?... El procedimiento realmente es sencillo, solamente basta con ubicar la parte de CSD (se encuentra del lado derecho del portal) y encontrar nuestros archivos.cer y.key, una vez ubicados solamente los cargamos en los apartados indicados y finalmente ingresamos LA CONTRASEÑA DEL CERTIFICADO y seleccionamos la opción Guardar para finalizar el proceso de Configuración. Listo, ya tenemos cargado nuestro CSD, nuestros datos y ahora sí estamos listos para generar nuestros CFDI s.
Configuración Ilustración 1.2. Sub-sección Configuración del emisor. Ahora procederemos a configurar nuestro perfil, para ello seleccionamos de nuestro Menú de sub-secciones la opción de Mi Perfil, ahí configuraremos nuestro correo electrónico de contacto y así mismo ahí podremos cambiar nuestra contraseña de acceso, en caso que consideremos necesario. Ilustración 1.3. Sub-sección Mi Perfil.
Configuración Configuramos nuestras divisas, esto nos servirá para al momento de añadir los precios de nuestros productos. Para agregar una nueva divisa seleccionamos la opción marcada con el botón azul Agregar divisa al darle clic nos aparecerá la ventana para ingresar los datos. Ilustración 1.4. Sub-sección Divisas Ilustración 1.5. Agregar nueva divisa. En caso que no deseemos tener una divisa almacenada pues la podremos eliminar, marcando el recuadro que se encuentra a un lado del Código y seleccionando la opción Eliminar, señalado con el botón en color rojo.
Configuración Ilustración 1.6. Eliminar divisa Una vez listas nuestras divisas procederemos a configurar nuestra Representación impresa, en la cual podremos anexar el logotipo de nuestra empresa, así como la cantidad de decimales que queremos que nos muestre en nuestros CFDI s Ilustración 1.7. Sub-sección Representación impresa. Finalmente configuraremos nuestras Series y Folios para tener un mejor control de nuestros CFDI s. En dicha sección podremos añadir o eliminar las Series y Folios.
Configuración Para agregar una nueva Serie y Folio seleccionamos la opción marcada con el botón azul Agregar serie al darle clic nos aparecerá la ventana para ingresar los datos. Ilustración 1.8. Sub-sección Series y Folios. Ilustración 1.9. Agregar Serie y Folio para CFDI s. En caso que no deseemos tener una serie almacenada pues la podremos eliminar, marcando el recuadro que se encuentra a un lado de la serie y seleccionando la opción Eliminar, señalado con el botón en color rojo.
Configuración Ilustración 1.10. Eliminar Serie y Folio. Una vez que hemos configurado todos nuestros datos como EMISORES ahora procederemos a realizar los ajustes adicionales para posteriormente generar nuestros CFDI s sin problema alguno.
Clientes Ilustración 2.1. Sección Clientes. La sección presenta todos los clientes registrados, paginados, cada cliente en el listado de contenido tendrá la opción de ser editado, duplicado y hasta eliminado. Agregar un nuevo cliente: Para crear un nuevo cliente seleccionaremos la opción que se encuentra en el botón de color azul Nuevo Cliente, situado en el Menú de opciones** de la sección. Ilustración 2.2. Nuevo Cliente.
Clientes Al realizar la acción anterior nos desplegará una nueva ventana donde podremos rellenar los datos del cliente, una vez que todos los campos se encuentran completamente llenos de forma correcta, procedemos a darle clic a la opción Guardar, eso nos regresará a la pantalla principal de la sección de Clientes. Los campos marcados con un * son obligatorios. Ilustración 2.3. Datos del Cliente. ** Opciones sobre los clientes - Eliminar: Elimina al cliente del sistema. Esto no afecta a las facturas que se hallan emitido al cliente. - Enviar: Envía por correo electrónico los datos de los clientes seleccionados. - Descargar: Descarga los datos de los clientes seleccionados a la computadora. - Etiquetar: Opción para marcar a los clientes en etiquetas personalizadas por el usuario. Editar datos del cliente: Para editar a un cliente se selecciona la opción editar ( ) representada con un lápiz, la cual aparece en el listado de contenido. Al hacer clic nos aparecerá la ventana de edición, similar a la del apartado de nuevo cliente. Al terminar la edición seleccionamos la opción Guardar esto nos mostrará un mensaje que los cambios se realizaron de forma correcta y seguiremos en la ventana de edición, para salir basta con seleccionar la opción de Clientes, en caso de que no deseemos editar, podemos cancelar la operación.
