AUDITORIA PARA LA EFECTIVIDAD DEL MANTENIMIENTO

FACULTAD DE INGENIERIA ESCUELA DE INGENIERIA MECANICA AUDITORIA PARA LA EFECTIVIDAD DEL MANTENIMIENTO FERNANDO ESPINOSA FUENTES

INTRODUCCIÓN. El propósito de la Auditoria para la Efectividad del Mantenimiento es determinar donde la organización creada para el mantenimiento del activo de la organización esta bien implementada, a fin de fortalecer este aspecto y donde quedan áreas que deben ser mejoradas para que los servicios sean entregados con la calidad y oportunidad que son requeridos. Este instrumento provee una visión de la estructura, relaciones, procedimientos y personal, relativo a una buena práctica del mantenimiento. Este es el primer paso para decidir e implementar mejoramientos en la gestión del mantenimiento. LA AUDITORIA INTERNA. La auditoria interna es una función dentro de la organización que tiene la función de evaluar permanente e independientemente en cada organización, si es que tiene implementado un sistema de retroalimentación destinado al mejoramiento continuo. Su objetivo principal es asesorar al tomador de decisiones en la promoción de la eficiencia de los procedimientos existentes. Cuando se plantea la necesidad de realizar la auditoria interna es para garantizar los resultados de la gestión y además tener recomendaciones, las cuales son objeto de consideraciones y decisiones. Múltiples factores impulsan a tener un sistema de auditoría (ver figura 1.1), pero entre lo más gravitante se puede mencionar que durante los últimos veinte años, el mantenimiento ha cambiado, quizás más que cualquier otra disciplina de la administración. Los cambios se deben a un aumento en el número y variedad de recursos físicos que deben mantenerse, plantas mucho más complejas, nuevas técnicas de mantenimiento y puntos de vistas cambiantes en la organización del mantenimiento y en sus responsabilidades. El mantenimiento también está respondiendo a las expectativas cambiantes. Éstos incluyen un rápido y creciente conocimiento de hasta que punto la falla del equipo afecta la seguridad y el ambiente, un conocimiento creciente de la conexión entre el mantenimiento y calidad del producto, y presión creciente por lograr una alta disponibilidad de la planta y mantener controlados los costos. Se suma a lo anteriormente mencionado que ha habido un crecimiento explosivo de nuevos conceptos del mantenimiento y sus técnicas. Se han desarrollado variadas durante los últimos años, y más están surgiendo en el presente. Los nuevos desarrollos incluyen: herramientas de apoyo a la decisión, como estudios de riesgo, modos de falla y análisis de efectos y sistemas expertos; nuevas técnicas de mantenimiento, como monitoreo de condición; diseño de equipo con un énfasis mayor en la fiabilidad y mantenibilidad y un cambio mayor en el pensamiento orgánico hacia la participación, equipo- trabajo y flexibilidad. La auditoria interna del mantenimiento es una función que evalúa en forma permanente si el sistema de control interno, implementado por la administración del mantenimiento, está operando efectiva e eficientemente. Su objetivo primordial es dar recomendaciones a la alta administración

tanto para fortalecer los controles internos existentes o para sugerir nuevos controles, como para promover la eficiencia de los procedimientos existentes, después de evaluarlos. Necesidad de conocer la calidad del control interno y retroalimentación Dar seguridad y garantía en el servicio a terceros Auditoria del mantenimiento Complejidad creciente de la organización Complejidad creciente del entorno Fig. 1.1: Fundamentos de la auditoria interna del mantenimiento. UN MODELO DE AUDITORÍA PARA MANTENIMIENTO. Hay muchos instrumentos para auditar el mantenimiento cuya selección o diseño depende de la estrategia definida para la organización en primer lugar, y para el departamento de mantenimiento en segundo; sin embargo, el foco central de la herramienta, que se aplica por primera vez, debe apuntar a una auditoría global. El contenido de la auditoría debe cubrir las áreas que van desde la identificación y descripción del departamento de mantenimiento hasta el uso de herramientas de gestión. La importancia de este recorrido por todos los aspectos involucrados en la gestión del mantenimiento es tener las bases para más adelante, cuando llegue el momento de plantear alternativas de soluciones a los problemas detectados durante la auditoría. Hay que destacar que, una vez que se deciden implementar acciones para el mejoramiento de aquellos aspectos del mantenimiento que no estaban de acuerdo con los estándares esperados, la herramienta de auditoría debe incluir en su estructura las preguntas necesarias para medir, al momento de aplicar nuevamente la encuesta, el estado del área en proceso de mejoramiento. Esto

