Portal de Invitados. Manual. (14 Agosto 2015)

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1 1 BPMS 2 Intranet 3 Document Management 4 Content Management 5 Online Commerce 6 Business Rules Manual Portal de Invitados (14 Agosto 2015) Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas. info@auraportal.com Skype: AuraPortal Tel: Internacional:

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN ESCENARIO GENERAL INTEGRACIÓN CON LA WEB DE LA EMPRESA PROCESO DE REGISTRO EJEMPLO BÁSICO Formulario Anónimo TS-NOTIFICADOR (Comprueba Login) TS-NOTIFICADOR (Confirma ) TS-CREADOR (Registra Visitante Web) TS-NOTIFICADOR (Notifica por ) EJEMPLO COMPLETO DISEÑO DEL PORTAL DE INVITADOS MARCO CAMPOS DE ROLES Documentos Divisiones Condicionales BOTONES Botón Consultar Botón Tareas Botón Eventos Mensaje Botón Ficha Roles Personales Botón Mensajes Recibidos Botón Acciones Combinadas FORMULARIOS DE INICIO DE SESIÓN INTEGRACIÓN CON GESTIÓN DE CONTENIDOS MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 2 de 37

3 INTRODUCCIÓN En AuraPortal hay una serie de módulos orientados a la relación con los clientes (CRM - Customer Relationhsip Management). Estos son: - Comercio Online. Comercio Electrónico a través de Internet con funcionalidades de carrito de la compra, pasarela de pago seguro e integración con Redes Sociales. Incluye el Módulo CM. - Gestión de Contenidos. Gestión de Contenidos completa para la publicación de Comunicados, Noticias, Artículos, Documentos, Vídeos y cualquier tipo de contenido digital en la Web pública de la empresa, en la que están contempladas todas las etapas del ciclo de vida de los contenidos: creación y/o captura, almacenamiento, seguridad, flujo, acceso, publicación, control de las versiones, recuperación, distribución, conservación y destrucción de los contenidos. - Workflow Extranet. Permite el intercambio de tareas entre Usuarios Externos e Invitados sin necesitar la intercalación de una tarea de Empleado. - Formularios Avanzados para Usuarios Invitados. Permite a los Usuarios Invitados editar campos Relación y Prefijos en sus formularios. - CM (Campañas de Marketing). Potente y completo sistema de diseño y ejecución de Campañas de Marketing, dirigida tanto a posibles clientes como a clientes ya existentes. Este documento trata los aspectos relacionados con el Portal de Usuarios Invitados, que es el interfaz a través del cual dichos usuarios intercambian información con la empresa. 1. ESCENARIO GENERAL El Portal de Invitados de AuraPortal está orientado a la integración de los Procesos Corporativos con los usuarios Invitados. No es suficiente con tener un buen escaparate en Internet, es necesario que esté integrado con los procesos internos de gestión de la empresa y sus empleados. Sólo así será un sistema eficaz, dinámico y atractivo para los clientes. AuraPortal dispone de todas las funcionalidades necesarias para esta integración sin necesidad de programación, que a modo de resumen son las siguientes y se irán desarrollando a lo largo de este documento: Nota. Las funcionalidades relativas a Usuarios Invitados están incluidas en el módulo básico Core BPM y disponibles para los Usuarios Invitados una vez se instale la licencia correspondiente. - Registro de Visitantes. Un visitante anónimo de la web puede introducir sus datos en un formulario y registrarse automáticamente en AuraPortal. Por ejemplo, están incluidos los mecanismos de comprobación de la autenticidad del proporcionado y de que no esté siendo ya utilizado en otro registro, la creación automática del visitante como Rol en su Cuenta, y el envío de un con los datos del registro una vez haya sido realizado, entre otros. - Entrada en la Plataforma. Una vez un visitante de la web está registrado, ya podrá entrar en el recinto de AuraPortal privado Portal de Invitados para ver información restringida, iniciar procesos, consultar el estado de los procesos que ha iniciado, recibir y gestionar Tareas, ver los s recibidos desde AuraPortal, y modificar los datos de su registro. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 3 de 37

4 En la siguiente imagen puede verse el escenario general en el que interactúa la Web con los Portales de Empleados, Invitados y Externos: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 4 de 37

