VBA Excel. Análisis de Caso: Desarrollo de una Macro para automatización de registro de INGRESOS y EGRESOS

Transcripción

1 VBA Excel Análisis de Caso: Desarrollo de una Macro para automatización de registro de INGRESOS y EGRESOS Se nos solicita registrar los ingresos y egresos de una organización en una planilla Excel, utilizando una macro que automatice el proceso a través de un formulario. El registro debe contener la fecha y el detalle de la transacción, además, se debe registrar el tipo de transacción (ingreso o egreso) y dependiendo del tipo de transacción, registrar el monto transado en la columna correspondiente (Ingreso o Egreso). La planilla de destino debería quedar de la siguiente forma: Hemos agregado en la celda D3, un contador de registro que contará las fechas ingresadas en la columna A, desde la fila 6 hasta el final de la hoja de cálculo, este contador nos ayudará a grabar los registros uno debajo del otro cuando ejecutemos nuestra macro. Para ello, en la celda D3 utilizaremos la función CONTARA() de la siguiente forma: =CONTARA(A6:A ). Creación del Formulario para el Ingreso de Datos A través de la ficha Desarrollador en Windows 2013 y 2016, (Ficha Programador en versiones anteriores) accederemos al entorno de desarrollo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA):

2 Ahora crearemos nuestro formulario (UserForm) para el ingreso de datos: FORMULARIOS (USERFORM): Un formulario es un objeto contenedor de otros objetos, a través de la ventana Propiedades podemos especificar sus características o propiedades. VBA le asignará por defecto el nombre UserForm1 a nuestro formulario, pero podemos cambiar ese nombre por otro que sea más significativo modificando la propiedad Name. Como ejemplo, cambiaré el nombre UserForm1 Por FormAgregaReg. También podemos cambiar el título del formulario modificando la propiedad Caption en la ventana Propiedades. La ventana propiedades mostrará las propiedades del objeto que esté seleccionado, si hacemos clic sobre el formulario, mostrará las propiedades del formulario, si seleccionamos un control en el formulario, mostrará las propiedades de ese control.

3 Revisemos qué sucederá cuando cambiemos las propiedades Name y Caption de nuestro formulario: Ahora incluiremos en nuestro formulario los objetos o controles que nos ayudarán a ingresar los datos en el formulario: ETIQUETAS (LABEL): Las etiquetas son controles que nos ayudan a mostrar textos informativos en el formulario. Si bien podemos asignarle código a sus métodos o acciones, su función es netamente informativa. Vamos a crear las etiquetas del formulario seleccionando el botón Etiqueta de la caja de herramientas, luego arrastraremos el mouse sobre el sector del formulario en donde queremos poner la etiqueta. A medida que creamos las etiquetas, VBA les asignará automáticamente los nombres Label1, Label2, Labeln, y mostrará ese nombre como texto de la etiqueta. Podemos cambiar el nombre de las etiquetas modificando su propiedad Name, también podemos cambiar el texto de la la etiqueta, modificando su propiedad Caption. Además podemos cambiar el tipo de letra y sus características modificando la

4 propiedad Font. Si queremos cambiar el color del texto podemos modificar la propiedad ForeColor y si queremos poner un color de fondo al texto de la etiqueta debemos modificar la propiedad BackColor. Crearemos tres etiquetas: Fecha, Detalle y Monto. Una vez creadas las tres etiquetas que utilizaremos en el formulario, insertaremos las cajas de texto en donde ingresaremos los datos de la transacción.