indica que el instrumento no es algo estático en el tiempo, sino que debe seguir la dinámica de la evolución que le da el administrador para lograr los objetivos impuestos. La auditoria se puede dividir en seis aspectos (ver figura 1.2) y de esta manera cubrir todos los campos que una buena gestión del mantenimiento debería tener en cuenta. Se comienza con la caracterización del tipo de mantenimiento que se practica en la empresa (ver figura 1.3), información clave para el auditor, en especial si es externo, a fin de que las acciones de mejoramiento que recomiende sean acorde con la estructura, forma y prácticas de mantenimiento de la organización auditada. Identificación y caracterización de la empresa Criticidad de las rutas de inspección Sectorización de la planta Criticidad de los equipos Dimensionamiento de los tiempos de mantención Información de los equipos AUDITORIA DEL MANTENIMIENTO Manejo de la información sobre equipos Estado del mantenimiento actual Antecedentes de costos de mantención Efectividad de la mantención actual Información del mantenimiento Información sobre el manejo de recursos Información sobre indicadores Información sobre manejo del personal Integración de la gente de operaciones Programación de las tareas de mantención Antecedentes para programar el mantenimiento Generación índices de control y retroalimentación Análisis de reemplazo de equipos Análisis reemplazo a la falla o grupal Análisis para mantención propia o por terceros Análisis de la evolución de los costos Capacidad de programar actividades Administración de trabajos Procedimeinto para mantenimiento Manejo de las relaciones humanas Manejo de repuestos y herramientas Fig. 1.2: Estructura del proceso de auditoria del mantenimiento.

A. IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA A1. Nombre de la empresa: Sociedad Productoras de Partes y Piezas A2. Fecha de la auditoria: 25/08/2000 A3. Nombre del Auditor: Fernando Espinosa A4. Nombre encargado de Mantención Jose Altamira A5. Clase de equipamiento y número de Estándar Diseño especial Específico Total equipos involucrados en cada clase 18 2 20 A6. Posee Depto. De Mantención SI ------> A7 NO ------>A9 A7. Número de turnos de la jornada 1 A8. Número de personal de mantención Primer turno Segundo turno Tercer turno Total en cada turno 4 4 A9. Dependencia del Depto. de Mantención Jerarq. Propia Depend. Produc. Sin Organización x A10. Realización de la Mantención Contratista Operarios Equipo Especialistas No hay mant. x A11. Cómo clasifica la mantención Correctiva Preventiva Sintomática Otro tipo x A12. Posee bodega de repuestos SI ----------> A13 NO --------> A14 A13. Dependencia de la bodega Mantención Producción Otra x A14. Satisfacción del abastecimiento Bueno Regular Malo x Observaciones y comentarios: Las operaciones de mantenimiento se realizan principalmente por gente del grupo de mantención formado por egresados de escuelas tecnológicas Fig. 1.3: Planilla para la identificación y caracterización de la empresa. La parte global de la auditoria cubre también los aspectos de análisis de las rutas (ver figura 1.4) como ser la sectorización que se ha hecho de la planta, la identificación de la criticidad de los equipos y la estimación de los tiempos de mantenimiento. Es importante este aspecto para asignar las prioridades en la ejecución de las tareas de mantenimiento, acumular e identificar costos y en un

