MÓDULO MULTIALMACÉN. Para trabajar con Multialmacén tenemos que configurar nuestra aplicación siguiendo estos pasos:

Transcripción

1 MÓDULO MÓDULO 1. INTRODUCCIÓN Multi-Almacén es un nuevo módulo dentro de Unycop Win. Gestionará los distintos almacenes que tengamos dentro y/o fuera de nuestra oficina de farmacia, facilitándonos el control de las existencias en cada ubicación. 2. CONFIGURACIÓN MULTI- ALMACÉN Para trabajar con Multialmacén tenemos que configurar nuestra aplicación siguiendo estos pasos: 1. Hacemos clic sobre la opción 4 Mantenimiento de la barra menú o pulsamos <Alt+4> y seleccionamos Configuración y Punto de Venta. Aparecerá la siguiente pantalla: 2. Marcamos la opción Gestión de Multi-Almacén para poder trabajar con el nuevo módulo. 1

2 MÓDULO 3. GESTIÓN MULTI- ALMACÉN Para acceder al módulo Gestión de Multi-Almacén tenemos que pulsar 2 Pedidos en la barra menú y seleccionar la última opción Gestión de Multi- Almacén o el icono situado en la barra superior de iconos. Accederemos a la siguiente pantalla: 2

3 MÓDULO Esta pantalla pertenece a la pestaña: 5. Hoja de Reposición: Desde la que podremos buscar, insertar artículos o exportar un listado a Excel, o realizar traspasos de artículos entre nuestros almacenes. El módulo cuenta también con las siguientes pestañas: 1. Multi-Almacén Almacén: Pulsando esta pestaña accederemos a la pantalla Resumen de Almacenes Disponibles desde la que podremos consultar, editar, borrar y dar de alta almacenes. 2. Ficha Almacenes: Pulsando esta pestaña accederemos a la pantalla Ficha Almacén desde la que podremos consultar los artículos disponibles, editar, borrar y dar de alta almacenes. 3. Prioridades rioridades: Pulsando esta pestaña accederemos a la pantalla Prioridad en la Dispensación desde la que podremos asignar la prioridad de los almacenes a tener en cuenta a la hora de dispensar. 4. Artículos por Almacén: Pulsando esta pestaña accederemos a la pantalla Artículos por Almacén desde la que podremos buscar, insertar artículos o exportar un listado a Excel de nuestros almacenes. 3

4 MÓDULO 3.1. Al pulsar esta pestaña aparecerá la siguiente pantalla: Aquí podemos consultar los almacenes disponibles y los siguientes datos: Almacén: Nombre del almacén. Prioridad: Indica la prioridad a la hora de dispensar. Así el almacén con prioridad 1 será del primero del que se resten existencias al dispensar en el Punto de Venta, cuando se haya agotado las existencias de éste se restará del almacén de dispensación con prioridad 2, y así sucesivamente hasta agotar existencias en todos los almacenes de dispensación. T (Tipo): Nos indica el tipo de almacén. Puede ser de Dispensación (D), que es el almacén que se puede abastecer de otro almacén de aprovisionamiento o proveedores externos. Los almacenes de Aprovisionamiento (A) se abastecen únicamente de proveedores externos. 4

5 MÓDULO R (Robot): Esta columna aparecerá marcada si los artículos se encuentran en el robot. Unid. (Unidades): Número de unidades disponibles en el almacén. Items: Número de referencias de los artículos de cada almacén. P.V.P. V.P.: Valoración de los artículos del almacén a Precio de Venta al Público. P.V.F.: Valoración de los artículos del almacén a Precio Venta Farmacia. P.V.: Valoración de los artículos del almacén a Precio Venta. P.C.M.: Valoración del Precio Coste Medio de los artículos del almacén. A través de los iconos situados en la parte izquierda de la pantalla podemos: Ver Almacén: Pulsando este icono o <Ctrl+1> accederemos a la pantalla Artículos por Almacén donde podremos consultar los artículos del almacén. Editar Almacén: Pulsando este icono o <Ctrl+2> accederemos a la pantalla Ficha Almacén donde podremos modificar las características de éste. Alta Almacén: Pulsando este icono o <Ctrl+3> accederemos a la pantalla Ficha Almacén donde podremos dar de alta un nuevo almacén. Borrar Todo: Pulsando este icono o <Ctrl+5> podremos eliminar el almacén que previamente hayamos seleccionado, excepto el almacén principal que no se puede eliminar. 5