5 2. INTEGRACIÓN CON LA WEB DE LA EMPRESA Es muy fácil integrar el Portal de Invitados con la web de la empresa, basta con ubicar unos pocos links en la ubicación deseada. Veamos un ejemplo: En esta web de ejemplo, en la parte derecha de la cabecera hay dos botones, AuraPortal PRIVADO y Registrarse (recuadrados en rojo). Nota. Todas las imágenes de este documento se muestran en español, pero todas las opciones disponibles para el Portal de Invitados de AuraPortal son MultiIdioma. Cada usuario lo verá en su idioma. Al pulsar Registrarse se abrirá un formulario donde el visitante introducirá sus datos para registrarse, por ejemplo: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 5 de 37

6 Obsérvese que el formulario de registro (recuadrado en rojo) se ha abierto dentro de la propia web, en un marco. Este formulario es un Mensaje de Inicio de Proceso de AuraPortal (IM), y por lo tanto, totalmente configurable según las necesidades de cada empresa. Una vez el visitante cumplimente todos los datos, pulsará el botón Enviar y el proceso de registro se iniciará. Se mostrará un mensaje de confirmación, por ejemplo el siguiente: Una vez el proceso de registro concluye positivamente (en Capítulos siguientes se describen los detalles de dicho proceso), el visitante recibe un con los datos para conectarse en la Plataforma. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 6 de 37

7 Para ello, pulsará el botón AuraPortal PRIVADO y aparecerá la ventana de validación: Introducirá su Login y Password recibidos por , pulsará el botón Aceptar y entrará en el Portal de Invitados: El Portal de Invitados de este ejemplo (recuadrado en rojo), se muestra completamente integrado con el resto de la web. En este caso hay una página de bienvenida describiendo las posibilidades del Portal y una serie de botones que comentaremos a continuación. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 7 de 37

8 Nota En el Capítulo dedicado al Diseño del Formulario se muestran los detalles de configuración de estos botones. Solicite una Demo (1). Al pulsar este botón se muestra un formulario de solicitud de Demo. En este caso como el siguiente. Conozca AuraPortal Cloud (2). Al pulsar este botón se muestra la página dedicada a AuraPortal Cloud, donde hay información sobre este sistema, botones para descargar el Modeler de Java o de Visio, etc. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 8 de 37

9 Actualizar Mi Ficha. Desde esta opción el usuario puede acceder a su ficha de datos personales para verlos y modificarlos si lo desea. Son los datos que él introdujo en el formulario de registro. Por ejemplo, puede modificar el idioma en que quiere ver las opciones del Portal: BOTONERA HORIZONTAL Descargas. Conduce a la página inicial, desde donde se puede descargar el Formulario de Solicitud de Demo Personalizada y acceder a información sobre AuraPortal Cloud. Contacte con Nosotros. En esta opción el visitante tendrá disponibles Formularios para realizar sus peticiones. Son Mensajes de Inicio de Procesos de AuraPortal marcados para Usuarios Invitados y con la opción Visible Portal de Invitados = Sí (en el Panel PRESENTACIÓN EN PORTAL DE INVITADOS de la página de configuración del Evento de Mensaje de Inicio, ver la imagen siguiente). MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 9 de 37

10 Estado de Mis Solicitudes. En esta opción el usuario podrá ver el estado de los procesos que él inició. Por defecto se muestran los que están En Curso. Cambiando a la opción Terminados también se verán los terminados: Pulsando sobre el botón Estado de cada proceso aparecerá una ventana con los detalles: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 10 de 37

11 Está disponible el botón Añadir Comentario para enviar un mensaje al responsable del Proceso. Mis Tareas. Muestra las tareas que el usuario tiene pendientes de realizar. También puede ver las Terminadas y las Canceladas, seleccionando la opción correspondiente en Ver Tareas, y filtrar por Tema o por Nombre Tarea o Fecha. Una vez elegido el filtro, pulsar Proceder para ejecutarlo. Pulsado sobre el botón Abrir se abrirá el formulario de la tarea correspondiente para poder gestionarla. Nota. El comportamiento de las Tareas de Usuario Invitado es No clonable. Eso significa que, cuando la corriente llega de nuevo a la tarea, esta no se clona y: Si las tareas ya existentes no están terminadas, no se hace nada con ellas, se dejan como están y los ejecutores no reciben . MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 11 de 37

12 Si las tareas ya están terminadas, se dejan terminadas y se crea una nueva tarea que recibirá el mismo ejecutor. De esta manera el ejecutor tendrá dos tareas de esta clase, una ya terminada y otra recién creada. Ver s Recibidos. Muestra la lista de s que AuraPortal ha enviado a este usuario: Cuando AuraPortal envía un a un usuario, además de que este lo reciba en su buzón de correo particular (Outlook, Hotmail, Gmail, ), también lo verá desde esta opción. Además, los s que tengan asociado un formulario de respuesta, por ejemplo con motivo de una posible oferta o Campaña de Marketing, podrán ser respondidos desde aquí. Ver Documentos. Acceso a documentación de interés: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 12 de 37

