Familias Propias. Tomo 1

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1 Manual Familias Propias. Tomo 1 (28 agosto 2018) Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas. info@auraportal.com Skype: AuraPortal Tel: Internacional:

2 ÍNDICE FAMILIAS PROPIAS VS. FAMILIAS DE SISTEMA HELIUM CONCLUSIONES DIFERENCIAS ENTRE FAMILIAS BASE DE DATOS Familias de Sistema Familias Propias CREACIÓN FAMILIAS Familias de Sistema Familias Propias DISEÑO FORMULARIOS Familias de Sistema Familias Propias DISEÑO DE GRIDS Familias de Sistema Familias Propias VISTA CALENDARIO Familias de Sistema Familias Propias CAMPOS EXCLUSIVOS Familias de Sistema Familias Propias CREACIÓN ELEMENTOS Creación Manual Familias de Sistema Familias Propias Tareas de Sistema Familias de Sistema Familias Propias Servicios Web Familias de Sistema Familias Propias PERMISOS Familias de Sistema Familias Propias RELACIONES ENTRE FAMILIAS Familias de Sistema Enlaces Empleados Cuentas Indirectas Roles de Cuentas Cuenta Proyecto Costes / Ingresos Familias Propias FAMILIAS PROPIAS Página 2 de 42

3 2.10. INTEGRACIÓN CON PROCESOS BPM Familia Prefijo/Sufijo Visor Tarea de Sistema INGRESADOR Familia General Grupos de Campos Visor Tarea de Sistema INGRESADOR Documentos PLANNING VISTA CALENDARIO IMPORTACIÓN PASOS PREVIOS CONFIGURACIÓN DE LA IMPORTACIÓN Importación de Prefijos de Sistema Ejecución Programada FAMILIAS PROPIAS Página 3 de 42

4 FAMILIAS PROPIAS VS. FAMILIAS DE SISTEMA HELIUM El presente documento compara las características de las Familias Propias de AuraPortal con las Familias de Sistema en la versión Helium de AuraPortal, para ayudar a los diseñadores y usuarios a elegir cuál es la más adecuada en cada escenario. Las Familias de Sistema son aquellas que incorpora la Estructura Inicial de AuraPortal cuando se instala. Son 9: - Empleados - Cuentas - Ítems - Proyectos - Áreas - Documentos - Procesos - Reglas y - Tareas Libres Nota. Aunque las Familias de Sistema son las nueve de la lista anterior, este documento hace especial referencia a las cinco primeras (Empleados, Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas). Las otras cuatro (Documentos, Procesos, Reglas y Tareas Libres), se tratan en otros documentos porque tienen un comportamiento específico independiente de la comparación que se realiza en este. Las Familias Propias se crean y diseñan en AuraPortal según las necesidades particulares de cada organización. Son por lo tanto Propias de cada instalación, de ahí su nombre, y se pueden crear el número que se desee, ilimitadamente. 1. CONCLUSIONES Las conclusiones más relevantes tras la lectura de este documento son que, en general, es preferible utilizar Familias Propias, tanto por sus funcionalidades presentes como por su proyección futura. Hay tres excepciones a esta conclusión genérica: - Cuentas. Tiene funcionalidades muy específicas que no están en las Familias Propias, como son: o o Roles de Cuentas. A través de ellos el personal humano de las Cuentas puede recibir y gestionar Tareas y Mensajes de Proceso. Portales Externos. Toda la gestión de los Portales Externos está basada en Clases de Cuentas y sus Roles. Nota. En versiones futuras está previsto que las Cuentas dispongan de todas las funcionalidades de las Familias Propias (Formularios Dinámicos, Grids configurables, Base de Datos SQL, ), conservando las actuales. - Empleados. La Familia de Empleados tiene mecánicas exclusivas que no están en las Familias Propias, como son: FAMILIAS PROPIAS Página 4 de 42

5 o o o Login. A través del cual se identifica a cada empleado que inicia sesión en AuraPortal para que tenga las opciones y funcionalidades que le correspondan y no otras. Organigrama. Representación de la estructura jerárquica de la empresa con aplicación en Procesos, Tareas Libres y otros elementos. Grupos de Empleados y Roles. Diferentes niveles de organización de los empleados con funciones importantes en el workflow de Procesos, Recintos Seguros y permisos. - Anexos. Las Familias Propias no disponen del concepto Anexo que tienen las Familias de Sistema, pero en su lugar se pueden utilizar las funcionalidades de los Formularios Dinámicos, concretamente: o o o Campos y Divisiones. Se pueden agregar campos basados en todo tipo de Términos de Diccionario, que sustituyen a los Anexos Mono-Registro basados en Listas de SharePoint. Documentos. El nuevo término Biblioteca En Diccionario sustituye a los Anexos Multi- Registro basados en Bibliotecas de SharePoint. Grupos de Campos. Los Anexos Multi-Registro basados en Listas de SharePoint pueden sustituirse por Grupos de Campos. En la siguiente tabla se muestra un resumen de las principales diferencias entre ambos tipos de Familias. Posteriormente se comentan con más detalle: Familias De Sistema Familias Propias Base de Datos SharePoint. Directamente en SQL. Creación Familia Fijas en la Estructura Inicial. Particular en cada instalación. Se pueden crear las que se necesiten, sin límite. Diseño Formularios Diseño Grids Formulario Fijo, no configurable. Para añadir campos hay que utilizar los Anexos. Grids con Filtros y Columnas fijos, no configurables. Formularios Dinámicos y personalizables. No dispone de Anexos, pero los formularios Dinámicos permiten añadir cualquier tipo de campo del Diccionario. Grid con Filtros y Columnas configurables, en cantidad, orden y tamaño. Campos Exclusivos No disponible. Se pueden elegir qué campos tendrán un valor exclusivo para que no se repita en otros elementos de la misma Familia. Creación Elementos Manual, Tareas de Sistema, Servicios Web e Importación. Manual, Tareas de Sistema, Servicios Web e Importación. FAMILIAS PROPIAS Página 5 de 42

6 Permisos Grupos de Empleados en Clases. Recintos Seguros. Enlaces Empleados Cuentas Indirectas Roles De Cuentas Cuenta - Proyecto Costes / Ingresos Integración con Procesos Planning Los formularios de Familia de Sistema tienen un campo con Enlaces a otras Familias. Login. Identificación del usuario que inicia sesión en AuraPortal. Responsable. Campo fijo en el formulario con mecánicas específicas (Ejecutor de Tareas de Proceso, Prefiltros y Permisos). La Familia Cuenta incluye mecánicas específicas ya preparadas que relaciona Cuentas entre sí. La Familia Cuenta tiene como Sufijo los Roles Personales e Impersonales con mecánicas muy importantes relacionadas con la ejecución de los Procesos con Usuarios Externos e Invitados. La Familia Proyecto permite la relación con una Cuenta. Las Familias de Sistema incluyen un mecanismo de Costes e Ingresos basados en Ítems. Términos de Familia General y Prefijos/Sufijos. Las Familias de Sistema tienen el mecanismo de Planning con Tareas Libres (no de Proceso). Las relaciones entre Familias Propias se pueden establecer con campos de tipo Familia General, Familia Prefijo y Grupos de Campos. Las Familias Propias no tienen la mecánica de Login, por lo que para iniciar sesión en AuraPortal hay que utilizar la familia de Sistema Empleados. Con campos Prefijo de Empleados en Familias Propias se pueden conseguir más funcionalidades que con el campo Responsable en las fichas de las Familias de Sistema (Ejecutor de Tareas de Proceso a través de la TS- INGRESADOR, Prefiltros, Permisos por Recintos Seguros). Las relaciones se pueden establecer con campos de tipo Familia General, Familia Prefijo y Grupos de Campos. No existe una mecánica parecida en las Familias Propias. Para que los Usuarios Externos e Invitados reciban Tareas y s hay que utilizar la familia de Sistema Cuentas. Permite añadir campos Prefijo de cualquier Familia. No existe una mecánica específica, pero se puede realizar con Grupos de Campos, y próximamente con el nuevo desarrollo de Relaciones entre Familias. Términos de Familia General, Familia Prefijo/Sufijos, Grupos de Campos y Documentos. Las Familias Propias no tienen enlaces con las Tareas Libres, y consecuentemente tampoco con el Planning. FAMILIAS PROPIAS Página 6 de 42

7 Vista Calendario Los elementos de Familias de Sistema objeto de este documento no tienen esta posibilidad. Los elementos de Familia Propia pueden verse en la Vista Calendario en el Grid de Elementos, por día, semana o mes. 2. DIFERENCIAS ENTRE FAMILIAS En este Capítulo de detallan las diferencias entre las Familias de Sistema y Propias Base de Datos En AuraPortal Helium, vigente en el momento de redactar esta documentación, hay una diferencia importante en la base de datos utilizada para las Familias de Sistema y Propias Familias de Sistema El almacenamiento de sus datos se realiza en Listas de SharePoint (que a su vez se guardan en MS-SQL) Familias Propias Se almacenan directamente en MS-SQL sin pasar por SharePoint, lo cual permite una mayor potencia y flexibilidad en su desarrollo y capacidad de almacenamiento Creación Familias La principal diferencia entre ambas Familias es que las de Sistema ya están creadas en la Estructura Inicial de la instalación de AuraPortal, mientras que las Familias Propias se crean posteriormente a medida de las necesidades de cada instalación de AuraPortal Familias de Sistema Aunque las Familias de Sistema están ya creadas en la Estructura Inicial que realiza la instalación de Aura- Portal, pueden personalizarse desde las opciones de Estructura, en el Panel FAMILIAS: FAMILIAS PROPIAS Página 7 de 42

8 Desde estas opciones se pueden realizar las siguientes acciones: - Crear Clases y ubicarlas en Ramas del Árbol, - Diseñar Páginas de Entrada personalizadas para Empleados, - Diseñar Formularios de Roles Personales de las Cuentas, - Crear Anexos (ampliación de las Fichas, tanto Mono-Registro como Multi-Registro). Para más detalles dirigirse al Manual del Administrador Delegado Familias Propias Las Familias Propias se crean y personalizan a la medida de cada instalación de AuraPortal, desde la opción de Estructura FAMILIAS Familias Propias Árbol y Clases: FAMILIAS PROPIAS Página 8 de 42

9 Las opciones de configuración son: Familia visible en grids generales. Esta opción permite impedir el acceso a determinadas Familias Propias a través del grid general (botonera vertical izquierda de la entrada de AuraPortal). Si se marca Sí, la Familia Propia se muestra en el grid general de familias propias de la entrada de AuraPortal. Si se marca No, la Familia no aparece en el buscador, por lo que solo se puede utilizar desde los formularios que contengan campos de esa familia. Panel DETALLES Árbol y Clases. De forma muy similar a las Familias de Sistema. Campos en Ficha. Permite agregar campos del Diccionario a la Ficha, que es el almacén de datos de los elementos de la Familia. Cuando se crea una nueva familia solo muestra los campos que el sistema ha creado por defecto: _Nombre y _ClaseFamilia: FAMILIAS PROPIAS Página 9 de 42

10 Para añadir más campos, pulsando el botón Agregar Campos a la Ficha se abre la ventana del Diccionario de Términos que permite, o bien elegir campos ya añadidos a su panel (que, si se trata de una nueva familia, estará vacío), o bien crear nuevos campos de tipo General o Grupo de Campos. Una vez creados y/o elegidos los campos deseados, pulsar Aceptar Selección y quedarán registrados en el panel de la Ficha de la Familia. Pulse Salir para volver a la ventana inicial de la familia. Formularios. Permite diseñar múltiples Formularios Dinámicos con campos de la Ficha para ser utilizados desde las diferentes opciones de AuraPortal. Ver apartado correspondiente más adelante en este documento. Configuración Grid. Permite diseñar los Filtros y Columnas del Grid para buscar elementos de la Familia. Ver apartado correspondiente más adelante en este documento. Campos con contenido exclusivo. Permite determinar qué campos de la Ficha tendrán un valor exclusivo que no se pueda repetir en otros elementos de la misma Familia. Ver apartado correspondiente más adelante en este documento. Panel VISTA CALENDARIO Si se configuran los campos de este panel, los elementos de la Familia Propia podrán verse en formato Calendario en el Grid de Elementos. En el capítulo Vista Calendario de este documento pueden verse más detalles, y la información completa en el documento de la serie Modelización - Vista Calendario Diseño Formularios Una de las diferencias más importantes entre las Familias de Sistema y las Propias es la posibilidad que tienen estas últimas de personalizar sus formularios Familias de Sistema El diseño de los formularios de los elementos de las Familias de Sistema es fijo, tal como se proporciona en la Estructura Inicial de la instalación y no se puede modificar. La manera de ampliar sus datos es a través de Anexos, tanto del tipo Monoregistro como Multiregistro. Aunque sea fijo, cada Familia de Sistema tiene su propio formulario diseñado según su objetivo. El Visor de Prefijos de Familias de Sistema en Procesos (Tareas y Mensajes), están disponibles con las siguientes características: - Posibilidad de decidir si se muestra o no el Visor, pero siempre se mostrará el mismo formulario, que es una representación reducida del completo y no se puede modificar. - A través del Visor, los Empleados con permisos podrán Ver y/o Modificar datos de los elementos. Ver permisos basados en Grupos de Empleados-Clases más adelante en este documento. - Los Empleados con permisos también podrán Crear elementos nuevos desde el Grid de selección de Prefijos. - Los Usuarios Externos e Invitados solo verán el formulario del Visor, pero no podrán modificar ni crear nuevos elementos. FAMILIAS PROPIAS Página 10 de 42