6 MÓDULO 3.2. FICHA DE ALMACÉN Al pulsar esta pestaña aparecerá la siguiente pantalla: Accederemos a la Ficha del Almacén que tengamos seleccionado en la pestaña Multialmacén. Aquí podremos consultar su denominación y tipo de almacén y en la parte inferior de la pantalla un resumen de las características. Como hemos visto en el apartado anterior, cuando queramos dar de alta un nuevo almacén accederemos a esta pantalla en la que tendremos que completar los siguientes datos: Descripción: Nombre del almacén. Tipo: Señalaremos si es almacén es de dispensación o de aprovisionamiento y si corresponde a Robot dispensador o no. Sí el almacén se abastece de otros almacenes también debemos marcarlo en la ficha. Resumen Almacén: En la parte inferior de la pantalla aparece un cuadro resumen con los datos del almacén (descritos en el apartado anterior). 6

7 MÓDULO 3.3. PRIORIDADES Al entrar en esta pestaña aparecerá la siguiente pantalla: Aquí tenemos que asignar la prioridad a la hora de dispensar a nuestros almacenes. Así el almacén de prioridad 1 será el primero del que se resten existencias, cuando se hayan agotado las existencias, restará del almacén de dispensación con prioridad 2, y así sucesivamente hasta agotar existencias en todos los almacenes de dispensación. Para asignar la prioridad podemos pulsar el botón Asignar Prioridad en la dispensación o el icono Editar Almacén. Accederemos a la siguiente pantalla en la que debemos asignar la prioridad a través de las flechas Subir y Bajar : 7

8 MÓDULO NOTA: Al almacén de aprovisionamiento debemos asignarle la última prioridad, puesto que las existencias de este almacén no son dispensables. 8

9 MÓDULO 3.4. ARTÍCULOS POR ALMACÉN Al entrar en esta pestaña aparecerá la siguiente pantalla: Utilizando el desplegable situado en la parte superior debemos seleccionar el almacén a consultar y pulsar el botón Buscar. 9

10 MÓDULO Aquí podremos consultar, buscar, añadir, eliminar los artículos de cada almacén y añadir artículos a través del scaner inalambrico utilizando los iconos situados en parte izquierda de la pantalla. También podremos exportar a Excel un listado con la información de cada almacén. De cada artículo podemos consultar los siguientes datos: Almacén Código Denominación Cant.(Cantidad) Mín. (Mínimo) Lote PVP PVF Ubicación Caducidad S. Total (Stock total) Los datos de las columnas Cantidad, Mínimo y Lote se pueden modificar situandonos en estos campos. Pulsando sobre la denominación de cada columna (barra verde), podemos clasificar los datos por orden ascendente o descendente. En la parte inferior izquierda de la pantalla podremos consultar las estadísticas de venta y compra del artículo sobre el que estemos situados. En la parte inferior derecha podremos cosultar el Mínimo, Lote y Stock de los artículo en cada uno de los almacenes que tengamos dados de alta. 10

11 MÓDULO 3.5. HOJA DE REPOSICIÓN Al entrar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla: Los artículos que aparecen en esta hoja entran desde el Punto de Venta una vez han llegado al mínimo en el almacén de dispensación (aparecerán sólo los artículos que se encuentren en un almacén de dispensación que se abastezca de otro almacén). Para que se pidan al almacén de aprovisionamiento, los artículos con existencias en almacén de dispensación tendrán un mínimo y un lote establecido. Cuando se llegue al mínimo establecido se pedirá por lote al almacén de aprovisionamiento, si así se tiene configurado en la Ficha del Almacén de Dispensación. Una vez que lleguemos al mínimo en la Ficha del Artículo (pestaña general), pedirá por lote o máximo (según tengamos configurado) a Pendiente de Lanzar. 11

12 MÓDULO NOTA: Los artículos entran en la hoja de reposición según stockaje en farmacia: si el mín. de un artículo es 8 y el stock disminuye a 7 y tenemos existencia en almacén de aprovisionamiento, saltará a la carpeta Multialmacén y me pedirá por lote. Desde esta pantalla utilizando los iconos situados en la parte izquierda podremos buscar artículo, insertar artículos, eliminar un artículos, eliminar todos los artículos, exportar un listado a Excel o pasar los artículos a otro almacén. Nueva Hoja: Pulsando este icono o <Ctrl+7> accederemos a una hoja en blanco cuya finalidad es insertar de forma idependiente artículos que no se encuentran en la hoja de reposición y por cualquier motivo queramos traspasar a otro almacén. Al pulsar este icono o el icono Insertar Artículo se activará el icono Entrada desde Scanér, que al pulsarlo nos permitiá escanera los artículos que queramos añadir. Exportar a Excel: Pulsando este icono o <Ctrl+8> podremos exportar a excel un listado con todos los artículos a reponer. Nos sería de gran utilidad para recoger los artículos necesarios del almacén correspondiente. Pasar a otro Almacén: Pulsando este icono o <Ctrl+9> podremos cambiar el almacén destino de todos los artículos incluídos en la hoja de reposición. Los datos que podemos consultar de cada artículo son: Fecha: En la que ha entrado el artículo en la hoja de reposición. R (Robot): Esta columna aparecerá marcada si el artículo se encuentra en el Robot. 12

