SISTEMA WEB EMPRESARIAL DE SEGURIDAD Y SALUD

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1 guía DE USUARIO SISTEMA WEB EMPRESARIAL DE SEGURIDAD Y SALUD

2 índice Introducción... Pág. 3 Acceso a SWESS... Pág. 3 Crear trabajadores... Pág. 5 Editar trabajadores... Pág. 6 Deshabilitar y eliminar trabajadores... Pág. 7 Crear proyectos... Pág. 8 Asignar trabajadores a proyecto... Pág. 10 Asignar contrata a proyecto... Pág. 11 Cargar documentos... Pág. 12 Revisar documentos... Pág. 15 Acreditación (Doc Ac)... Pág. 16 Gestión de accesos... Pág. 18 Crear usuarios autorizados... Pág. 22 Modificar datos de contacto... Pág. 24 Contacto... Pág. 25 2

3 INTRODUCCIÓN Te presentamos la guía de usuario de SWESS. Con ella aprenderás, paso a paso, todas las claves para manejar la plataforma y optimizar la gestión documental de prevención de riesgos laborales de tu empresa. ACCESO A SWESS Para acceder a la plataforma, abre tu navegador e ingresa la URL que te hemos proporcionado a través de correo electrónico. Con ella accedes a la siguiente página, en la que debes introducir el Usuario y la Contraseña recibidos. 3

4 Una vez iniciada la sesión, accedemos al siguiente entorno y comenzamos a interactuar con la plataforma. En la parte superior de la pantalla vemos un vídeo de presentación de SWESS. En la parte inferior se representa, a través de gráficos, el estado de la documentación de tu empresa, trabajadores y contratas en la plataforma. Para identificar cada uno de los estados, SWESS utiliza en todos los módulos el siguiente código de colores: 4

5 crear trabajadores Para incluir a nuestros trabajadores en la plataforma debemos acceder al módulo "Trabajadores" y hacer clic en Añadir nuevo trabajador. Nos aparece una ventana en la que debemos rellenar los datos solicitados por el formulario (Nombre, Apellidos, DNI). A continuación, hacemos clic en Nuevo C.C.C. para crear el Centro de Coste de Cotización en el que está dado de alta el trabajador. También seleccionaremos los departamentos y los trabajos a realizar por el trabajador. Para finalizar, hacemos clic en Crear trabajador. Lo vemos en la siguiente imagen: Rellenamos todos los campos Clic para finalizar 5

6 editar trabajadores Para editar los datos de un trabajador, pinchamos sobre su nombre y nos aparece una pantalla en la que debemos hacer clic sobre la pestaña Editar. En ella podemos modificar todos los campos que sean necesarios. Editamos los campos que queremos modificar Clic para finalizar 6

7 deshabilitar y eliminar trabajadores El módulo Trabajadores también permite dar de baja a un empleado, ya sea por una razón temporal mediante el botón Deshabilitar ; o por una razón permanente mediante el botón Eliminar. Eliminar Habilitar/Deshabilitar 7

8 crear proyectos * Tras finalizar el proceso de creación de trabajadores, accedemos al módulo Proyectos y hacemos clic en Añadir nuevo proyecto. A continuación, visualizamos la siguiente pantalla: Rellenamos todos los campos del formulario Clic para finalizar Rellenamos los datos del proyecto solicitados por el formulario (Nombre del proyecto, Identificador, Dirección / Lugar, Fecha de inicio y fin). También debemos seleccionar el área responsable y definir los niveles de subcontratación del proyecto indicando en qué nivel actúa el creador del proyecto y hasta que nivel máximo va a permitir subcontratar. Para finalizar, hacemos clic en Crear proyecto. A continuación, nos aparece la siguiente pantalla: * Funcionalidad incluida únicamente para clientes directos de SWESS 8

9 Seleccionamos grupos de trabajo Marcamos los que sean obligatorios Clic para finalizar En ella seleccionamos los grupos de trabajo que queremos añadir al proyecto, y se marcan como Obligatorio aquellos que sean imprescindibles para estar acreditados en el proyecto. Para finalizar, hacemos clic en Guardar trabajos. 9

10 ASIGNAR TRABAJADORES A PROYECTO Para asignar los trabajadores a un proyecto, accedemos al módulo "Proyectos" y pinchamos sobre el nombre del proyecto al que queremos asignarlos. A continuación, se abre la ventana de información del proyecto y hacemos clic en la pestaña Trabajadores, y después en Añadir nuevo trabajador. Nos aparece la siguiente pantalla: Marcamos los trabajadores que necesitamos Clic para finalizar En esta ventana vemos el listado de trabajadores disponibles y seleccionamos los que queremos asignar al proyecto. A continuación pinchamos sobre el botón Añadir al proyecto. 10