13 Realizar Pagos. Link a una página que conecta con las pasarelas de pago seguro de que disponga la empresa, por ejemplo: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 13 de 37

14 3. PROCESO DE REGISTRO A continuación se muestran dos ejemplos de Clases de Proceso de Registro de visitantes de la web. El primero básico, con una muestra de cada una de las tareas específicas del Portal de Invitados y con comentarios de cada una, y después un ejemplo más completo Ejemplo Básico En este diagrama se muestran los elementos propios del registro de visitantes y a continuación sus detalles más relevantes: Registration Data Full Name Birth Date Gender Man Woman Address City Postal Code Profession I would like to receive s of offers and promotions Yes No I am Interested In: Art Cinema Culture Decoration Fashion Literature Mood Motor Science Shows Sports Visitor Register Process Start Process Checks Login Notifier TS.72 Notification Notifier TS.108 No DX.73 Login Available? Yes FN.125 authenticity confirmation Notifier TS.92 Confirmed? FN.116 No DX Yes Contact & Account Creation CREATOR TS.58 Registration Confirmation Notifier TS FN.131 MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 14 de 37

15 Formulario Anónimo Cuando un visitante de la web quiere registrase en el Portal de Invitados, tiene que rellenar un formulario que contiene todos los campos que la empresa determine. Este formulario es un Mensaje de Inicio de Proceso de AuraPortal (IM), por lo tanto totalmente configurable según las necesidades de cada situación. AuraPortal permite que ciertos Mensajes de Inicio sean de acceso anónimo, lo que es imprescindible en este caso porque el visitante de la web todavía no se ha identificado. Está solicitando ser registrado. Cuando el visitante rellena todos los datos y pulsa el botón para solicitar el registro, Enviar en este ejemplo, se inicia un proceso de AuraPortal. Las Tareas de Sistema específicas para el registro de visitantes son: - TS-NOTIFICADOR (Comprueba Login) - TS-NOTIFICADOR (Confirma ) - TS-CREADOR (Registra Visitante Web) Nota. Todos los detalles de la configuración de los Mensajes de Inicio y de las Tareas de Sistema están detallados en los documentos correspondientes. En este documento únicamente se mencionan aspectos generales TS-NOTIFICADOR (Comprueba Login) Con esta TS, que normalmente es la primera después del Mensaje de Inicio, el sistema comprueba si el Login que el visitante indicó en el formulario ya fue utilizado en otro registro, en cuyo caso la TS terminaría con un código -1, susceptible de ser evaluado en una Compuerta para desviar la corriente en un sentido u otro. En este ejemplo se le enviaría un al solicitante recordándole su Login y Password. Si el Login está disponible, la corriente del workflow continuará a la siguiente tarea. Nota. Al marcar el campo Texto Una Línea como Valor y pulsar sobre el icono ojo configurador, aparece la ventana Comprobar Login, con dos opciones: Botón y Al Terminar. Según lo seleccionado, el Login se comprueba mediante un botón o al terminar la tarea. En ambos casos se puede configurar un mensaje de aviso de 'Login disponible o 'Login no disponible'. Para más información, consultar la documentación sobre Formularios Dinámicos TS-NOTIFICADOR (Confirma ) Este tipo de tarea se utiliza si se desea confirmar que la dirección de indicada por el visitante es auténtica, es decir, si realmente es él quien recibe los correos. Esta tarea enviará un a la dirección indicada y quedará en espera de respuesta. El visitante recibirá un con instrucciones para pulsar sobre un link y así confirmar la validez de la solicitud. Si no se confirma dentro del plazo estipulado, la tarea terminará con un código -1, susceptible de ser evaluado en una Compuerta para desviar la corriente en un sentido u otro. Por ejemplo, si no se confirma, se desestima la petición y se termina el proceso. Si se confirma dentro del plazo, la corriente continúa a la siguiente tarea. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 15 de 37