13 MÓDULO Cant (Cantidad): Número de unidades a pedir del almacén origen. Ret (Retener): Si pulsamos la r se retendrán el número de unidades a pedir, si escribimos en el campo R, retendrá el número de unidades que indiquemos. Código: Código artículo. Denominación: Denominación del artículo. S.Total (stock ( total): total de existencias del artículo en todos los almacenes. Almacén Origen: Almacén al que se piden los artículos. Stock Origen: Existencias en el almacén origen. Almacén Destino: Almacén que recibe los artículos. Stock Destino: Existencias en el almacén destino. NOTA: El almacén de origen y el de destino son seleccionables. Sale un desplegable con todos los almacenes disponibles. El traspaso se hará siempre desde el almacén de origen al de destino. Además en la parte superior de la pantalla nos encontramos con los botones Filtrar y Traspasar. Pulsando el botón Filtrar Filtrar podremos acotar por categoría, familia, artículos retenidos, revisados, los que han entrado en la hoja desde el Punto de Venta, manualmente, desde pedidos Pendiente de Recibir o directamente desde el Punto de Venta. También podemos acotar la búsqueda por Fecha o Código del artículo. 13

14 MÓDULO Pulsando el botón Traspasar pasaremos el número de artículos indicados en la columna cantidad de la hoja de reposición, del almacén origen al de destino. Por tanto, las existencias del almacén origen disminuirán, aumentando las del almacén destino. 14

15 MÓDULO 3.6. TRASPASO DE MERCANCIAS ENTRE ALMACENES Para realizar correctamente un traspaso entre almacenes debemos: 1. Revisar los artículos de la Hoja de Reposición. 2. Exportar a Excel el listado que nos vamos a llevar al almacén. 3. Recoger la mercancía en el almacén origen. 4. Llevar la mercancía al almacén destino. 5. Entramos de nuevo en la Hoja de Reposición y pulsamos el botón Filtrar. 6. En la pantalla Filtros de Selección en la Hoja de Reposición, tenemos que marcar la opción Sí del apartado Revisados. Al aceptar la pantalla aparecerá de nuevo el mismo listado que nos llevamos. 7. Cotejar el listado: Comprobar que las unidades propuestas inicialmente en nuestra Hoja de Reposición son iguales a las unidades que realmente queremos traspasar. 8. Pulsar el botón Traspasar. Se pasarán todos los artículos mostrados en la Hoja de Reposición del almacén origen al almacén destino. NOTA: Es posible que la cantidad de algún artículo no coincida con el listado exportado a Excel que nos llevamos. Esto, es debido a que mientras estábamos recogiendo nuestro pedido en el almacén se ha vendido de nuevo un artículo de los de nuestro listado. En este caso, para realizar el traspaso correctamente en el campo cantidad de la Hoja de Reposición pondremos la cantidad que hemos traído y en la columna Ret, el nº de unidades que queremos traer en la siguiente reposición. 15

16 MÓDULO RECEPCIÓN PEDIDOS Al recepcionar un pedido tenemos tres posibilidades: 1. Enviar Artículos a la Hoja de Reposición : Para ello, una vez tengamos escaneados los artículos en cualquier pantalla de recepción, tenemos que pulsar el icono Pasar a Multialmacén, aparecerá la pantalla Seleccionar Almacén, en la que debemos seleccionar el almacén destino. Al aceptar, estos artículos pasarán a la Hoja de Reposición con el almacén destino seleccionado en esta pantalla. Debemos continuar con la recepción hasta finalizarla. Por defecto, los artículos recepcionados, suman existencias en el almacén principal, Farmacia. Sólo en el caso de que queramos traspasar artículos a otro almacén tendremos que pulsar el icono Pasar a Multialmacén durante la recepción. NOTA: Es importante traspasar los artículos despues de haber finalizado la recepción del pedido. Ya que hasta entonces no se visualizarán las existencias totales, y por tanto, no habrá cantidad suficiente para hacer el traspaso. 16

17 MÓDULO Una vez recepcionado el pedido, iremos a la pantalla Hoja de Reposición del módulo Multi-almacén. Para traspasar unicamente los artículos que provienen de Pendiente de Recibir tenemos que pulsar el botón Filtrar y marcar solo la opción Pendiente de Recibir en el apartado Generados. Una vez filtrado, visualizaremos sólo los artículos que acabamos de recepcionar. Sobre esta pantalla podremos: Añadir, Eliminar artículos y Modificar cantidades, que queramos traspasar al almacén destino. 17