5 CAJAS DE TEXTO (TEXTBOX): Las cajas de texto son controles (objetos) diseñados para recibir información. La información recibida se almacena en la propiedad Value de la caja de texto. A medida que creamos las cajas de texto del formulario, VBA les asignará automáticamente los nombres TextBox1, TextBox2, TextBoxn, pero podemos cambiar este nombre modificando la propiedad Name del control. Para crear las cajas de texto, debemos seleccionar el botón Cuadro de Texto desde la Caja de herramientas de VBA y arrastrar el mouse sobre el área del formulario en donde pondremos la caja de texto. Debemos tener en cuenta que las cajas de texto son muy versátiles y pueden recibir cualquier tipo de dato, sin embargo, el contenido de una caja de texto siempre será considerado como texto por VBA. Una vez creadas nuestras cajas de texto nuestro formulario debería lucir como se muestra a continuación: Este control no posee la propiedad Caption porque no muestra un texto determinado, pero posee la propiedad Value que almacena los datos ingresados en el control. Podemos utilizar las propiedades Font, BackColor y Forecolor para indicar las características de la fuente, el color de fondo y el color del texto

6 que tomarán los datos ingresados en la caja de texto, pero además existen algunas propiedades bastante interesantes que podemos utilizar, por ejemplo: Enabled (Activo): Esta propiedad acepta dos valores, TRUE que indica que esta caja de texto estará activa y funcional en el formulario, y FALSE, que desactiva la caja de texto. En este último caso, podremos ver el contenido del TextBox pero no podremos modificarlo ni posicionar el cursor (o foco) sobre este control pues será ignorado por VBA. Locked (Bloqueado): Esta propiedad también acepta los valores TRUE, que indica que el control estará bloqueado, es decir, que no se podrá modificar su contenido, y FALSE que permite la modificación del contenido del TextBox. MaxLenght (Longitus máxima): permite especificar la longitud máxima del texto, por ejemplo, para ingresar la fecha podemos especificar un MaxLenght de 10 caracteres para un formato de fecha del tipo dd-mm-aaaa. PasswordChar (Clave): Esta propiedad se utiliza cuando queremos ocultar el texto que se está ingresando en el control tal como sucede cuando ingresamos una clave de acceso. En esta propiedad debemos indicar el carácter que se mostrará cuando ingresamos datos en el TextBox, por ejemplo, el asterisco (*) el resultado será el siguiente: FRAME (MARCO): Los Marcos permiten agrupar los controles de un formulario, opcionalmente se puede especificar un título que indicará el criterio que agrupa a dichos controles o que informa sobre el objetivo de ellos, el título se especifica en la propiedad Caption del control. Al igual que las etiquetas, los marcos tienen un carácter netamente informativo. En este caso, utilizaremos un marco para agrupar los controles que utilizaremos para indicar el tipo de transacción (Ingreso o Egreso).

7 Ahora debemos insertar los controles que nos permitirán indicar el tipo de transacción dentro del marco. BOTONES DE OPCIÓN (OPTIONBUTTON) Los botones de opción, tal como su nombre lo indica, nos permiten elegir una opción entre múltiples alternativas. Los botones de opción utilizan la propiedad Caption para mostrar la alternativa representada por el control o, en otras palabras, el texto del control, y la propiedad Value para saber si esa es la alternativa elegida o no. La propiedad Value de un botón de opción solo refleja dos estados, TRUE, que indica que esa es la alternativa seleccionada, y FALSE para indicar que esa alternativa no fue seleccionada. Ahora crearemos dos botones de opción en nuestro formulario, uno para indicar si la transacción será un Ingreso y otra para indicar si es un Egreso. Para que el formulario se inicie con la primera alternativa ( Ingreso ) ya seleccionada, debemos hacer clic sobre el control correspondiente al Ingreso, y poner su propiedad Value en TRUE

