Conectores. Tomo 1. Conectores y Excel

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1 Integración Conectores. Tomo 1. Conectores y Excel (20 diciembre 2017) Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la entrega a terceras partes sin el permiso escrito del SDAP quedan prohibidas. info@auraportal.com Skype: AuraPortal Tel: Internacional:

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN CONECTOR DE CREAR UN CONECTOR DE Operaciones MODIFICAR UN CONECTOR DE TAREA DE SISTEMA TS-EJECUTOR (CONECTOR) BOTÓN DE ACCIÓN CON TS-EJECUTOR Y CONECTOR CONECTOR EXCEL CREAR UN CONECTOR EXCEL Operaciones MODIFICAR UN CONECTOR EXCEL TAREA DE SISTEMA TS-EJECUTOR (CONECTOR) BOTÓN DE ACCIÓN CON TS-EJECUTOR Y CONECTOR MS EXCEL Página 2 de 30

3 INTRODUCCIÓN AuraPortal dispone de una gran variedad de mecanismos que le permiten integrar, o conectar con, datos externos para facilitar en lo posible una gestión centralizada en la empresa. Entre estos mecanismos, se encuentran los Conectores, objeto de esta documentación. Hay varios conectores desarrollados por AuraPortal: Conector de . Permite iniciar Procesos a partir de la recepción de un . Se explica en este documento. Conector de Excel. Extrae filas de una hoja Excel y las convierte en líneas de un Grupo de Campos. Se explica en este documento. Conector de SAP. Permite conectar con SAP de forma sencilla sin necesidad de programar una línea de código, permitiendo integrar los datos del ERP en AuraPortal para utilizarlos o modificarlos incluyéndolos en los Procesos de la entidad. Disponible próximamente. Adaptadores. Incluidos en AuraPortal Adapters Server, conjunto de Conectores cada uno de ellos relacionado con una base de datos externa y que desarrolla una acción específica. Este mecanismo permite la obtención de datos para la Lectura y / o Modificación de datos en Bases de Datos Externas. Se explican en el Tomo 2 de Integración-Conectores. 1. CONECTOR DE La funcionalidad del Conector de permite, mediante la conexión a un servidor POP3, analizar los s allí presentes y, si se cumplen unas ciertas condiciones, tal como se explica más adelante en el apartado Operaciones, iniciar un proceso en AuraPortal. Esta acción la lleva a cabo la Tarea de Sistema EJECUTOR configurada con la función Conector, bien como objeto independiente o como parte de las acciones definidas en un Botón de Acción en un formulario. Nota. Los detalles de configuración de esta Tarea de Sistema pueden consultarse en la documentación sobre Tareas de Sistema Tomo 2. Página 3 de 30

4 1.1. Crear un Conector de Para configurar o crear un Conector de , ir al Panel GENERAL de Estructura, a la opción Conectores- Configurar. Se mostrará una ventana como la siguiente, en la que aparecen los conectores disponibles. Pulsar sobre (1). Aparecerá el panel Conectores (2). El grid (3) se muestra vacío al entrar. Pulsar el botón Proceder para ver los Conectores ya creados. En la imagen de arriba, el grid muestra el conector ejemplo TEST-Conector . El botón Permisos (4) permite a AdminPortal asignar grupos de empleados a esta opción, de manera que solo los empleados incluidos en estos grupos tendrán permiso para crear conectores. Para crear un nuevo conector, pulsar el botón Crear (5) y aparecerá la ventana de configuración, como la siguiente. Página 4 de 30

5 Los campos que deben rellenarse tienen que ver con los datos de conexión al servidor, panel DATOS DE CONEXIÓN POP3, y la ubicación en la que se desea que se guarden los s procesados, panel UBICACIÓN S PROCESADOS. Nota. Es importante no perder de vista que el conector accede directamente al Servidor POP3, gestiona los s que encuentra y luego los elimina para que no se procesen de nuevo en caso de que la corriente vuelva a pasar por la TS-EJECUTOR. Normalmente se utilizará una dirección de correo creada para tal fin para evitar, por ejemplo, que un programa cliente se descargue el correo del servidor en el ordenador local, con lo cual, los s desaparecerán del servidor y el conector no encontrará nada que gestionar. También hay gestores de correo que guardan una copia de los correos en el servidor durante un tiempo, aunque ya hayan sido descargados. En este caso los s se verán en el servidor, pero el conector ya los ha eliminado y por tanto no vuelve a procesarlos. Página 5 de 30

