La oficina optimizada Cómo ahorrar costos de forma inmediata y garantizada mediante un servicio de impresión gestionado
Introducción La actual recesión económica mundial actual presenta unos desafíos sin precedentes a las empresas que, en consecuencia, están buscando una reducción significativa de su base de costos disminuyendo al mismo tiempo sus gastos de capital y sus esfuerzos por acceder al crédito en unas condiciones de mercado difíciles. Inevitablemente, esto ha generado una avalancha de productos y servicios de proveedores de tecnología que prometen un ahorro de tiempo y de costos inmediato, pero realmente pueden ofrecer lo que prometen? Son capaces de dotar de transparencia al costo total de propiedad del proyecto y materializar un ahorro de costos global? Existe una solución que ofrece todo lo que promete, aunque a menudo pasa desapercibida porque su responsabilidad está diluida entre varios departamentos distintos. Las empresas que se han tomado el tiempo necesario para organizar de manera proactiva su infraestructura de impresión y digitalización han reconocido que, con una pequeña inversión inicial, pueden lograr un ahorro de costos de hasta un 30% anual que, en el caso de grandes empresas, podría alcanzar cifras de millones de dólares anuales. La clave para lograr este importante ahorro consiste en pasar de una estrategia de compras de tecnología tradicional, donde la atención se centra en bajar el precio de compra del hardware, a un completo servicio gestionado, donde se cuantifica el costo total de propiedad y se suministran los ahorros garantizados por contrato. En Xerox lo estamos llevando a la práctica desde hace más de diez años y ya hemos suministrado con éxito soluciones de servicios de impresión gestionados a más de 5.000 empresas de todo el mundo. Estos servicios abarcan desde acuerdos locales hasta despliegues globales en más de 60 países y con soporte para más de 40.000 usuarios. En concreto, nuestro objetivo de reducir el costo total de propiedad nos permite proporcionar un ahorro de costos inmediato y previsible, al tiempo que mejoramos la eficiencia empresarial y disminuimos el consumo total en toda la empresa. En este documento mostramos cómo lograr estos ahorros con una hoja de ruta contrastada que cualquier gran empresa puede seguir para pasar del entorno de oficina actual a la oficina óptima. También exponemos nuestra visión del futuro de la gestión de documentos integrada y la rentabilidad que se puede conseguir con los procesos empresariales. Confío en que esta información le resulte de gran valor en el contexto de su negocio y esperamos tener la oportunidad de abordarla con usted con más detalle. 2
El entorno de oficina actual Muchas organizaciones creen que gastan mucho más de lo que necesitan en la impresión de oficina, pero pocos conocen los costos reales. Después de haber evaluado a muchas grandes empresas, sabemos que a menudo se pueden lograr unos ahorros cercanos a los u$s 250 por empleado de oficina al año. Esto equivale a un ahorro anual inmediato de más de un millón de dólares en una empresa con 4.000 empleados. Para conseguir ahorros en el entorno de impresión de oficina, debemos obtener el control de un área en el que es posible que actualmente no exista ninguno. Tres son las principales razones que explican por qué hay poco control en el entorno de oficina de impresión actual: En primer lugar, a menudo no hay una clara delimitación de responsabilidades en lo que se refiere a la infraestructura de la impresión de oficina. Hay varios departamentos involucrados (cada uno con distintas prioridades) entre los que se incluyen TI, compras, instalaciones, responsables de oficina y los propios usuarios. Aunque cada comunidad hace un buen trabajo en lo concerniente a su cometido (por ejemplo, los especialistas en TI especifican los dispositivos de impresión y los responsables de compras rebajan los costos unitarios), no hay ningún grupo que se encargue del control global. En segundo lugar, las solicitudes de compra normalmente se justifican en base a una necesidad individual, sin tener en cuenta las necesidades globales del negocio. Por ello, aunque es posible que las organizaciones logren reducir el costo unitario de los activos, la tarea de controlar el número de