11 Familias Propias Los formularios de elementos de Familias Propias son personalizables con el sistema de Formularios Dinámicos ya conocido para las Tareas y Mensajes de los Procesos. Un ejemplo de formulario podría ser el siguiente: Resumen de Características: Permite añadir cualquier tipo de Término del Diccionario como campo en el formulario. Notar que esto quiere decir que se pueden añadir Grupos de Campos, Documentos (Bibliotecas En Diccionario) y también Prefijos/Sufijos de otras Familias. Creación personalizada de Formularios por Clase. Cada Clase puede tener su formulario específico. Presentación dinámica de Divisiones (Presencia/No Presencia y Lectura/Edición) según Condiciones. Entre las Condiciones posibles cabe resaltar que se puede diferenciar el usuario que accede al formulario, de forma que el mismo formulario se presente diferente según cada usuario. Con respecto al Visor de Prefijos de Familias de Propias en Procesos (Tareas y Mensajes), están disponibles las siguientes características: Posibilidad de decidir si se muestra o no el Visor, y además elegir el formulario que se desee entre los diseñados a medida. La configuración permite dos opciones: - Indicar. Permite la selección del formulario que se desee. - Según Clase. El formulario que se mostrará en el Visor será automático según la Clase indicada en la configuración de cada Formulario. FAMILIAS PROPIAS Página 11 de 42

12 A través del Visor, cualquier usuario (Empleado, Externo o Invitado) podrá Ver y/o Modificar elementos si tiene permisos en el Recinto Seguro correspondiente (ver permisos en Recintos Seguros más adelante en este documento). Cualquier usuario con permisos también podrá Crear elementos nuevos desde el Grid de selección de Prefijos. Pueden verse más detalles en la documentación sobre Formularios Dinámicos Diseño de Grids De forma similar a los formularios, una de las diferencias entre las Familias de Sistema y las Propias es la posibilidad que tienen estas últimas de diseñar los filtros y columnas del Grid para buscar elementos Familias de Sistema El Grid para buscar elementos de las Familias de Sistema es fijo, tal como se proporciona en la Estructura Inicial de la instalación. No se puede modificar Familias Propias En cambio, en las Familias Propias sí se pueden personalizar los filtros y columnas del Grid de búsqueda de elementos. La personalización se realiza desde la opción Configuración Grid de cada Familia Propia, en Estructura FAMILIAS - Familias Propias Árbol y Clases: FAMILIAS PROPIAS Página 12 de 42

13 Desde esta ventana se puede configurar lo siguiente: Descripción. Dimensiones Ventana. - Ancho. Define el ancho que tendrá la ventana de la biblioteca px es el valor predefinido. El ancho del grid crecerá según la suma de los anchos configurados en sus columnas. De esta manera, si la suma de todos los anchos de las columnas es superior al Ancho de la ventana, el grid mostrará un scroll horizontal. - Alto. La opción predeterminada es Automático. Si se marca Indicar aparece el campo Alto del Grid, para especificarlo en píxeles. Altura líneas. Con dos opciones, Según contenido o Una línea. Se aplica a todas las columnas, donde la altura de la línea se adaptará para que se vea todo el contenido. Si se elige Una línea, el contenido que no quepa en la columna, se mostrará en un Tooltip al situar el ratón encima. FAMILIAS PROPIAS Página 13 de 42

14 Esta configuración puede ser cambiada por el empleado en el propio Grid de Elementos con los siguientes iconos: Ver una imagen en ejecución más abajo. Una línea y Según contenido respectivamente. Desde ese momento se aplicará lo personalizado por el empleado, independientemente de lo que se haya marcado en esta opción. Mostrar elementos al entrar. Se configura si los elementos aparecerán directamente al entrar o no. Con 2 opciones: Sí. Cuando se accede al Grid, se muestran todos los elementos sin necesidad de pulsar el botón Proceder. Si en los filtros hay algún campo con buscador, como Prefijos o Relación, una vez se ha seleccionado el elemento para que actúe de filtro, automáticamente se ejecuta el filtro de elementos de la Familia sin necesidad de pulsar Proceder de nuevo. Esta mecánica es cómoda, y agiliza el funcionamiento cuando hay pocos elementos, pero en el caso de que haya un número elevado, puede resultar más cómodo indicar No a la opción Configuración del grid - Mostrar elementos al entrar, en cuyo caso funcionaría como se explica a continuación. No. Al entrar en el grid, no se muestra ningún elemento hasta que se pulse el botón Proceder, normalmente habiendo elegido opciones de filtrado para limitar el número de resultados que se supone demasiado elevado como para mostrarlos por defecto. Con esta configuración, si en los filtros hay algún campo con buscador, como Prefijos o Relación, una vez se ha seleccionado el elemento para que actúe de filtro, no se ejecutará el filtro de elementos hasta que se pulse el botón Proceder. De esta manera se tiene la oportunidad de seleccionar más campos de filtrado para limitar la búsqueda sin que cada vez se ejecute ésta. Mostrar Filtros. No necesita explicación. Mostrar Cabecera. No necesita explicación. Mostrar Barra de acciones. No necesita explicación. URL de acceso. Para acceder directamente desde cualquier explorador dentro o fuera de AuraPortal. FILTROS. Selección de campos de filtrado con los siguientes detalles: FAMILIAS PROPIAS Página 14 de 42

15 Orden. Orden en el que se presentarán en ejecución. Título Mostrado. Nombre que se mostrará en cada campo de filtrado. Nombre Interno. Es el nombre que tiene el término en el Diccionario. No tiene por qué coincidir con el nombre mostrado. V (Visible) / E (Editable) / P (Predeterminado). Para fijar las características del filtro, si será Visible, si se podrá Editar o si aparecerá con un valor ya predeterminado. Ancho. Ancho del campo de filtrado. C. Para configurar un Conjunto de Filtros. I. Opción para configurar MultiIdioma, de forma que cada usuario vea el nombre del filtro en su idioma. Pulsar el botón Agregar Conjunto de Filtros de la barra de acciones para reunir varios filtros en el mismo desplegable de forma que, una vez en ejecución, el usuario pueda elegir un filtro u otro desde el mismo campo. Para establecer un valor predeterminado para un filtro, pulsar el botón Datos Predeterminados (1) que aparece en la imagen siguiente. Se abrirá una cabecera con los filtros elegidos (2). Introducir el valor deseado y pulsar el botón Guardar Datos Predeterminados. En el Grid de Filtros aparecerá marcada la casilla de la columna P del filtro preseleccionado. Ver la imagen del siguiente ejemplo. COLUMNAS. De forma muy parecida a los FILTROS, se puede determinar qué columnas aparecerán en el grid, en qué Orden, su Título Mostrado en la cabecera, el Ancho de la columna y MultiIdioma para el Título Mostrado. Nota. Ordenación de columnas en el Grid: Debido a que la ordenación de las columnas del grid por cierto tipo de campos puede penalizar el rendimiento del mismo cuando FAMILIAS PROPIAS Página 15 de 42

16 el número de elementos es elevado, cuando se está configurando dicha ordenación se muestra un aviso si se elige uno de estos campos. Este es el caso de las columnas basadas en los campos Relación, Selección Múltiple, Multilínea Rico, Diccionario de Perfiles de Cuentas, Ítems y Roles, Sufijos de familias de sistema, Responsable de un empleado, Creador, Modificador, Tipo de Creador y Tipo de Modificador. En el grid de configuración, la ordenación de los campos elegidos en estas condiciones se mostrará en color rojo y dispondrá de un Tooltip que recordará la situación. Ver la imagen siguiente. El resultado EN EJECUCIÓN del ejemplo anterior, que verían los usuarios al acceder al Grid, sería como el de la siguiente imagen: En la imagen se ve el filtro Clase de Familia (1) con el valor predeterminado configurado, en ese caso Impresora. De esta forma, cuando el usuario accede al Grid de elementos de la familia Componentes FAMILIAS PROPIAS Página 16 de 42