8 Para finalizar nuestro formulario, insertaremos dos botones de comando que permitirán confirmar o anular el ingreso de una transacción. BOTONES DE COMANDO (COMMANDBUTTON) Los botones de comando se utilizan para ejecutar una acción tomando dentro de esa acción, los valores entregados por los demás controles disponibles en un formulario. Nuestro formulario de ingreso tendrá un botón Aceptar que escribirá los valores de los controles del formulario en la planilla Excel, y un botón Cancelar que omitirá los datos y quitará el formulario de la pantalla. El texto de los botones de comando se puede cambiar modificando la propiedad Caption. Programando las acciones en código VBA Para que el formulario que hemos creado cumpla el objetivo para el cual fue creado, necesitamos programar las acciones que se le asignarán a los distintos controles del formulario. Como ya sabemos, los objetos o controles poseen propiedades (características) y métodos (acciones que realizan), pero las propiedades o métodos responden a ciertos eventos que se producne durante la interacción con los objetos. Algunos de estos eventos son: Clic, doble clic, cuando un formulario u otro elemento se activa, cuando cambiamos el contenido de un control, etc. VBA tiene definidos eventos para cada objeto y estos eventos están planteados en inglés.

9 EVENTOS PARA ASIGNAR VALORES A CIERTOS CONTROLES Si al iniciar el formulario, queremos que el campo Fecha (TextBox1) muestre la fecha actual, debemos asignarle ese valor en un momento específico, y ese momento es cuando el formulario se activa. Al activarse el formulario podemos especificar un valor para los objetos, cambiar sus propiedades para que se inician con alguna propiedad específica o poner el foco en un objeto determinado. Evento Activate de un Formulario (UserForm.Activate) Para poner código a los eventos de formulario, haga clic en el fondo del formulario teniendo cuidado de no tocar ninguno de los controles que hay en él. Aparecerá la ventana de código preparada para escribir código en el evento click del formulario, ahora solo debemos cambiar el evento click por el evento Activate : En el evento Activate haremos que el TextBox1 que debe contener la fecha, tome el valor desde la fecha de sistema. También podemos asegurarnos de que aparezca seleccionada la opción Ingreso en el OptionButton1, aunque esto también podemos hacerlo definiendo la propiedad Value como True al crear el control.

10 Al cargar el formulario, se verá como sigue: Evento Change de un TextBox (TextBox.Change) El evento Change es propio de aquellos objetos cuya función es permitir el ingreso de datos por parte del usuario y que, por lo tanto, tienen la propiedad Value para almacenar ese dato. Los objetos que utilizan el evento Change son: cajas de texto (TextBox), botones de opción (OptionButton), cuadro combinado (ComboBox), cuadro de lista (ListBox), casilla de verificación (CheckBox), botón de alternar (ToggleButton), barra de tabulaciones (TabStrip), control multipágina (MultiPage), barra de desplazamiento (ScrollBar), botón de número (SpinButton), botón de referencia (RefEdit) y selector de fecha (DatePicker) entre otros. El evento Change permite definir código para realizar ciertas acciones cuando el usuario ingresa o modifica el contenido o valor de un objeto, es decir, cuando modifica su propiedad Value. A continuación utilizaremos el evento Change para forzar el ingreso del detalle (TextBox2) en letras mayúsculas y para forzar el ingreso solo de números en el monto (TextBox3). También usaremos este evento para dar un formato numérico al monto a medida que ingresamos el valor. Para comenzar, haga doble clic en el TextBox2, correspondiente al detalle, e ingrese el siguiente código:

11 En este caso utilizaremos la función Ucase(Texto) para convertir en mayúsculas el contenido del TextBox2. Esta instrucción se puede interpretar como: El valor del TextBox2 será el mismo contenido ingresado, pero convertido en letras mayúsculas. Ahora haga doble clic en el Textbox3 e ingrese el siguiente código: La función IsNumeric(Dato) permite determinar si la variable Dato es de tipo numérico, en nuestro caso, lo utilizamos para preguntar si el dato ingresado en la propiedad Value del TextBox3 es numérico. Realizaremos la evaluación utilizando la estructura de control IF THEN ELSE END IF, equivalente a la función =SI() de Excel y que traducido literalmente del inglés significa SI ENTONCES DE LO CONTRARIO FIN DE LA CONSULTA, y se puede entender de la siguiente forma. SI se cumple la condición, o la condición es verdadera ENTONCES Realizaremos las siguientes acciones DE LO CONTRARIO Realizaremos estas otras acciones FIN DE LA CONSULTA Para asignar un formato numérico al contenido del TextBox3 utilizamos la función Format(Dato, Formato), en donde el dato a convertir es el valor del TextBox3, y el formato es un texto con las siguientes características: ###,###,##0 o si queremos con 2 decimales ###,###,##0.00 El carácter # representa un dígito. IMPORTANTE: En Visual Basic para aplicaciones se invierten el separador de miles y el separador decimal quedando de la siguiente forma: CARACTER NOMBRE DEL CARACTER SIGNIFICADO, Coma Separador de miles. Punto Separador decimal