futuro próximo implementar políticas de mantenimiento basadas en la confiabilidad de las líneas de producción. B. CRITICIDAD DE RUTAS DE INSPECCION Ingrese el número que se le indica entre paréntesis para la alternativa que mejor describe su situación. B1. Tiene las áreas de producción Ninguna (1) Parcialmente (3) Todas (5) separadas por algún criterio? 3 B2. Tiene identificados por algún Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) código sus equipos? 3 B3. Tiene clasificado sus equipos se- Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) gún su criticidad ante una falla? 1 B4. Puede cuantificar la incidencia de la No (1) Algunos (3) Si (5) falla de un equipo sobre otro(s)? 3 B5. Tiene un layout de planta que describa No (1) Parcial (3) Si (5) e identifique todos los equipos? 5 B6. Tiene líneas en paralelo en su sistema No (X) Si (X) de producción? x B7. Tiene identificadas las líneas según No (X) Es única (X) Si (X) su criticidad para el proceso? x B8. Algún(os) equipo produce cuello No (X) Si (X) de botella? x B9. Tiene identificado para cada equipo No (1) Parcialmente (3) Todos (5) los riesgos para el operario? 3 B10. Sabe cuanto tiempo toma cada No (1) Parcialmente (3) Todos (5) proceso de la línea de producción? 3 B11. Tiene estipulado tiempos estándares No (1) Parcialmente (3) Todos (5) para el mantenimiento de equipos? 3 B12. Tiene calculado el volumen de tra- No (1) Parcialmente (3) Todos (5) jos de mantención que puede hacer? 5 Observaciones y comentarios: Fig. 1.4: Planilla para el aspecto de la criticidad de las rutas de inspección. La parte del manejo de datos acerca de cada equipo se ve en la sección manejo de la información sobre equipos (ver figura 1.5). Se recaban antecedentes sobre la existencia de información sobre equipos, como ser catálogos, fichas de inventario, además de datos que son importantes en el

momento de planificar el mantenimiento, como ser: tasas de fallas, tiempos de abastecimiento, identificación de personal, medios para el mantenimiento y proveedores, entre otros. El objetivo de esta sección es evaluar el grado de conocimiento acerca de los recursos de información y medios, para realizar una planificación de las acciones de mantenimiento con un alto grado de certeza en el cumplimiento de dichas tareas para los tiempos que se le asignan como normales. C. MANEJO DE LA INFORMACIÓN SOBRE EQUIPOS Ingrese el número que se le indica entre paréntesis para la alternativa que mejor describe su situación C1. Posee los catálogos e información Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) técnica de todos los equipos? 3 C2. Posee fichas de inventario para cada Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) equipo? 3 C3. Tiene procedimientos de trabajos de Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) mantención establecidos? 3 C4. Posee cada equipo un programa de Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) trabajos de mantención? 1 C5. Posee registros de las mantenciones Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) para cada equipo? 3 C6. Tiene registros de tiempo de cada Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) mantención realizada? 1 C7. Tiene un registro de la disponibilidad Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) de repuestos en bodega? 3 C8. Tiene clasificado su stock de repuestos Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) por algún criterio? 1 C9. Tiene un registro de los implementos Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) usados para la mantención? 3 C10. Sabe cuál es la tasa de fallas de Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) cada equipo? 3 C11. Puede determinar la confiabilidad Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) de cada equipo? 1 C12. Tiene clasificados a los proveedores Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) de partes y piezas? 5 C13. Tiene registros de los operarios que Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) trabajan en los equipos? 5 C14. Tiene un programa de capacitación Ninguno (1) Parcialmente (3) Completo (5) completo implementado? 3 C15. Tiene información precisa para llevar Ninguna (1) Parcial (3) Completa (5) índices de control de eficiencia? 1 Observaciones y comentarios: Fig. 1.5: Planilla para manejo de la información sobre equipos