6 PANEL DATOS DE CONEXIÓN POP3 Los campos que incluye se explican a continuación. Nombre. Identifica el Conector. Descripción. Opcional. Servidor. Servidor POP3 al que se conectará el Conector de configurado en la Tarea Sistema EJECUTOR para revisar los s recibidos. Usuario. Usuario con credenciales autorizadas en el servidor POP3. Password. El del usuario de conexión. Puerto. El puerto por el cual el conector de accederá al servidor POP3. Tradicionalmente se utiliza el 110, pero se pueden usar otros, como el 995, si es conexión segura (SSL). Conexión Segura SSL / TLS. Recomendable. Pulsar el botón Comprobar para asegurarse de que los datos de conexión son correctos. PANEL UBICACIÓN S PROCESADOS Los campos que incluye se explican a continuación. UNC. Marcar aquí una ruta de red, con la sintaxis correcta, para guardar los s. Por ejemplo: \\ \c$\Almacen_Obtenida2\BiblioDic Unidad Local. De forma equivalente, se puede consignar aquí una dirección local del Servidor de AuraPortal. Login Password Dominio. Credenciales para acceder al sitio de almacén elegido. Pulsar el botón Comprobar para asegurarse de que el Login suministrado tiene acceso a la ubicación elegida. La imagen siguiente muestra un Conector con los datos cumplimentados. Página 6 de 30

7 Operaciones Una vez creado el Conector, debe definirse la Operación u Operaciones que le van a definir. Una Operación consiste en indicar la Clase de Proceso que se va a iniciar, las condiciones que han de cumplir los s para que se inicie el proceso y los campos de Panel en los que se van a guardar los datos del Asunto, Cuerpo, etc. Se pueden definir varias Operaciones en un Conector. Por ejemplo, una Operación puede iniciar un proceso de Gestión de Sugerencias cuando el Cuerpo del incluya la palabra Sugerencia y otra Operación puede iniciar un proceso de Reclamaciones cuando el Cuerpo del incluya la palabra Reclamación, etc. Nota. En la configuración de la TS-EJECUTOR, una vez seleccionado el Conector, se pueden elegir una o más de las Operaciones que se definieron en aquel. Para crear una Operación, pulsar sobre la línea del Conector, como se ve en la imagen inferior. Página 7 de 30

8 Aparecerá la ventana Operaciones Conector , como la de la siguiente imagen. El grid (1) muestra Nombre y Descripción de las Operaciones ya definidas. El botón Crear (2) permite crear nuevas Operaciones. La ventana de configuración de una operación es como la que se ve en la siguiente imagen. Página 8 de 30

9 A continuación, se explican los diferentes elementos. Nombre (1). Sirve para identificar la operación. Descripción (2). Opcional. Iniciar Proceso (3). Se selecciona la Clase de Proceso que iniciará el . PANEL CONDICIONES (4). Como en otras partes de AuraPortal, permite definir Condiciones o Conjuntos de Condiciones que filtrarán los s recibidos por el servidor. El Conector solo tratará los s que cumplan estas condiciones. Nota. Todos los detalles de la configuración de Condiciones en AuraPortal pueden consultarse en la documentación sobre Formularios Dinámicos Diseño. La única diferencia reseñable es que como Dato Real no se eligen campos de Panel sino los elementos del Remitente, Asunto, Cuerpo, Adjuntos y Fecha. PANEL RELACIÓN DE DATOS (5). Se establece la relación entre los datos del recibido y el proceso iniciado, indicando los campos del Panel en los que se guardarán: el propio , el Remitente, el Asunto y Cuerpo del , los ficheros Adjuntos, si los tiene, y la Fecha de recepción del . Para modificar una Operación, pulsar sobre la línea con su nombre en el grid de Operaciones, por ejemplo, en la operación Fechas Año Actual en la siguiente imagen. Se abrirá la ventana de configuración de la Operación, en la que pueden modificarse sus datos según conveniencia. La imagen siguiente muestra un ejemplo de Operación que iniciaría un proceso de la clase CONN Gestión s-409 cuando el cumpliese la condición Contiene fechas solo de Año actual. Página 9 de 30