17 Hardware, este aparece prefiltrado por la clase Impresora, por lo que, de entrada, solo mostrará las impresoras registradas. Si el filtro se marcó como Editable, podrá cambiarse posteriormente. El Grid se muestra en una línea o varias según lo configurado en el campo Altura líneas (Según Contenido / Una Línea), pero se puede cambiar en cualquier momento con los siguientes iconos (2): Es interesante conocer el funcionamiento del filtro configurado con campos Prefijo y Relación:1, que es el siguiente: - Cuando alguien escriba parte del nombre en un filtro basado en campo Prefijo o Relación:1, y pulse directamente Intro o pulse Proceder, los elementos que devolverá el grid serán aquellos que cumplan con la parte del nombre escrito en el filtro. - Si se desea especificar un elemento exacto, tras escribir parte del nombre, tendrá que pulsar con el ratón sobre el icono buscador para elegir un elemento concreto. Como sucede hasta ahora, si solo hay un elemento que cumple con la parte del nombre escrita, al pulsar sobre el icono buscador se seleccionará automáticamente sin necesidad de elegirlo. Si, una vez se ha elegido un elemento exacto en el filtro basado en Prefijo o Relación:1, se borra manualmente parte del nombre y se pulsa en Proceder, se buscará por la parte escrita y no por el nombre completo que antes estaba elegido. Esto quiere decir que cuando se ha elegido un nombre completo no es necesario pulsar la 'X' para borrarlo, se puede hacer a mano parcial o completamente. El icono Impresora (3) ofrece distintas opciones de impresión. Ver la imagen inferior. El botón Impresora (1) abre el gestor de impresoras local. El botón a Excel (2) tiene un submenú con 2 opciones: Exportar sin formato. Si se elige esta opción, los datos se exportarán como texto, tanto en las celdas como en la casilla de fórmulas. FAMILIAS PROPIAS Página 17 de 42

18 Exportar con formato. Si se elige esta opción, se respetarán los formatos numéricos y de fecha. Nota: Para que se respete el formato, los separadores de millares y decimales deben coincidir en la configuración del sistema operativo del ordenador cliente y en AuraPortal Vista Calendario Familias de Sistema La funcionalidad de Vista Calendario no está disponible para las Familias de Sistema de las que trata principalmente este documento (Ítems, Empleados, etc.). Sin embargo, como se comenta más adelante, sí que se puede aplicar la Vista Calendario a Tareas de Proceso (Familia de Sistema Procesos) Familias Propias Los Elementos de Familia Propia se muestran en la Vista Calendario si la Familia Propia se configuró para tal propósito, utilizando los consiguientes campos de Fecha-Hora de la Ficha de la Familia. Se configura desde la página general de configuración. Ver más detalles en el capítulo Vista Calendario Campos Exclusivos Familias de Sistema La funcionalidad de campos exclusivos no está disponible para las familias de Sistema. Se pueden repetir elementos con datos iguales en el mismo campo Familias Propias Se puede elegir qué campos tendrán un valor exclusivo para que no se repita en otros elementos de la misma Familia. Se configura desde la opción Campos con contenido exclusivo de Estructura FAMILIAS Familias Propias Campos con contenido exclusivo: FAMILIAS PROPIAS Página 18 de 42

19 Pulsando sobre el icono buscador de Campos con contenido exclusivo se abrirá la ventana de selección de campos que se desea tengan un valor exclusivo: Los campos disponibles para esta funcionalidad son: Texto una Línea Número Entero Número Decimal Fecha Fecha-Hora FAMILIAS PROPIAS Página 19 de 42

20 2.7. Creación Elementos Ambos tipos de Familias disponen de opciones similares para la creación de elementos, con algunas diferencias: Creación Manual Hay alguna diferencia en la creación manual de elementos de Familia de Sistema y Propias: Familias de Sistema La creación manual de elementos de Familia de Sistema se puede realizar desde dos sitios: - Pantalla de Inicio del Portal de Empleados. - Los Empleados también podrán crear elementos desde el campo Prefijo en Tareas y Mensajes de Proceso, según permisos de Grupos de Empleados en Clases de Familias Familias Propias La creación manual de elementos de Familias Propias es más completa: - Pantalla de Inicio del Portal de Empleados, - Cualquier usuario (Empleado, Externo o Invitado) puede crear elementos desde el campo Prefijo en Tareas y Mensajes de Procesos, según permisos en Recintos Seguros. - El formulario utilizado para la creación y edición de elementos de Familia Propia puede ser distinto según la Clase de cada elemento. Si solo hay una Clase, al crear el elemento no pregunta la clase, lo crea directamente. Si existe más de una Clase pero solo hay una marcada como Preferente, tampoco pregunta la clase y el elemento se crea con la única Preferente. Si hay más de una clase preferente, se mostrarán en un grid para seleccionar la deseada en cada caso. - Adicionalmente, cualquier usuario puede rellenar campos en Tareas y Mensajes de Procesos, con los que posteriormente una Tarea de Sistema creará un elemento de Familia Propia. Ver más detalles en la documentación sobre Tareas de Sistema correspondiente Tareas de Sistema Las Tareas de Sistema para la creación de elementos de Familia de Sistema y Propias son diferentes: Familias de Sistema Las Familias de Sistema no tienen Tareas de Sistema específicas para la creación de elementos, pero se puede utilizar la TS-INVOCADOR (Invoca Servicio Web Externo) invocando los Servicios Web de AuraPortal para la creación de elementos. Ver apartado correspondiente a Servicios Web Familias Propias Para la creación de elementos de Familia Propia están disponibles los siguientes Servicios Web: FAMILIAS PROPIAS Página 20 de 42

21 - Tarea de Sistema CREADOR (Crea elemento de Familia Propia) que crea elementos con datos del Panel del proceso, - Tarea de Sistema LIMPIADOR (Elimina elementos de Familia Propia) que elimina elementos según condiciones. Ver más detalles en la documentación sobre Tareas de Sistema correspondiente Servicios Web Los Servicios Web disponibles para la creación de elementos de Familia de Sistema y Propias son diferentes: Familias de Sistema Para la creación y modificación de elementos de Familia de Sistema están disponibles los siguientes métodos del Servicio Web AuraPortalFamilias: Para crear elementos a partir de campos sueltos: - CreateFichaAreaCampos - CreateFichaCuentaCampos - CreateFichaEmpleadoCampos - CreateFichaItemCampos - CreateFichaProyectosCampos Para crear elementos a partir de fichero XML: - CreateFichaAmbito - CreateFichaCuenta - CreateFichaEmpleado - CreateFichaItem - CreateFichaProyectos Para eliminar elementos: - DeleteFichaAmbito - DeleteFichaCuenta - DeleteFichaEmpleado - DeleteFichaItem - DeleteFichaProyectos Para actualizar elementos: - UpdateFichaAmbito - UpdateFichaCuenta - UpdateFichaEmpleado - UpdateFichaItem FAMILIAS PROPIAS Página 21 de 42

22 - UpdateFichaProyectos Hay más métodos disponibles para gestiones accesorias con las Familias de Sistema. Consultar la documentación sobre Servicios Web correspondiente para más información Familias Propias Para la creación de elementos de Familia Propia están disponibles, entre otros, los siguientes métodos del Servicio Web AuraPortalFamilias: - GetUserFamily. No tiene parámetros. Devuelve la lista de Familias Propias existentes con los valores UserFamily_ID y UserFamily_Name. - GetUserFamilyClass. Introduciendo el parámetro UserFamily_ID devuelve la lista de Clases de esa Familia con los valores Class_ID y Class_Name. Código de devolución: -1 = Parámetros incorrectos (el parámetro está en blanco o no es un valor numérico). - GetUserFamilyElementList. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID y Class_ID (éste último opcional), devuelve la lista de Elementos de esa Familia, con los valores Element_ID, Element_Name y Class_ID de cada uno. Código de devolución: -1 = Parámetros incorrectos (el parámetro está en blanco o no es un valor numérico). - GetUserFamily_Terms. Introduciendo el parámetro UserFamily_ID, devuelve la lista de Nombres Internos de los Términos de Diccionario de esa Familia que se pueden utilizar para crear nuevos elementos. - CreateUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID, Class_ID y Data se crean nuevos elementos dentro de la Familia indicada. El parámetro Data utiliza la estructura habitual en otros métodos, con nombres internos de términos con separadores especiales, por ejemplo: [[[_Family_Class:::Noticias]]][[[_Name:::Congreso en Madrid]]][[[3_Description:::Se ha celebrado el XXII Congreso Internacional... ]]][[[3_Published:::Sí]]] Códigos de devolución: ID = Si se crea correctamente devuelve el ID del nuevo elemento. -1 = Parámetros incorrectos (alguno de los parámetros está en blanco o es incorrecto). -2 = No existe la Familia indicada. -3 = No existe la Clase indicada. -4 = La Clase indicada existe, pero no pertenece a esta Familia. - DeleteUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID y Element_ID se elimina el elemento. FAMILIAS PROPIAS Página 22 de 42

23 Códigos de devolución: ID = Si se elimina correctamente devuelve su ID. -1 = Parámetros incorrectos (alguno de los parámetros está en blanco o no es un valor numérico). -2 = No existe la Familia indicada. -3 = No existe el elemento indicado. - UpdateUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID, Element_ID y Data se actualizan los datos del elemento indicado. Códigos de devolución: ID = Si se actualiza correctamente devuelve su ID. -1 = Parámetros incorrectos (algún parámetro está vacío o no es un valor numérico). -2 = No existe la Familia indicada. -3 = No existe el Elemento indicado. - GetUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID y Element_ID se obtienen los datos de la ficha de ese elemento. Código de devolución: -1 = Parámetros incorrectos (algún parámetro está vacío o no es un valor numérico) Permisos La gestión de permisos de acceso es radicalmente distinta para las Familias de Sistema y Propias: Familias de Sistema Los permisos de los elementos de Familias de Sistema se basan en Clases de elementos asociados a Grupos de Empleados. Los permisos para crear, editar (modificar) y/o ver las fichas de los elementos de las Familias de Cuentas, Ítems, Proyectos y Áreas se otorgan desde la opción Grupos de Empleados situado en la barra de acciones de Estructura FAMILIAS Empleados. Una vez se ha creado un Grupo de Empleados, pulsar sobre la opción Autorizados en Clases situada en la barra de acciones: FAMILIAS PROPIAS Página 23 de 42

24 Se abrirá la siguiente ventana desde donde se adjudican los permisos en Clases que tiene este Grupo de Empleados: FAMILIAS PROPIAS Página 24 de 42

25 El procedimiento es el siguiente: 1. Seleccionar la pestaña correspondiente a la Familia de Sistema a la que se desea otorgar permisos, 2. Pulsar el botón Proceder para listar las Clases, 3. Seleccionar el marcador correspondiente al permiso deseado: - Ver. Los Empleados pertenecientes a este Grupo podrán ver los elementos de la Clase indicada. - Editar. Podrán Editar las fichas de los Elementos. - Crear. Podrán Crear Elementos. Nota. Los Permisos Ver y Editar de los Grupos de Empleados no se aplican a los elementos que estén marcados como Confidenciales. A estos sólo podrán acceder los empleados que estén seleccionados en la opción Autorizados de cada Elemento, que además también tendrán permiso de Edición. Hay tres Familias con algunos detalles diferentes: - Tareas Libres. Sólo se puede determinar el permiso de Crear tareas de las Clases indicadas. El resto de los permisos es automático según el workflow de las mismas. - Cuentas. Se puede determinar si el Grupo de Empleados tendrá permisos para Crear/Editar Roles de Cuenta. - Empleados. Los Empleados no tienen Clases, por lo que los permisos se aplican a todos ellos, pero tienen las siguientes particularidades: Todos los Empleados tienen Permiso para Ver la ficha de cualquier Empleado, lo cual no incluye Ver Enlaces y Planning, que es un permiso que se especifica aparte. También podrán ver los Enlaces y Planning de los empleados los siguientes usuarios: - AdminPortal - Administradores Delegados - Autorizados en ficha del empleado - Un empleado podrá ver los enlaces de los empleados que estén por debajo de su nivel en el árbol de empleados - El propio empleado en su Ficha La creación de Empleados solo la realizan los Administradores Delegados desde las opciones correspondientes de Estructura. Para más detalles consultar el Manual del Administrador Delegado Familias Propias Los Permisos en Familias Propias son radicalmente distintos, utilizan el sistema de Recintos Seguros, mucho más potente y flexible. FAMILIAS PROPIAS Página 25 de 42

26 Los Recintos Seguros determinan los usuarios que pueden ver, modificar, crear o eliminar elementos de las Familias Propias, y se establecen a tres niveles: - Familia - Clase - Elemento El orden de aplicación de los permisos es Familia > Clase > Elemento. Esto quiere decir que, para acceder a nivel de Clase, también hay que tener permiso a nivel de Familia, por lo menos de lectura. Y para acceder a un Elemento, también hay que tener permiso a nivel de su Clase y Familia. Ver todos los detalles en la documentación sobre Recintos Seguros. Nota. Los Prefijos y términos Relación de Familias Propias se pueden configurar para Utilizar Recintos Seguros O Sí O No cuando se accede a través de otra Familia. Esto se configura en el propio término del diccionario y puede personalizarse en el formulario cuando el término se añade al Panel de un Proceso. La documentación sobre Relaciones entre Familias incluye un capítulo con una explicación detallada de esta funcionalidad Relaciones entre las Familias AuraPortal dispone de una funcionalidad de Relaciones entre Familias que permite relacionar distintas Familias de AuraPortal (tanto de Sistema como Propias) entre sí de una manera flexible, ágil y potente, para solucionar las necesidades de la mayoría de los escenarios. Las relaciones pueden ser de tipo 1.N, 1:1 o N:N. Los datos no se copian entre familias, sino que están relacionados. Todos los detalles de esta funcionalidad pueden consultarse en el Manual Relaciones entre Familias. Independientemente de la funcionalidad Relaciones entre Familias, las Familias de AuraPortal pueden relacionarse entre sí a diferentes niveles Familias de Sistema Las Familias de Sistema tienen varios mecanismos fijos para relacionarse entre sí Enlaces En las fichas de cada Familia hay una sección de Enlaces, en donde se pueden enlazar elementos de otras Familias. La funcionalidad de estos enlaces normalmente se limita a la visualización en la Ficha, aunque hay algunos casos más funcionales como por ejemplo la relación de las Familias con Tareas Libres y Planning. Ver Manual del Administrador Delegado para más detalles Empleados En todas las fichas de las Familias de Sistema hay un campo Responsable en donde se puede elegir un Empleado, que proporciona las siguientes funcionalidades: - El Empleado indicado como Responsable puede Ver, Editar y Eliminar el Elemento, aunque no tenga permisos específicos en su Clase. FAMILIAS PROPIAS Página 26 de 42

