INFORME SOBRE CONTROLES - INTERNO Y CONTABLE - Señores Directores de DIOXITEK S.A. CUIT N 30-69127870-7 Domicilio Legal: Libertador 8250 - Ciudad Autónoma de Buenos Aires La AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN, en su carácter de auditor externo independiente, efectuó la auditoría de los Estados Contables de DIOXITEK S.A., correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2011, emitiendo el relativos Informes del Auditor con fecha 27 de septiembre de 2013. Adicionalmente, de la citada auditoría, han surgido observaciones y recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativos-contables y de control interno que hemos considerado informar a Uds. para su conocimiento y acción futura. Las opiniones de los sectores auditados sobre las diferentes observaciones nos fueron provistas con posterioridad a la fecha de nuestro Informe del Auditor e incluyen en algunos casos acontecimientos ocurridos con posterioridad, sin perjuicio de ello la tarea por nosotros desarrollada comprende los hechos y circunstancias que fueron de nuestro conocimiento hasta el 29 de octubre de 2013. 1 -ALCANCE DEL TRABAJO Nuestros exámenes fueron realizados de acuerdo con las normas de auditoría externa aprobadas por la Auditoría General de la Nación mediante Resolución Nº 145/93 1
las cuales, en su conjunto, son compatibles con las aprobadas por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por DIOXITEK S.A. no tuvo como objetivo principal el análisis de su sistema de control interno, ya que nuestra revisión no fue planificada con el propósito de un minucioso estudio y evaluación de ninguno de los elementos del referido sistema y no fue realizada con el objetivo de brindar recomendaciones detalladas o de evaluar la idoneidad de la estructura de control interno de la Sociedad para evitar o detectar errores o irregularidades. El trabajo desarrollado ha consistido básicamente en evaluar los controles que tienen efecto sobre la información contable-financiera generada por el ente y que pueden, por lo tanto, afectar los saldos finales de los estados contables. En función de los objetivos definidos, el contenido de este informe respecto a la evaluación del control interno cubre únicamente aquellos aspectos que han surgido durante el desarrollo de nuestro examen, y por lo tanto no incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio específico destinado a tal fin podría revelar. Las Observaciones y Recomendaciones expuestas seguidamente han sido puestas en conocimiento de la Gerencia de Administración y Finanzas de DIOXITEK S.A. a efectos de obtener el parecer de los sectores auditados. 2
2 -OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 2.1. SURGIDAS EN EJERCICIOS ANTERIORES 2.1.1. Deudores por ventas Observación: La cuenta Deudores por Venta UOC registra pendientes de cobro facturas, cuyos vencimientos operaron en ejercicios anteriores, específicamente en los años 2006, 2007, 2008, 2009 y 2010. En la referida cuenta las deudas de antigua data corresponden a la Cta. CNEA, la cual presenta los siguientes saldos: Año 2006 facturas por $ 123.520,54 Año 2007 facturas por $ 926.779,68 Año 2008 facturas por $ 1.673.106,72 Año 2009 facturas por $ 805.885,40 Año 2010 facturas por $ 611,065,96 La suma de dichas facturas es de $ 4.140.358,30, monto que representa el 77,45% del total de la cuenta. Efectuar las acciones tendientes a la regularización de la situación expresada a efecto de dotar de mayor certeza a la información contable. Respuesta Dioxitek: 3
Se ha solicitado a la gerencia administrativa de CNEA proceder a la conciliación y posterior compensación de los saldos que ambos entes mantienen entre si. Se espera que a la brevedad se lleven adelante dichas acciones. 2.1.2. Anticipo CNEA: Observación: La referida cuenta presenta saldos del año 2007 y 2009 los cuales se originan en operaciones con el accionista mayoritario. En el marco de un convenio con CNEA, la sociedad auditada recibió la suma de $ 6.100.000, con posterioridad se suscitaron denuncias sobre el destino de dichos fondos. Efectuar las acciones tendientes a la regularización de la situación expresada. Respuesta Dioxitek S.A. Dioxitek ha realizado trabajos y comprado equipos por cuenta y orden de CNEA cuyos montos han sido cargados a cuenta de la deuda en cuestión. Consecuencia de ello es que el saldo de la cuenta al 31 de Diciembre de 2011 ascendía a $ 4.294.686,25. Durante el actual ejercicio (año 2013) Dioxitek ha hecho erogaciones por $ 564.785,- pesos imputados a dicha cuenta por la adquisición de bienes y en un todo de acuerdo con los acuerdos alcanzados con CNEA, documentación que se encuentra a disposición de AGN 2.1.3. Vacaciones pendientes: 4