El siguiente bloque de preguntas está dirigido a evaluar cómo se está realizando el mantenimiento actualmente (ver figura 1.6) en base a aspectos como ser: existencia de rutinas básicas de mantenimiento, recopilación de mantenciones realizadas, relación de horas de mantenimiento, etc. D. ESTADO DEL MANTENIMIENTO ACTUAL Ingrese el número que se le indica entre paréntesis para la alternativa que mejor describe su situació D1. Se revisan todos los equipos cada vez Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) que comienza un turno? 3 D2. Los operadores de los equipos Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) realizan tareas simples de mantención? 5 D3. Se tiene una rutina preestablecida Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) de intervenciones diaria? 3 D4. Se mantiene una bitácora de manten- Ninguna (1) Parcial (3) Completa (5) ciones diarias? 3 D5. Se sabe cuanto tiempo se requiere para No (1) Aproximado (3) Si (5) hacer el diagnóstico de una falla? 1 D6. Sabe cuanto es el tiempo de abaste- No (1) Aproximado (3) Si (5) cimiento para cada grupo de repuestos? 3 D7. Sabe exactamente el número de No (1) Aproximado (3) Si (5) trabajos pendientes por período? 5 D8. Tiene control sobre las horas extras Ninguno (1) Parcial (3) Completo (5) necesarias para terminar trabajos? 1 D9. Tiene algún criterio para dar prioridad No (1) Aproximado (3) Si (5) en la ejecución de trabajos? 3 D10. La información capturada en terreno Ninguna (1) Parcialmente (3) Toda (5) es legible, util y oportuna? 3 D11. Tiene un registro de trabajos de Ninguno (1) Parcial (3) Completo (5) emergencia y programados? 1 D12. Tiene cuantificado el tiempo de produc- Ninguno (1) Parcial (3) Completo (5) ción perdido por fallas? 3 D13. Tiene cuantificado el tiempo que se de- No (1) Aproximado (3) Si (5) mora en hacer efectiva la mantención? 3 D14. Mantiene un control sobre el tiempo Ninguno (1) Parcial (3) Completo (5) empleado en reparaciones? 3 D15. Compara el tiempo real con el tiempo No (1) A veces (3) Si (5) estipulado en las órdenes de trabajo? 3 Observaciones y comentarios Fig. 1.6: Planilla para el estado del mantenimiento actual.

El grupo de preguntas contenido en la auditoria sobre el mantenimiento actual apunta a detectar el grado de uso de antecedentes, que son recopilados en terreno, y son la base para medir la efectividad del mantenimiento. Con estos datos se puede conocer la capacidad que se tiene para enfrentar la carga actual y determinar cual es el costo asociado a las políticas de mantenimiento implementadas. En el módulo sobre mantenimiento actual se mencionó acerca de la recopilación de antecedentes de costos. Es en la planilla antecedentes de costos de mantenimiento (ver figura 1.7) donde se entra al detalle de estos. Se pregunta sobre costo de adquisición, tasa de depreciación, costos de mano de obra, costos alternativos, etc. E. ANTECEDENTES DE COSTOS DE MANTENCION Ingrese el número que se le indica entre paréntesis para la alternativa que mejor describe su situación. E1. Sabe en que año adquirió cada uno Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) de sus equipos? 3 E2. Sabe el valor de adquisición de cada Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) uno de sus equipos? 3 E3. Tiene definida la tasa de depreciación Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) de cada equipo? 1 E4. Sabe con exactitud cuál es el costo No (1) Aproximado (3) Si (5) de los repuestos en cada equipo? 3 E5. Sabe con exactitud cuál es el costo No (1) Aproximado (3) Si (5) de la mano de obra de mantención? 3 E6. Sabe con exactitud cual es el costo No (1) Aproximado (3) Si (5) de pérdida de producción por falla? 3 E7. Evalúa anualmente el reemplazo de los Ninguno (1) Parcialmente (3) Todos (5) equipos a su cargo? 1 E8. Sabe la razón de costos entre manten- No (1) Aproximado (3) Si (5) miento y costo total del producto? 3 E9. Tiene una relación de cantidad entre No (1) Aproximada (3) Si (5) personal de mantención y producción? 5 E10. Puede medir la desviación entre el No (1) Parcialmente (3) Si (5) costo real y el costo presupuestado? 3 E11. Lleva un control de gastos de manten- No (1) Parcialmente (3) Si (5) ción por equipo? 3 E12. Lleva un control estadístico de los gas- No (1) Parcialmente (3) Si (5) tos de mantención por equipo? 1 E13. Puede definir el tamaño del inventario No (1) Parcialmente (3) Si (5) para una disponibilidad del equipo? 1 E14. Sabe donde es más rentable subcontra- No (1) Parcialmente (3) Si (5) tar que trabajar con recursos propios? 3 E15. Puede definir las políticas de manten- No (1) Parcialmente (3) Si (5) en base a los costos alternativos? 1 Observaciones y comentarios Fig. 1.7: Planilla para antecedentes de costos de mantenimiento.

