Trabajo en equipo: el cuándo y el cómo

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1 Trabajo en equipo: el cuándo y el cómo Nadie duda de la importancia del trabajo en equipo, y de las ventajas que ofrece respecto al trabajo individual: 1. Mayor producción con el trabajo en equipo 2. Mayores y mejores ideas con el trabajo en equipo 3. Mayor agilidad en la obtención de resultados 4. Mejores resultados con el trabajo en equipo 5. Mayor coordinación en los proyectos Pero si el trabajo en equipo no se realiza en el momento adecuado, con la gente que se necesita, y cuando realmente se requiere, puede tener muchas desventajas: 1. Pérdida de tiempo con el trabajo en equipo 2. Duplicación de esfuerzos con el trabajo en equipo 3. Mayores costos con el trabajo en equipo 4. Ineficiencia con el trabajo en equipo 5. Menores resultados con el trabajo en equipo Por ello, es importante seguir ciertas reglas cuando se quiere convocar y fomentar el trabajo en equipo: 1. Definir claramente los objetivos de la reunión 2. Determinar su utilidad 3. Invitar solo a las personas que realmente le aportan a esa reunión específica 4. No mezclar cargos de diferente rango de poder 5. Remitir con anticipación los objetivos y la agenda de trabajo 6. Tener claros los roles de cada una de las personas invitadas a la reunión 7. Iniciar a tiempo y seguir estrictamente la agenda 8. No realizar trabajos que se pueden hacer en forma individual y fuera de la reunión 9. Generar ambiente de confianza y motivar la participación de todos 10. Controlar el tiempo de cada tema a debatir 11. Realizar conclusiones, asignar tareas y responsabilidades 12. Terminar a tiempo 13. Realizar acta de la reunión y enviarla a cada participante, con sus respectivas responsabilidades y tiempos de ejecución 14. Hacer seguimiento a los acuerdos y responsabilidades 15. Tomar correctivos a las desviaciones

2 No siempre hacer una reunión es mejor que el trabajo individual, en especial si se presenta alguno de los eventos siguientes: 1. Es un tema especializado que le compete a un área y cargo específico 2. Las otras personas o áreas funcionales no le agregan valor 3. Es el momento de la toma de decisión, por parte de la persona responsable 4. Se está realizando una tarea específica, por el responsable 5. La tarea no se puede subdividir ni delegar Por el contrario, siempre será preferible un trabajo en equipo que un trabajo individual, cuando: 1. Se inicia un proyecto, que requiere su divulgación y compromiso de todos 2. Se involucran más de una persona o cargo en el desarrollo de la actividad 3. Se necesita coordinación entre las personas y asignación de responsabilidades 4. Se requiere repartir o distribuir el trabajo 5. Se necesita generar ideas y solucionar problemas El trabajo en equipo es imperante para que las personas y las organizaciones, encajen, trabajen en una misma dirección, mejoren sus resultados y lleguen más lejos; pero no se debe exagerar en hacer reuniones para todo, porque en este caso, se pierde tiempo, se paraliza la organización, se pierde velocidad de acción y las decisiones se vuelven eternas. Recordemos como principios: a) Lo que se puede hacer solo también se puede hacer en equipo, siempre y cuando se adicione valor y no se dupliquen las actividades. b) Lo que se puede hacer en equipo no se debe hacer solo, salvo que no se pongan de acuerdo o se estorben. Los invitamos a que sigan profundizando este concepto:

3 Documentos Anexos Meetings Can Be Toxic by Ramon Greenwood There ought to be a sign posted on every closed office and conference room door that reads: Warning! Meeting In Progress! Toxic Environment. "Most meetings are either not necessary, or they are so poorly organized and conducted that they achieve only a fraction of their purpose." says Ramon Greenwood, senior career counselor at CommonSenseAtWork.com "As a result, they burn up a lot of resources that could be spent for useful purposes." You'd think any thing that dangerous would be drastically reduced if not eradicated. Not so, the number of meetings appears to be proliferating. How Much Are Meetings Costing Your Company? How much of a problem are meetings for you and your employer? Is the time spent in meetings causing you to be late in turning out your work? Are you going in at night and on weekends to make up for time spent at meetings? Are meetings worth what they are costing your company? One company mounted a large digital meter in its conference room. The total cost per hour for each person (salary and benefits) attending a meeting was fed into a computer, which in turn, divided the total into cost per minute. The dollar cost of the meeting was added up, minute by minute, on a screen for all to see. The number and length of meetings were soon sharply reduced. You can make the same calculation for your firm with a scratch pad and pencil. You will be surprised at the cost. The Reasons Meetings Fall Short Meetings fail or fall short of their objectives for a variety of reasons, says Greenwood. The most frequent cause is that no one, not even the chairman,- is in charge. This usually means a clear purpose for the meeting has not been established. An agenda has not been drawn. Participants can't prepare in advance. So there is a lot of wandering around. Meetings are often called to achieve something a meeting cannot accomplish, such as drafting a statement. Meeting may flop because participants have not done their homework. The door is left wide open for discussion of any and everything, other than the matter at hand. This condition also allows the showboats to get their time on stage. Some people may even prolong a meeting because they have nothing better to do.