10 Desde esta misma ventana se puede borrar la Operación pulsando el botón Eliminar, y copiar la Operación pulsando el botón Crear Similar. Nota. Si la Operación se ha incluido en alguna Tarea de Sistema, AuraPortal no permite que se elimine, y muestra un mensaje como el de la siguiente imagen. Página 10 de 30

11 El botón Ubicación de la barra de acciones muestra un grid con la Clase de Proceso que integra la Operación y el Objeto que contiene la TS Modificar un Conector de Si se desea editar los datos de un Conector ya creado, pulsar sobre el icono buscador de la columna Configuración Conector del grid de Conectores , tal como se indica en la imagen siguiente. Aparecerá la ventana de configuración del Conector, mostrando los datos del mismo, que pueden modificarse según la conveniencia. El botón Eliminar permite borrar un conector si no tiene Operaciones que estén siendo utilizadas en alguna TS, en cuyo caso, las borrará junto con el Conector. Página 11 de 30

12 El botón Crear Similar (2) de la barra de acciones permite crear un Conector nuevo partiendo del actual, incluidas las operaciones. La copia puede modificarse después según convenga. El botón Ubicación (1) muestra un grid en el que aparecen registros de las Operaciones que inician qué Clase de Proceso y en qué Objeto (es decir, en qué TS-EJECUTOR). La columna Operación incluye las operaciones definidas para el Conector. Las columnas Clase y Objeto indican las Clases de Proceso y el Objeto que alojan la Tarea de Sistema que ejecuta el Conector. Por ejemplo, en la imagen anterior, el primer registro del grid indica que la Operación Adjuntos contiene Documento (1) del Conector TEST-Conector (2), seleccionada desde una TS-EJECUTOR situada en el Objeto IM.1 (por lo tanto, forma parte de un Botón de Acción del formulario del Mensaje de Inicio) (3) iniciará un proceso de la Clase 406_PruebaConector1 (4) Tarea de Sistema TS-EJECUTOR (Conector) Como hemos comentado anteriormente, la Tarea de Sistema EJECUTOR, con la función Conector, es la encargada de conectar con el Servidor POP3. Página 12 de 30

13 Aunque todos los detalles de configuración de la Tarea de Sistema se explican en la documentación correspondiente, en la imagen siguiente se muestra la ventana de configuración para esta función, que es por lo demás, sencilla. En el panel CONECTOR (1), se selecciona el Tipo de Conector (2), en este caso , y uno de los Conectores ya configurados, en este caso TEST-Conector (3). Con el botón Agregar Operación (4) se eligen las Operaciones que se quieren llevar a cabo desde la TS. Como ya se ha dicho, se pueden escoger una o varias de las Operaciones definidas en el Conector. En este ejemplo se ha elegido solo la Operación Fechas Año Actual Botón de Acción con TS-EJECUTOR y Conector Como hemos comentado anteriormente, la acción del Conector también puede incluirse en un Botón de Acción de un formulario, tal como se muestra a continuación. Página 13 de 30

14 Nota. La mecánica y detalles completos sobre las posibilidades de los Botones de Acción se explican en la documentación sobre Formularios Dinámicos. (1). El Formulario donde se crea el Botón. (2). La ventana de configuración del Botón de Acción. (3). La Acción Tarea de Sistema. (4). Tarea de Sistema EJECUTOR con la función (Conector). (5). Conector Tipo . (6). Conector TEST-Conector . Página 14 de 30

15 (7). Operación Fechas Año Actual. El comportamiento del Conector es el mismo que el explicado para la Tarea de Sistema. 2. CONECTOR EXCEL La funcionalidad del Conector Excel permite extraer datos estructurados en una Hoja de MS Excel y volcarlos en campos Singulares o en un Grupo de Campos incluidos en el Panel de un Proceso. Esta acción la lleva a cabo una Tarea de Sistema EJECUTOR configurada con la función Conector, bien como objeto independiente o como parte de las acciones definidas en un Botón de Acción en un formulario. Una vez en el Proceso, los datos ya pueden ser tratados con todas las funcionalidades de AuraPortal. Por ejemplo, un pedido de hardware enviado por un cliente en una Hoja Excel (2) dentro de un , se recoge con el Conector de , explicado en otro capítulo de este documento, en un campo Biblioteca (1) y luego pasa a un Grupo de Campos (4) con el Conector Excel (3). Ver la imagen siguiente Crear un Conector Excel Para configurar o crear un Conector Excel, ir al Panel GENERAL de Estructura, a la opción Conectores- Configurar. Se mostrará una ventana como la siguiente, en la que aparecen los conectores disponibles. Página 15 de 30

16 Pulsar sobre MS Excel (1). Aparecerá el panel Conectores Excel (2), ver la imagen anterior. El grid (3) se muestra vacío al entrar. Pulsar el botón Proceder para ver los Conectores ya creados. En la imagen de arriba, el grid muestra el Conector ejemplo Prueba Conector Excel. Para crear un nuevo conector, pulsar el botón Crear (4) y aparecerá la ventana de configuración, como la siguiente. Los campos que incluye se explican a continuación. Página 16 de 30

17 Nombre. Identifica el Conector. Descripción. Opcional. Ubicación de EXCEL. El icono buscador accede al Diccionario de Términos, desde donde se puede elegir un campo de tipo Biblioteca en Diccionario. Nota. El término Biblioteca aquí elegido debe incorporarse al Panel del proceso, desde donde lo procesará la Tarea de Sistema EJECUTOR, que se explica más adelante. La imagen siguiente muestra un Conector con los datos cumplimentados Operaciones Una vez creado el Conector, debe definirse la Operación u Operaciones que le van a definir. Una operación consiste en indicar de dónde se van a obtener los datos Excel y cómo y dónde se van a almacenar. Se pueden definir varias Operaciones en un Conector. Nota. En la configuración de la TS-EJECUTOR, una vez seleccionado el Conector, se pueden elegir una o más de las Operaciones que se definieron en aquel. Para crear una Operación, pulsar sobre la línea del Conector, como se ve en la imagen inferior. Página 17 de 30

18 Aparecerá la ventana Operaciones Conector Excel, como la de la siguiente imagen. El grid (1) muestra Nombre y Descripción de las Operaciones ya definidas. El botón Crear (2) permite crear nuevas Operaciones. La ventana de configuración de una operación depende de que el Término destino sea en campos Singulares o en Grupo de Campos. Desde esta misma ventana se puede borrar la Operación pulsando el botón Eliminar, y copiar la Operación pulsando el botón Crear Similar. Nota. Si la Operación se ha incluido en alguna Tarea de Sistema, AuraPortal no permite que se elimine, y muestra un mensaje como el de la siguiente imagen. Página 18 de 30

19 El botón Ubicación de la barra de acciones muestra un grid con la Clase de Proceso que integra la Operación y el Objeto que contiene la TS. Si en Término destino se marca Singulares, la ventana es como la siguiente. Nombre. Sirve para identificar la operación. Descripción. Opcional. Página 19 de 30

20 Al pulsar el botón Añadir, se añade en el panel RELACIÓN DE DATOS una línea que relaciona una Celda en Excel con un Término Destino en Proceso. Se pueden añadir todas las líneas que se necesiten. Como Término se pueden elegir Generales o Sufijos, y como Tipo de Dato, entre los siguientes: Fecha. En la celda origen debe haber una fecha. Fecha y Hora. En la celda origen debe haber una fecha o fecha-hora Número Decimal. En la celda origen debe haber un número decimal o un entero. Número Entero. En la celda origen debe haber un número entero. Si es un decimal, solo traspasará la parte entera. Selección Simple. En la celda origen debe haber enteros correspondientes a los IDs de las opciones del campo de Selección Simple. Si se traspasa un ID que no existe en el campo destino, este queda vacío. Sí / No. En la celda origen debe haber un 0 para No y un 1 para Sí. Texto una línea. En la celda origen debe haber un texto que se traspasará a una sola línea, independientemente de lo que ocupe en la celda. Texto Multilínea y Multilínea Rico. El texto de la celda origen no se traspasará con formateo. Es preciso hacer correctamente la correspondencia entre las celdas y los campos para obtener el resultado deseado. Nota. La elección entre Singulares o Grupo de Campos queda bloqueada al añadir la primera relación de datos, y no se puede cambiar la elección hasta no haber eliminado todas las relaciones creadas. Si en Término destino se marca Grupo de Campos, la ventana se completa como se ve en la siguiente imagen. Página 20 de 30