dispositivos que se van incorporando en la organización con el paso del tiempo sigue resultando difícil. Como resultado, los beneficios del ahorro en los precios unitarios se ven más que sobrepasados cuando la organización cuenta con un 60% más de los dispositivos que necesita (cosa que sucede a menudo, porque muchas organizaciones no pueden calcular cuántos dispositivos tienen, en especial impresoras conectadas localmente y unidades autónomas como, por ejemplo, copiadoras y faxes). En tercer lugar, los costos de mantenimiento de los dispositivos (consumibles, asistencia, etc.), se imputan normalmente a los centros de costos departamentales. Estos elementos suelen ser caros, lo que significa que el total de los costos de mantenimiento puede superar los costos de la compra original y, a menudo, no se contemplan desde el punto de vista de los gastos globales. La imposibilidad de realizar un seguimiento de estos costos de mantenimiento en los presupuestos departamentales significa que una parte muy importante de los costos totales no se controla ni se gestiona. Por lo tanto, no se trata de un problema tecnológico ni de bajo rendimiento por parte de cada función de negocio. En resumen, se trata de un problema de gestión. 3
La contratación del ahorro La adquisición de dispositivos de impresión más baratos no implica una reducción global del gasto o del consumo. Sólo una transición a un servicio de impresión gestionado (MPS, Managed Print Service) le permitirá lograr una reducción real del costo total de propiedad asociado a su entorno de impresión. Muchas organizaciones afirman ofrecer un servicio de impresión gestionado, pero pocos cuentan con la experiencia y la capacidad para conseguir un verdadero ahorro en el costo total de propiedad que resultan esenciales en un clima económico como el actual. En efecto, muchos proveedores suministran poco más que una gestión de la flota a gran escala, con la consecuencia de que los clientes quedan atrapados en contratos de varios años sin recibir ninguno de los valores que debería suministrar un servicio de impresión gestionado. Desde el primer día, el proveedor de servicios que haya elegido debe tomar el control de toda la infraestructura de impresión de la organización, sustituyendo a todos los distintos proveedores de equipos, servicios y consumibles. Tras una evaluación exhaustiva, debería contar con una infraestructura de impresión racionalizada que soporte las necesidades de su negocio, conservando algunos de los equipos existentes e instalando dispositivos nuevos únicamente cuando sea necesario. Casi sin excepción, el índice de dispositivos por empleado se reduce significativamente y se logran importantes ahorros en los costos, así como mejoras en la productividad, gracias a un plan de racionalización. La posterior responsabilidad del entorno de impresión, incluidos todo el mantenimiento, el soporte y los suministros, reside en el proveedor de MPS elegido, que también debería ser capaz de facturar todos los componentes incluidos en un proyecto de servicio MPS utilizando un modelo de costo por página que cubra la totalidad de la flota de dispositivos, tanto los que están conectados a la red como los que no lo están. Colaborar con un socio adecuadamente experimentado y adoptar un enfoque riguroso y estructurado durante el proceso de cambio le permitirán lograr una serie de beneficios económicos. Por ejemplo, la reducción del costo total de propiedad de hasta un 30%, costos totalmente transparentes, oportunidades de recobro, el control de la gestión y la reducción del número de activos en el balance general de la empresa. Hemos ayudado a una compañía de tecnología global a lograr una reducción del 30% en el costo total de propiedad, equivalente a un ahorro de siete millones de dólares por año. Trabajando estrechamente con nosotros, la agencia global de noticias Reuters se ha beneficiado de una reducción en el costo total de propiedad de un 20%. En Carillion pudimos generar ahorros de aproximadamente un millón de dólares durante los seis primeros meses. Ahorro potencial Empleados de oficina Oportunidad de ahorro de impresión por empleado y año Ahorro potencial en un contrato de 5 años 4.000 u$s250 u$s5,0 millones 10.000 u$s250 u$s12,5 millones 30.000 u$s250 u$s37,5 millones 4