16 TS-CREADOR (Registra Visitante Web) Esta tarea está diseñada para crear un Rol en AuraPortal con los datos indicados en el formulario de registro. También puede crear una Cuenta específica para este Rol o bien utilizar una común para este tipo de registros. Para que un Rol de AuraPortal pueda iniciar sesión en el Portal de Invitados, tiene que tener la naturaleza de Usuario Invitado, el cual tiene como Login cualquier combinación de caracteres alfanuméricos TS-NOTIFICADOR (Notifica por ) Una vez creado el registro, con una TS-NOTIFICADOR (Notifica por ) se puede enviar un al visitante con el Login y Password para entrar en la Plataforma. Nota. La secuencia de envío de de Aviso por recepción de tareas del Usuario Invitado es la siguiente: 1. El se envía a la dirección del campo de sistema _ de la ficha del Usuario Invitado. 2. Si dicho campo está vacío, el se envía a la dirección que haya en el campo Login. 3. Si la información de dicho campo no es un , no se envía, pero la Tarea llega igualmente a la lista de tareas del Usuario Invitado en su Portal. Conocidos Login y Password, el visitante se dirigirá a la web y pulsará el botón correspondiente, en este ejemplo AuraPortal PRIVADO y aparecerá una ventana de validación como la siguiente: Esta ventana puede ser configurable y añadir instrucciones o botones del tipo Cambiar Mi Password o bien Olvidé Mi Password. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 16 de 37

17 3.2. Ejemplo Completo Un Diagrama de ejemplo más completo de cómo podría ser el proceso de registro es el siguiente: Visitante Web Portal Empleados Registro Visitante Web DA EM Control Registros DX.124 No Finalizar Proceso? Sí FN.20 Confirmación Automática Asignados Predeterminados TS.149 Comprueba Login NOTIFICADOR TS.99 DX.103 Login Disponible Resultado Login Login Ocupado TP.107 Registro Ya Existe NOTIFICADOR TS.51 Notifica Registro Existente NOTIFICADOR TS.111 Notificar DX.145 Notificar Registro? Reasignar Enviado DX.67 Resultado Envío Error Establece NE TS.43 Error Envío SP.38 Sí DX.76 No Reintentar Envío ? Restaura Valores TS.213 Confirmado DX.47 Resultado Confirmación No Confirmado FN.117 Acciones No Confirmado SP.199 Registra Visitante Web CREADOR TS.4 DX.224 Sí Registro Creado? No Error Creación Registro SP.22 Establece NE TS.56 Valores Predeterminados TS Restaura Valores Nuevo Registro Restaura Valores Enviar TS.80 TP.12 TS.57 SP Notifica Registro a Visitante Notificar DX Acción Nuevo Registro Reasignar Enviar SP.32 No DX.8 Finalizar Proceso? Sí FN Fin Proceso MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 17 de 37

18 Acciones No Confirmado Error Envío IS.196 IS Crea Registro con No Confirmado CREADOR TS.50 DX.239 Sí Registro Creado? Establece NE No Error Creación Registro SP.235 Establece NE TS.89 Restaura Valores TS.41 Error Envío TP Reasignar Fin DX.15 Establece NE Acciones Error Reintentar Restaura Valores TS.152 Enviar TS.129 TS.186 Restaura Valores y Establece NE Acciones No Confirmado SP.157 FN.201 TS.104 TP.46 Restaura Valores Notifica Registro a Visitante SP No DX.99 Finalizar Proceso? Sí Notificar DX.58 FN.68 Acción Registro No Confirmado Fin TS.73 Reasignar Enviar IS.208 FN.222 Error Creación Registro Error Registro TP.212 Reintentar DX.220 Acción Error Registro Reasignar Restaura Valores TS.216 Notifica Registro a Visitante Enviar IS.26 IS.167 Restaura Valores Enviado Restaura Valores TS.37 Notifica Registro Realizado NOTIFICADOR TS DX Resultado Envío Error Sí DX.125 Reintentar Envío ? No Establece NE Error TS.137 Envía para Confirmar Datos NOTIFICADOR TS.77 DX.81 Resultado Envío Enviado Registra Envío TS.1 Establece NE TS.119 Error Envío SP.17 TS.144 Error Envío Registra Envío, Restaura Valores y Establece NE TS.91 SP.83 FN.20 Sí Reintentar Envío ? No DX.95 Restaura Valores y Establece NE TS.147 FN.162 MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 18 de 37