4 Seven Keys To Successful Meetings The taming of the meeting beasts and making them yield better results begins with adherence to two basic principles, according to CommonSenseAtWork.com's senior career counselor. First, don't hold a meeting unless it is absolutely necessary. It has been estimated that as much as one-third of the subject matter taken up at meetings is not appropriate for that venue and could have been handled by other means,- the telephone, or a stand-up discussion in the hallway. Second, if a meeting is necessary, the chances for success are enhanced greatly by a good chairman, one who will be fair, yet relentlessly firm and fully in control of the proceedings. Contrary to popular belief, good meetings are not freewheeling exercises in utopian democracy. The best ones are run by benevolent dictators. The truly effective chairman will take five steps to expedite the conference. He or she will: 1. Clearly state the purpose of the meeting and set a time limit; provide an agenda clearly stating the issue(s) to be discussed. This will be done in writing. In advance. 2. Be sure all points of view are given a respectful hearing, but firmly cut off discussions that stray from the purpose of the meeting or are out of sequence. 3. Ensure there is only one discussion going on at a time. 4. Make certain the meeting comes to some recognized conclusion, with "next steps" understood and agreed upon. 5. Send out minutes of the meeting within 24 hours. These minutes will record decisions made and assign follow-up duties. It is a tall order to clean up and prevent the toxic waste created by meetings. But it is worth the effort in terms of cutting back on frayed nerves and energy taken away from more productive pursuits. Compartir el Poder crea Energía en el Equipo: El más importante aspecto de los efectivos trabajos de equipo es el compartir el poder. Cuando éste es compartido, la gente enfoca su energía en los objetivos del equipo. Cada uno necesita sentirse con poder, sentir que puede hacer la diferencia y que puede hacer que las cosas pasen. En caso contrario, la gente se puede sentir ansiosa acerca de su propia seguridad y usa su energía de manera negativa, para tratar de encontrar las formas de obtener poder y cómo sentirse seguro. Compartir el poder no significa darle a cada uno un voto igual en cada decisión.

5 Compartir el poder significa: - Respetar cada punto de vista y aceptarlo. - Dar a la gente control sobre los recursos que necesita para hacer su trabajo, incluyendo alguna flexibilidad y confianza en cómo utilizar su propio tiempo. - Dar a cada miembro del equipo la información que necesita para ser efectivo. Cada uno debe conocer cómo encaja en la gran foto y cómo su rol soporta la misión global de la Organización. - Dar a cada uno la oportunidad de influenciar las decisiones que le afectan. Las personas están más motivadas cuando sienten que su voz es oída y sus ideas son implementadas. - Dar la oportunidad de crecer en su trabajo y de obtener responsabilidades mayores. Manejo de Conflictos en los Equipos: El manejo inapropiado de los conflictos puede generar cierto tipo de reacciones negativas en la gente, como la furia o el ponerse a la defensiva. Cuando esto ocurre, la persona ya no se sentirá motivada a ser parte de la solución. A continuación se describen seis respuestas riesgosas que afectan las situaciones de conflicto entre las partes: - Ordenar: Decir a la otra persona qué hacer, como: usted debe hacer esto, usted no puede hacerlo, vaya y pida excusas. - Amenazar: Decir a la otra persona las consecuencias negativas que ocurrirán si hace algo, aludiendo al uso de la fuerza. Usted debe mejor hacer esto o en caso contrario... - Moralizar: Decir como resolver su problema. Usted debe tratar de hacer esto o esto es algo que debería hacer. - Advertir: Decir cómo resolver sus problemas. Si yo fuera usted, yo haría esto. - Argumentos lógicos: Tratar de influenciar con hechos, argumentos, lógica, opiniones expertas. Esta es la correcta forma. La experiencia dice que... - Cuestionar: Tratar de encontrar razones, hechos, motivos, causas, que pueden ayudar a resolver los problemas de otros. Porqué hizo usted eso?, Consultó usted a alguien?, Quién lo influenció? Los invitamos a que sigan profundizando este concepto:

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