El último grupo de preguntas va dirigido a medir el aspecto relacionado principalmente con el manejo de los índices de control (ver figura 1.8). Se incluye este aspecto ya que un sistema de gestión no puede ser implementado sin tener un punto de referencia sobre el cual medir la evolución de la efectividad del manejo de los recursos que le han sido asignados. F. EFECTIVIDAD DE LA MANTENCION ACTUAL Ingrese el número que se le indica entre paréntesis para la alternativa que mejor describe su situación F1. Sabe cuál es la relación de paros pro- No (1) Parcialmente (3) Si (5) gramados y paros imprevistos? 3 F2. Se cumple el programa de trabajos No (1) Parcialmente (3) Si (5) programados de mantenimiento? 3 F3. Se lleva un control del estado de avan- No (1) Parcialmente (3) Si (5) ce de las ordenes de trabajo (O.T.)? 3 F4. Conoce el lapso de tiempo medio entre el No (1) Parcialmente (3) Si (5) aviso de la falla y la emisión de la O.T? 1 F5. Conoce el tiempo medio de aprobación No (1) Parcialmente (3) Si (5) de una orden de trabajo? 3 F6. Tiene definidos los procedimientos para No (1) Parcialmente (3) Si (5) realizar el mantenimiento preventivo? 3 F7. Tiene definidos los procedimientos para No (1) Parcialmente (3) Si (5) enfrentar el mantenimiento correctivo? 5 F8. Sabe cuál es la relación de trabajos pen- No (1) Parcialmente (3) Si (5) dientes y trabajos programados? 5 F9. Sabe cuál es la relación de tiempo extra No (1) Parcialmente (3) Si (5) y tiempo para trabajos programados? 3 F10. Cómo es la relación entre la gente de Mala (1) Regular (3) Buena (5) operación y la gente de mantención? 5 F11. Cómo es la actitud de la administración Mala (1) Regular (3) Buena (5) superior hacia mantenimiento? 5 F12. Cómo es la colaboración de los departa- Mala (1) Regular (3) Buena (5) mentos relacionados con mantenimiento? 5 F13. Considera que el nivel de capacitación es No (1) Parcialmente (3) Si (5) acorde a la tecnología del equipamiento? 1 F14. Cómo considera el nivel de rotación del Bajo (1) Normal (3) Alto (5) personal de mantención? 3 F15. Son suficientes las herramientas y equi- No (1) Si (5) pos de trabajo para la mantención? 5 F16. Tiene definido el punto de equilibrio de la No (1) Si (5) cantidad de repuestos en bodega? 1 Observaciones y comentarios Fig. 1.8: Planilla para la efectividad del mantenimiento actual.