19 4. DISEÑO DEL PORTAL DE INVITADOS En el Capítulo 2. INTEGRACIÓN CON LA WEB DE LA EMPRESA se muestra un ejemplo de un Portal de Invitados ya configurado. En este Capítulo se van a detallar los componentes específicos que se han utilizado para diseñarla. Desde la opción de Estructura WIP (PLATAFORMA INTERACCIÓN AMPLIA) Usuarios Invitados Formularios, se pueden crear y diseñar los formularios del Portal de Invitados: De la lista de formularios que haya disponibles en este grid, solo el que esté marcado como principal (marca en la columna derecha) será en el que entren los Usuarios Invitados. Al pulsar sobre el formulario deseado se entrará en el editor de formularios para el Portal de Invitados, que es muy parecido al utilizado para diseñar otros formularios de AuraPortal como Tareas, Mensajes, Fichas de Contactos, etc., con los siguientes componentes particulares a tal efecto: Nota. Para ver todos los detalles del editor de formularios consultar la documentación sobre Formularios Dinámicos, si bien, a continuación se mencionan las particularidades del Portal de Invitados Marco En este ejemplo hay dos Divisiones. Una contiene los botones (Button Panel) y la otra el Marco (Frame) donde se abrirá el contenido de los botones. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 19 de 37

20 Antes de diseñar los botones conviene tener creado el Marco donde se abrirá su contenido. Para ello pulsar sobre la división Frame (1) y luego sobre Agregar Marco (2). Se abrirá la ventana de creación del Marco: Indicar los datos deseados y pulsar Guardar. El Contenido Predeterminado es lo que se mostrará en este marco por defecto cuando el usuario entre en el Portal de Invitados. Puede indicarse una URL determinada o bien lo que esté configurado en uno de los botones de acción que se diseñen, es decir, que por defecto se muestre lo que también se mostrará cuando se pulse ese botón Campos de Roles En el formulario del Portal de Invitados es posible mostrar información de la ficha del Rol. Para ello, en la barra de acciones de la LISTA DE CAMPOS SELECCIONADOS del diseño del formulario, pulsar sobre el botón Agregar Campos y seleccionar el campo deseado de entre los que se encuentran en la Ficha del Rol, por ejemplo el nombre del usuario que inicia sesión: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 20 de 37

21 Nota. Los datos del usuario estarán en el formulario en modo Sólo Lectura. Si se desea que el usuario pueda modificarlos, tiene que hacerlo a través de su ficha, a la que podrá acceder desde el botón Ficha de Rol que se explica más adelante Documentos En las fichas de los Roles es posible añadir Campos de Tipo Biblioteca que, por lo tanto, pueden estar disponibles desde el formulario del Portal de Invitados. Estos campos de Biblioteca pueden configurarse para que sean comunes para todos los Roles, o privados para cada uno, por ejemplo Documentos Privados y Documentos Públicos. Para ubicar un campo de Biblioteca en el formulario del Portal de Invitados., en la barra de acciones de la LISTA DE CAMPOS SELECCIONADOS del diseño del formulario, pulsar sobre el botón Agregar Campos y seleccionar los campos Biblioteca deseados, por ejemplo Documentos Privados y Documentos Públicos: Su configuración sería la siguiente: Documentos Privados. Pulsar sobre el OJO en la columna de Configuración (C) y aparecerá una ventana como la siguiente: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 21 de 37

22 La opción recuadrada en rojo, Según Creación - Sólo los de este Ficha, determinaría que los documentos integrados en este campo sólo serán vistos desde la Ficha desde donde se introdujeron. De esta manera Empleados podrán introducir documentos que sólo verá el Usuario Invitado propietario de la Ficha y viceversa. Documentos Públicos. En este caso, la configuración, Según Creación - Todos indicará que los documentos introducidos en este campo serán vistos desde todas las Fichas de Roles, serán comunes: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 22 de 37