27 - Puede ser Ejecutor de tareas de Procesos a través del campo Sufijo Responsable del Panel del Proceso. - Prefiltros de Prefijos. Se puede aplicar un Prefiltro en Prefijos de Familias de Sistema en formularios de Tareas y Mensajes de Proceso para que sólo muestre los elementos en donde un empleado determinado es el Responsable. El empleado en cuestión puede obtenerse de: - El Ejecutor de una Tarea o Mensaje - El Creador del Mensaje de Inicio - El Campo de Panel Cuentas Indirectas En las fichas de la Familia Cuentas hay un campo destinado a elegir la Cuenta a través de la cual existe una relación con la empresa. Es el campo Indirecta, a través de. En definitiva, las Cuentas Indirectas son cuentas que dependen de otras cuentas, como, por ejemplo, clientes que dependen de un distribuidor. Esta relación se aplica en las siguientes funcionalidades de AuraPortal: - Prefiltros de Prefijos de Cuentas. Se puede aplicar un Prefiltro en Prefijos de la Familia Cuentas en formularios de Tareas y Mensajes de Proceso para que sólo muestre las Cuentas Indirectas de otro Prefijo Cuenta del Panel. - Prefijo automático. Los campos Prefijo de la Familia Cuenta en formularios de Tareas y Mensajes de Proceso, pueden ser configurados para rellenarse automáticamente con la Cuenta Propietaria de la Cuenta que se seleccione en otro campo de Panel. Dicho de manera práctica, en ejecución se selecciona un Cliente, y su Distribuidor se rellenará automáticamente Roles de Cuentas La Familia de Cuentas incluye los Roles de Cuentas, que representan los cargos o funciones con los que se establecen relaciones, ya sean telefónicas o a través de Tareas y s. La funcionalidad de los Roles de Cuentas es importantísima en la ejecución de los Procesos de AuraPortal, ya que a través de ellos los Usuarios Externos e Invitados pueden recibir Tareas y Mensajes Cuenta Proyecto La Familia de Proyectos tiene un campo donde seleccionar una Cuenta. La única funcionalidad de esta opción radica en la posibilidad de utilizarlo en los buscadores Costes / Ingresos Existe una funcionalidad de control de Costes e Ingresos basada en Tareas Libres e Ítems que se aplica a las Familias de Sistema. Ver Manual del Administrador Delegado para más detalles. FAMILIAS PROPIAS Página 27 de 42

28 Familias Propias Independientemente de la funcionalidad Relaciones entre Familias, en las fichas de las Familias Propias no hay campos fijos para establecer relaciones, sino que se pueden establecer como se desee en cada caso añadiendo los siguientes tipos de campos de otras Familias: - Familia Prefijos/Sufijos - Familia General - Grupos de Campos - Documentos Integración con Procesos BPM Con respecto a la integración de los dos tipos de familias con los Procesos BPM, hay diferencias significativas Familia Prefijo/Sufijo Los campos más importantes para relacionar elementos de Familias con Procesos son los Prefijos y Sufijos, y se pueden utilizar tanto en las Familias de Sistema como en las Propias. Como es sabido, el funcionamiento de los Prefijos/Sufijos en los Procesos consiste en que, una vez se ha introducido el valor de un Prefijo en el Panel de un Proceso (ya sea manualmente por el usuario o a través de Tareas de Sistema o Servicios Web), automáticamente se obtienen los valores de los campos de sus Sufijos y se graban en el Panel. Así, todos los objetos de los Procesos podrán actuar con ellos, por ejemplo, Compuertas, Tareas de Sistema, cálculos, etc. Los elementos de ambos tipos de Familias (Sistema y Propias) pueden ser seleccionados como Prefijos en Procesos y consecuentemente obtenerse sus Sufijos para grabarlos en el Panel del Proceso. La diferencia entre ambos tipos de Familia radica en que solo las fichas de las Familias Propias pueden tener Prefijos y Sufijos de otras Familias. Las de Sistema no pueden. Sin embargo, en los Procesos no es posible utilizar Prefijos/Sufijos con elementos que ya son en sí mismos Prefijos/Sufijos. Para ello hay dos posibilidades: - Visor. Permite Ver y Modificar todos los datos de Prefijo seleccionado en el Proceso, incluidos Grupos de Campos, directamente en su ficha a través del formulario que se desee, y que además estará controlado por Recintos Seguros. - Tarea de Sistema INGRESADOR. Permite traer todos los datos del Prefijo (excepto Grupos de Campos, pero sí sus Pies) al Panel del Proceso para que todos los objetos puedan actuar con ellos (Compuertas, Tareas de Sistema, cálculos, etc.). Ver esquema en la página siguiente para mejor comprensión: Nota. Está en desarrollo un nuevo sistema de relacionar las familias de AuraPortal entre sí, que aportará nuevas funcionalidades a las comentadas en este documento. FAMILIAS PROPIAS Página 28 de 42

29 Como se explica en el esquema, para trabajar en Procesos con Prefijos/Sufijos de Prefijos/Sufijos, hay dos posibilidades: - Visor - Tarea de Sistema INGRESADOR Visor Tal como se explica en el apartado correspondiente de este documento, desde el Visor de los Prefijos se pueden ver y editar todos los datos de la ficha del Prefijo seleccionado, incluidos los Prefijos/Sufijos que pueda tener de otras Familias. FAMILIAS PROPIAS Página 29 de 42

30 El Visor se muestra con un icono Visor junto al nombre del Prefijo: Centro de Coste Visor Al pulsar sobre Visor, se abrirá la ficha del Centro de Coste con el formulario que se haya elegido, que será de Lectura o Edición según se haya diseñado: Centro de Coste País Presupuesto Prefijo / Sufijos: Empleado Teléfono Centro de Coste Con el Visor se pueden ver y modificar los datos, pero estos no están en el Panel sino en la ficha del elemento. Si se desea que estos datos estén en el Panel del Proceso para poder interactuar con ellos a través de todos los objetos (Compuertas, Cálculos, ), se debe utilizar la función Ingreso Directo de la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel información o valor calculado), tal como se explica a continuación Tarea de Sistema INGRESADOR Con la función Ingreso Directo de la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel Información o Valor Calculado), se puede traer al Panel cualquier Sufijo de los campos de la Ficha (ver restricciones de los Grupos de Campos en su apartado correspondiente más adelante en este documento). Con esta funcionalidad será posible grabar en el Panel datos de la Ficha Propia que de otra manera no podrían llegar al mismo, como por ejemplo un Prefijo de empleado, y así, una vez en el panel, poder ser ejecutor de tareas, condicionar una Compuerta, etc. Para ello, la configuración del Ingreso en la Tarea de Sistema se realiza así: 1. En la opción Guardar en (1) (en la imagen siguiente), hay que seleccionar el campo del Panel donde se desea guardar el dato, en este ejemplo en un Prefijo de Empleado. 2. En la opción Origen (2) elegir el campo Prefijo de la Familia Propia y aparecerá una nueva opción llamada Campo de Familia (3) donde se puede seleccionar cualquier campo de la ficha de esa Familia que sea compatible con el seleccionado en la opción Guardar en (1). FAMILIAS PROPIAS Página 30 de 42