11 Añadir contrata A PROYECTO Para añadir una contrata a un proyecto, accedemos al módulo "Proyectos" y pinchamos sobre el nombre del proyecto al que queremos añadirla. A continuación, se abre la ventana de información del proyecto y hacemos clic en la pestaña Contratas y después en el botón Realizar solicitud". Nos aparece la siguiente pantalla: Rellenamos todos los campos Clic para finalizar Rellenamos los datos solicitados por el formulario (Nombre de la empresa, CIF, Persona de contacto, de contacto). También debemos seleccionar el "Tipo de organización" que se va a subcontratar (empresa o autónomo) y la "Línea de subcontratación". Para finalizar, hacemos clic en Enviar solicitud. La contrata recibe un con un enlace a un cuestionario que debe rellenar para registrarse en la plataforma. Una vez registrada, el nombre de la contrata aparece tanto en el Proyecto en el que está asignado, como en el módulo "Contratas". 11

12 CARGAR DOCUMENTOS Puedes realizar la carga documental desde los módulos "Empresa" y "Trabajadores", o directamente desde el módulo "Documentación". Cargar documentos desde "Empresa" Accedemos al módulo "Empresa" y pinchamos sobre cada documento que esté "Pendiente de carga", "Rechazado" o "Caducado". Nos aparece esta ventana, desde la que podemos buscar o arrastrar directamente el documento, consultar sus requisitos y ver el periodo máximo de validez: Arrastramos el documento O buscamos el documento Cargar documentos desde "Trabajadores" Accedemos al módulo "Trabajadores" y pinchamos sobre el nombre del trabajador. Nos aparece una pantalla en la que podemos ver los documentos "Pendientes de carga". Pinchamos sobre cada documento que queremos cargar y nos aparece la siguiente ventana, desde la que podemos buscar o arrastrar directamente el documento, consultar sus requisitos y ver el periodo máximo de validez: 12

13 añadir foto con recuadros Cargar documentos desde "Documentación" Accedemos al módulo "Documentación" y vemos todos los documentos de empresa a través de la pestaña Empresa ; y todos los documentos de trabajadores a través de la pestaña Trabajadores. Desde el módulo "Documentación" podemos consultar la siguiente información de cada documento: Solicitante, Fecha de subida, Fecha de revisión, Fecha de caducidad, Estado del documento y Motivo de Rechazo (si aplica). Además, si pinchamos sobre cada documento nos aparece la siguiente pantalla, desde la que podemos buscar o arrastrar directamente el documento, consultar sus requisitos y ver el periodo máximo de validez: 13

14 Modificar documentos ya cargados Podemos modificar los documentos ya cargados haciendo clic sobre cada documento y pinchando el botón Cargar nuevo archivo : 14

15 revisar DOCUMENTOS * Accedemos al módulo "Revisar Docs" y vemos todos los documentos de tu empresa y tus contratas a través de la pestaña Empresa ; y todos los documentos de los trabajadores de tu empresa y de tus contratas a través de la pestaña Trabajadores. Por defecto, vemos los documentos pendientes de revisar, pero en el desplegable podemos seleccionar los documentos en los diferentes estados. * Módulo incluido únicamente para clientes directos de SWESS 15

16 acreditación (doc ac) Una vez que hemos cargado y revisado todos los documentos de empresa y trabajadores, podemos comprobar los trabajadores acreditados en cada proyecto, entrando en Proyectos y pinchando sobre el botón "Doc Ac" del proyecto correspondiente. O si lo prefieres, también puedes acceder al "Doc Ac" pinchando sobre el nombre del proyecto correspondiente y haciendo clic sobre la pestaña Acreditación. 16

17 En ambos casos nos aparece la siguiente pantalla, en la que vemos el listado con los Trabajadores Acreditados en la parte superior y los No Acreditados en la parte inferior. El listado nos detalla el Nombre, Apellidos, Dni, Empresa y Riesgos para los que se ha acreditado cada trabajador. 17