23 El resto de opciones se marcarán según se desee, pero teniendo en cuenta que desde el Portal de Invitados la mayoría de opciones no estarán funcionales. Ver lista siguiente: Según Creador. Se puede determinar si el ejecutor sólo verá los documentos que él integró, pero no otros, aunque fueran integrados para esta misma ficha, por ejemplo por un Empleado. En general, en lugar de esta opción, se utiliza la Según Creación explicada antes en este documento. Según Versión. Desde el Portal de Invitados se pueden integrar documentos, pero no editarlos. Por lo tanto no habrá versionado. Es debido a que los Usuarios Invitados no disponen de AuraPortal Utilities. Según Creación. Ya explicada anteriormente. Es la opción más relevante para el Portal de Invitados. Firma Digital. Se pueden integrar documentos con Firma Digital, pero los Usuarios Invitados no podrán firmarlos desde el Portal de Invitados ya que no disponen de AuraPortal Utilities. Editar Documentos. Desde el Portal de Invitados se pueden integrar documentos, pero no editarlos. Es debido a que los Usuarios Invitados no disponen de AuraPortal Utilities. Integrar Documentos. Determina si desde el Portal de Invitados se pueden integrar documentos o no. Siguiendo el ejemplo, lo lógico podría ser permitirlo en los Documentos Privados pero no en los Públicos, ya que serían los Empleados los que los integrarían desde el Portal de Empleados. Asociar Documentos. Opción reservada para los Empleados y Usuarios Externos, porque tienen acceso a Bibliotecas de SharePoint y los Usuarios Invitados no. Asociar Bibliotecas. Idem anterior. Asociar Otros. Idem anterior. Desenlazar Documentos. Desde el Portal de Invitados siempre actuará como si estuviera marcado Sólo los Creados por el Ejecutor, es decir, que un determinado Usuario Invitado sólo podrá desenlazar los que él mismo enlazó Divisiones Condicionales Es posible utilizar los campos de la ficha de los Roles para que sirvan de Condiciones para mostrar unas Divisiones u otras. De esta manera se puede personalizar el formulario del Portal de Invitados según el tipo de Usuario Invitado. Por ejemplo, se puede agregar un campo de Selección Simple en el formulario de Contactos (visible o no por el Usuario Invitado), con la clasificación que se desee para personalizar el Portal de Invitados. Se crearán tantas Divisiones como clasificaciones se deseen y se configurarán sus Condiciones según el valor que tenga la ficha del Usuario Invitado en ese campo. De esta manera, cuando el Usuario Invitado se conecta al Portal de Invitados, se muestran unas Divisiones u otras Botones Para agregar Botones, en la barra de acciones de la LISTA DE CAMPOS SELECCIONADOS del diseño del formulario, pulsar sobre el botón Botones y seleccionar el tipo deseado: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 23 de 37

24 Se dispone de los siguientes tipos de botón: Botón Consultar Con este botón, que en el ejemplo se ha nombrado como Estado de Mis Solicitudes, el usuario podrá consultar el estado de los procesos que él inició desde el botón Contacte Con Nosotros. Su configuración es sencilla: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 24 de 37

25 DESTINO En esta sección se determina cómo y dónde se abrirá la ventana del botón Estado de Mis Solicitudes: Ventana Independiente. Se abrirá en una nueva ventana del navegador, independiente. Ventana Dependiente. También se abrirá en una nueva ventana, pero no se podrá acceder a otras opciones sin cerrar esta. Marco. Se abrirá en el marco indicado, que previamente tiene que haber sido creado tal como se explica antes en el apartado correspondiente. También se podrá indicar el tamaño de la ventana. Seleccionar, Indicar Tamaño Sí, y se podrá configurar lo siguiente: Ancho. Determina el ancho del grid dónde saldrá la lista de procesos a consultar. Es de 710 píxeles y no se puede modificar. Alto. Determina la altura del grid. Es configurable, y cuanto mayor sea, más líneas se mostrarán sin que aparezca la barra de scroll vertical. Posición Vertical. Cuando se ha elegido Ventana Independiente o Ventana Dependiente, también se podrá elegir la posición vertical en pantalla dónde se abrirá la ventana. Posición Horizontal. Ídem a la anterior, pero con la posición horizontal. DISEÑO BOTÓN Las opciones de diseño del botón son comunes en todos los formularios. Consultar la documentación sobre Formularios Dinámicos para ver sus detalles. DISEÑO CABECERA En esta sección se diseña la cabecera de la ventana que se abrirá cuando el usuario pulse el botón Estado de Mis Solicitudes. Se puede configurar las siguientes opciones: Texto. Texto en la cabecera. MultiIdioma. Para traducir el texto de la cabecera. Si se dispone del módulo MultiIdioma cada usuario lo verá en su idioma. Fuente. Fuente de texto de la cabecera. Estilo. Estilo del texto de la cabecera. Color. Color del texto de la cabecera. Tamaño. Tamaño del texto de la cabecera. Imagen Fondo. Imagen de fondo que se mostrará en la cabecera. DISEÑO COLORES DE FONDO En esta sección se diseñan los colores para el fondo de la Página que se abrirá al pulsar el botón donde se muestra el Grid y el fondo del propio Grid. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 25 de 37