La decisión de firmar con Xerox no fue difícil. Eran los únicos que disponían de una metodología y un enfoque claros para lograr unos ahorros cuantificables del 25%. Y lo que es más importante, nos lo garantizaron. David M. Harris Vicepresidente Senior, Recursos Laborales Sun Microsystems 5
Cómo aportar valor en toda la empresa Además del ahorro de costos garantizado, colaborar con el socio de MPS adecuado proporcionará importantes beneficios secundarios en toda la empresa. Productividad de los empleados Normalmente, la gestión diaria de los dispositivos de salida a menudo se deja en manos de los usuarios de los departamentos, y, en consecuencia, la gestión de las impresoras supone una pérdida de productividad en todas las áreas de la empresa. Centralizando el control a través de un proveedor de servicios experto se liberan recursos internos al tiempo que mejora la productividad. En la Oficina de patentes europea, el 70% de los incidentes relacionados con impresoras se han resuelto de manera proactiva, reduciendo considera blemente la intervención del usuario y aumentando la productividad. Sustentabilidad El funcionamiento de una gran flota de copiadoras e impresoras viejas y antiecológicas implica que las facturas de electricidad y la huella de carbono de toda la documentación sean superiores a lo necesario. La mayoría de las organizaciones tampoco implementa políticas de impresión centralizadas, por lo que generan residuos innecesarios si, por ejemplo, no fomentan la impresión a dos caras. El despliegue de un servicio de impresión gestionado puede reducir el consumo energético, la huella de carbono y la producción de residuos sólidos habitual de las empresas por lo menos en un 20% a lo largo de de todo el ciclo de vida de los documentos. El despliegue de nuestro sistema de impresión gestionado permitió que Qinetiq redujera el consumo energético en un 44%, los gases de efecto invernadero en un 44% y los residuos sólidos en un 42% a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. Administración La tramitación de las facturas relacionadas con los dispositivos de salida, los consumibles y el mantenimiento, procedentes de distintos proveedores, puede generar cientos de transacciones por trimestre, cada una de ellas con importantes costos de proceso. La reducción de cientos de transacciones de facturación a una sola por trimestre promoverá el ahorro energético y beneficiará al sector de cuentas por pagar. Hemos colaborado con Sun Microsystems para reducir las aproximadamente tres mil facturas relacionadas con impresoras por trimestre a una única por mes y país. TI Los problemas con las impresoras habitualmente representan una cuarta parte de todas las llamadas al servicio técnico. Si se evita que esta tarea recaiga en el departamento de TI, se liberarán recursos y podrán impulsarse mejoras significativas a nivel de servicio. Si se tiene en cuenta que las llamadas al servicio técnico cuestan a la empresa alrededor de 25 dólares cada una, el ahorro financiero asociado sería de cientos de miles de dólares en una empresa grande. Una empresa de telecomunicaciones global ha reducido el número de llamadas al servicio técnico en más de un 40%. 6
Desde el inicio del contrato, hemos satisfecho nuestro objetivo de controlar lo que se produce en las oficinas de distintos centros de QinetiQ. Ahora tenemos una infraestructura y un conjunto de prácticas estándar que permite que nuestro personal cuente con un servicio de calidad, independientemente del centro al que viajen. No sólo tenemos un mayor control, sino que hemos alcanzado nuestros objetivos ambientales corporativos de reducción de la huella de carbono, conservación de la energía y reciclaje, y lo hemos hecho de la forma más rentable posible. Lewis Doyle, Director Ejecutivo de Servicios Compartidos de QinetiQ