31 Nota. Se podrá dejar el Campo de Familia (3) vacío cuando el tipo campo seleccionado en Guardar en (1) sea compatible con el Prefijo seleccionado en Origen (2). El mismo ejemplo comentado para que un Prefijo de Empleado de una ficha de Familia Propia sea Ejecutor de Tareas de Proceso, se puede aplicar a los Roles Singulares utilizando el Término de Diccionario correspondiente Familia General En ambos tipos de Familias se pueden utilizar Términos de Diccionario Familia General en los Procesos de manera similar Grupos de Campos Las fichas de Familias Propias pueden tener Grupos de Campos, mientras que las de Sistema no. Hay dos maneras de utilizar los Grupos de Campos de fichas de Familia Propia en los Procesos: Visor Tal como se ha explicado anteriormente, desde el Visor de los Prefijos se pueden ver y editar todos los datos de las fichas del Prefijo seleccionado, incluidos los Grupos de Campos. FAMILIAS PROPIAS Página 31 de 42

32 Tarea de Sistema INGRESADOR Los únicos datos de los Grupos de Campos de las fichas de Familia Propia que se pueden llevar al Panel de los Procesos son sus Pies. Para ello hay que utilizar la función Ingreso Directo de la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel información o valor calculado), tal como ha sido explicado anteriormente Documentos Otra ventaja que tienen las Familias Propias sobre las de Sistema es que se pueden utilizar sus documentos (Término de Diccionario Bibliotecas En Diccionario) como Sufijos en los Procesos. 3. PLANNING El sistema de Planning de AuraPortal proporciona una manera gráfica (Gantt) de ver la organización de las Tareas según su Fecha de Previsión y/o Realización, tanto las Libres como las de Proceso. Así mismo, desde la Ficha de cada elemento de Familia de Sistema, es posible ver el Planning de las Tareas Libres (no de Proceso) que han sido asociadas a ella en la sección Enlaces de la Tarea Libre. Resumiendo: - El Planning muestra las Tareas Libres y de Proceso en vista gráfica (Gantt) - Las Familias de Sistema tienen relación con el Planning de Tareas Libres, pero no de Proceso. - Las Familias Propias no tienen relación con Tareas Libres. 4. VISTA CALENDARIO La Vista Calendario proporciona al empleado una forma fácil y gráfica de identificar y controlar los trabajos que tienen una Fecha Prevista para su realización, diferenciándose claramente los trabajos cuya fecha aún no se ha alcanzado de aquellos cuya fecha ya se ha alcanzado o se ha sobrepasado. La Vista Calendario está disponible para el Grid Mis Tareas de Proceso, para el Grid de Elementos de la Familia Propia, para el Grid Relación: N y para el Grid de los Informes Personalizados. Se basa en campos Fecha-Hora que pueden asignarse en la página de configuración del objeto o la familia. En ambos casos, los campos que se configuran son los siguientes: - Fecha Inicio. Se elige un campo de Panel o de la Ficha, que tomará un valor y marcará el Inicio de la cita del Calendario. - Fecha Fin. Se elige un campo de Panel o de la Ficha, que tomará un valor y marcará el Fin de la cita del Calendario. - Permitir mover con el ratón desde la Vista Calendario. Con dos opciones, Sí / No. marcado como Sí hará que se pueda mover la cita directamente de un punto a otro en la Vista Calendario, con lo que se actualiza la Fecha-Hora sin necesidad de abrir el formulario. Para ver los detalles sobre la Vista Calendario, puede consultarse la documentación específica sobre Vista Calendario. FAMILIAS PROPIAS Página 32 de 42

33 5. IMPORTACIÓN Se puede utilizar el Servicio AuraPortal Importador para acceder a Bases de Datos externas (Oracle, Excel, Access, etc.) mediante una conexión ODBC e importar el contenido de Tablas o Vistas a elementos de una Familia Propia Pasos Previos Antes de configurar la Importación es necesario: Que exista la Familia Propia Destino, con las características y configuración deseada. Que exista una conexión ODBC con la base de datos Origen. Las conexiones ODBC se crean desde Inicio- Herramientas Administrativas, en Orígenes de datos ODBC, pestaña DSN de Sistema. Pulsar el botón Agregar y configurar la conexión como se necesite. Ver la imagen inferior. 5.2 Configuración de la Importación Para configurar una Importación acceder a Estructura - Familias Propias y pulsar el botón Importar. FAMILIAS PROPIAS Página 33 de 42

34 Aparece una ventana como la de la siguiente imagen, que contiene las importaciones ya configuradas (1) y permite crear otras nuevas pulsando el botón Crear Importación (2). La ventana de Creación o Edición de una Importación es como la siguiente: La barra de acciones incluye, además de los botones genéricos (Guardar, Guardar y Salir y Eliminar), los siguientes: - Ejecutar Ahora. Para ejecutar puntualmente la Importación configurada. - Ejecución Programada. Para programar la Importación y que se realice automáticamente. (Ver más adelante). FAMILIAS PROPIAS Página 34 de 42

35 - Log. Permite consultar el Log de la Importación para ver información sobre la importación y comprobar si hay alguna incidencia durante su ejecución. En el primer Panel se registra un Nombre (1) para la Importación y se selecciona la Familia Propia 'destino' (2). En el panel DATOS IMPORTACIÓN se configuran los siguientes campos de la Conexión ODBC: Se elige la conexión deseada (3), se proporciona un Usuario y un Password y se pulsa el botón Comprobar. Si todo es correcto, se conecta con la Base de Datos y se permite elegir una Tabla Origen (4). Al pulsar el icono buscador de la Tabla Origen aparece una ventana como la siguiente, en la que se puede buscar la tabla o vista directamente, marcando la opción Lista de Tablas/Vistas (1) y pulsando Proceder. Marcando la opción Buscar por Nombre (2) se puede filtrar la selección de la tabla escribiendo su nombre completo en la casilla (3) y pulsando Proceder. Las tablas que cumplan con el filtro aparecen en el Grid FAMILIAS PROPIAS Página 35 de 42