12 La aplicación de formato numérico queda entonces así: TextBox3.Value = Format(TextBox3.Value, ###,###,##0 ) Y al cargar el formulario el resultado es el siguiente: En caso de que tratemos de ingresar un texto en el TextBox3, la propiedad Value tomará el valor EMPTY, es decir, quedará vacío. Evento Click de un CommandButton Botón Cancelar Para finalizar solo debemos agregar el código correspondiente a nuestros botones Aceptar y Cancelar. Los botones de comando ejecutan código de una manera imperativa cuando se hace clic sobre ellos. Para agregar código al botón Cancelar, haga doble clic sobre el botón y agregue el siguiente código: La instrucción Unload, deshabilita el formulario y todos sus objetos haciéndolo desaparecer de la pantalla.

13 Botón Aceptar El código del botón Aceptar es un poco más complejo pues en ese código programaremos varias cosas: Definiremos una variable para determinar en qué fila grabaremos los datos capturados en el formulario, para hacer esto tomaremos como referencia el contenido de la celda D3 en el cual pusimos un contador que nos dirá cuántas transacciones hemos ingresado. Realizaremos una validación de datos para evitar que se graben datos en blanco en la planilla. Si los datos han pasado el proceso de validación, grabaremos los datos de la transacción en la fila y en las celdas correspondientes en la hoja de cálculo. Limpiaremos los controles del formulario restableciendo los valores iniciales, y dejaremos el foco en el TextBox1 para facilitar el ingreso de un nuevo registro. Para agregar código al botón Aceptar, haga doble clic sobre el botón y agregue el siguiente código: Como se puede apreciar en la imagen, declaramos la variable nfila de la siguiente forma: Dim nfila As Integer (nfila será un número entero) No es estrictamente necesario hacer esta declaración pues al asignar el valor:

14 nfila = Range( D3 ).Value (nfila tomará el valor contenido en la celda D3 ) La variable asumirá el tipo de dato que se haya ingresado en la celda D3. También podemos observar que al hacer la validación de datos para evitar que se ingresen datos en blanco, de la forma: If Trim(TextBox1.Value) = Empty Or Trim(TextBox2.Value) = Empty Or Trim(TextBox3.Value) = Empty Then Al plantear la condición para la estructura de control IF THEN ELSE utilizamos tres elementos: La función TRIM(Texto): Elimina los espacios en blanco ingresados a la derecha de un texto, hacemos esto porque si ingresamos espacios en un TextBox, este no se considera vacío (pues contiene espacios). La pregunta entonces se podría leer así: Si al quitarle los espacios el TextBox queda vacío El valor EMPTY: Indica que un dato está en blanco o una propiedad o una variable está vacía. El conector lógico Or: Se utiliza para evaluar varias condiciones en una misma consulta, de esta manera la pregunta se podría leer así: si la fecha está vacía, O si el detalle está vacío, O si el monto está vacío. Cuando evaluemos varias alternativas conectadas por Or, basta que una de esas condiciones se cumpla para que se ejecuten las acciones especificadas después de la cláusula THEN. Para finalizar, escribiremos el código que guarda los datos en la hoja de cálculo y reinicia los controles: