Tunja, 22 de marzo de 2013 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA SECRETARIA GENERAL GRUPO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA VOLUMEN DOCUMENTAL EN LA UPTC Elaborado por: Nubia Elena Pedraza Vargas Gloria Marina Acero Faura Sede Central Martha Cecilia Bohórquez Garzón Sede Central Martha Elena Sánchez Jiménez Sede Central María Concepción Martínez Ramos Sede Central Elba Beatríz Barrios - Seccional Duitama María Eugenia Puchigay Seccional Sogamoso Liliana Alarcón Rodríguez Seccional Chiquinquirá OBJETIVOS: Cuantificar el volumen documental en la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, Sede Central y Seccionales. Conocer el volumen porcentual de las series más voluminosas dentro del total de archivos de cada sede. Tomar acciones que posibiliten el manejo de los documentos de manera electrónica 1. ACTIVIDADES REALIZADAS 1.1 La Coordinación del Grupo de Archivo y Correspondencia, estableció en una primera etapa, los aspectos y formatos para calcular el volumen documental. Para esto se tuvo en cuenta: La estructura orgánica, las Tablas de Retención Documental, los registros de transferencia, los planos de los espacios destinados para archivo, los informes del Grupo de Archivo, etc. 1.2 El personal encargado, a partir de visitas de observación en los distintos espacios donde se encuentran los archivos, procedió a cuantificar en cada una de las sedes el volumen documental (en metros lineales), registrando la información en los formatos diseñados para este propósito. 1.3 Finalmente se procedió a la elaboración del informe.
2. PRESENTACIÓN DE TABLAS Y GRÁFICO TABLA Y GRÁFICO 1 NÚMERO DE OFICINAS PRODUCTORAS POR SEDE Sede No. Oficinas Tunja 105 Sogamoso 20 Duitama 18 Chiquinquirá 15 Total UPTC 158 Chiquinquirá 10% Duitama 1 Sogamoso 13% Tunja 66% TABLA Y GRÁFICO 2 VOLUMEN DOCUMENTAL POR SEDE Y AÑO DE PRODUCCIÓN (Metros lineales) Sede HASTA 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Total Crecimiento anual 2011-2012 Tunja 2946 149 123 138 55 89 150 115 129 3894 12% Sogamoso 65,75 13,8 7 26,25 13,75 17,25 143,8 25% Duitama 65,5 6,25 22,75 12,25 19,5 11,75 138-40% Chiquinquirá 49 9 5,5 7,25 5,75 15,8 92,3 175% Total 2946 149 123 318,25 84 124,3 195,75 154 173,8 4268* 13% 3% 2% Tunja Sogamoso Duitama Chiquinquirá 9
TABLA Y GRÁFICO 3 OFICINAS PRODUCTORAS DE MAYOR VOLUMEN TUNJA 2012 (No. Cajas) Dependencia No. Cajas Tesorería 90 Contabilidad 68 Facultades (8) 62 Escuelas (32) 55 Centro Conciliación 34 Oficina Jurídica 29 Talento Humano 23 Admisiones FESAD 15 Consejo Académico 14 Consultorio Jurídico 14 Dirección Investigaciones 14 Rectoría 8 U. Relaciones Externas y Convenios 8 Escuelas de Postgrado (8) 8 Centros de Investigación (8) 8 Bienes y Suministros 7 Servicios Generales 6 Vicerrectoría Académica 5 Oficina Planeación 4 Almacén e Inventarios 4 Emisora 3 Consejo Superior 2 Secretaria General 2 Grupo de Quejas y Reclamos 2 Comité de Puntaje 2 Presupuesto 2 Organización y Sistemas 2 UNISALUD 2 Oficina de Acreditación 2 TOTAL (81) 495
3% 2% 3% 3% 3% 2% 2% 2% 5% 6% 7% 1 18% 13% 1 Tesoreria Contabilidad Facultades (8) Escuelas (32) Centro Conciliación Oficina Jurídica Talento Humano Admisiones Fesad Consejo Académico Consultorio Jurídico Dirección Investigaciones Rectoría U. Relaciones Exter. y Con. Escuelas de Postgrado (8) Centros de Investigación (8) Bienes y Suministros Servicos Generales Vicerrectoría Académica Oficina Planeación Almacén e Inventarios Emisora Consejo Superior Secretaria General Grupo de Quejas y Reclamos Comité de Puntaje Presupuesto Organización y Sistemas Unisalud Oficina de Acreditación