18 MÓDULO Para traspasar de un almacén a otro unicamente tenemos que pulsar el botón Traspasar. En el recuadro inferior izquierdo, podremos modificar Existencias, Mínimo y Lote de cada almacén. Para ello, tenemos que pulsar el icono y hacer doble clic clic sobre el campo que queramos modificar. Una vez realizados los cambios, tenemos pulsar el icono para guardalos. NOTA: Es importante que se compruebe si los artículos que estamos recepcionando tienen Mínimo y Lote en el almacén o almacenes de dispensación, ya que si no es así no se pedirán a la Hoja de Reposición al venderlos en el Punto de Venta. 2. Traspasar sar Todo el Pedido Recepcionado por Familias: Otra forma de traspasar un pedido una vez recepcionado es a través de la pantalla que aparecerá al terminar una recepción o una entrada directa de artículos. A través de los desplegables de la pantalla podemos seleccionar la familia que queremos traspasar y el almacén de destino. En la opción Traspasar los artículos de la familia aparecerá todas las familias que hayamos recepcionado en el pedido y en la opción Almacén todos los almacenes que tengamos de alta en el módulo multialmacén. 18

19 MÓDULO A medida que vayamos traspasando familias, éstas irán desapareciendo del desplegable hasta que todas estén recepcionadas. Por ejemplo sí queremos que los artículos de la Familia Dermofarmacia vayan al Robot, marcaremos en la pantalla: Al aceptarla todos los artículos pertenecientes a la Familia Dermofarmacia irán al Robot y otra vez de nuevo en la misma pantalla debemos seguir indicando Familia y Almacén destino hasta terminar con la recepción del pedido. Sí pulsamos el icono Impresora visualizaremos el listado de artículos recepcionados y su distribución por familias. 19

20 MÓDULO 3. Distribución Manual del Pedido Recepcionado: Una vez recepcionado el Pedido en la pantalla que aparecerá al terminar una recepción o una entrada directa de artículos, tenemos que pulsar el icono Distribución por Almacén. En esta pantalla podremos visualizar los artículos que hemos recepcionado en el pedido y distribuirlos entre los distintos almacenes. En la parte inferior de la pantalla debemos distribuir las unidades del artículo entre los distintos almacenes. Al distribuirla se marcará de forma automática la columna Mod (Modificación). Una vez hayamos finalizado la distribución debemos aceptar la pantalla y el pedido se traspasará como hemos indicado. 20

21 MÓDULO 4. PUNTO DE VENTA Al dispensar un artículo en el Punto de Venta, si trabajamos con Robot debemos tener en cuenta si el artículo a dispensar queremos que lo reste de las existencias de la farmacia o del robot. Cuando en la columna C aparece la letra A nos indica que el artículo se dispensará a través del robot. Si no queremos dispensar el artículo por el robot tenemos que situarnos sobre la línea y pulsar la tecla barra oblicua ( ) de nuestro teclado. Cuando el artículo que vamos a dispensar se encuentra en Hoja de Reposición, en el cuadro Pedido donde se controla si está pendiente de lanzar o recibir aparecerá la letra M. 21

22 MÓDULO En la parte inferior izquierda de la pantalla aparecerá información del módulo multialmacén: Nombre de los Almacenes, existencias, mínimo, lote, ubicación, cantidad y prioridad del artículo. Si queremos enviar un artículo directamente a la Hoja de Reposición desde el Punto de Venta, solo tenemos que marcarlo y posteriormente pulsar el Icono Multialmacén situado en la barra superior de iconos, <Ctrl+H> o seleccionar en el menú contextual la opción Enviar a Hoja de Reposición Multi-almacén. 22

23 MÓDULO 5. FICHA DEL ARTÍCULO Al activar la opción Gestión de Multi-Almacén cuando consultemos la Ficha de un Artículo, aparecerá la nueva pestaña Multialmacén. En esta pestaña de manera automática se dará de alta el Almacén Principal con las existencias que tenemos en nuestra farmacia, y el robot con sus existencias si trabajamos con él. Aquí podremos modificar el mínimo y lote del artículo, además de consultar el stock. 23

24 MÓDULO 6. COTEJO DE EXISTENCIAS En la lista de Cotejos a los que podemos acceder a través de la opción de la barra menú 4 Mantenimiento antenimiento, Operaciones y Cotejo se han añadido dos nuevas opciones para cotejar las existencias de multialmacén. Estas son el Cotejo de Existencia Multi-almacén y Listado de Artículos Cotejados por Almacén. A través del cotejo de existencias podremos comparar las existencias de cada uno de los almacenes, actualizar existencias, mínimo, lote, ubicación y fecha de caducidad. Podemos cargar los artículos escaneados por escáner serie. 24