Clientes Ilustración 2.4. Edición de datos del cliente. Duplicar cliente: Para duplicar a un cliente se selecciona la opción duplicar ( ) representada con un ícono doble, la cual aparece en el listado de contenido. Al hacer clic se creará otro cliente con el mismo nombre y los mismos datos, exceptuando el RFC. Ilustración 2.5. Ilustración 2.5. Duplicar cliente.
Clientes Eliminar cliente: Para eliminar a un cliente se selecciona primeramente el recuadro situado al lado izquierdo del nombre, una vez marcada la casilla solamente procedemos a seleccionar la opción Eliminar situado en el Menú de opciones, representado con un botón en color rojo. Ilustración 2.6. Eliminar cliente.
Tarifario Ilustración 3.1. Sección Tarifario. Agregar nueva tarifa: Para agregar una nueva tarifa seleccionaremos la opción que se encuentra en el botón de color azul Nuevo Producto, situado en el Menú de opciones** de la sección. Ilustración 3.2. Nueva Tarifa.
Tarifario Al realizar la acción anterior nos desplegará una nueva ventana donde podremos rellenar los datos del producto, una vez que todos los campos se encuentran completamente llenos de forma correcta, procedemos a darle clic a la opción Guardar, eso nos regresará a la pantalla principal de la sección de Tarifas. Los campos marcados con un * son obligatorios. ** Opciones sobre los productos Ilustración 3.3. Datos del producto. - Eliminar: Elimina la tarifa del sistema. Los comprobantes y cotizaciones creadas con estas tarifas no se ven afectadas. - Enviar: Envía por correo electrónico las tarifas seleccionadas. - Descargar: Descarga las tarifas seleccionadas en la computadora. - Etiquetar: Opción para marcar las tarifas en etiquetas personalizadas por el usuario. Editar tarifa: Para editar una tarifa se selecciona la opción editar ( ) representada con un lápiz, la cual aparece en el listado de contenido. Al hacer clic nos aparecerá la ventana de edición, similar a la del apartado de nuevo producto. Al terminar la edición seleccionamos la opción Guardar esto nos mostrará un mensaje que los cambios se realizaron de forma correcta y seguiremos en la ventana de edición, para salir basta con seleccionar la opción de Tarifas, en caso de que no deseemos editar, podemos cancelar la operación.
Tarifario Duplicar tarifa: Ilustración 3.4. Edición de datos del producto. Para duplicar una tarifa se selecciona la opción duplicar ( ) representada con un ícono doble, la cual aparece en el listado de contenido. Al hacer clic se creará otra tarifa con los mismos datos. Ilustración 3.5. Duplicar tarifa.
Eliminar tarifa: Tarifario Para eliminar una tarifa se selecciona primeramente el recuadro situado al lado izquierdo del nombre, una vez marcada la casilla solamente procedemos a seleccionar la opción Eliminar situado en el Menú de opciones, representado con un botón en color rojo. Ilustración 3.6. Eliminar tarifa.
Cotizaciones Ilustración 4.1. Sección Cotizaciones. La sección presenta todas las cotizaciones que nosotros hemos emitido hacia nuestros clientes, paginados, cada cotización en el listado de contenido tendrá la opción de ser editada, duplicada y hasta eliminada, así mismo podremos visualizar el archivo PDF de la cotización, enviarla por correo y facturar la cotización. Agregar una nueva cotización: Para crear una nueva cotización seleccionaremos la opción que se encuentra en el botón de color azul Nueva Cotización, situado en el Menú de opciones de la sección. Ilustración 4.2. Nueva Cotización.