Es en base a los costos de mantenimiento que se plantean las políticas de mantenimiento, el reemplazo de equipos y la forma de manejo de bodegas. Además, en la estructura de costos del producto, la variable costo de mantenimiento puede ser muy importante, por lo cual hay que tener un conocimiento detallado acerca de él. El cuestionario abarca aspectos tales como cumplimiento de los programas, efectividad de los procedimientos, nivel de capacitación del personal, etc. EVALUACIÓN Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS. Cada pregunta se valora con un puntaje de 1 cuando la situación es mala o desfavorable, con nota 3 para situaciones regulares o que pueden ser rescatables y con nota 5 cuando esta está bien implementada o cumple con su objetivo, en el momento de aplicar la encuesta. Esta valoración tiene una fuerte componente de la apreciación que realiza el auditor sobre el estado del ítem que se esta calificando, por lo cual en el espacio destinado a observaciones y comentarios debe dejar la sustentación del valor consignado. El valor promedio del conjunto de preguntas para cada aspecto global considerado se presenta en un gráfico (ver figura 1.9), acompañado de una calificación descriptiva. De esta forma el auditor tiene una apreciación relativa de todos los aspectos y los puede comparar. Así, enfoca la atención en aquellos aspectos mal calificados y tiene una guía para comenzar a estudiar el detalle del porqué se da esta situación. El criterio que se uso para definir la calidad del mantenimiento fue: 1,0 puntaje 1,6 : aspecto con deficiencias. 1.6 < puntaje 3,3 : aspecto regular. 3,3 < puntaje 5,0 : aspecto bien implementado. Lo importante de esta asignación de puntajes es tener un valor de referencia para, primero tener una idea acerca del estado actual del mantenimiento y segundo poder comparar bajo una misma escala distintos aspectos involucrados en la mantenimiento, más que el valor en si mismo. Para analizar cada aspecto global individualizado en el gráfico de la figura 1.9, se genera una serie de gráficos (ver figuras 1.10, 1.11, 1.12, 1.13 y 1.14), en los cuales, bajo la misma escala de evaluación, se detallan los aspectos particulares incluidos en cada aspecto global. PROCESO DE APLICACION DE LA AUDITORIA. Llevar a cabo una auditoria no es solamente aplicar un cuestionario pre-elaborado, como herramienta operativa, sino que necesita de varias etapas previas y/o complementarias para obtener un resultado que sea de utilidad para la toma de decisiones de la administración del mantenimiento. Dentro de estos estudios se pueden nombrar:

RESUMEN DE LA AUDITORIA DEL MANTENIMIENTO Aspectos Considerados Valor Calificación Criticidad de los equipos 3.2 Aspecto regular Manejo de la información 2.5 Aspecto regular Mantención actual 2.9 Aspecto regular Manejo de costos 2.5 Aspecto regular Efectividad del mantenimiento 3.4 Aspecto regular GRAFICO GENERAL VALOR PROMEDIO 4 3.5 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 Criticidad de los equipos Manejo de la información Mantención actual Manejo de costos Efectividad del mantenimiento ASPECTOS CONSIDERADOS Fig. 1.9: Gráfico de los valores promedio globales de la auditoria. Estrategia, Visión y Misión. Revise y entienda, desde el nivel corporativo hasta la organización del mantenimiento, cual es la estrategia, visión y misión de cada nivel en la organización de la empresa. Cuáles son los planes y las acciones tácticas realizados en cada nivel para apoyar la estrategia, visión y misión del siguiente nivel superior dentro de la organización? Las declaraciones para la estrategia, visión y misión deben ser definidas desde arriba hacia abajo. En el nivel del mantenimiento, los planes estratégicos y tácticos deben apoyar las metas y objetivos corporativos y de aquellos sistemas relacionados claramente. El auditor debe ser capaz de definir como las metas de mantenimiento apoyan las metas de los niveles superiores y los relacionados y como mantenimiento recibe soporte de aquellos que deben entregárselo.

