FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de Ayuda Social - Subprocedimiento de concesión de ayuda social - Subprocedimiento de concesión de anticipos reintegrables en nómina 2. Unidad productora Servicio de Recursos Humanos y Organización. Sección de Personal de Administración y Servicios 3. Objeto de la gestión administrativa Promoción y desarrollo del bienestar social del Personal de Administración y Servicios de la Universidad Carlos III de Madrid, mediante la información y el asesoramiento de sus derechos y de los recursos sociales existentes. 4. Años que abarca la serie 1.994-1.997 5. Tipo de soporte Papel Electrónico: aplicación informática HOMINIS 6. Volumen de la serie Un metro lineal aproximadamente en todo el periodo 7. Documentos que integran la serie Subprocedimiento de concesión de ayuda social. - Plan de Acción Social. - Instrucciones para la tramitación de ayudas sociales del PAS de la Universidad Carlos III, nota interior que acompaña y modelo de solicitud. - Solicitudes de ayuda (adjuntan documentación justificativa, según el tipo de ayuda solicitada). - Listados de Ayuda Social (alfabéticos y por tipos de ayuda) - Acuerdos de la Comisión Paritaria de Acción Social de la Universidad Carlos III de Madrid, relativa a la concesión de los distintos tipos de ayuda recogidos en el Plan de Acción Social y anexos. - Propuesta de adjudicación de Ayuda Social. - Informe del Servicio de RRHH, Sección de PAS sobre las solicitudes de Ayuda Social correspondientes al ejercicio. - Resolución de la Gerencia de la Universidad Carlos III de Madrid sobre la concesión de las ayudas sociales al PAS por los gastos correspondientes al ejercicio. 1
- Copia de la Memoria justificativa de los créditos presupuestarios de los gastos sociales del PAS de la Universidad, dirigida a los Servicios de Gestión Económica y Programación y Control - Certificado de no haber solicitado la ayuda social. - Encuesta sobre la Ayuda Social dirigida al PAS - Resultados de las encuestas y sugerencias. Subprocedimiento de concesión de anticipos reintegrables. - Solicitud de anticipo reintegrable. - Informe del Servicio de RRHH PAS sobre las solicitudes de anticipo de haberes reintegrables. - Informe de la Sección de Retribuciones sobre anticipos. - Resolución de Gerencia sobre la concesión de los anticipos reintegrables y remisión a los solicitantes. - Documentos contables de anticipo de haberes reintegrables. 8. Ordenación Cronológica por año. 9. Legislación - Convenio colectivo para el personal laboral. Título 12. - Acuerdo Administración/Sindicatos para las condiciones de trabajo en la Administración Pública. - Acuerdo General sobre formación, acción social, salud laboral y derechos sindicales que suscriben las universidades públicas de Madrid y los sindicatos, CCOO, FETE-UGT Y CSI-CSIF. - Plan de Ayuda Social del año 1995 acordado entre Gerencia y los representantes sindicales de la Universidad Carlos III de Madrid. 10. Procedimiento administrativo Primeramente y tomando como base el Plan de acción social de 1.995 (pactado entre la Junta de Personal y el Comité de empresa) se establecen las directrices de actuación y se elaboran las instrucciones para la tramitación de ayudas sociales, comunicando vía correo electrónico los plazos de solicitud de las mismas y adjuntando un modelo para su solicitud. Será la Comisión Paritaria de Acción Social de la Universidad Carlos III de Madrid, integrada por representantes del comité de Empresa, Junta de Personal y la Administración Universitaria, la encargada de elaborar, ejecutar y controlar el mencionado Plan de Acción social, así como de gestionar de los fondos presupuestarios existentes. Es necesario distinguir dos subprocedimientos dentro del Plan de Acción Social, la ayuda social propiamente dicha y la posibilidad de concesión de anticipos reintegrables. Subprocedimiento de concesión de ayuda social Los interesados en cualquiera de la ayudas que se establecen en el presenta Plan, deberán cumplimentar el modelo de solicitud pertinente, siendo el plazo de presentación del mismo del 1 al 31 de octubre, efectuándose su presentación en el Registro General de la Universidad. Las condiciones para la petición y documentos a acompañar variarán según el tipo de ayuda solicitada. Una vez recibidas la solicitudes la Comisión Paritaria de Acción Social establecerá la cuantía de las ayudas en cada área y modalidad y estará únicamente condicionada por el número de peticiones y por la cantidad presupuestada para cada acción social. 2
