XX CONGRESO INTERAMERICANO DE MINISTROS Y ALTAS AUTORIDADES DE TURISMO 12 y 13 de septiembre de

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1 XX CONGRESO INTERAMERICANO DE MINISTROS Y ALTAS AUTORIDADES DE TURISMO 12 y 13 de septiembre de 2012 TURISMO CONSCIENTE BOLETÍN INFORMATIVO 1. Lugar y Fecha: El XX Congreso Interamericano de Ministros y Altas Autoridades de Turismo se celebrará el 12 y 13 de septiembre de 2012 en la ciudad de. La sesión inaugural se celebrará el día martes 11 de septiembre del 2012 a las 14h00. El miércoles 12 de septiembre a las 14h30 se llevará a cabo la sesión de apertura y a continuación se iniciarán las sesiones de trabajo. Estos eventos tendrán lugar en los salones Amazonas del Hotel JW Marriott. Se podrá obtener un programa completo de los eventos e información detallada durante la inscripción de los participantes. 2. Coordinadores: Coordinador Nacional Sr. Marcos Villamar Subsecretario de Información y Comunicación Celular: (593) (8) Tel: (593) (2) mvillamar@turismo.gob.ec 1

2 Coordinador OEA Sr. Rodrigo Idrovo Especialista Principal de Conferencias Organización de los Estados Americanos Washington D.C., EE.UU. Tel: (202) Fax: (202) Hoteles: El Gobierno de Ecuador ha bloqueado habitaciones en el hotel sede y otros hoteles cercanos al lugar para facilitar las reservas de alojamiento para los miembros de las delegaciones. Las reservas de alojamiento deberán efectuarse directamente con los hoteles, utilizando el Anexo I adjunto. HOTELES HOTEL SEDE: JW Marriott/ Holiday Inn Express/ Hotel Quito/ HABITACIÓN DELUXE 142,3 Habitación de Lujo Sencilla 89 Habitación de lujo Doble 99 Sencilla Estándar 73 Doble Estándar 79 Sencilla Ejecutiva 85 Doble Ejecutiva 91 TARIFAS US INCLUYE CONTACTO Desayuno Buffet. Transfer aeropuert o Incluye desayuno Buffet Incluye transfer en horarios definidos Desayuno Bufett. Servicio de Transfer USD 8,00 por persona por vía. Belén García travel.quito@marriott.com /Reservaciones directas: l/uiodt?groupcode=omtomta&app= resvlink&fromdate=9/7/12&todate=9/ 16/12 Av. Orellana 1172 y Av. Amazonas. Telf (593 2) ext Michelle Votruba jefarecepcion@hiequito.com.ec; reservas@hiequito.com.ec; Av. Orellana E6 54 y Reina Victoria Telf: (593 2) Katya Montenegro. Katya.montenegro@hotelquito.com; reservaciones@hotelquito.com González Suárez N Telf: (593 2) / DISTANCIA DEL LUGAR Diagonal al JW Marriott/4 minutos caminando 8 minutos en automóvil Hotel Finlandia/ Sencilla 45 Doble 57 Desayuno Buffet. Transfer aeropuert o USD Mauricio Ampudia. reservaciones@hotelfinlandia.com.ec Dirección: Finlandia 227 y Suecia esq. Tel (503 2) /8/9 10 minutos en automóvil Todas las tarifas incluyen impuestos: 10% de servicos, 12% de IVA y 2,00 usd de Tasa Turística 2

3 Términos de la cotización Estas habitaciones serán bloqueadas para los asistentes al Congreso y serán pagadas por cada huésped. Esta cotización tiene validez hasta el lunes 20 de agosto para confirmar la habitación y mantener las tarifas ofertadas. Todos los participantes deberán hacer su reserva directamente con el hotel de su preferencia y éstas serán asignadas estrictamente en el orden en que se reciban las solicitudes y de acuerdo con la información que se proporcione. Al efectuar la reserva, se ruega indicar su participación en el XX Congreso Interamericano de Ministros y Altas Autoridades de Turismo. Las facturas del hotel deberán ser pagadas directamente por cada participante al final de la reunión. Se agradecerá tomar en consideración que las tarifas por noches adicionales en fechas distintas a las establecidas para la reunión podrán variar. Asimismo, los gastos por servicios de llamadas telefónicas y otros servicios correrán por cuenta exclusiva del interesado. Todas las reservas de alojamiento, sin excepción, deberán confirmarse antes de la fecha estipulada por cada hotel. Después de esa fecha, las reservas anticipadas no confirmadas serán canceladas y la Oficina de la Coordinación Nacional no será responsable de la reserva realizada en el hotel asignado. La cancelación de la reserva después de esa fecha estará sujeta a las reglas y prácticas actuales de la industria hotelera internacional. 4. Transporte Aéreo: Se recomienda que los delegados y observadores reserven sus vuelos de ida y regreso con la mayor antelación posible, directamente con las aerolíneas o con sus agencias de viajes. Los vuelos internacionales hacia y desde Quito arriban y salen del Aeropuerto Internacional Mariscal Sucre (UIO) Las delegaciones sufragarán sus propios traslados aéreos hacia Ecuador. Para ingresar a Ecuador se precisa de pasaporte válido y vigente. Únicamente los ciudadanos de la República Popular China, Afganistán, Bangladesh, Eritrea, Etiopía, Kenia, Nepal, Nigeria, Pakistán y Somalia, requieren visado para entrar al Ecuador. El resto de ciudadanos de otras nacionalidades NO requieren visa para estadías de hasta 90 días. Para mayor información, se recomienda a los participantes que se dirijan a las respectivas embajadas o consulados de Ecuador o bien a la página del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración de la República del Ecuador: 5. Recepción en el Aeropuerto: El Gobierno de Ecuador proporcionará servicios de traslado del aeropuerto al hotel sede a partir del lunes 10 de septiembre y del hotel sede al aeropuerto el viernes 14 de septiembre a todos los miembros de las delegaciones. Los delegados que arriben o partan en esas fechas podrán hacer uso de dichos servicios de transporte. Para facilitar el proceso de recepción en el aeropuerto, se solicita remitir el Anexo II adjunto con información completa sobre su llegada, a la Oficina de la Coordinación Nacional, a la atención de las siguientes personas y direcciones: 3