Observación: Como consecuencia del análisis de los días correspondientes a vacaciones pendientes, se verifica que personal de la empresa auditada, acumula licencia ordinaria prevista en el art. 150 de la Ley 20.744 (TO Decreto 390/1976) que supera a lo dispuesto por el art. 164 de la misma norma, que establece que sólo puede acumularse a un período de vacaciones la tercera parte de un período inmediatamente anterior que no se hubiese gozado. En los casos de jefaturas la no observancia de la normativa vigente puede afectar a un adecuado ambiente de control. Teniendo presente que las vacaciones previstas en el citado plexo normativo no son compensables en dinero (art. 162), salvo lo dispuesto en el artículo 156 de la misma ley, que es por extinción del contrato de trabajo, correspondería que se proceda a efectuar las medidas necesarias para su regularización, a fin de encuadrarse dentro de las normas laborales vigentes. Respuesta Dioxitek S.A.: Con fecha 22 de Noviembre de 2012, mediante nota suscripta por el Sr. Presidente de la sociedad PRES 020/12, ( Resoluciones Presidenciales Junta Laboral) y en referencia al Régimen de Licencias Ordinarias, establece que: la licencia anual podrá ser fraccionada, pero en todos los casos deberá gozar de un periodo mínimo y continuado de descanso de 12 días, pudiendo dejar el remanente para ser utilizado en el mes de Julio a pedido de la empresa, del interesado o de la representación gremial. No obstante lo expuesto se ha dado parte al Depto de RRHH a fin de que tome los recaudos necesarios para regularizar la situación. 5
Comentario sobre la respuesta del auditado Las medidas llevadas a cabo por la sociedad serán evaluadas en la próxima auditoría, verificando que la licencia ordinaria prevista en el art. 150 de la Ley 20.744 (TO Decreto 390/1976) no supere lo dispuesto por el art. 164 de la misma norma. 2.1.4. Sumas no remunerativas Observación: En sede central, la sociedad reconoce una suma diaria, no remunerativa por refrigerio (reintegrando gastos efectuados), no habiéndose contado con documentación que avale el desembolso descripto. Formalizar el procedimiento instalado, aprobando en directorio el desembolso practicado. Respuesta Dioxitek S.A. El procedimiento se formaliza a través de resoluciones emanadas del presidente del directorio, tal el caso de la NOTA PRES 007/12 de fecha 4 de Abril de 2012, la cual se encuentra a disposición de la AGN. Comentario sobre la respuesta del auditado Las medidas llevadas a cabo por la sociedad serán evaluadas en la próxima auditoría. Como se indica en la respuesta del auditado, el procedimiento se formaliza a partir del ejercicio 2012,. no habiendo recibido esta auditoría procedimiento aprobado correspondietne al ejercicio 2011. 2.1.5. Balance de presentación 6
Observación En el balance de presentación se han detectado diferencias de centavos en los Estados Básicos y en Notas a los Estados Contables al cierre del ejercicio 2011. Recomendación Adecuar el Balance al los efectos de poder realizar una control aritmético de las cifras, a fin de evitar errores numéricos. Respuesta Dioxitek S.A. Nos remitimos a lo manifestado por nuestra parte en oportunidad de dar respuesta a vuestro informe de control interno por el ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2010. Sin perjuicio de ello les solicitamos que sea cuantificada la diferencia y nos informen en que medida ello altera la correcta exposición de los EECC Comentario sobre la respuesta del auditado Si bien las diferencias no son significativas, el hecho que la contabilidad llevada por la empresa genere estas inconsistencias entre sumas de partidas deudoras y acreedoras, afecta al sistema contable de partida doble y a su confiabilidad. 2.1.6. Cuentas a pagar Proveedores Sociedad Art. 33º Observación: El saldo que la empresa auditada presenta con el accionista mayoritario es de $ 41.155.306,28; dicho saldo difiere del que se ha obtenido mediante circularización efectuada al accionista mayoritario Comisión Nacional de Energía Atómica, este último informa un saldo con Dioxitek SA de $ 30. 501.316,58; la diferencia entre ambos es de $ 7
10.653.989,70 y a la fecha de este informe no se ha brindado a la auditoría externa conciliación alguna y/o medidas tendientes a su regularización. Teniendo presente lo observado correspondería que se lleven a cabo las medidas necesarias para su regularización, efectuándose las adecuaciones contables en caso de corresponder. Respuesta Dioxitek Se ha solicitado a la gerencia administrativa de CNEA proceder a la conciliación y posterior compensación de los saldos que ambos entes mantienen entre si. Se espera que a la brevedad se lleven adelante dichas acciones. No obstante ello informamos a ustedes lo siguiente: Dioxitek S.A. cuenta con el detalle de la conformación del saldo encontrándose el mismo a disposición de AGN. El saldo informado por CNEA de $ $ 30.501.316,58 es producto de que el accionista mayoritario netea las operaciones entre ambas empresas ( Saldo a favor de CNEA: 31.511.701,68 - Saldo a favor de Dioxitek: 1.010.385,10) Dioxitek S.A. expone sus saldos en la cuentas Proveedores Soc. Art. 33 y/o Deudores Soc. Art. 33, según se trate de compras o ventas efectuadas a CNEA. Hecha la aclaración precedente y en lo que respecta a la cuenta en cuestión, las diferencias entre ambas organismos es de $ 9.643.604,60 originada básicamente en el pasivo que Dioxitek mantiene con CNEA por $ 9.614.988,80 como consecuencia del préstamo de 15.131,23 kgs de materia prima efectuado por CNEA y que esta última, en función a los elementos que les ha aportado a la AGN, no ha dado registro. El resto de la diferencia $ 28.615,80, se origina en los distintos tipos de cambio tomados por 8
un ente y por el otro, en las operaciones pactadas en moneda extranjera. 2.2. SURGIDAS EN EL EJERCICIO 2.2.1. Contratación de Ingeniería de Base para la Nueva Planta de Uranio Observación: Con respecto a la contratación para la realización de la Ingeniería de base para el Proyecto Científico Tecnológico las Mesillas se observa falencias en el proceso en ralación con los principios generales a los que deberá ajustarse la gestión de las contrataciones. Se realizo un Pedido de Cotización invitando a cuatro firmas a participar- THH-technology S.R.L., Universidad Nacional de Avellaneda, Conuar S.A., Empresa Neuquina de Servicios S.E.. Con fecha 14 de junio 2011 la empresa Conuar S.A. responde por correo electrónico que no puede presentar oferta por no contar con capacidad disponible en ese momento; en la misma fecha la Empresa Neuquina de Servicios S.E. responde por correo que no puede cotizar en esta oportunidad, según consta en la documentación entregado por la empresa, solamente THH-Technology presentó una propuesta por un total de $ 6.320.000,00 con IVA incluido. La información que consta en la carpeta entregada por Dioxitek sobre la empresa adjudicada es solamente la constancia de inscripción de AFIP, el Estatuto de la Empresa y la modificación del objeto social de la sociedad. El pedido de cotización no establece la presentación de documentación que permita la evaluación de la capacidad técnica y económica de los oferentes, y si bien dicho pedido establecía que se podrá solicitar las garantías, las mismas no fueron solicitadas. 9
Según los registros contables y toda la documentación respaldatoria y análisis efectuado por la Auditoria se verifico que la empresa facturó hasta la fecha un total de $ 7.489.200,03 con IVA incluido, teniendo un desvío en más de $ 1.169.200,03 respecto a su propuesta original, que representa un 19% del monto aprobado. También se visualizo que la facturación es correlativa desde el periodo 2011-2012, lo que implica que la empresa en el período facturado tuvo como única actividad el trabajo encomendado por Dioxitek. Efectuar las contrataciones de acuerdo con procedimientos que cumplan con los principios generales de la gestión de las contrataciones, teniendo en cuenta las particularidades de cada una de ellas. Respuesta Dioxitek Se ha cumplido con el procedimiento de compras, teniendo en cuenta además, como ustedes bien lo señalan, las particularidades de cada contratación. En esta se debe de tener en cuenta la confidencialidad que significa el entregar las especificaciones técnicas para la construcción de una Planta de Conversión de Uranio, es por ello que se ha solicitado cotización a aquellas empresas que tienen capacidad para hacerlo pero que a su vez se encuentran dentro de lo que se ha dado en llamar el Ciclo del Combustible Nuclear. En el caso de la Universidad de Avellaneda tiene un acuerdo de colaboración mutua con CNEA. En cuanto a la numeración de las Facturas de THH no es cierto que todas sean correlativas, hay lotes correlativos que luego se interrumpen y saltan algunos números, en todo caso lo 10