B. CRITICIDAD DE RUTAS DE INSPECCION Valor Promedio Global= 3.2 Preguntas Aspectos individuales considerados Valor Calificación B1,B2,B5,B6 Sectorización de la planta 3.7 Aspecto bien implementado B3,B4,B7,B8,B9 Criticidad de los equipos 2.3 Aspecto con deficiencias B10,B11,B12 Dimensionamiento de los tiempos de mantención 3.7 Aspecto bien implementado Detalle Criticidad Ruta de Inspección 4 Valor Promedio 3.5 3 2.5 2 1.5 1 Valor 0.5 0 Sectorización de la planta Criticidad de los equipos Dimensionamiento de los tiempos de mantención Aspectos Individuales Fig. 1.10: Gráfico para el aspecto individual de la criticidad de la ruta de inspección. Reconocimiento del lugar. El auditor debe conocer en terreno la planta completa o donde se concentran los recursos destinados al mantenimiento, los almacenes de repuestos y los usuarios de los servicios que entrega mantenimiento. Un contacto en directo provee indicaciones de cómo opera el mantenimiento en la áreas de trabajo a cargo del grupo de mantenimiento. Entrevistas. La auditoria no es solamente completar el formulario de preguntas, sino que se debe aprovechar la oportunidad para realizar una serie de entrevistas con un número significativo de gente de mantenimiento y conjuntamente con personas que reciben atención o interactúan con mantenimiento. Hay temas comunes que afloran durante la auditoria los cuales a menudo conducen a otras áreas de investigación. Los temas comunes como entrenamiento, abastecimiento de partes, sobre-tiempos y comunicaciones internas son los más recurrentes durante el proceso de auditoria. Tales situaciones se dejan anotadas en el espacio destinado a observaciones en la planilla de toma de datos y evaluación, para un análisis posterior al proceso de evaluación.

C. MANEJO DE LA INFORMACION SOBRE EQUIPOS Valor Promedio Global= 2.6 Preguntas Aspectos individuales considerados Valor Calificación C1,C2,C4 Información sobre los equipos 2.3 Aspecto con deficiencias C3,C5,C6 Información sobre el mantenimiento 2.3 Aspecto con deficiencias C7,C8,C9,C12 Información sobre manejo de recursos 3.0 Aspecto regular C10,C11,C15 Información sobre indicadores 1.7 Aspecto con deficiencias C13,C14 Información sobre manejo de personal 4.0 Aspecto bien implementado 4.5 Detalle Manejo de Información 4 Valor 3.5 Valor Promedio 3 2.5 2 1.5 1 0.5 0 Información sobre los equipos Información sobre el mantenimiento Información sobre manejo de recursos Aspectos Individuales Información sobre indicadores Información sobre manejo de personal Fig. 1.11: Gráfico para el aspecto individual detalle manejo de la información. Recolección de datos. El auditor debe juntar los datos mediante la auditoria del mantenimiento. Estos datos deben ser una revisión representativa de los registros históricos del equipamiento, del costeo del trabajo y materiales, movimientos de inventarios, índices para medir la eficiencia, etc. Es importante que cualquier dato ingresado a la planilla debe ser validado a fin de que este antecedente refleje fielmente la situación actual, o sea el auditor debe profundizar en el concepto y no asumir la primera impresión acerca del desempeño del factor medido Sistema de mantenimiento. Una revisión del flujo de trabajos de mantenimientos y como se relacionan con los manuales de procedimientos, órdenes de trabajo y sistemas computarizados usados por mantenimiento es la llave de entrada para la auditoria. A menudo un auditor puede, literalmente, caminar a través del proceso usado en mantenimiento para determinar cuales áreas están débiles y cuales están fuertes. Un proceso de auditoria del mantenimiento incluye seguir una orden de trabajo a medidas que se completa, desde su emisión, su programación, determinación de requerimientos de repuestos y mano de obra hasta que se entrega conforme el trabajo.