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA VOLUMEN DOCUMENTAL HASTA 2012 ARCHIVO CENTRAL VOLUMEN DOCUMENTAL METROS LINEALES CAJAS Volumen documental hasta 2004 495 ml 1980 Volumen documental 2005 2012 944 ml 3776 TOTAL 1439 ml 5756 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA VOLUMEN DOCUMENTAL HASTA 1979 ARCHIVO HISTÓRICO METROS VOLUMEN DOCUMENTAL LINEALES CAJAS HASTA 1979 166 664 UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA VOLUMEN DOCUMENTAL HASTA 1979 OTROS ARCHIVOS METROS DEPENDENCIAS LINEALES CAJAS FACULTAD DE EDUCACIÓN 18 72 TESORERÍA 790 3160 TALENTO HUMANO 147 588 COMITÉ DE PUNTAJE 182 728 ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO 774 3096 FACULTAD DE CIENCIAS SALUD 374 1496 TOTAL 2285 9140
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA VOLUMEN DOCUMENTAL FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD METROS ASUNTO O SERIE LINEALES CAJAS RECIBOS DE CAJA 30 120 CORRESPONDENCIA IIFA 23 92 FONDOS Y BIENES 23 92 INVESTIGACIONES 2 8 FONDO ESPECIAL PUBLICACIONES 5 20 HISTORIAS CLÍNICAS 120 480 CUENTAS IIFA 52 208 CONTABILIDAD 104 416 TOMOS CONTADURÍA GENERAL 15 60 TOTAL 374 1496 INFRAESTRUCTURA AREA DEPÓSITOS VOLUMEN TOTAL ARCHIVO A 2012 SITIO AREA metros METROS cuadrados DENOMINACIÓN LINEALES CAJAS ARCHIVO CENTRAL (280 estantes) 325,60 ARCHIVO CENTRAL 1439 5765 ARCHIVO HISTÓRICO (28 estantes) 37,20 ARCHIVO HISTÓRICO 166 664 HOSPITAL ANTIGUO (39 estantes) 151,50 OTROS ARCHIVOS* 2285 9140 TESORERÍA 1 (42) 56,09 TESORERÍA 2 (85) 75 TOTAL 3890 15569 TOTAL 645,39 Facultad de Educación, Tesorería, Talento Humano, Comité de Puntaje, Admisiones y Facultad de Ciencias de la Salud.
TABLA Y GRÁFICO 4 OFICINAS PRODUCTORAS DE MAYOR VOLUMEN DUITAMA 2012 (No. Cajas) No. DEPENDENCIA CAJAS Admisiones y Control de Registro 20 Decanatura y Consejo de Facultad 3 Unidad de Política Social 2 Educación a Distancia FESAD 2 Licenciatura en Matemáticas y E. 2 Ingeniería Electromecánica 2 Licenciatura Educación Industrial 2 Administración Turística y Hotelera 2 Administración Empresas Agropecuarias 2 Diseño Industrial 2 Escuela de Postgrados 2 Biblioteca 1 Centro de Investigaciones CIFAD 1 Bienes, Suministros, Almacén 1 Administración Industrial 1 Archivo 1 TOTAL 46
2% 2% 2% 2% 2% 20/ 43% 7% Admisiones y Control de Registro Unidad de Política Social Licenciatura en Matemáticas y E. Licenciatura Educación Industrial Administración Empresas Agrope. Escuela de Postgrados Centro de Investigaciones CIFAD Administración Industrial Decanatura y Consejo de Facultad Educación a Distancia FESAD Ingeniería Electromecánica Administración Turística y Hotelera Diseño Industrial Biblioteca Bienes, Suministros, Almacén Archivo
TABLA Y GRÁFICO 5 OFICINAS PRODUCTORAS DE MAYOR VOLUMEN SOGAMOSO 2012 (No. Cajas) DEPENDENCIA No. CAJAS Admisiones y Control de Registro 24 Centro de Formación CIFAS 14 Política Social 9 Decanatura 4 Escuela de Postgrados 2 Escuela de Ingeniería Industrial 2 IRME 2 Biblioteca 2 Oficina Administrativa y Financiera 1 Escuela de Ingeniería Geológica 1 Escuela de Ingeniería de Minas 1 Escuela de Contaduría Pública 1 Escuela Ingeniería Electrónica 1 Escuela Administración de Empresas 1 Grupo de Bienes, Suministros e I. 1 Museo Arqueológico 1 Archivo Central 1 TOTAL 68
3% 3% 3% 3% 6% 35% 13% 2 Admisiones y Control de Registro Política Social Escuela de Postgrados IRME Oficina Administrativa y Financiera Escuela de Ingeniería de Minas Escuela Ingeniería Electrónica Grupo de Bienes, Suministros e I. Archivo Central Centro de Formación CIFAS Decanatura Escuela de Ingeniería Industrial Biblioteca Escuela de Ingeniería Geológica Escuela de Contaduría Pública Escuela Administración de Empresas Museo Arqueológico