que seguramente demuestra es que el de Dioxitek es uno de los proyectos mas importantes en los que esta trabajando THH: Comentario sobre la respuesta del auditado Como se pone de manifiesto en la observación, no se ha cumplementado con los procedimientos de evaluación de capacidad tecnica de los oferentes y constitución de garantías. Asimismo, una mayor cantidad de ofertas puede mejorar los precios, teniendo en cuenta que pueden existir otras compañías en condiciones de competir. Respecto a la numeración de las facturas es correcto lo señalado por el auditado, hay lotes correlativos por algunos meses que luego se interrumpen y saltan algunos números y luego vuelve a verificarse lotes correlativos por otros meses. 2.2.2. SUELDOS-Nueva Planta. Observación Del análisis de la imputación contable de la Nueva Planta surge la activación del sueldo de un agente afectado a dicha Planta, como asimismo la imputación del importe total del alquiler del inmueble donde presta servicios el mencionado agente. En dicha localización (Libertador 8250- CABA), de acuerdo con lo manifestado por el auditado, se encuentra más personal de la empresa prestando servicio, por lo que correspondería realizar un análisis a fin de determinar si dichos agentes cumplen tareas afectadas a la Nueva Planta. En tal sentido debería analizarse la activación de dichos conceptos. Recomendación 11
Realizar un relevamiento a fin de determinar la nomina de los agentes afectados a la Nueva Planta de manera de que los haberes de los mismos sean expuestos en el Anexo de Bienes de Uso. Respuesta de Dioxitek Se ha tomado debida nota de la recomendación dada y se ha de practicar el correspondiente relevamiento en el ejercicio que está transcurriendo adecuando las imputaciones contables en caso de corresponder. 2.2.3. Impuestos Observación: No fue posible conformar el saldo a favor de impuesto a las ganancias año 2010 que se arrastra en la DDJJ Impuesto a las ganancias 2011 R1 presentada el 18 de mayo de2012. Se ha realizado una presentación rectificativa de la DDJJ de IVA del mes de abril de 2010 el 24/05/2012, no considerando la compensación de $ 2.165.323,79 de IVA del mes de marzo de 2010 contra el Impuesto a las Ganancias 2009. En dichas presentaciones surge un saldo a favor en exceso en IVA y en defecto en el Impuesto a las Ganancias por el mismo importe. En la DDJJ IVA 4 2011 R1 realizada el 24/5/2012 no se tomo en cuenta la compensación de $ 1.374.059.09 de Impuesto a las Ganancias 2010 contra IVA 4 2011 realizada el 20/5/2011. 12
En algunas DDJJ de Ingresos Brutos hay errores de traslado de saldos de arrastre de un periodo a otro. Ej. Enero 2010 a Febrero de 2010 por $ 76.486,16 y en de Abril 2011 rectificativa a Mayo 2011 por $ 75.779,11. Realizar las presentaciones impositivas pertinentes y adecuar las registraciones contables en su caso. Respuesta Dioxitek: La empresa ha suministrado a AGN los papeles de trabajo con la conformación de los saldos a favor en ese impuesto hasta el 31/12/2012. De los mismos surge que la DJ R1 correspondiente al año 2011 ha de ser rectificada, hecho que ha de ocurrir una vez finalizada la fiscalización que AFIP mantiene en la sociedad y que es de conocimiento de AGN. Referente al Impuesto sobre los Ingresos Brutos se procederá en el transcurso del año a presentar las rectificativas correspondientes a fin de subsanar los errores de traslado. En lo concerniente al Impuesto al Valor Agregado y el Impuesto a las Ganancias la empresa procederá a revertir las compensaciones entre ambos impuestos adecuando en ese momento los registros contables a la situación descripta. Comentario sobre la respuesta del auditado No obstante lo manifestado por el auditado, con la información suministada no fue posible conformar el saldo a favor de impuesto a las ganancias año 2010. 2.2.4 Honorarios Profesionales: 13
Observación: No hemos obtenido evidencias de la realización de controles entre lo pactado en los respectivos contratos de honorarios profesionales con las certificaciones y facturaciones liquidadas, como así tampoco fueron provistos a esta auditoria la totalidad de dichos contratos (se entregaron copia de contratos de diez agentes correspondientes a la Administración Central de un universo de 26 según las certificaciones de servicios), verificándose además, facturas en las que no se consigna el mes y los trabajos realizados. Realizar los controles correspondientes en las liquidaciones de honorarios profesionales con los contratos, certificaciones y facturaciones presentadas. Respuesta Dioxitek: Se trata de monotributistas que realizan trabajos no especiales en distintos centros. Los mismos llevan adelante tareas de base cuyo cumplimiento es certificado por los responsables a cuyo cargo se encuentran. Comentario sobre la respuesta del auditado Si bien los trabajos son certificados por los responsables a cuyo cargo se encuentran los monotributistas, para las liquidaciones corresponde su control con los correspondientes contratos. CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES, 29 de octubre de 2013 14