INFORME CUATRIMESTRAL DE CONTROL INTERNO INFORME EJECUTIVO MAYO-AGOSTO 2013 ------------------------------------------------------------ LEY 1474 DE 2011 por la cual se dictan normas orientas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación, de actos de corrupción y la eficiencia y efectividad del control de la gestión El artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción y desde la fecha de su expedición, 12 de julio de 2011, establece la responsabilidad que tiene el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces de presentar cada cuatro meses un informe que dé cuenta del estado del Sistema de Control Interno de la Federación Colombiana de Municipios. Para dar cumplimiento con esta norma, presentamos y publicamos en la página oficial de la Federación, el informe correspondiente al cuatrimestre comprendido entre el 01 de Mayo al 31 de Agosto de 2013. Acerca del estado del Sistema de Control Interno, los resultados de la evaluación de gestión y las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización, los avances alcanzados y dificultades presentadas en cada uno de los cinco componentes, describiendo de qué manera la Federación Colombiana de Municipios, cumple con los lineamientos del Modelo COSO, además de un resumen del estado general del Sistema de Control Interno de Gestión y las recomendaciones correspondientes.
Cabe mencionar, que la oficina de Control Interno de Gestión de la Federación Colombiana de Municipios inició el pasado 8 de mayo de2013. Dicho lo anterior, esta Jefatura entrega un primer avance de implementación y puesta en marcha del Sistema de Control Interno en la Entidad. RESEÑA DE LA ENTIDAD La Federación Colombiana de Municipios es una Entidad privada sin ánimo de lucro, de carácter gremial, de naturaleza asociativa, que se rige por el derecho privado. Que por medio de la Ley 769 de 2002, le fue delegada la función pública de implementar y mantener actualizado a nivel nacional, un sistema integrado de información sobre las multas y sanciones por infracciones de tránsito (SIMIT). ACTIVIDADES DE GESTIÓN 1. ACTA DE COMPROMISO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El 16 de julio de 2013 el suscrito Director Ejecutivo y su Equipo Directivo expresan su compromiso con el diseño, implementación, seguimiento y evaluación del Sistema de Control Interno de Gestión que se adopta para la Entidad, y convoca a los funcionarios a poner en marcha los métodos y procedimientos necesarios para que el Control Interno de Gestión se convierta en un medio efectivo para el cumplimiento de la Misión y los objetivos institucionales de la Entidad. Igualmente el suscrito y su Equipo Directivo se comprometen a adelantar la sensibilización sobre el Control Interno de Gestión y a generar y estimular la participación de los funcionarios a su cargo en pro del Diseño, Implementación, Desarrollo, Seguimiento y Evaluación del mismo. 2. ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS (Resolución No 37 del 22 de julio) El Sistema de Control Interno que se adopta, se constituirá un instrumento gerencial que permita el cumplimiento de los objetivos fijados por la Entidad en desarrollo de su función institucional y el mejoramiento de la gestión, así como la cualificación del ejercicio del Control
Interno de Gestión con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en el cumplimiento de sus fines estatutarios 3. SE ORGANIZA LOS GRUPOS DE TRABAJO INSTITUCIONAL PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS (Resolución No 38 del 22 de julio) Para dar inicio a la etapa de planeación, diseño e implementación del Sistema de Control Interno en la Federación Colombiana de Municipios, se hizo necesario organizar el equipo de trabajo institucional, con niveles de autoridad y responsabilidad frente a Control Interno. El equipo institucional está conformado por tres grupos así: un primer grupo Directivo, un segundo grupo Operativo y un tercer grupo Evaluador. 