Cotizaciones Al realizar la acción anterior nos desplegará una nueva ventana donde podremos rellenar los datos de la cotización, una vez que todos los campos se encuentran completamente llenos de forma correcta, procedemos a darle clic a la opción Guardar, eso nos regresará a la pantalla principal de la sección de Cotizaciones. Los campos marcados con un * son obligatorios. De igual manera tendremos la opción de facturar dicha cotización, es decir, de manera inmediata, pero eso ya dependerá de gusto por parte del emisor. Es importante mencionar que, al momento de seleccionar al cliente, se puede escribir el nombre y lo buscará de la base de datos, si no recuerda el nombre se puede seleccionar la opción Ver Listado de Clientes para seleccionar uno de entre todos los clientes disponibles. En caso de no tener registrado algún cliente, favor de visualizar la Sección Clientes. Ilustración 4.3. Datos de la Cotización. Para agregar un nuevo producto a la cotización seleccionaremos el botón verde eso nos permitirá anexar productos a la lista. Visualizando una ventana en la cual proporcionaremos los datos. En caso de no tener registrado algún producto, favor de visualizar la Sección Tarifario.
Cotizaciones Ilustración 4.4. Agregar productos. En los datos del producto bastará con teclear el código de nuestro producto, de manera automática se llenarán los campos, solamente bastará indicar la cantidad del producto. Ilustración 4.5. Datos del producto.
Cotizaciones De esta manera tendremos añadido nuestro producto, podremos eliminarlo o editarlo, siguiendo los procesos anteriores. Cuando acabemos de añadir los productos podremos visualizar los importes para verificar que sean los correctos, cubriendo esos pasos, solamente nos resta seleccionar la opción Guardar Cotización o Facturar, según sea el caso. Ilustración 4.6. Producto añadido. Ilustración 4.7. Importes de la Cotización.
Cotizaciones Finalmente veremos nuestra cotización generada.. Ilustración 4.8 Cotización generada con éxito. Editar cotización: Para editar a una cotización se selecciona la opción editar ( ) representada con un lápiz, la cual aparece en el listado de contenido. Al hacer clic nos aparecerá la ventana de edición, similar a la del apartado de nueva cotización. Al terminar la edición seleccionamos la opción Guardar esto nos mostrará un mensaje que los cambios se realizaron de forma correcta y seguiremos en la ventana de edición, para salir basta con seleccionar la opción de Cotizaciones, en caso de que no deseemos editar, podemos cancelar la operación. Ilustración 4.9. Edición de datos de cotización.
Cotizaciones Para duplicar a una cotización se selecciona la opción duplicar ( ) representada con un ícono doble, la cual aparece en el listado de contenido. Al hacer clic se creará otra cotización con los mismos datos, pero con un folio distinto. Ilustración 4.10. Duplicar cotización. Visualizar cotización: En esta misma sección podremos visualizar la cotización en un archivo PDF para ellos seleccionamos la opción representada con el ícono del archivo PDF ( ). Ilustración 4.11. Visualización digital de la cotización.
Cotizaciones Enviar cotización: De igual manera podremos enviarle la cotización a nuestro cliente a través de correo electrónico. Para ello seleccionamos la opción representada con el ícono de una carta ( ) llenamos los datos correspondientes y seleccionamos la opción Enviar. Ilustración 4.12. Envío de cotización por correo electrónico. Eliminar cotización Para eliminar una cotización se selecciona primeramente el recuadro situado al lado izquierdo de la fecha del documento, una vez marcada la casilla solamente procedemos a seleccionar la opción Eliminar situado en el Menú de opciones, representado con un botón en color rojo. Ilustración 4.13. Eliminar cotización.
Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI s) Para generar sus CFDI s es necesario haber realizado toda la configuración del Sistema, en caso de no tener completa su configuración, le invitamos a visualizar la Sección de Configuración. Ilustración 5.1. Sección CFDI s. La sección presenta todos los CFDI s que nosotros hemos emitido hacia nuestros clientes, paginados, cada CFDI en el listado de contenido tendrá la opción de visualizar su XML, visualizar el archivo PDF, podrá ser cancelado el CFDI o bien, podremos enviar el CFDI por correo electrónico, cabe hacer mención que NINGÚN CFDI PUEDE SER MODIFICADO.