A continuación, la Comisión Paritaria de Acción Social formulará la propuesta de concesión de ayudas a cada beneficiario, de conformidad con los créditos presupuestarios disponibles, dentro de los plazos que se señalan en los apartados correspondientes a cada una de las modalidades de prestaciones. Dicha propuesta será aprobada por la Gerencia y el Servicio de Recursos Humanos en la correspondiente resolución sobre la concesión de ayudas sociales al PAS, y se procederá a hacer efectivo el importe de las mismas a los beneficiarios en su nómina. En base a la resolución anterior se procederá a la elaboración de una Memoria justificativa de los créditos presupuestarios de los gastos sociales del PAS de la Universidad, que irá dirigida a los Servicios de Gestión Económica y Programación y Control. Finalmente el PAS realizará unas encuestas sobre el desarrollo y gestión de la acción social, realizándose posteriormente un análisis de los resultados y sugerencias obtenidos Subprocedimiento de concesión de anticipos reintegrables Se trata de anticipos que serán descontados de la nómina, y que se concederán previa justificación razonada de la necesidad de hacer frente a gastos económicos de naturaleza extraordinaria. Los requisitos para tener acceso a la percepción de anticipos reintegrables serán los mismos que se exigen para la concesión de las ayudas sociales. El interesado presenta la solicitud acompañada de los documentos originales acreditativos o fotocopia compulsada de los mismos, en el Registro General de la Universidad y la dirige al Servicio de Recursos Humanos. La gestión de los créditos destinados a préstamos se realizará por la Comisión Paritaria de Acción Social, que se reunirá en el momento en que exista crédito disponible, formulando las oportunas propuestas de concesión. La Comisión Paritaria de Acción Social estudia el informe elaborado por el Servicio de RRHH, Sección de PAS sobre las solicitudes de anticipo de haberes reintegrables y el informe que la Sección de Retribuciones y Seguridad Social ha elaborado sobre anticipos. Finalmente Gerencia establecerá la resolución sobre la concesión de los anticipos reintegrables y se procederá a la remisión de la misma a los solicitantes. 11. Ubicación de la serie Dirección de Servicios de Recursos Humanos y Organización 12. Series antecedentes o relacionadas Expedientes de nóminas (Dirección de Servicios de RRHH y Organización, Sección de Retribuciones y Seguridad Social) 13. Documentos recapitulativos Memoria Económica y de Gestión de la Universidad Carlos III. Relación alfabética de perceptores con anticipos en nómina (Documento perteneciente a la serie 8/96 Expedientes de Nóminas, recoge la información relativa al Subprocedimiento de concesión de anticipos reintegrables en nómina). 14. Documentos duplicados 3
15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión: 1 curso académico. Valor administrativo-fiscal: 7 años desde la remisión de la Cuenta Anual al órgano correspondiente. Valor histórico: únicamente el Plan de Acción Social 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión Libre X Restringido (Al servicio de RRHH) Estos expedientes recogen datos de carácter personal por lo que el Archivo General propone a la Comisión establecer un acceso restringido de 50 años. 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación Muestreo Conservación permanente X Conservación parcial Sólo merecen conservarse indefinidamente el Plan de Acción Social. La serie 8/99 Expedientes de nóminas recoge toda la información recapitulativa, relativa a la concesión de anticipos reintegrables, por lo que, una vez transcurridos los 7 años de rigor, no merece conservarse ningún documento del subprocedimiento. 18. Observaciones B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión: Valor administrativo: Valor histórico 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios Libre Restringido 21. Resolución de disposición final Eliminación Muestreo Conservación permanente 4
Conservación parcial 22. Observaciones C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente: 24. Sesión: 25. Asistentes 26. Fecha del dictamen de la Comisión 27. Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 5
UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Serie: Expedientes de Ayuda Social ANEXO 1 Expediente de Concesión de Ayuda Social 6
ÍNDICE - Plan de Acción Social 1-8 - Instrucciones para la tramitación de ayudas sociales del PAS de la Universidad Carlos III y nota interior que acompaña 9-11 - Solicitudes de ayuda (adjuntan documentación justificativa, según el tipo de ayuda solicitada): - Solicitudes para gastos de guardería 12-16 - Solicitudes por gastos médicos 17-18 - Solicitudes de ayuda a estudios,... 19-22 - Listados de Ayuda Social: - Alfabéticos 23-28 - Por tipos de ayuda 29-32 - Acuerdos de la Comisión Paritaria de Acción Social de la Universidad Carlos III de Madrid, relativa a la concesión de los distintos tipos de ayuda recogidos en el Plan de Acción Social 33-36 - Documentación anexa 37-46 - Propuesta de adjudicación de Ayuda Social 47-51 - Informe del Servicio de RRHH, Sección de PAS sobre las solicitudes de Ayuda Social correspondientes al ejercicio 52-55 - Resolución de la Gerencia de la Universidad Carlos III de Madrid sobre la concesión de las ayudas sociales al PAS por los gastos correspondientes al ejercicio 56 - Copia de la Memoria justificativa de los créditos presupuestarios de los gastos sociales del PAS de la Universidad, dirigida a los Servicios de Gestión Económica y Programación y Control 57 - Certificado de no haber solicitado Ayuda 58 - Encuesta sobre la Ayuda Social dirigida al PAS 59 - Resultados de las encuestas y Sugerencias 60-61 7
ÍNDICE - Solicitud de anticipo reintegrable 1 - Informe del Servicio de RRHH PAS sobre las solicitudes de anticipo de haberes reintegrables 2 - Informe de la Sección de Retribuciones sobre anticipos 3 - Resolución sobre la concesión de los anticipos reintegrables y remisión a los solicitantes 4-6 - Documentos contables de anticipo de haberes reintegrables 7-10 8