TABLA Y GRÁFICO 6 OFICINAS PRODUCTORAS DE MAYOR VOLUMEN CHIQUINQUIRÁ 2012 (No. Cajas) No. DEPENDENCIA CAJAS Admisiones y Registro 21 Almacén e Inventarios 16 Decanatura 6 Escuela Contaduría Pública 4 Unidad de Política Social 4 Escuela Administración de Empresas 3 Sección Administrativa y Financiera 2 Centro de Investigaciones CENDES 2 Escuela de Postgrados 1 Escuela Tecnología en Gemología 1 Organización y Sistemas 1 Biblioteca 1 Archivo 1 TOTAL 63
2% 3% 3% 2% 2% 2% 2% 6% 6% 5% 33% 9% 25% Admisiones y Registro Decanatura Unidad de Política Social Sección Administrativa y Financiera Escuela de Postgrados Organización y Sistemas Archivo Almacén e Inventarios Escuela Contaduría Pública Escuela Administración de Empresas Centro de Investigaciones CENDES Escuela Tecnología en Gemología Biblioteca
TABLA 7 SERIES DOCUMENTALES DE MAYOR VOLUMEN - TUNJA 2012 SERIES DOCUMENTALES CAJAS ACTAS 104 LIBROS AUXILIARES Y COMPROBANTES 68 EGRESOS 64 TRAMITES CONCILIATORIOS 34 CONTRATOS 29 COMUNICACIONES 24 INGRESOS 20 PROYECTOS 14 HISTORIAS ACADEMICAS FESAD 14 SERVICIOS JURIDICO ASISTENCIALES 14 INFORMES 14 NÓMINAS 12 CONCILIACIONES 8 RESOLUCIONES 6 CONVENIOS 4 CONVOCATORIAS 4 GESTION DE OBRAS FÍSICAS 4 TOTAL 437
TABLA 8 SERIES DOCUMENTALES DE MAYOR VOLUMEN - SECCIONALES 2012 DUITAMA SERIES DOCUMENTALES No. CAJAS Historias Académicas 19 Actas 16 Informes 2 SOGAMOSO Evaluación 2 Programas 4 SERIES DOCUMENTALES No. CAJAS Inventarios 2 Historias Académicas 24 Estadísticas 1 Actas 8 Comunicaciones 1 Comunicaciones 7 TOTAL 47 Programas 5 Convocatorias 4 CHIQUINQUIRÁ Proyectos 4 Evaluaciones 3 SERIES DOCUMENTALES No. CAJAS Historias Clínicas 3 Historias Académicas 20 Estadísticas 2 Comunicaciones 11 Convenios 2 Actas 7 Informes 2 Informes 6 Boletines 1 Inventarios 5 Estudios 1 Programas 4 Planes 1 Contratos 3 Publicaciones 1 Historias Clínicas 3 Inventarios 1 Estadísticas 1 TOTAL 69 Convocatorias 1 Publicaciones 1 Libros 1 TOTAL 63
3. CONCLUSIONES El volumen documental que se genera en la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, tiene tendencia a estabilizarse a partir del año 2010. Las series documentales que representan el mayor volumen, en su mayoría, tienen una disposición final, establecida en la TRD, como Conservación. Obviamente esto implica que no se pueda contemplar la posibilidad de seleccionar o eliminar la documentación. Con los datos presentados resulta evidente que las instalaciones asignadas para el archivo son insuficientes en la actualidad y en el inmediato futuro. Tanto en la Sede Central como en las Seccionales es un problema común la capacidad insuficiente para el almacenamiento de los documentos. Se hace necesario que la Universidad garantice los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de los archivos, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas requeridas en los casos de construcción, adecuación de espacios, adquisición o arriendo. 4. RECOMENDACIONES La Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia requiere adelantar procesos para iniciar programas de gestión documental electrónica, garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos. Las iniciativas de la estrategia de gobierno en línea y reducción en el uso del papel deben ser una política institucional. Los Líderes de Proceso se deben comprometer con el trabajo minucioso de revisión de la tabla de retención documental para determinar si el proceso de valoración (valor primario y secundario) allí establecido para las series documentales es el indicado. NUBIA ELENA PEDRAZA VARGAS Grupo de Archivo y Correspondencia