4. SE CONFORMÓ EL GRUPO DIRECTIVO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN DE LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS (Resolución No 39 del 22 de julio) El grupo DIRECTIVO del equipo de Control Interno de la Federación Colombiana de Municipios, quedo conformado por los Directores y Asesores de cada área. 5. POR LA CUAL SE CONFORMA EL GRUPO OPERATIVO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN DE LA FEDERACIÓN COLOMBIANA DE MUNICIPIOS (Resolución No 40 del 22 de julio) El grupo OPERATIVO del equipo de Control Interno de la Federación Colombiana de Municipios, quedara conformado así: CARGO Gestor de Relaciones con Asociados Profesional de Políticas Públicas Profesional de Presupuesto y Costos. Profesional Jurídico Jefe de la Administración del Sistema SIMIT Jefe de Asuntos Jurídicos Públicos SIMIT Jefe de Operaciones SIMIT Profesional de Soporte TIC Jefe de Proyectos SIMIT Jefe de Capacitación y Formación
ACTIVIDADES DE CONTROL AVANCE Durante el segundo cuatrimestre del año 2013 se realizó el seguimiento al Plan de Acción del cierre de la vigencia 2012, correspondiente a la Dirección Nacional SIMIT y servicios compartidos de la función pública el cual se encuentra ejecutado en un 100%, así mismo, se hizo seguimiento al Plan de Acción del 2013 con corte a junio 30 de la Dirección Nacional SIMIT y servicios compartidos de la función pública, el cual arroja un porcentaje de ejecución del 37%. DIFICULTADES El mapa de riesgos de La Dirección Nacional SIMIT, se encuentra en proceso de actualización incluyendo la estrategia para la construcción del plan anticorrupción en el que se debe incorporar la descripción de riesgos de corrupción y acciones para su manejo, por tal motivo se llevó una primera reunión el 22 de agosto y programada una segunda para el miércoles 4 de septiembre con un compromiso de disponibilidad del total de la jornada laboral en las Instalaciones de la Casa del alcalde. La Dirección Nacional SIMIT ha definido la necesidad de actualizar el mapa de riesgos e incorporar los nuevos riesgos definidos, además actualmente no se cuenta con un seguimiento que permita establecer el riesgo. Esta información es necesaria para retroalimentar el Sistema de Administración de Riesgos y se pueda establecer mejoras y revisar controles, que fortalezcan la información para la evaluación del riesgo. Se modifica el seguimiento de los planes de mejoramiento pasa de 6 meses a seguimientos trimestrales.
AMBIENTE DE CONTROL AVANCE El día 28 de octubre de 2009 se presentó ante la Dirección Administrativa y Financiera de la Federación Colombiana de Municipios, la propuesta para la creación del Comité de Archivo de la entidad. Posteriormente, mediante Resolución No. 022 del 16 de diciembre de 2009 se creó el Comité de Archivo de la FCM y mediante Resolución No. 41 del 18 de mayo de 2010 se modificó en cuanto a los integrantes y sus delegados. Desde su creación, el Comité de Archivo se ha reunido en seis oportunidades, en las cuales se han tomado decisiones importantes para el desarrollo, implementación y consolidación del Programa de Gestión Documental al interior de la Federación. Mediante Resolución No 090 del 26 de marzo de 2012, el Archivo General de la Nación aprobó las Tablas de Retención Documental de la Federación Colombiana de Municipios, posteriormente mediante resolución interna se adoptaron. Se ha realizado actividades de Bienestar laboral, que buscan la participación del personal y mejorar el clima organizacional en la entidad, como actividades importantes que se deben resaltar es el día de la Secretaria, día de la mujer y el día del hombre, el día de la madre, el día del padre. También se comunican mediante carteleras los cumpleaños de todo el personal y obsequio de una torta personal el día de su cumpleaños, adicionalmente se entrega tarjeta de felicitaciones en el día de la profesión ejemplo (día del abogado, contador, economista, administrador etc) Buscando la mejora continua en cada uno de los procesos, el día 30 de agosto se socializo la Cadena de Valor donde se encuentran los procesos actualizados con la versión No 2, de igual forma se publicaron en la página web de la Federación. Desde la fecha de compromiso de la Alta Dirección (16 de julio), con corete a 30 d agosto, se han realizado tres (3) socializaciones en el espacio de los viernes llamado charla de 5 minutos, durante los meses de septiembre-octubre y noviembre se tienen programa nueve (9) charlas, con diferentes temas de Control Interno.