26 DISEÑO DE LA VENTANA ESTADO Cuando el usuario pulse el botón Estado de Mis Solicitudes en el Portal de Invitados, podrá ver el estado de los procesos que él inició desde el botón Contacte Con Nosotros. La ventana que se abrirá será como la siguiente: En este ejemplo se muestran varias líneas, cada una de un proceso que él ha iniciado y están en curso. Si desea consultar los procesos terminados, ha de cambiar la opción En Curso por Terminados. También se pueden utilizar los filtros para consultar una solicitud en concreto. Los Procesos que no han sido enviados aparecen en el Grid en estado (Borrador). Se pueden tener tantos Mensajes de Inicio en estado Borrador como se necesite, para ir cumplimentándolos cuando proceda. Para ver el estado de uno de los procesos, pulsar sobre su botón Estado situado a la derecha, y se abrirá la ventana siguiente: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 26 de 37

27 La configuración de estas opciones se realiza de la siguiente manera: EXPLICACIÓN El texto que aparece en esta opción se escribe en la sección Descripción de Itinerario en la pestaña Lapsos del diseño de la Clase de Proceso: GRID DE ESTADO. PUNTOS DE CONTROL Cuando la corriente del proceso pase por un Punto de Control del Diagrama, se añadirá una línea en el grid de Estado del proceso. En la imagen anterior donde se mostraba el Estado puede verse que el proceso ha pasado por los Puntos de Control Solicitud Recibida, Solicitud en Trámite, Asignación de Consultor y Solicitud Tramitada. Ver Mis Tareas. Los Puntos de Control se configuran desde el diseño de la Clase de Proceso, concretamente: Desde el Diagrama se crean, ubicándolos donde se desea controlar el paso de corriente. y desde la pestaña Lapsos se indica el texto que se mostrará en las columnas Estado y Descripción. Veamos un ejemplo: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 27 de 37

28 En este diagrama se muestran los Puntos de Control, K (Solicitud Recibida), K.49 (Solicitud en Trámite), K.64 (Mensaje Recibido), K.54 (Asignación de Consultor), K.59 (Solicitud tramitada. Ver Mis Tareas) y K.69 (Proceso Terminado). En la pestaña Lapsos del diseño de los objetos de la Clase de Proceso, en la sección ESTADO DEL PROCE- SO se puede determinar lo que aparecerá en las columnas Estado y Descripción que se mostrarán al pulsar el botón Estado del Estado de Mis Solicitudes del Portal de Invitados: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 28 de 37

29 Botón Tareas MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 29 de 37

30 En el formulario de ejemplo este botón tiene el nombre de Mis Tareas. Cuando el usuario invitado pulse sobre este tipo de botón, se abrirá una ventana con su lista de tareas de proceso de AuraPortal pendientes de atender. Los detalles de configuración son idénticos a los del botón Consultar. Ver el apartado correspondiente Botón Eventos Mensaje En el formulario de ejemplo este botón tiene el nombre de Contacte Con Nosotros. Cuando el usuario invitado pulse sobre este tipo de botón, se abrirá una ventana con la lista de Mensajes de Inicio de Proceso de AuraPortal disponibles. Nota. Si se aplican Recintos Seguros en los Mensajes de Inicio del Portal de Invitados, los Usuarios Invitados sólo ven los nombres de los Mensajes de Inicio para los que tienen permisos. Los detalles de configuración son idénticos a los del botón Consultar. Ver el apartado correspondiente Botón Ficha Roles Personales En el formulario de ejemplo este botón tiene el nombre de Actualizar Mi Ficha. Los detalles de configuración de este botón son idénticos a los explicados antes para el de Consultar. Cuando el usuario invitado pulse sobre este botón, se abrirá su Ficha con sus datos, entre los que generalmente estarán los que él introdujo para registrarse. Esta ficha se configura desde la opción Estructura Cuentas (Árbol y Clases) Roles Personales Ficha de Roles Personales: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 30 de 37

31 En esta opción saldrá la lista de fichas de Roles Personales que hayan sido diseñadas para las diferentes ubicaciones, y se pueden crear nuevas con el botón Crear Ficha Roles Personales. En este ejemplo, hay una diseñada específicamente para los usuarios del Portal de Invitados que se llama Usuarios Invitados, y si se pulsa sobre ella se abrirá el formulario. Para determinar que sea este formulario el que vean los usuarios del portal de Invitados, hay que entrar en la opción Portales (1) y marcar la casilla Portal Invitados (2), tal como se ve en la imagen siguiente: De esta manera, cuando un Usuario Invitado entre al Portal de Invitados y pulse sobre el enlace Actualizar Mi Ficha, se abrirá la ficha indicada. Cada ficha podrá ser diseñada según las necesidades de cada escenario. Podrá mostrar los datos que el visitante utilizó para registrarse, u otros que pueden ser rellenados por el propio visitante o por Empleados desde su Portal. Algunos campos podrán ser editables para que el visitante pueda modificarlos, o bien estar en modo sólo lectura. Así mismo, pueden diseñarse diferentes Fichas según la Clase de Cuenta a la que pertenece el Rol, y según el tipo de usuario que la está viendo. De esta manera, un usuario invitado verá unos campos cuando se dirija a su Ficha, y un empleado podrá ver otros diferentes del mismo Rol cuando lo vea desde el Portal de Empleados. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 31 de 37