Ejecución de la visión: cuatro pasos para lograr los ahorros de costos garantizados Seguimos un riguroso proceso desarrollado y perfeccionado tras más de 5.000 implementaciones de MPS globales. Evaluar Determinar el costo total de propiedad actual mediante una evaluación exhaustiva realizada conjuntamente con el proveedor de servicios. Establecer un punto de partida que permita cuantificar los ahorros garantizados. Garantizar que el proveedor de servicios disponga de las herramientas y los conocimientos necesarios para lograr un costo total de propiedad detallado y preciso basado en hechos al 100%. Adoptar un modelo de costo por página inclusivo basado en el consumo. Diseñar A partir de la asimilación de las necesidades de la empresa, diseñar el entorno óptimo. Reducir el número de dispositivos y racionalizar marcas/ modelos hasta lograr un nivel óptimo. El proveedor de servicios asume la gestión global y los gastos de todos los dispositivos bajo un contrato de servicio de costo por página, incluidos los dispositivos de otros fabricantes que se hayan conservado. El acuerdo debe cubrir todos los dispositivos de salida, incluidas las copiadoras y otros dispositivos no conectados a la red. Evaluar Servicio de impresión gestionado Diseñar Ahorro de costos garantizado Transparencia de costos Control de gestión Rentabilidad de los procesos empresariales Gestionar / Mejorar Consumo reducido Innovación continua Implementar Gestionar / Mejorar Un sólido acuerdo de nivel de servicio garantiza la obtención de beneficios a largo plazo. Todos los aspectos los gestiona el proveedor de servicios, incluidos los consumibles, las reparaciones, la asistencia multilingüe y la facturación y presentación de informes consolidadas. Garantizar la optimización continua para maximizar los ahorros de costos, la productividad y los bene ficios medioambientales a lo largo de todo el contrato. Por qué detenernos aquí? Plantéese avanzar hacia una estrategia de gestión de documentos totalmente integrada. Implementar El proveedor de servicios se hace cargo del segui miento de todos los activos de forma centralizada y de la gestión de todas las actividades de traslado/adición/cambio/desecho. Minimizar posibles interrupciones para el usuario final y evitar una inversión inicial con una migración gradual, conservando los equipos de varios proveedores existentes mientras sean provechosos. Seguir un método acreditado como Six Sigma para garantizar las mejoras en el rendimiento empresarial. 8
De la oficina óptima a la empresa integrada Continúa el viaje por el servicio de impresión gestionado para ampliar los beneficios a todos los rincones de la empresa. Lograr una reducción sustancial del costo total de propiedad de un entorno de impresión optimizado es el principio básico de todo despliegue de servicios de impresión gestionados, pero el viaje no debe detenerse aquí. Mayor funcionalidad El aumento de la competitividad global y de las demandas de clientes y empleados, junto con un entorno regulador cada vez más exigente, plantean preguntas a las que debe responder. Cómo garantizar la protección adecuada de la propiedad intelectual y cumplir con las normas de seguridad? Está reduciendo su huella de carbono en respuesta a la preocupación por el medio ambiente? Cómo dar soporte a una mano de obra que cada vez es más virtual? La funcionalidad ampliada de nuestro servicio de impresión gestionado puede ayudar a responder a estas preguntas. Podemos garantizarle el cumplimiento de las normativas y mejorar la seguridad de la información a través de tecnología innovadora, como la impresión protegida para identificar a los usuarios y la captura y el direccionamiento de la información escaneada. También estamos en condiciones de dar soporte a sus objetivos medioambientales mediante el despliegue de nuestra calculadora de sustentabilidad, que permite cuantificar y supervisar el consumo energético, los residuos sólidos y la huella de carbono asociados a la producción de documentos de oficina. Integración en toda la empresa También podemos encargarnos del servicio de impresión gestionado más allá de la oficina, abarcando todo su entorno de impresión centralizada, gestionando ambos desde una única infraestructura con precios y acuerdos de nivel de servicio comunes. Además, el direccionamiento inteligente de los documentos entre los distintos entornos nos permite aumentar los beneficios en cuanto a costos y productividad en toda la empresa. También estamos en condiciones de extenderlo al ámbito de los empleados que trabajan en casa y al de los trabajadores virtuales, garantizando que podemos seguir dando soporte a las necesidades de producción de documentos de su empresa a medida que ésta vaya evolucionando.