DIFICUALTADES En la Entidad actualmente no cuenta con un cronograma establecido e institucionalizado, el cual permita planear y ejecutar a cabalidad las actividades de bienestar laboral. Actualmente no contamos con un carnet que nos identifique como funcionarios de la Federación Colombiana de Municipios, mecanismo que al portarlo cree un sentido de pertenencia con la Entidad. SISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN AVANCE Se realizó el Informe de seguimiento y avance de cada una de las metas descritas en el plan de mejoramiento de la CGR, de la vigencia 2010, el cual fue enviado mediante la plataforma SIRECI. La última visita de Auditoria por parte de la Contraloría General, se realizó en el 2011 auditando vigencia 2010. En cumplimiento de los informes requeridos por los diferentes entes de control, se reportó lo siguiente: INFORME CANTIDAD OBSERVACIÓN Plan de Mejoramiento 2 1. En enero de 2013 con corte a Diciembre de 2012. 2. El 15 de julio de 2013 con corte a junio de 2013 Informe 3 1. Enero de 2013, se remite informe con corte a Diciembre Contractual 31 de 2012 2. Se envió informe en abril con corte a Marzo de 2013. 3. Se remite en julio con corte a Junio de 2013 Informe Rendición de la Cuenta Informe Financiero - Alcaldía Mayor 1 Este informe se envió en el mes de marzo de 2013, la información se remite con corte a diciembre de 2012, este incluye información financiera, planes de acción, indicadores, gestión ambiental, plan de compras, Presupuesto. 1 Este informe se envió en el mes de marzo de 2013, la información se remite con corte a diciembre de 2012, este incluye información contable y financiera, Informe de Gestión, Gestión ambiental entre otros
DIFICUALTADES No se han presentado dificultades en este subsistema. ESTADO GENERAL DE CONTROL INTERNO La Federación Colombiana de Municipios Dirección Nacional SIMIT, ha dado cumplimiento a cada uno de los informes anuales, mensuales y trimestrales, como a su vez, a los oficios y solicitudes que requieren los diferentes Entes de Control. Como conclusión el Sistema de Control Interno en la FCM- SIMIT, evidencia su implementación y puesta e marcha en la integración en las actividades cotidianas de todos los funcionarios que hacen parte de la Entidad. RECOMENDACIONES Se debe realizar seguimiento mensual al informe de austeridad del gasto de la Dirección nacional SIMIT y trimestralmente de los periodos junio-agosto de 2013 y emitir un informe para la Dirección buscando la transparencia y el control de gestión, por parte de la Oficina de Control Interno. Continuar con la socialización del mapa de procesos de la entidad y crear la cultura y compromiso de consulta. Hacer seguimiento al Plan de Acción, con corte a 30 de Septiembre de 2013, con el fin de evaluar el cumplimiento y tomar las acciones requeridas para garantizar la consecución de los objetivos propuestos. Se deben fortalecer los canales para mejorar la comunicación organizacional. Es necesario continuar con el espacio establecido institucionalmente los viernes charla de 5 minutos, con el fin de ir fortaleciendo el Sistema de control Interno de la Entidad. En cuanto a las tablas de retención documental, es necesario realizar los ajustes al organigrama y actualización de las TRD, toda vez que, los cargos nuevos no cuentan con la numeración respectiva, así mismo, se debe hacer la respectiva socialización.
Debido a la rotación e ingreso de personal en algunos cargos de la FCM- SIMIT, es pertinente realizar una capacitación por parte de la Oficina de CIG, en que se busque la difusión del Sistema de Control Interno, MODELO COSO, con el fin de involucrarlos y comprometer en el cumplimiento de la implementación; de igual forma, se debe mejorar el proceso de inducción y reinducción de la Entidad. LUCIA OBANDO VEGA Jefe de Control Interno de Gestión