D. AUDITORIA SOBRE EL MANTENIMIENTO ACTUAL Valor Promedio Global= 2,9 Preguntas Aspectos individuales considerados Valor Calificación D1,D2 Integración de la gente de operaciones 4,0 Aspecto bien implementado D3,D4,D10 Programación de las tareas de mantención 3,0 Aspecto regular D5,D6,D7,D9 Antecedentes para programar el mantenimiento 3,0 Aspecto regular D8,D11,D12,D13,D14,D15 Generación de índices de control y retroalimentación 2,3 Aspecto con deficiencias Detalle Mantenimiento Actual Valor Promedio 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Integración de la gente de operaciones Programación de las tareas de mantención Antecedentes para programar el mantenimiento Aspectos Individuales Generación de índices de control y retroalimentación Valor Fig. 1.12: Gráfico para el aspecto individual del mantenimiento actual. E. ANTECEDENTES DE COSTOS DE MANTENCION Valor Promedio Global= 2,5 Preguntas Aspectos individuales considerados Valor Calificación E1,E2,E3,E7 Análisis de reemplazo de equipos 2,0 Aspecto con deficiencias E4,E5,E6,E8 Análisis de reemplazo a la falla o grupal de partes 3,0 Aspecto regular E9,E14,E15 Análisis para mantención propia o tercerización 3,0 Aspecto regular E10,E11,E12,E13 Análisis evolución de los costos 2,0 Aspecto con deficiencias Valor Promedio 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 Detalle Costos de Mantención Valor 0 Análisis de reemplazo de equipos Análisis de reemplazo a la falla o grupal de partes Análisis para mantención propia o tercerización Análisis evolución de los costos Aspectos Individuales Fig. 1.13: Gráfico para el aspecto individual de los costos de mantenimiento.

F. EFECTIVIDAD DE LA MANTENCION ACTUAL Valor Promedio Global= 3.4 Preguntas Aspectos individuales considerados Valor Calificación F1,F2,F8,F9 Capacidad de programación de actividades 3.5 Aspecto regular F3,F4,F5 Administración de trabajos 2.3 Aspecto con deficiencias F6,F7 Procedimientos para el mantenimiento 4.0 Aspecto bien implementado F10,F11,F12,F13,F14 Manejo de relaciones humanas 3.8 Aspecto bien implementado F15,F16 Manejo de repuestos y herramientas 3.0 Aspecto regular 4 3.5 Detalle de la Efectividad de la Mantención Valor Promedio 3 2.5 2 1.5 1 Valor 0.5 0 Capacidad de programación de actividades Administración de trabajos Procedimientos para el mantenimiento Aspectos Individuales Manejo de relaciones humanas Manejo de repuestos y herramientas Fig. 1.14: Gráfico para el aspecto individual de la efectividad del mantenimiento. Además, una revisión del actual proceso de tratamiento de una orden de trabajo revela si hay un sistema de codificación adecuado, si la priorización de trabajos está definida, si el personal entiende la información allí contenida, si la orden es complementada apropiadamente y finalmente si la orden es un instrumento válido para recoger información real desde la planta. Compilación y análisis. Realizados los pasos anteriores corresponde ahora colocar todos los antecedentes juntos, llenar las planillas y organizar todas las observaciones anotadas, complementándolas con lo que el auditor pudo apreciar en terreno. El informe final, aparte de las planillas, debe contener un análisis de las causas que llevan a las actuales situaciones con deficiencias, aspectos mejorables y recomendaciones para el cambio, y una secuencia de recomendaciones con prioridades para ayudar a la administración del mantenimiento a abordar los problemas que la auditoria detectó.

CONCLUSION. El modelo presentado para auditar la gestión del mantenimiento fue dividido en cinco aspectos, con la finalidad de abarcar todo el espectro de actividades dentro de una organización para el mantenimiento, pero hay que tener presente que toda organización es dinámica, por tanto se recomienda aplicar este cuestionario con una periodicidad regular y a la vez introducir aquellos aspectos que la tecnología y la competencia así lo requieren.