21 A continuación, se explican los diferentes elementos. Nombre (1). Sirve para identificar la operación. Descripción. Opcional. Término destino (2). El icono buscador muestra el Diccionario de Términos filtrado por Grupo de Campos, para elegir el que se desee para la Operación Ingreso en panel. Operación (3). Las posibles operaciones son: Crear nuevas líneas. Crea nuevas líneas en el grupo de campos. Si hay sufijos, estos se rellenarán, pero el Prefijo quedará vacío. Posteriormente podrá ser rellenado manualmente o por una TS- INGRESADOR. Actualizar líneas existentes. Se actualizan las líneas existentes en el grupo de campos. Si se marca esta opción, es preciso marcar la relación o relaciones Celda Excel Campo Panel que servirán de Clave Primaria, es decir, que, si coinciden sus valores, se actualizará la línea en lugar de crear una nueva. Si hay sufijos en el grupo de campos, estos se actualizan, pero el prefijo no, se mantendrá el que había. Nota. En la ejecución del Conector, si en origen, la celda está vacía, el campo de Panel destino también se vacía, y si tiene valor 0, en el campo de Panel destino se escribe también 0. Orientación de los datos en EXCEL (4). Indica la dirección en la que están colocados los datos en Excel, Vertical u Horizontal. Página 21 de 30

22 Nota. Si la cabecera de la tabla es horizontal, la orientación de los datos es vertical, y viceversa. Las siguientes imágenes muestran un ejemplo de Orientación, primero Vertical y luego Horizontal. Última fila con datos (5). Última fila con datos. Debido a que la hoja Excel puede tener registros intermedios vacíos, o por otro motivo, este campo permite marcar la última fila que se desea que lea el Conector. Si se marca Orientación de los datos en EXCEL = Horizontal, este campo se renombra como Última columna con datos. Nota. Si no se suministra este dato, el sistema considera la última fila con datos (o estilo aplicado), si la orientación es Vertical, o la última columna con datos (o estilo aplicado), si la orientación es Horizontal. Crear líneas vacías (7). Se marca Sí si en el Grupo de Campos se han de crear líneas vacías correspondientes a registros vacíos de la hoja de cálculo. En algunos casos será conveniente, en otros no. Nota. Aunque la Orientación de los datos sea Horizontal, en el Grupo de Campos se siguen creando líneas, vacías o no dependiendo de lo marcado en esta casilla. Pulsar Guardar. Aparecerá el panel RELACIÓN DE DATOS, como se ve en el ejemplo que sigue. Página 22 de 30

23 A continuación, se explican los diferentes elementos. Pulsar el botón Añadir para añadir líneas al grid HOJA CELDA ORIGEN EN EXCEL (p.e. A2) TÉRMINO DESTINO EN PROCESO y mapear los datos, por ejemplo: Así se establecen las columnas del Grupo de Campos y cómo se dispondrán los datos en el mismo. Nota. La columna Hoja recoge el orden de las hojas del libro que se está evaluando, independientemente del nombre que tenga. Para modificar una Operación, pulsar sobre la línea con su nombre en el grid de Operaciones, por ejemplo, en la operación Integra Excel en Grupo de Campos en la siguiente imagen. Se abrirá la ventana de configuración de la Operación, en la que pueden modificarse sus datos según conveniencia. Página 23 de 30