Por qué Xerox para obtener servicios de impresión gestionados? Las empresas necesitan recurrir a proveedores de servicios gestionados externalizados de confianza para el entorno de impresión de oficina y, con ello, tendrán que poner a prueba las aptitudes de estos potenciales proveedores de servicios para asegurarse de que disponen del nivel, la estabilidad, la metodología, las herramientas, los procesos, los conocimientos y las habilidades necesarios para cumplir sus promesas. La incorporación de un experto como Xerox para analizar, optimizar y, a continuación, gestionar la flota de impresoras y copiadoras de oficina aporta muchos beneficios. Obtendrá una descripción detallada de los dispositivos que tiene actualmente y, lo que es más importante, cuánto le están costando. Su nueva infraestructura optimizada le proporcionará ahorros de costos garantizados, cuantificables y únicos en el mercado. Estos beneficios no se limitan a los dispositivos de Xerox. Vamos a gestionar toda su flota garantizando que los costos, la productividad y los beneficios medioambientales se multipliquen. Llevamos más de diez años suministrando con éxito servicios de impresión gestionados a clientes de todo el mundo. Nuestra metodología se ha probado en más de 5.000 organizaciones de todo el mundo y hoy contamos con aproximadamente un millón de dispositivos de otros fabricantes bajo contrato. Somos líderes indiscutibles del mercado en la prestación de servicios de impresión gestionados, con más del 50 por ciento del mercado mundial y, recientemente, nos han nombrado líderes en el Gartner MPS Magic Quadrant. IDC IDC IDC piensa que, cuando se trata de la contratación de servicios gestionados de impresión/documentos, Xerox es el patrón oro del sector... creemos que Xerox cuenta con una capacidad sustancial, una amplia cartera de servicios, talento de reserva y una capacidad de penetración en el mercado que le proporcionará ventaja durante algún tiempo.* Nuestros servicios siguen ayudando a las empresas a superar su metodología tradicional de compras y optar por un verdadero servicio gestionado que ofrezca ahorros garantizados, eficiencia y productividad. Esperamos poder debatir formas de colaboración para ayudarle a conseguir sus objetivos empresariales. Quocirca Xerox también es el único proveedor que garantiza el ahorro de costos a lo largo de todo el contrato y, junto con su excepcional servicio de soporte en entornos heterogéneos de varios proveedores y su experiencia en la prestación de servicios en todo el mundo, es el que actualmente ofrece el más completo conjunto de servicios de impresión gestionados para grandes empresas. ** * IDC, IDC Insight 2008 ** Quocirca, Quocirca Market View 2008 10
Podrá su potencial proveedor de servicios?: Garantizar la obtención de resultados y ahorros por contrato? Contratar un modelo de costo por página, sin mínimos de facturación, para todos los dispositivos, incluida la flota de varios proveedores existente? Suministrar un único punto de contacto global y ofrecer recursos locales dedicados? Trabajar en base a un acuerdo de nivel de servicio global y proporcionar informes de gestión consolidados? Referenciar más de 5.000 despliegues de servicios de impresión gestionados con éxito en todo el mundo?
Acerca de Xerox Global Services. Transformamos los procesos de negocio mediante una gestión documental más efectiva; todas las semanas, nuestros 30 centros globales de distribución procesan más de 15 millones de imágenes esenciales para el negocio. Las empresas nos subcontratan una amplia gama de procesos empresariales, incluidas las tareas financieras, administrativas, de adquisición de clientes y apertura de cuentas, y la optimización de centros de impresión y oficinas. En los departamentos de marketing, jurídico, finanzas y recursos humanos, confían en nuestra experiencia y en la de nuestro personal dedicado para recortar gastos y agilizar sus operaciones. Para obtener más información sobre cómo ayudamos a empresas como la suya, visite www.xerox.com 2009 Xerox Corporation. Reservados todos los derechos. Xerox y el diseño de la esfera de conectividad son marcas comerciales de Xerox Corporation en los Estados Unidos y/o en otros países. 04/09 708P89444ESE