4 Coordinador Fredy Caicedo Tel: (593 9) Registro de Participantes: La confirmación de su participación deberá hacerse a través de la página web oficial del Congreso: El formulario de registro deberá ser completado a más tardar el 1 de septiembre de Inscripción de Participantes: La inscripción de participantes se realizará en el lobby del hotel sede a partir del día lunes 10 de septiembre desde las 10:00 de la mañana. Al momento de registrarse se le solicitará mostrar una identificación oficial con fotografía. Para poder ingresar a los salones donde se llevarán a cabo las sesiones del Congreso, todos los participantes acreditados deberán recoger sus gafetes en el mismo lugar de la inscripción, donde se les proporcionará la documentación oficial del evento. NOTA PARA AUTORIDADES NACIONALES DE TURISMO: La Nota de Acreditación para delegados oficiales deberá ser enviada por intermedio de las Misiones Permanentes de sus respectivos países ante la OEA. Toda consulta relacionada con el Congreso deberá ser enviada a la siguiente dirección: Oficina de Turismo Departamento de Desarrollo Económico, Comercio y Turismo Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral (SEDI) Organización de los Estados Americanos 17 th Street & Constitution Ave. NW Washington, D.C., EE.UU. Teléfono: (202) Fax: (202) tourismcongress@oas.org 8. Idiomas de Trabajo: Durante la sesión plenaria del XX Congreso Interamericano de Ministros y Altas Autoridades de Turismo habrá interpretación simultánea en los cuatro idiomas oficiales de la OEA (inglés, español, francés y portugués). 9. Comunicaciones: En el hotel sede habrá un Salón de Delegados con computadoras con conexión a Internet y se podrá acceder a teléfonos para realizar llamadas locales. Para llamadas a celulares e internacionales deberán utilizarse los teléfonos de las habitaciones siendo la responsabilidad de cada participante su cancelación antes de su partida. 10. Moneda: La unidad monetaria en Ecuador es el dólar estadounidense. Las tarjetas de crédito (Visa, MasterCard o American Express) son aceptadas en la mayoría de los establecimientos comerciales. Cajeros automáticos se encuentran en bancos o centros comerciales cercanos al lugar 4

5 11. Clima: Por su ubicación en el paralelo 0, Ecuador no tiene estaciones definidas. El clima es muy variado y depende de la región y altura del lugar. Sin embargo, la temperatura promedio en Quito durante el mes de septiembre oscilará entre un mínimo de 7 grados centígrados (55F) en las noches y 26 grados centígrados (78F) al medio día con un promedio de 15 gados centígrados (64F). Se recomienda llevar ropa ligera y acompañarla con una chaqueta y bufanda sobre todo para las noches. 12. Hora local: En Quito la hora local es de Greenwich (GMT) Corriente Eléctrica: La corriente eléctrica en Quito es de 110 voltios. 14. Asistencia Médica: En la sede del Congreso se cuenta con servicios de atención médica inmediata y se tendrá disponible una ambulancia para casos de emergencias. 5

6 ANEXO I XX CONGRESO INTERAMERICANO DE MINISTROS Y ALTAS AUTORIDADES DE TURISMO 12 y 13 de septiembre de 2012 FORMULARIO DE RESERVACIÓN DE HOTEL INFORMACIÓN DE HUÉSPED / GUEST INFORMATION Apellidos/ Last Name Nombre(s)/ First Name Ciudad/City País/ Country Teléfono/Telephone Fax Fecha de llegada/arrival date Fecha de salida/ Departure date Línea Aérea/ Airline Vuelo Número/Flight No. Hora de llegada/time of arrival Tipo de Habitación / Room Type GARANTÍA / GUARANTEE Tarjeta de Crédito/ Credit card number AMEX VISA MC Expiración/Expiration Nombre del tarjeta habiente / Card holder name Toda reservación que no cuente con número de tarjeta de crédito con su correspondiente fecha de vencimiento, no será recibida por el hotel y estará sujeta a disponibilidad. Reservations that do not have a credit card number with its expiration date, will not be accepted by the hotel and will be subject to availability. 6

7 ANEXO II XX CONGRESO INTERAMERICANO DE MINISTROS Y ALTAS AUTORIDADES DE TURISMO 12 y 13 de septiembre de 2012 INFORMACIÓN DE LLEGADA Y SALIDA Nombre / Name: País u Organismo que Representa: Country or Organization Represented: Dirección Postal: Mailing Address: Ciudad: City: Teléfono / Telephone: Fecha de Llegada: Arrival Date: País: Country: Fax: Aerolínea y No. de Vuelo: Airline and Flight No.: Hora de Llegada: Arrival Time: Fecha de Salida: Departure Date: Aerolínea y No. de Vuelo: Airline and Flight No.: Hora de Salida: Departure Time: Por favor enviar este formulario por correo electrónico o fax a las siguientes personas y direcciones / Please send this form via or fax to: Coordinador Nacional Fredy Caicedo Tel: (593 9) fcaicedo@turismo.gob.ec 7