Agregar un nuevo CFDI: Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI s) UNA VEZ QUE TENGA LISTO SU SISTEMA, AHORA SÍ, HAGAMOS NUESTRA PRIMERA FACTURA ELECTRÓNICA Para crear una nueva factura seleccionaremos la opción que se encuentra en el botón de color azul Nueva Factura, situado en el Menú de opciones de la sección. Ilustración 5.2. Nueva Factura. Al realizar la acción anterior nos desplegará una nueva ventana donde podremos rellenar los datos de la factura, una vez que todos los campos se encuentran completamente llenos de forma correcta, procedemos a darle clic a la opción Facturar, eso nos regresará a la pantalla principal de la sección de CFDI s y nuestra factura será emitida y timbrada correctamente. Los campos marcados con un * son obligatorios. De igual manera tendremos la opción de guardarla como una cotización, en caso que no deseemos facturarla al momento. Es importante mencionar que, al momento de seleccionar al cliente, se puede escribir el nombre y lo buscará de la base de datos, si no recuerda el nombre se puede seleccionar la opción Ver Listado de Clientes para seleccionar uno de entre todos los clientes disponibles. En caso de no tener registrado algún cliente, favor de visualizar la Sección Clientes.
Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI s) Ilustración 5.3. Datos de la Factura. Para agregar un nuevo producto a la factura seleccionaremos el botón verde eso nos permitirá anexar productos a la lista. Visualizando una ventana en la cual proporcionaremos los datos. En caso de no tener registrado algún producto, favor de visualizar la Sección Tarifario. Ilustración Ilustración 5.4. Agregar productos.
Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI s) En los datos del producto bastará con teclear el código de nuestro producto, de manera automática se llenarán los campos, solamente bastará indicar la cantidad del producto. Ilustración 5.5. Datos del producto. De esta manera tendremos añadido nuestro producto, podremos eliminarlo o editarlo, siguiendo los procesos anteriores. Cuando acabemos de añadir los productos podremos visualizar los importes para verificar que sean los correctos, cubriendo esos pasos, solamente nos resta seleccionar la opción Facturar o Guardar como Cotización, según sea el caso. Ilustración 5.6. Producto añadido.
Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI s) Ilustración 5.7. Importes de la Factura Finalmente veremos nuestro CFDI generado exitosamente, siempre y cuando tengamos todos los datos de forma correcta. Ilustración 5.8. CFDI generado con éxito.
Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI s) Visualizar el XML de nuestro CFDI Para poder visualizar el XML de nuestro CFDI basta con darle clic a la opción representada con un ícono de color azul con dos símbolos <> ( ). Ilustración 5.9. Visualización del XML del CFDI 1. Ilustración 5.10. Visualización del XML del CFDI 2.
Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI s) Visualizar el PDF de nuestro CFDI Para poder visualizar el PDF de nuestro CFDI basta con darle clic a la opción representada con un ícono del archivo PDF ( ). Ilustración 5.11. Visualización del PDF del CFDI 1. Ilustración 5.12. Visualización del PDF del CFDI 2.
Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI s) Enviar por correo electrónico el CFDI Para poder enviar por correo electrónico el CFDI basta con darle clic a la opción representada con un ícono representado con una carta ( ). Ilustración 5.13. Enviar por e-mail el CFDI. Cancelar el CFDI Para poder cancelar nuestro CFDI basta con darle clic a la opción representada con un ícono X de color rojo ( ). Ilustración 5.14. Cancelación del CFDI.
Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI s) Descargar Reportes de los CFDI s generados Para poder descargar los reportes de nuestro CFDI s es necesario en primera instancia, indicar el año y el mes, para que de ésta forma podamos descargar nuestros reportes en un formato mensual. Para ello en la parte superior del lado derecho indicaremos al sistema los datos. Una vez seleccionado el año y el mes, procederemos a darle clic a la opción Reporte Mensual y de esa manera nos descargará al ordenador un archivo en formato Excel en el que podremos visualizar nuestro reporte. Ilustración 5.15. Generación de Reporte Mensual de los CFDI s emitidos. Ilustración 5.16. Reporte generado exitosamente.