36 (4). También se puede filtrar la búsqueda escribiendo el nombre completo del Esquema y pulsando Proceder. Las tablas/vistas que tengan dicho esquema aparecerán el en Grid (4) desde donde podrán ser seleccionadas. CAMPOS OBLIGATORIOS contiene los campos que se necesitan para la Importación porque son obligatorios para crear un nuevo elemento de Familia Propia: Campo Nombre (5). El icono buscador muestra los campos de la Tabla Origen para elegir el campo que dará nombre al elemento destino de la Familia Propia. Clase de Familia (6). Tiene varias opciones: A Indicar. Se selecciona una de entre las Clases definidas en la Familia Propia destino. Según campo. Se selecciona un campo de entre los de la Tabla Origen, que debe ser numérico, ya que se toma como el ID de la Clase. Se puede elegir un campo Por defecto (7), de entre las Clases definidas en la Familia Propia destino, por si el campo origen no se corresponde con ningún ID de clase existente. Botón Agregar Campos (8). Para establecer la correspondencia entre los campos Origen y Destino de la Importación: FAMILIAS PROPIAS Página 36 de 42

37 En Campo Panel Origen se selecciona un campo de la Tabla origen y en Campo Ficha Destino un campo de entre los creado para la ficha del elemento de Familia Propia destino. Se puede establecer un Valor por defecto, que se utiliza en caso de que el campo origen esté vacío, o sea incompatible o si no se ha elegido un Campo Ficha Destino. El campo Clave Primaria tiene dos opciones: Nota. El campo obligatorio Nombre se trata internamente como Clave Primaria. Así, el programa Importador mira si el Nombre existe, y en ese caso sobrescribe los datos del registro sin crear uno nuevo. Sí. El campo elegido como destino se trata como Clave Primaria para indicar al Importador si, considerando dicha clave, debe o no sobrescribir el registro. Si el valor de la Clave destino es el mismo que el del campo origen, simplemente sobrescribe el registro. Si el valor de la Clave destino no es el mismo, se crea un registro nuevo. No. El campo no se tiene en cuenta para esta mecánica, solo para la correspondencia. Se pueden establecer todas las Claves Primarias que se deseen. Notas. - No incluir en la Importación los campos que no se desee actualizar. - El Importador permite importar campos de Familia Relación, tanto 1 como N. En el caso de Relación:1, el campo origen de la importación solo debe tener un número que se corresponderá con el ID del elemento que se desea importar. En el caso de Relación:N, el campo origen puede tener varios ID separados por el carácter ',' (coma), por ejemplo 564,895,44,37. Cada uno corresponderá con un ID de elemento de la Relación:N Importación de Prefijos de Sistema La Importación permite elegir un campo de la base de datos origen para dar valor a un Prefijo de Sistema de la Familia Propia destino. FAMILIAS PROPIAS Página 37 de 42

38 Cuando se elige un Prefijo de Familia de Sistema como Campo Ficha Destino (1), aparece un campo nuevo, Valor de Origen (2), con 2 opciones: Directo. En este caso, el Campo Panel Origen tiene que tener un formato específico, ID###nombre. El Importador buscará entre los elementos del prefijo de sistema de la familia destino el ID, que debe existir, y le pondrá el nombre del campo origen. A través de. En este caso aparece un nuevo panel: OPCIONES ADICIONALES PARA EL CAMPO DESTINO Seleccionar Campo. El icono buscador muestra todos los campos de la ficha del prefijo destino compatibles con el campo origen. Este campo se utilizará en la búsqueda del elemento del prefijo seleccionado. Se buscará un elemento que contenga el valor de origen en este campo y si lo encuentra, se realizará la importación. Si hay duplicados - Obtener el primero. Si se marca esta opción, y hay más de un elemento destino que cumpla, se utilizará el primero que encuentra. Si hay duplicados - No obtener ninguno. Si se marca esta opción, y hay más de un elemento destino que cumpla, se deja vacío Ejecución Programada Además de ejecutarla manualmente siempre que se necesite, la Importación también se puede Planificar. Las Ejecuciones Programadas las lleva a cabo el Servicio AuraPortal Importador, que debe estar instalado e iniciado. Este servicio se instala ejecutando el siguiente.bat: Instalar_AuraPortalServicioImportador.bat FAMILIAS PROPIAS Página 38 de 42

39 que se encuentra en el directorio Import de la carpeta Home de la instalación de AuraPortal. Una vez instalado, asegurarse, desde Inicio-Herramientas Administrativas-Servicios, de que se configura con Tipo de Inicio Automático. Ver la imagen siguiente: Al pulsar el botón Ejecución Programada de la barra de acciones de la Importación, aparece una ventana semejante a la siguiente: FAMILIAS PROPIAS Página 39 de 42

40 Nota. En la imagen superior se muestra que el servicio AuraPortal Importador está Iniciado y se puede Detener pulsando el botón. Si el servicio no estuviera instalado, aparecería este mensaje. Además del Nombre y una Descripción, las opciones disponibles permiten: Activar o No la planificación, por si se quiere configurar, pero no se desea que se ejecute por cualquier motivo. Definir si la Importación se realizará Una vez o de forma Recurrente, en cuyo caso, además de la Fecha- Hora Inicio (desde cuándo estará vigente la Importación), hay que marcar la Fecha-Hora Fin (hasta cuándo estará vigente la Importación), así como la Frecuencia (cada cuánto tiempo se realiza la Importación, que puede ser Diaria, Semanal o Mensual), y Cada cuanto tiempo se producirá (el intervalo entre recurrencias). La Hora Inicio establece la hora concreta en la que se produce cada recurrencia de la Importación. Nota 1. Si una Ejecución Programada para Una vez está como Activa = No cuando se cumple el horario previsto, no se realiza, pero queda pendiente y se ejecutará en el momento en que se cambie a Activa = Sí. Nota 2. La Importación no tiene en cuenta la posible configuración de Campos con Contenido Exclusivo para los campos de la Familia Propia destino. Por ejemplo, si se ha establecido un Valor por Defecto para un campo, este se repetirá en el campo destino tantas veces como sea necesario, aunque esté configurado como campo con Contenido Exclusivo. Nota 3. Los Códigos de Devolución de la siguiente lista indican posibles incidencias y aparecen en el Log de la Programación. Códigos Tipo de importación incorrecto Código = -1 Elemento a importar no encontrado Código = -2 Clase de Familia Propia no encontrada Código = -3 Elemento Default no encontrado Código = -4 Origen de datos ODBC no encontrado Código = -5 Objetos de origen ODBC no encontrados Código = -6 Campos de importación no encontrados Código = -7 Nombres de Campos obligatorios no FAMILIAS PROPIAS Página 40 de 42

41 encontrados Código = -8 Problema en la configuración de la importación Código = -9 Problema indefinido Código = -10 Problema en los elementos de Importación Código = -11 Campos de importación duplicados Código = -12 No hay datos para importar Código = -13 Valor del campo Prefijo incorrecto Código = -14 Tipo de Usuario incorrecto Código = -15 Login incorrecto Código = -16 Usuario con tareas iniciadas Código = -17 Problema creando Usuario Externo Código = -18 Problema creando Usuario Invitado Código = -19 Problema guardando datos auxiliares Código = -20 Problema eliminando Grupo de Share- Point Código = -21 Problema de Permisos en SharePoint Código = -22 FAMILIAS PROPIAS Página 41 de 42

42 FAMILIAS PROPIAS Página 42 de 42