32 Botón Mensajes Recibidos En el formulario de ejemplo este botón tiene el nombre de Ver s Recibidos. Los detalles de configuración son idénticos a los del botón Consultar. Ver el apartado correspondiente. Cuando el usuario invitado pulse sobre este tipo de botón, se abrirá una ventana con la lista de s enviados por AuraPortal. Para que se vean en esta lista, estos s han de cumplir las condiciones siguientes: Que hayan sido enviados por una TS-NOTIFICADOR (Notifica por ) o Que hayan sido enviados por una TS- NOTIFICADOR (Notifica a Usuarios Invitados) Que la dirección de del destinatario se obtenga del campo de Sistema _ de un Contacto de AuraPortal, lo cual se consigue cuando es: Un Perfil de Cuentas, o El Sufijo _ de la ficha de un Rol Botón Acciones Combinadas También es posible combinar acciones utilizando el botón Acciones Combinadas. La ventana de configuración es como la que aparece a continuación: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 32 de 37

33 En cuanto al Diseño, es similar al ya explicado para el botón Consultar. En cuanto a las posibles acciones que se pueden ejecutar en botones independientes o combinadas en un solo botón, son: Disparador Enlace Logout Acción Enlace Así como los botones que hemos visto hasta ahora muestran funciones propias de AuraPortal, el botón de Enlace sirve para mostrar todo tipo de información. Únicamente hay que indicar la URL y los parámetros deseados. La ventana de configuración es la siguiente: MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 33 de 37

34 Parte de las opciones de configuración son iguales que en los botones anteriores, excepto: URL (1). Se indica la dirección URL de la página que se quiere abrir al pulsar el botón. MultiIdioma (2). Si se dispone de módulo MultiIdioma, es posible indicar una URL diferente según el idioma del usuario. Enviar Credenciales (3). Esta opción es útil cuando la página destino requiere autenticación. Si se marca Sí, las credenciales del usuario (Login y Password) se transmitirán por la URL. De esta manera el usuario no tendrá que volver a identificarse. La página destino ha de estar preparada para recoger las credenciales desde la URL. Encriptar Credenciales (4). Si se marca Sí en esta opción, las credenciales se envían cifradas y encriptadas. Para más detalles puede consultarse el documento sobre Transmisión de Credenciales. Acción Disparador Esta acción es el clásico Disparador que hay en los formularios de AuraPortal. Con él se pueden mostrar u ocultar Divisiones, Campos y otros botones del formulario. Ver los detalles de su configuración en la documentación sobre Formularios Dinámicos. Acción Logout Esta acción cerrará la sesión del Portal de Invitados en todos aquellos navegadores que la tengan abierta. 5. FORMULARIOS DE INICIO DE SESIÓN AuraPortal permite configurar Formularios de Inicio de Sesión para todas las naturalezas de usuarios: Empleados, Externos e Invitados, mejorando las funcionalidades que ofrece el Inicio de Sesión de Windows. La información referente a este apartado puede consultarse en la documentación sobre Formularios de Inicio de Sesión. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 34 de 37

35 6. INTEGRACIÓN CON GESTIÓN DE CONTENIDOS Además de utilizar todos los recursos propios del Portal de Invitados que se han explicado en este documento, también se puede aprovechar la potencia del Módulo Gestión de Contenidos y Comercio Online para diseñar un Portal de Invitados moderno y accesible como el de la siguiente imagen: Como puede verse en la imagen que sigue, este Portal de Invitados se ha construido sobre la Página Web- Wip-Contact Us de la Gestión de Contenidos de AuraPortal. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 35 de 37

36 En la imagen siguiente puede verse la distribución de los distintos Espacios de Publicación de su diseño: Información detallada sobre él Módulo Gestión de Contenidos y Comercio Online puede encontrarse en la documentación correspondiente. MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 36 de 37

37 MANUAL. PORTAL DE INVITADOS Página 37 de 37