18 gestión de accesos * El módulo "Gestión de accesos" permite que tus clientes y contratas puedan solicitar accesos a tus centros de trabajo. Para comenzar, debes crear las Salas (*) de cada uno de tus centros de trabajo entrando en el módulo Gestión de Accesos y en el menú Salas. La división en salas permite tener un control más detallado sobre dónde se producen los accesos en tu empresa. (*) Si tu centro de trabajo no se divide en diferentes salas debes crear una única sala. El siguiente paso es que la contrata o cliente cree una solicitud de acceso. Para ello, debe acceder al módulo "Gestión de Accesos" en el menú Solicitudes y pinchar en el botón Enviar nueva solicitud. A continuación, aparece la siguiente pantalla: * Módulo incluido únicamente para clientes directos de SWESS 18

19 Rellenamos los datos de la solicitud indicando el nombre de la empresa y el centro de trabajo al que se desea acceder además de las salas, fecha y hora de inicio y fin, el vehículo y los trabajadores que van a realizar el acceso (*). Para finalizar, hacemos clic en Enviar solicitud. (*)En el caso de las contratas solo se podrá solicitar acceso para los trabajadores que hayan sido acreditados para ese centro previamente. Cuando se realiza una solicitud a uno de tus centros de trabajo recibes un correo electrónico desde el que debes pinchar en Entrar a SWESS para "Aceptar" o "Rechazar" esta solicitud. La pantalla que ves es la siguiente: 19

20 Una vez aprobada la solicitud, puedes consultar todas tus solicitudes de acceso en el menú "Solicitudes", pestaña "Recibidas". En el menú "Entradas" también se pueden consultar los "Accesos en curso". 20

21 Cada uno de los días que las contratas o clientes vayan a acceder a los centros de trabajo, puedes registrar su acceso desde el menú Entradas pinchando sobre el botón +. En la ventana emergente debes seleccionar los trabajadores que van a acceder. Para finalizar, hacemos clic sobre Registrar acceso. Después de registrar la entrada puedes consultar todos los trabajadores que están en el interior de tus centros de trabajo en el menú Entradas, pestaña "Centros propios". Desde esta misma pestaña se puede registrar cada una de las salidas pinchando en el botón Completar acceso. El histórico de todas las entradas realizadas con sus datos de información más relevante (Nombre y Apellidos del trabajador, Empresa, etc.) se puede consultar en la pestaña Entradas. 21

22 CREAR USUARIOS AUTORIZADOS * Para crear usuarios autorizados de nuestra empresa, vamos al módulo "Empresa" y hacemos clic sobre el botón "Nuevo usuario", como indicamos a continuación: Al hacer clic en el botón, nos aparece la siguiente ventana: * Funcionalidad incluida únicamente para clientes directos de SWESS 22

23 Rellenamos los datos solicitados por el formulario (Nombre, Apellidos, Nombre de usuario, Teléfono, de contacto). También debemos seleccionar el "Departamento" (*) y el "Rol" (**) que queramos asignar al nuevo usuario. Para finalizar, hacemos clic en Crear usuario. (*) La estructura de departamentos configurada en SWESS será la que solicite el cliente al contratar la plataforma. (**) Los roles que podemos asignar a un usuario en SWESS son los siguientes: - Super Usuario: Es el usuario que puede manejar la plataforma en su totalidad. - Administrador de Área: Tiene permiso para manejar todos los elementos (documentos de empresa, trabajadores, proyectos, contratas, etc.) de su área. - Administrador de Departamento: Tiene permiso para manejar todos los elementos (documentos de empresa, trabajadores, proyectos, contratas, etc.) de su departamento, aunque sean de diferentes áreas. - Administrador de Departamento de un Área: Tiene permiso para manejar todos los elementos (documentos de empresa, trabajadores, proyectos, contratas, etc.) de su departamento en un área determinada. - Administrador de Proyectos: Tiene permiso para manejar los elementos de los proyectos que le sean asignados. 23

24 MODIFICAR DATOS DE CONTACTO Para modificar los datos de contacto de nuestra empresa, vamos al módulo "Empresa" y hacemos clic sobre el icono del lápiz, como indicamos a continuación: Cuando hayamos modificado los datos correspondientes, hacemos clic sobre el botón verde para finalizar: 24

25 tienes alguna duda? Si tienes alguna duda sobre el uso de SWESS, puedes contactar con nosotros por teléfono o por correo electrónico. Te atenderemos encantados Soporte técnico: Consultas sobre la documentación: Teléfono de contacto: (+34)

26 SISTEMA WEB EMPRESARIAL DE SEGURIDAD Y SALUD

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