24 La imagen siguiente muestra un ejemplo de Operación que ingresa en el Grupo de Campos ejemplo Prueba Conector Excel los datos extraídos de la Hoja Excel configurada en el Conector, en las columnas PM Artículo, Prod. (Producto), Cant. (Cantidad). Nota. Al Operaciones solo pueden modificarse desde el mismo Conector, no desde la Tarea de Sistema EJECUTOR en la que están añadidas Modificar un Conector Excel Si se desea editar los datos de un Conector ya creado, pulsar sobre el icono buscador de la columna Configuración Conector del grid de Conectores Excel, tal como se indica en la imagen siguiente. Página 24 de 30

25 Aparecerá la ventana de configuración del Conector, mostrando los datos del mismo, que pueden modificarse según la conveniencia. El botón Eliminar permite borrar un conector si no tiene Operaciones que estén siendo utilizadas en alguna TS, en cuyo caso, las borrará junto con el Conector. El botón Ubicación (1) muestra un grid en el que aparecen registros de las Operaciones del Conector, en qué Clase de Proceso se está utilizando y en qué Objeto (es decir, en qué TS-EJECUTOR). Ver la imagen debajo. Página 25 de 30

26 El botón Crear Similar (2) de la barra de acciones permite crear un Conector nuevo partiendo del actual, incluidas las operaciones. La copia puede modificarse después según convenga Tarea de Sistema TS-EJECUTOR (Conector) Como hemos comentado anteriormente, la Tarea de Sistema EJECUTOR, con la función Conector, es la encargada de conectar con Excel para extraer los datos del archivo xl* correspondiente. En el ejemplo de la imagen de arriba, se ve un esquema del Proceso de Pedido de Hardware que se ha comentado al principio del capítulo. El Proceso se pone en marcha de forma automática gracias a un Conector de (ver la explicación de este conector en el capítulo correspondiente). El Conector de incorpora la Hoja Excel (el pedido) enviada por el Cliente al Mensaje de Inicio. La Tarea de Sistema EJECUTOR (TS.1) accede al campo Biblioteca y convierte los datos Excel en un Grupo de Campos, que llega al Responsable de Compras (TP.1) el cual gestiona el pedido como corresponde y el proceso sigue Aunque todos los detalles de configuración de la Tarea de Sistema se explican en la documentación correspondiente, en la imagen siguiente se muestra la ventana de configuración para esta función, que es por lo demás, sencilla. Página 26 de 30

27 En el panel CONECTOR (1), se selecciona el Tipo de Conector (2), en este caso MS Excel, y uno de los Conectores ya configurados, en este caso Prueba conector Excel (3). Con el botón Agregar Operación (4) se eligen las Operaciones que se quieren llevar a cabo desde la TS. Como ya se ha dicho, se pueden escoger una o varias de las Operaciones definidas en el Conector. En este ejemplo se ha elegido solo la Operación Integra Excel en Grupo de Campos. El panel GUARDAR RESULTADOS EN PANEL permite elegir un campo de panel de tipo Entero para guardar el resultado de la ejecución del Conector. Página 27 de 30

28 Los posibles resultados son estos: +1=Todo correcto -1=Algunos han fallado -2=Todos han fallado -3=No se ha encontrado Excel -4=Error lectura Excel -5=Error indefinido -6=Hoja no accesible -7=Celda no accesible -8=Última celda es anterior a la especificada Cuando la corriente llegue a la TS, el Conector Excel pasará los datos Excel a un grupo de Campos, que el Responsable de compras verá en su formulario, por ejemplo, el de la siguiente imagen Botón de Acción con TS-EJECUTOR y Conector MS Excel Como hemos comentado anteriormente, la acción del Conector Excel también puede incluirse en un Botón de Acción de un formulario, tal como se muestra a continuación. Página 28 de 30

29 Nota. La mecánica y detalles completos sobre las posibilidades de los Botones de Acción se explican en la documentación sobre Formularios Dinámicos. (1). El Formulario donde se crea el Botón. (2). La ventana de configuración del Botón de Acción. (3). La Acción Tarea de Sistema. (4). Tarea de Sistema EJECUTOR con la función (Conector). (5). Conector Tipo MS Excel. (6). Conector Prueba Conector Excel. (7). Operación Integra Excel en grupo de campos. El comportamiento del Conector es el mismo que el explicado para la Tarea de Sistema. Página 29 de 30

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